淺析如何強化房地產權屬檔案管理工作

張妙

【摘要】隨著房地產經(jīng)濟的不斷發(fā)展，房地產權屬檔案管理工作變得越來越重要，不斷完善房地產權屬檔案管理，制定統(tǒng)一的國家標準，實現(xiàn)權屬檔案的標準化、數(shù)字化，成為檔案工作者面臨的迫切問題。本文針對房地產權屬檔案管理工作中存在的主要問題進行了探討，提出了具體改進措施，希望對從事房地產權屬檔案管理工作的同仁有所啟迪和借鑒。

【關鍵詞】房地產權屬檔案

【Abstract】With the continuous economic development of real estate， real estate management authority file management becomes more and more important， and constantly improve the real estate archives management， formulate a unified national standard， realizing ownership Archives standardization， digitization， become the urgent problems faced by the archives workers. This paper aimed at the problem of real estate archives management are discussed in this paper， put forward specific measures for improvement， and I hope to engage in real estate management authority file management work of inspiration and reference.

【Key words】Real estate management authority files

近幾年，為遏制部分城市房價的過快上漲，國務院出臺了一系列調控政策。新政給房地產市場帶來了沖擊，也引發(fā)了檔案工作者對房地產權屬檔案管理的新思考。怎樣使房地產權屬檔案的管理更加規(guī)范，增強新政的執(zhí)行力度，使檔案工作更好地服務于社會，成為檔案人面臨的新課題。

1. 房地產權屬檔案管理存在的主要問題

房地產權屬檔案是房屋產權權屬信息的重要載體，涉及房產登記、產權交易、法律糾紛、舊城改造等諸多方面，與人們的生活息息相關，其重要程度不言而喻。由于房地產權屬管理信息量大、變動關系復雜，這就使得房地產權屬檔案的數(shù)量大、跨度大，存在的問題也較為突出。

1.1對于房地產權屬檔案的管理，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性文件。

（1）現(xiàn)行文件過于籠統(tǒng)，缺乏操作性。隨著房地產業(yè)和住房商品化的迅猛發(fā)展，房地產權屬檔案變得越來越重要，檔案數(shù)量也越來越多，單靠傳統(tǒng)的管理方式和管理手段已遠遠不能適應新形勢發(fā)展的需要。利用現(xiàn)代化技術設備、服務手段和科學的管理方法，實現(xiàn)房地產權屬檔案管理現(xiàn)代化已是必然趨勢。而標準化是現(xiàn)代化的基礎，在房地產權屬檔案管理工作中推行標準化，是房地產權屬檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的首要前提，也是做好房地產權屬檔案管理工作的必要條件。目前，在實際工作中，房地產權屬檔案管理的依據(jù)仍然是2001年建設部頒布的《城市房地產權屬檔案管理辦法》?！冻鞘蟹康禺a權屬檔案管理辦法》從房地產權屬檔案的收集、整理和利用等幾個方面對房地產權屬檔案的管理工作進行了規(guī)定，但只限于宏觀層面，缺乏對具體工作的指導。目前的實際工作情況是，服務中心窗口受理業(yè)務時收什么材料，檔案室就存什么材料，對于檔案材料是否齊全、是否規(guī)范、是否準確，還缺少統(tǒng)一的標準。

（2）保管期限不明確，致使檔案庫房緊張?！冻鞘蟹康禺a權屬檔案管理辦法》規(guī)定：房地產權屬檔案應以丘為單元建檔，以房地產權利人為全宗立卷。但在實際工作中是以房號為單元建檔，將權利人的所有權登記檔案、所有權轉移登記檔案、他項權登記檔案、他項權注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產權屬檔案保管期限的不明確，無法開展鑒定、銷毀工作。如他項權注銷登記、拆遷房屋注銷登記、房改房注銷登記等利用率不高的注銷檔案材料也會占用一定的空間。因此，房地產權屬檔案出現(xiàn)了有增無減的現(xiàn)象，必將導致檔案庫房空間的資源短缺。

1.2房地產權屬檔案管理專用軟件功能不完善，不能滿足實際工作需要。

（1）從2006年起，北京市逐步推行房屋買賣網(wǎng)簽工作，即將各種不同類型的房屋登記業(yè)務內容上傳到北京市權屬交易網(wǎng)。北京市權屬交易網(wǎng)搭建了一個覆蓋全市房屋信息的平臺，為有效執(zhí)行國務院房地產新政，抑制炒房行為，嚴格控制二套房貸款等政策提供了可靠的信息源。目前，通過產權人姓名、產權人身份證號、坐落等條件均可到權屬交易網(wǎng)查詢到相關的信息，但是北京市權屬交易網(wǎng)只是符合權屬登記流程的一個系統(tǒng)，與各區(qū)縣的房地產權屬檔案實體管理缺乏關聯(lián)，不能作為房地產權屬檔案管理專用軟件。因此，加強房地產權屬檔案數(shù)字化工作十分必要。

（2）在提高房地產權屬檔案數(shù)字化水平的工作中需要注意兩個問題：一是房地產權屬紙質檔案和電子檔案內容要一致。由于房地產權屬檔案形成后，房產的買賣、贈與、交換、繼承與遺贈、分割與合并等變更不斷發(fā)生，房屋拆除、翻新、擴建等變更日趨頻繁，房屋的抵押、查封等產權受限制的情況不斷形成，因而房地產權屬檔案處于不斷的轉移和變更之中，具有極強的動態(tài)性。而房地產權屬檔案則要隨產權人變化而變化，隨房屋現(xiàn)狀變更而變更。房地產權屬檔案的最新電子信息始終要與房產現(xiàn)狀一致，并不斷補充、更新材料，自始至終反映房屋產權的現(xiàn)實情況，這就要求房地產權屬檔案管理專用軟件能使新、舊數(shù)據(jù)統(tǒng)一，實現(xiàn)無縫鏈接。二是檔案管理軟件要統(tǒng)一，不能因業(yè)務不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業(yè)務往往由不同的部門負責，這就造成在房地產權屬檔案數(shù)字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實際工作中存在著檔案數(shù)據(jù)存儲分散、查詢繁瑣、數(shù)據(jù)易丟失等問題。這樣多個軟件、多種形式的數(shù)據(jù)庫存儲方式，使得電子數(shù)據(jù)的應用產生諸多不便，而目錄索引這種記憶性的記載作用等同于無數(shù)字化之前的“記錄簿”，檔案管理對索引有很強的依賴，使得數(shù)字化錄入沒有起到最初我們所期望的作用。因此，研發(fā)適合房地產權屬檔案管理的專用軟件，提高房地產權屬檔案數(shù)字化管理水平，勢在必行。endprint

1.3對房地產權屬檔案管理人員業(yè)務培訓不到位。 由于房地產交易與權屬登記是流程式服務，按規(guī)定一般的流程是“受理——初審——繳納稅費——審批——發(fā)證——歸檔”。每個環(huán)節(jié)都有各自的職責、相應的業(yè)務規(guī)范。因此，每一宗不同類型的業(yè)務所形成的文件材料也各有不同。所以，房地產權屬檔案的內容和管理方法具有不同于其他檔案工作的專業(yè)性。這就使得房地產權屬檔案管理人員既要具有一定的檔案管理知識，又要了解一些測繪、法律等相關的專業(yè)知識，還要懂得每一類權屬登記流程中要形成的文件材料。因此，針對檔案管理人員的業(yè)務培訓工作是非常重要的，但現(xiàn)實情況卻是這方面培訓工作不到位。

2. 加強房地產權屬檔案管理的措施

2.1有關部門盡快制定統(tǒng)一的、科學的、切實可行的房地產權屬檔案管理規(guī)范。 目前，針對房地產權屬檔案管理工作可參照執(zhí)行的國家標準、規(guī)范不多，我們同行同系統(tǒng)之間也有類似的困惑。一方面我們要加強學習和研究，結合實際工作不斷創(chuàng)新；另一方面，相關的行政主管部門應積極協(xié)調有關部門盡快制定出房地產權屬檔案管理實施辦法，并出臺操作性強的相關標準、規(guī)范。規(guī)范應包括具體每項業(yè)務所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規(guī)格、保管期限、鑒定銷毀制度等內容，以便于檔案工作人員在實際工作中參照執(zhí)行，在接收檔案時有據(jù)可查，確保房地產權屬檔案收集齊全、整理規(guī)范。對于不符合要求的檔案能夠及時發(fā)現(xiàn)問題、糾正錯誤，避免在檔案利用環(huán)節(jié)中產生不必要的糾紛。

2.2完善并推行房地產權屬檔案管理專用軟件。 根據(jù)房地產權屬檔案管理工作需要，按照檔案管理相關要求，研發(fā)出符合房地產權屬檔案管理工作需求的檔案管理專用軟件，成為現(xiàn)實工作中較為迫切的一項工作。房地產權屬檔案管理專用軟件必須實現(xiàn)系統(tǒng)內同一卷檔案中所包含的檔案材料的統(tǒng)一，并且根據(jù)檔案中任一信息記錄可找到該案卷，查看到該卷全部的業(yè)務過程，達到檔案管理專用軟件中的數(shù)據(jù)與紙質檔案內容完全統(tǒng)一、吻合。比如利用者只提供了產權人姓名、產權人身份證號、房屋坐落、產權證號、房地產權屬檔案號等主要信息中的一條簡單信息就可以查找出所需的全部信息內容。因此，房地產權屬檔案管理專用軟件，可以實現(xiàn)房地產權屬檔案的多方位快速檢索，為利用者快速查詢到所需信息，減少查詢時間，提高工作效率。

2.3加強對房地產權屬檔案管理人員的培訓工作。 一方面，行政主管部門應聯(lián)合檔案主管部門加強對房地產權屬檔案管理人員的專業(yè)培訓，使其及時了解、掌握新知識、新政策、新程序，不斷更新檔案管理人員的知識結構，建立一支既懂檔案管理，又懂房地產管理和計算機知識的專業(yè)隊伍。另一方面，房地產權屬檔案管理人員也要加強對房地產權屬檔案形成規(guī)律的調查和分析，并與有關文件形成單位如測繪、拆遷、司法等部門保持經(jīng)常性的聯(lián)系，及時了解、掌握產生的相關文件，做到對辦理業(yè)務的各個環(huán)節(jié)中應產生的文件材料了如指掌，使歸檔材料齊全完整、不遺不漏。

總之，“房產”在人們的日常生活中扮演著極其重要的角色，它和人們的生活密不可分，而房地產權屬檔案作為房屋的“身份證”，其唯一性、憑證性、公正性在房地產行政管理、司法協(xié)助、產權交易等工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用，對穩(wěn)定房地產市場，保護老百姓的合法權益起著關鍵性作用。因此，我們的房地產權屬檔案行政主管部門和檔案業(yè)務部門都應高度重視房地產權屬檔案的管理，在制定和完善房地產權屬檔案專業(yè)標準和規(guī)范的基礎上，實現(xiàn)房地產權屬檔案的信息化管理，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓工作，使房地產權屬檔案管理有法可依、有章可循，為百姓提供更加便捷、高效的檔案服務，促進經(jīng)濟社會的快速健康發(fā)展。

[文章編號]1619-2737（2014）04-08-296endprint