ACCESS數(shù)據(jù)庫在信息管理系統(tǒng)中的運用

王婧

摘 要：隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，ACCESS數(shù)據(jù)庫已經(jīng)逐漸進(jìn)入到我們的日常工作中，了解它的特點及操作已成為我們的重要工作。本文簡述了如何選擇數(shù)據(jù)庫才能更好地運用于我們的管理系統(tǒng)中。

關(guān)鍵詞：ACCESS；數(shù)據(jù)庫；信息管理

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息管理方法、手段以及工作效率已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前信息發(fā)展需求，無法很好地完成信息管理工作。人們的日常工作越來越離不開對數(shù)據(jù)庫的運用。運用計算機(jī)技術(shù)以及先進(jìn)的信息技術(shù)，開發(fā)信息管理系統(tǒng)勢在必行。日常工作中運用數(shù)據(jù)庫，能實現(xiàn)信息的電子化管理，減輕管理人員的負(fù)擔(dān)。同時，借助于計算機(jī)，管理人員可以更好地對信息進(jìn)行及時更新和管理，避免以前人工管理所出現(xiàn)的錯誤等。

一、數(shù)據(jù)庫的選擇

目前流行的數(shù)據(jù)庫有ACCESS、SQL SERVER、SQLME等。不同的開發(fā)環(huán)境選擇使用的數(shù)據(jù)庫則不同。如果系統(tǒng)是采用Visual Basic所開發(fā)的管理系統(tǒng)，那么上述數(shù)據(jù)庫中ACCESS是最適合的數(shù)據(jù)庫。

ACCESS為何更適合Visual Basic呢？因為ACCESS和Visual Basic使用的是相同的數(shù)據(jù)庫引擎，基于VB開發(fā)環(huán)境，所以選擇ACCESS，可以提高程序的穩(wěn)定性。

ACCESS是Office辦公套件中一個極為重要的組成部分。當(dāng)微軟發(fā)現(xiàn)將ACCESS捆綁在OFFICE中一起發(fā)售，可帶來更加可觀的利潤時，ACCESS便成為OFFICE套件中的一個重要成員?，F(xiàn)在它已經(jīng)成為世界上最流行的桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，后來微軟公司通過大量地改進(jìn)，將ACCESS的新版本功能變得更加強(qiáng)大。不管是處理公司的客戶訂單數(shù)據(jù)，管理自己的個人通訊錄，還是大量科研數(shù)據(jù)的記錄和處理，人們都可以利用它來解決大量數(shù)據(jù)的管理工作。

二、ACCESS的運用

ACCESS是一個面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具，利用面向?qū)ο蟮姆绞綄?shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的各種功能對象化，將數(shù)據(jù)庫管理的各種功能封裝在各類對象中。ACCESS提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊7種用來建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的對象，以上對象都存放在后綴為.mdb的數(shù)據(jù)庫文件中，便于用戶的操作和管理；提供了多種向?qū)?、生成器、模板，把?shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)查詢、界面設(shè)計、報表生成等操作規(guī)范化；為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼，就可以完成大部分?jǐn)?shù)據(jù)管理的任務(wù)，ACCESS支持ODBC（開發(fā)數(shù)據(jù)庫互連，Open Data Base Connectivity），利用ACCESS強(qiáng)大的DDE（動態(tài)數(shù)據(jù)交換）和OLE（對象的聯(lián)接和嵌入）特性，可以在一個數(shù)據(jù)表中嵌入位圖、聲音、Excel表格、Word文檔，還可以建立動態(tài)的數(shù)據(jù)庫報表和窗體等。ACCESS還可以將程序應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)，并與網(wǎng)絡(luò)上的動態(tài)數(shù)據(jù)相聯(lián)接。利用數(shù)據(jù)庫訪問頁對象生成HTML文件，輕松構(gòu)建Internet/Intranet的應(yīng)用。

根據(jù)系統(tǒng)用戶的需求，相互交流，了解他們對數(shù)據(jù)的要求及已有的業(yè)務(wù)流程，并把這些信息用數(shù)據(jù)流圖或文字等形式記錄下來，最終獲得處理需求。運用ACCESS按照一定的原則將數(shù)據(jù)組織成一個或多個數(shù)據(jù)庫，指明每個數(shù)據(jù)庫中包含哪幾個表，并指出每個表包含的字段，確定表間關(guān)系。通俗地說，就是設(shè)計一種邏輯結(jié)構(gòu)，通過該邏輯結(jié)構(gòu)能夠?qū)С雠c用戶需求一致的結(jié)果。如果不能達(dá)到用戶的需求，就要反復(fù)修正或重新設(shè)計，直到達(dá)到客戶的需求。

一個完善的信息管理系統(tǒng)，需要一個好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，ACCESS提供了所有用戶需求的功能，避免了編程，使人們更方便地掌握和操作數(shù)據(jù)庫的功能。

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