兄弟檔案期刊集萃

謝建波

檔案托管 安全第一

蔡盈芳在《中國(guó)檔案》2014年第4期撰文，企業(yè)檔案托管工作，在我國(guó)開(kāi)展得很普遍。其檔案托管現(xiàn)狀：一是涉密或敏感信息檔案違規(guī)托管；二是對(duì)檔案托管機(jī)構(gòu)背景及其檔案保管條件缺少必要審核；三是托管方對(duì)所托管檔案缺少定期檢查機(jī)制；四是委托銷毀檔案缺少監(jiān)管。其產(chǎn)生問(wèn)題的根本原因：一是檔案托管方安全意識(shí)薄弱；二是托管機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量亟待提高；三是缺少統(tǒng)一的服務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。其檔案托管方應(yīng)采取的措施：一是增強(qiáng)安全防范意識(shí)；二是加強(qiáng)對(duì)檔案托管服務(wù)機(jī)構(gòu)遴選過(guò)程中的審核把關(guān)；三是加強(qiáng)檔案托管合同協(xié)議管理；四是加強(qiáng)檔案托管運(yùn)輸過(guò)程管理；五是加強(qiáng)檔案托管期間管理；六是加強(qiáng)檔案托管管理制度建設(shè)。其檔案托管服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)采取的措施：一是庫(kù)房等硬件配置符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；二是托管管理過(guò)程規(guī)范；三是加強(qiáng)托管人員管理。其國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的措施：一是制定檔案托管業(yè)務(wù)規(guī)范；二是將檔案托管納入檔案檢查范圍。

大連港集團(tuán)加強(qiáng)企業(yè)檔案編研工作的實(shí)踐

徐國(guó)際在《中國(guó)檔案》2014年第5期撰文，就如何加強(qiáng)企業(yè)檔案編研，首先，提出了建立有利于企業(yè)檔案編研工作發(fā)展的體制機(jī)制：一是建立具有監(jiān)督和指導(dǎo)職能的檔案編研專門(mén)機(jī)構(gòu)；二是建立了檔案編研工作協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)機(jī)制；三是組建高素質(zhì)的檔案編研工作隊(duì)伍。其次，提出了以利用需求為導(dǎo)向，確立編研工作的方向和內(nèi)容：一是主動(dòng)出擊，深入了解不同利用需求，編寫(xiě)出具有特色、實(shí)用性較強(qiáng)的企業(yè)檔案編研成果；二是在做好基礎(chǔ)性檔案編研的同時(shí)，注重編寫(xiě)高質(zhì)量、深層次的檔案編研成果；三是結(jié)合大連港的重大歷史事件、重要紀(jì)念日和重大活動(dòng)等需要，開(kāi)展現(xiàn)實(shí)性和針對(duì)性較強(qiáng)的檔案編研。最后，提出了樹(shù)立“大編研”的工作理念，為集團(tuán)和城市文化建設(shè)增添活力：一是建設(shè)集團(tuán)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案等多個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案編研信息進(jìn)行有效組合；二是積極探索開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的新形式；三是積極參與城市歷史研究，為城市留下完整的歷史記憶。

數(shù)字檔案災(zāi)難防治研究

唐躍進(jìn)在《檔案學(xué)通訊》2014年第3期撰文，首先，指出造成數(shù)字檔案災(zāi)難的主要原因是：存儲(chǔ)載體的損壞、硬件故障、軟件故障、人為因素（誤操作等）和自然災(zāi)害（地震、臺(tái)風(fēng)、洪水等）。接著，作者分析了數(shù)字檔案災(zāi)難成因：一是離線和在線存儲(chǔ)載體存在安全風(fēng)險(xiǎn)（主要是：1.離線存儲(chǔ)載體不能實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)；2.RAID磁盤(pán)陣列在線存儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)；3.磁帶庫(kù)、磁盤(pán)庫(kù)和虛擬磁帶庫(kù)不能防病毒入侵）；二是人為因素造成的損壞以邏輯損壞為主；三是硬件故障造成的損壞以物理?yè)p壞為主；四是軟件故障造成的損壞以邏輯損壞為主；五是自然災(zāi)難對(duì)系統(tǒng)的損壞是毀滅性的。鑒于以上原因，作者提出了數(shù)字檔案災(zāi)難防治對(duì)策：1.存儲(chǔ)載體是數(shù)字檔案保護(hù)的核心；2.保護(hù)存儲(chǔ)環(huán)境是數(shù)字檔案保護(hù)的基礎(chǔ)；3.防治技術(shù)是數(shù)字檔案保護(hù)的保障；4.標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是數(shù)字檔案保護(hù)的關(guān)鍵；5.管理制度是數(shù)字檔案保護(hù)的手段。

論破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理思路與途徑

鄭仁淑在《檔案學(xué)通訊》2014年第3期撰文，指出，近年來(lái)，我國(guó)各地發(fā)生了多起因破產(chǎn)企業(yè)對(duì)職工檔案管理不善，造成職工無(wú)法正常辦理退休及相關(guān)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的訴訟案件。如何規(guī)范改制或破產(chǎn)后企業(yè)職工檔案保管與利用？如何將企業(yè)職工檔案處置納入企業(yè)改制或破產(chǎn)清算流程？檔案行政主管部門(mén)應(yīng)承擔(dān)什么樣的職責(zé)？扮演什么角色？作者首先作了背景分析：一是企業(yè)職工檔案處理監(jiān)管缺失，處置隨意性強(qiáng)；二是企業(yè)職工對(duì)自身檔案缺乏保護(hù)意識(shí)；三是相關(guān)部門(mén)監(jiān)管不力。其次，提出了檔案行政主管部門(mén)介入企業(yè)破產(chǎn)清算整個(gè)流程：一是企業(yè)破產(chǎn)清算前檔案部門(mén)的工作職責(zé)，主要是介入企業(yè)破產(chǎn)清算組，負(fù)責(zé)破產(chǎn)企業(yè)檔案及職工檔案的清查，提出檔案保管及保護(hù)方案；二是企業(yè)破產(chǎn)清算中檔案部門(mén)的工作職責(zé)，主要是核實(shí)企業(yè)檔案和職工檔案的數(shù)量并進(jìn)行登記造冊(cè)。三是企業(yè)破產(chǎn)清算后檔案部門(mén)的工作職責(zé)，主要是確定企業(yè)檔案和職工的歸屬與流向（國(guó)有、集體和非公有制企業(yè)檔案與職工檔案的歸屬與流向不盡相同）。最后，提出了破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理的保障措施：一是建立破產(chǎn)企業(yè)職工檔案管理與接收監(jiān)控機(jī)制；二是建立破產(chǎn)企業(yè)檔案接收中心，集中保管破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案；三是制定并出臺(tái)相關(guān)法規(guī)，使破產(chǎn)企業(yè)檔案接收程序化、規(guī)范化與法制化。

我國(guó)檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)的不足與發(fā)展策略

趙屹在《檔案學(xué)研究》2014年第2期撰文，指出我國(guó)檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)存在7個(gè)方面的不足：一是數(shù)據(jù)量沒(méi)有達(dá)到規(guī)模（我國(guó)網(wǎng)上開(kāi)放檔案目錄才3000余萬(wàn)條，而美國(guó)國(guó)家檔案館的ARC一個(gè)檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量就高達(dá)99億余條）；二是數(shù)據(jù)著錄標(biāo)引質(zhì)量低；三是檢索對(duì)象缺乏一次信息；四是檢索途徑設(shè)計(jì)不合理；五是檢索功能設(shè)計(jì)不完善；六是檢索結(jié)果形式單一；七是缺乏必要的指南和幫助。同時(shí)，作者提出了我國(guó)檔案網(wǎng)站檢索系統(tǒng)的發(fā)展策略：一要加強(qiáng)資源建設(shè)；二要提高數(shù)據(jù)質(zhì)量；三要優(yōu)化檢索途徑；四要完善檢索功能；五要提供指南和幫助；六要增強(qiáng)檢索結(jié)果處理能力；七要加強(qiáng)多媒體技術(shù)研究；八要擴(kuò)大檢索范圍；九要豐富檢索系統(tǒng)形式。

數(shù)字檔案館建設(shè)中的信息技術(shù)外包控制流程研究

王鳳嬌、劉洪在《浙江檔案》2014年第4期撰文，提出了技術(shù)外包制度建立的必要性及策略，即檔案部門(mén)作為技術(shù)服務(wù)的需求方，在與服務(wù)商合作的過(guò)程中，要掌握外包管理的控制權(quán)。指出了現(xiàn)行技術(shù)外包的弊端及潛在風(fēng)險(xiǎn)：一是服務(wù)商存在著不了解檔案部門(mén)業(yè)務(wù)流程，提供的系統(tǒng)要么落后于檔案部門(mén)的現(xiàn)有技術(shù)條件，要么十分超前；二是檔案部門(mén)長(zhǎng)期將信息技術(shù)業(yè)務(wù)外包，容易造成服務(wù)壟斷技術(shù)，離了它不行。為提高技術(shù)外包的管控水平，作者提出了規(guī)范技術(shù)外包流程控制的措施：一是確定技術(shù)外包方案；二是選擇優(yōu)質(zhì)服務(wù)商；三是簽訂外包合約；四是實(shí)行信息技術(shù)外包；五是技術(shù)外包過(guò)程管控；六是規(guī)范技術(shù)外包產(chǎn)品或服務(wù)驗(yàn)收程序。

略論檔案在文化傳承創(chuàng)新中的地位與作用

方德生在《檔案時(shí)空》2014年第4期撰文，指出檔案是傳統(tǒng)文化傳承創(chuàng)新體系的重要組成部分，在民族文化傳承創(chuàng)新中發(fā)揮著極其重要的作用。其主要體現(xiàn)在：一、檔案具有文化記憶功能，是文化存貯的重要載體。包括兩方面：1.檔案的原始記錄性，決定了檔案具有記錄和貯存文化的記憶功能；2.檔案具有系統(tǒng)記憶、永久貯存文化的特性，適合作為文化存貯的重要載體。二、檔案具有文化延續(xù)功能，是文化傳承的重要手段。包括四個(gè)方面：1.檔案是文化傳承的橋梁和紐帶；2.檔案具有特殊的文化教育功能；3.檔案可以直接參與文化建設(shè)；4.檔案是傳播文化的重要媒介。三、檔案具有文化發(fā)展功能，是文化創(chuàng)新的重要源泉。包括兩個(gè)方面：1.檔案作為前人文化研究成果的原始記錄可以為后人的文化研究活動(dòng)提供理論支撐；2.檔案作為前人進(jìn)行文化研究過(guò)程的原始記錄可以為后人的研究活動(dòng)提供條件支持（世界上許多哲學(xué)大師、文學(xué)巨匠、科技泰斗，無(wú)一不是從檔案中獲得創(chuàng)作激情、論證材料，從而成就其偉業(yè)。如18世紀(jì)法國(guó)思想家伏爾泰為寫(xiě)《路易十三朝紀(jì)事》，曾“花費(fèi)了三十多年工夫，在作品中引用了大量的傳記文獻(xiàn)和檔案資料”）。

如何舉辦高質(zhì)量檔案展覽

宋淑琴在《檔案時(shí)空》2014年第4期撰文，指出檔案展覽是檔案信息開(kāi)發(fā)利用的一種方式，是展示檔案館藏的一個(gè)窗口。作者以《雷鋒家鄉(xiāng)學(xué)雷鋒》檔案展為例，從選題、資源、設(shè)計(jì)等方面進(jìn)行論述，為即將舉辦檔案展覽的單位提供參考和借鑒作用。一是精心選題。一個(gè)好的主體，是展覽成功的關(guān)鍵。雷鋒展的選題是緊扣中央和省委的有關(guān)文件精神和紀(jì)念“雷鋒題詞”50周年。二是突出主題。雷鋒展是以“雷鋒家鄉(xiāng)學(xué)雷鋒”為主題，全面展示湖南50年學(xué)雷鋒活動(dòng)的發(fā)展情況與歷史概貌。展覽由前導(dǎo)篇“雷鋒精神出瀟湘”、回顧篇“湖湘處處學(xué)雷鋒”與展望篇“構(gòu)建道德新高地”三部分組成。三是把握時(shí)機(jī)。雷鋒展抓住2013年3月5日是毛澤東同志發(fā)表“向雷鋒同志學(xué)習(xí)”題詞50周年這一契機(jī)，回顧總結(jié)50年來(lái)學(xué)雷鋒活動(dòng)歷程，推動(dòng)了學(xué)雷鋒活動(dòng)進(jìn)一步開(kāi)展。四是領(lǐng)導(dǎo)重視。成立雷鋒展領(lǐng)導(dǎo)小組及5個(gè)工作小組（檔案展覽組，負(fù)責(zé)展覽策劃、撰稿、設(shè)計(jì)、講解、篩選、布展等工作；征集及仿真組，負(fù)責(zé)征集及借用、展品仿真復(fù)制等；檢索組，負(fù)責(zé)學(xué)雷鋒檔案的查找與檢索；攝錄組，負(fù)責(zé)“征集雷鋒檔案”活動(dòng)的組織實(shí)施及檔案、文物及人物的拍攝錄制等；后勤組，負(fù)責(zé)場(chǎng)地、施工監(jiān)管、車(chē)輛調(diào)配、經(jīng)費(fèi)等）。五是合作辦展。雷鋒展是省館和14個(gè)市州聯(lián)合舉辦。六是突出檔案。雷鋒展以檔案原件和實(shí)物為基本定位，以檔案的唯一性與原始性，真實(shí)反映歷史、展示湖南學(xué)雷鋒的50年活動(dòng)。七是整合資源。采取了縱向收集，到中央檔案館查找，對(duì)全省14個(gè)市州及有關(guān)縣檔案館下發(fā)文件，報(bào)本地學(xué)雷鋒的材料；橫向征集，向省直各機(jī)關(guān)征集材料。此外，通過(guò)網(wǎng)上征集。八是精心設(shè)計(jì)。檔案展覽的設(shè)計(jì)一般有內(nèi)容設(shè)計(jì)與形式設(shè)計(jì)。雷鋒展是由專業(yè)設(shè)計(jì)公司設(shè)計(jì)的。九是廣泛宣傳。展前下發(fā)通知、制作宣傳折頁(yè)、通過(guò)媒介宣傳；開(kāi)展式上主流媒介及領(lǐng)導(dǎo)人參加；展后各媒介繼續(xù)報(bào)道。

電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案共存

居永立在《安徽檔案》2014年第1期撰文，指出，社會(huì)已進(jìn)入“無(wú)紙化辦公”時(shí)代，電子文件似乎正在取代紙質(zhì)文件。電子檔案雖然有存儲(chǔ)密度高、容量大、體積小的優(yōu)點(diǎn)，可以在互聯(lián)網(wǎng)上隨時(shí)隨地查閱，但電子檔案在真實(shí)性、可靠性方面存在著先天不足，它無(wú)法取代紙質(zhì)檔案。電子檔案的載體與信息可分離、可拷貝、可復(fù)制、可遷移、信息極易被篡改；同時(shí)，電子檔案的形成、傳輸、存儲(chǔ)、利用都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)及應(yīng)用軟件，有時(shí)又不兼容，使原來(lái)的電子檔案打不開(kāi)，影響到檔案的利用。因此，電子檔案不能取代紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)檔案共同存在、共同發(fā)展、共同利用。