加強高校學(xué)籍檔案管理的思考

馬靜

摘 要：學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況的真實記錄，隨著社會的進步和發(fā)展，特別是改革開放以來，學(xué)籍檔案已成為人們就業(yè)、出國、提干、再學(xué)習(xí)等的重要組成部分。為維護其真實性，高校檔案部門必須加強管理，更好地服務(wù)于教學(xué)和科研、服務(wù)于社會。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；檔案管理

高校的學(xué)生檔案包括學(xué)籍檔案、學(xué)生在校期間的獎懲材料、學(xué)生的學(xué)位論文材料、學(xué)生在校期間所要填寫的一些表格等，其中最重要的是學(xué)籍檔案。具體包括：學(xué)生學(xué)籍記錄表，新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊，學(xué)生在籍注冊表，學(xué)生學(xué)習(xí)成績表，學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表，對學(xué)生的獎懲文件及登記表，修訂學(xué)籍管理條例的各種文件，實習(xí)總結(jié)、畢業(yè)生論文，學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書，畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生驗印表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)、延期畢業(yè)情況等。加強高校學(xué)生檔案管理，其關(guān)鍵就是加強學(xué)籍檔案管理。

一、完善學(xué)籍檔案的管理

1.增強檔案意識和服務(wù)意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度。除此之外，還要加強自身素質(zhì)的建設(shè)，增強服務(wù)意識，踏踏實實地做好本職工作。在服務(wù)態(tài)度上，樹立良好的服務(wù)作風(fēng)，要做到主動、熱情、和藹；在服務(wù)語言上，要做到有文明、有禮貌，為學(xué)生和社會服務(wù)。

2.加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理水平。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加快了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風(fēng)，否則會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德，不斷學(xué)習(xí)和掌握最新的檔案專業(yè)知識，全面提高自身素質(zhì)。

3.學(xué)籍檔案及時收集整理。在高校教育大眾化的形勢下，高校學(xué)生在從入校到離校過程中形成的學(xué)籍檔案材料應(yīng)立卷歸檔，此類材料立卷歸檔主要包括新生檔案材料立卷歸檔、學(xué)生檔案保管、學(xué)生檔案整理接收、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞等主要內(nèi)容。對于學(xué)生檔案的完整性、真實性，要求我們檔案管理員在收集檔案工作中，做到認真負責(zé)，對不齊全完整的檔案材料及時追要，嚴格執(zhí)行歸檔的有關(guān)規(guī)定，應(yīng)歸檔的必須及時歸檔。

二、開發(fā)檔案信息資源，做好學(xué)籍檔案的提供和利用

高校學(xué)籍檔案雖然是以往教學(xué)及管理活動的歷史記載，但它并非只有保存價值，它還以其特有的價值參與社會和教學(xué)等各種活動，并在其中發(fā)揮其參考、借鑒價值。對學(xué)籍檔案的管理，不能只滿足于整理、保存，要積極開展對檔案的研究，從大量的檔案信息中提煉出帶有規(guī)律性的、結(jié)論性的數(shù)據(jù)和資料，為學(xué)校和教學(xué)服務(wù)。如通過對受學(xué)籍處分學(xué)生檔案的研究，可總結(jié)學(xué)生思想教育中應(yīng)注意的問題；通過計算機對學(xué)籍檔案的管理，還能準確、快速地查出畢業(yè)證、學(xué)位證等證件的真假，有力地打擊假證等。

目前，有人采取違法手段制造假證成風(fēng)，買賣假文憑行為有禁不止。一些人為了找工作或提干，利用假文憑給用人單位和整個社會造成了巨大危害，嚴重影響了各行各業(yè)工作，我們學(xué)校在每年的學(xué)歷認證工作中都能遇到這些問題。因此，我們必須要加強學(xué)籍管理，在學(xué)歷認證工作中，認真把好關(guān)，履行崗位職責(zé)，為用人單位和社會提供真實的第一手材料，堅決杜絕造假學(xué)歷、假文憑的非法行為。

學(xué)籍檔案管理作為高校檔案工作的一個組成部分，應(yīng)當在實踐中不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗，讓檔案信息真正能及時有效地為社會提供服務(wù)，使檔案開發(fā)工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的道路。

三、加強培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力

檔案人員的素質(zhì)十分重要，如何選好人、用好人、是一門深奧的學(xué)問。對我們檔案館來說，要選拔優(yōu)秀的人才來管理檔案，要通過雙向和多項選擇，按“德、能、勤、績”平等競爭，實行優(yōu)勝劣汰，優(yōu)化組合，讓有真才實學(xué)的人競爭上崗，充分施展其才能。

我們檔案館2007年實行了競爭上崗，現(xiàn)工作人員業(yè)務(wù)水平、工作能力都有了很大的提高，工作人員的責(zé)任心也大大增強了。但還有一些人員不是檔案專業(yè)人員，因此要多給他們一些外出參加培訓(xùn)、考察、學(xué)習(xí)的機會，讓他們不斷開闊視野，及時更新知識，掌握好先進的技術(shù)，使他們在自己的工作崗位上不斷發(fā)揮自己才能，不斷挖掘潛力，為教學(xué)服務(wù)，為社會服務(wù)。

總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案是至關(guān)重要的。

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