高校儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題及其對策

劉艷

隨著國家對教育事業(yè)的重視，教育投入呈逐年上升趨勢，尤其是高校，由于科學(xué)研究實(shí)驗(yàn)的需要，更需要大量經(jīng)費(fèi)用于購置儀器設(shè)備。每個(gè)高校都在快速發(fā)展，導(dǎo)致購置的儀器設(shè)備一年比一年多，在這種情況下，對這些儀器設(shè)備的科學(xué)管理就成為急需解決的問題。

儀器設(shè)備為每個(gè)學(xué)校的發(fā)展提供了基本條件，一個(gè)學(xué)校沒有這些儀器設(shè)備，科學(xué)研究就寸步難行，一個(gè)大學(xué)沒有科研，就談不上成為真正的大學(xué)，所以，對儀器設(shè)備的管理非常重要，其直接影響高校教學(xué)科研的發(fā)展，以及學(xué)校的辦學(xué)條件，同時(shí)，為學(xué)校的教學(xué)科研提供有力的物資保障，防止國有資產(chǎn)的無意流失，為學(xué)校節(jié)約辦學(xué)成本。

一、高校儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn)

高校設(shè)備檔案材料包括高校儀器設(shè)備的采購環(huán)節(jié)（如標(biāo)書）、驗(yàn)收環(huán)節(jié)（驗(yàn)收單、驗(yàn)收報(bào)告）、使用環(huán)節(jié)（使用記錄）、改造（維修記錄）、開發(fā)（升級）等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的以紙質(zhì)載體為主的材料，反映儀器設(shè)備從開發(fā)到使用的全過程，形成一個(gè)整體，不可分割，并且要求各方面與實(shí)物一致，不能有差錯。

從儀器設(shè)備的特點(diǎn)來看：高校設(shè)備尤其是用于實(shí)驗(yàn)（化學(xué)、生物、物理）的儀器設(shè)備不僅型號復(fù)雜，而且大多數(shù)屬于最新科技研究應(yīng)用的智力密集型，集光、機(jī)、電子于一體，涉及學(xué)科門類多，功能多，不僅硬件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而且使用具有多種用途功能的軟件，操作為高度自動化，這些設(shè)備的隨機(jī)紙質(zhì)文件較多，包含儀器設(shè)備的功能介紹、用法用途等。

從設(shè)備檔案的內(nèi)容來看，有關(guān)設(shè)備采購的資料包括采購標(biāo)書、合同、安裝圖紙、合格證書、隨機(jī)說明書等，有關(guān)設(shè)備到貨的資料：調(diào)試、驗(yàn)收報(bào)告和記錄等。有關(guān)設(shè)備使用的材料：各設(shè)備的各種使用制度、維修與保養(yǎng)、使用記錄報(bào)告等。以上所有這些材料越詳細(xì)越好，這樣才方便查找。

從保管期限來看，有些設(shè)備更新?lián)Q代速度很快，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障，維修成本高且作用不大，就得進(jìn)行報(bào)廢處理，為適應(yīng)教學(xué)科研的實(shí)際需要，不得不更換新一代產(chǎn)品，由此決定設(shè)備的檔案管理不同于其他門類的檔案材料管理，即大多數(shù)不是長期性或者永久性的檔案材料。

二、設(shè)備管理存在的問題

1.儀器設(shè)備檔案管理得不到應(yīng)有的重視

儀器設(shè)備檔案管理得不到學(xué)校管理部門的重視是普遍現(xiàn)象，學(xué)校一般傾向抓可以直接顯示成果的教學(xué)科研，因?yàn)檫@可以直接反映高校的科學(xué)研究水平，儀器設(shè)備僅僅服務(wù)于教學(xué)科研，往往在學(xué)校管理系統(tǒng)中處于邊緣地位，這樣的后果就是高校儀器設(shè)備管理一片混亂，尤其在有多個(gè)分校區(qū)的高校，一旦涉及系院搬遷或者校區(qū)合并，設(shè)備管理就一團(tuán)糟，有的設(shè)備在不知不覺中丟失了，無形中造成了國有資產(chǎn)的嚴(yán)重流失；有的放錯了地方，使用時(shí)找不到；有時(shí)甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的賬物不符，給儀器設(shè)備的管理清查工作帶來很多不便。

2.產(chǎn)權(quán)意識不清晰

高校有的部門或者個(gè)人幾乎沒有任何產(chǎn)權(quán)意識，導(dǎo)致資產(chǎn)歸屬不明確，尤其是自籌資金購買的儀器設(shè)備，沒有對這些設(shè)備進(jìn)行有效的科學(xué)管理，如檔案材料不僅收集不齊，而且沒有對設(shè)備資料進(jìn)行詳細(xì)錄入，信息不全，造成賬物不符或者賬賬不符，留下國有資產(chǎn)流失的隱患。

3.調(diào)撥報(bào)廢沒有及時(shí)更新

對儀器設(shè)備檔案進(jìn)行科學(xué)管理的過程中必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，這需要有關(guān)部門設(shè)置專門的檔案管理人員，職責(zé)是收集儀器設(shè)備采購、開箱驗(yàn)收、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)中的紙質(zhì)材料。同時(shí)，建立管理儀器設(shè)備的信息化平臺，掌握每臺儀器設(shè)備的詳細(xì)信息，如型號、出廠編號、儀器編號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、使用人，驗(yàn)收人、主管、經(jīng)手人等。設(shè)置專職檔案管理人員管理檔案的好處是一旦儀器設(shè)備出現(xiàn)異動現(xiàn)象，如調(diào)撥、報(bào)廢處置等，馬上將手里關(guān)于異動儀器設(shè)備的檔案調(diào)出來，進(jìn)行相應(yīng)資料的修改，使得賬物相符。但是很多高校并非如此，調(diào)撥報(bào)廢處置后，經(jīng)常沒有在信息化平臺上進(jìn)行相應(yīng)的更改，導(dǎo)致很多問題，清查時(shí)，經(jīng)常賬物不清，為設(shè)備的科學(xué)管理帶來障礙。

三、加強(qiáng)對高校儀器設(shè)備檔案管理的對策

1.首先需要檔案管理人員切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念

要管理好檔案，首先需要樹立正確的檔案管理觀念，制定詳盡的措施，真正把儀器設(shè)備檔案管理工作落到實(shí)處。領(lǐng)導(dǎo)要重視，要有檔案管理意識，把儀器設(shè)備檔案管理工作提到日程上，不要總把檔案管理工作放在次要地位，反之，領(lǐng)導(dǎo)要在各方面給予大力支持，為科學(xué)管理提供有力保障，并且，在平時(shí)的工作中，要多詢問、了解工作的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并給予指導(dǎo)和糾正，保證檔案管理工作良好運(yùn)轉(zhuǎn)，只有這樣，才能服務(wù)好全校的教育科研。

2.專兼職資產(chǎn)管理員要充分配合好

儀器設(shè)備檔案的收集是一個(gè)長期工作，需要工作人員細(xì)致、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，付出大量的勞動，這就要求管理部門穩(wěn)定好隊(duì)伍，調(diào)動工作人員的積極性。

各部門、系院要挑選工作認(rèn)真、有責(zé)任心的兼職資產(chǎn)管理員，協(xié)助資產(chǎn)處做好設(shè)備的檔案收集管理工作，當(dāng)部門或者系院購買儀器設(shè)備時(shí)，一旦到貨，就要及時(shí)通知資產(chǎn)管理部門派人來收集檔案資料，儀器設(shè)備使用單位兼職資產(chǎn)管理員從設(shè)備的采購，一直到該設(shè)備的報(bào)廢、拆除或者調(diào)出，都要根據(jù)工作需要適時(shí)與資產(chǎn)管理處取得聯(lián)系，完整地收集儀器設(shè)備的檔案資料。同時(shí)，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。

3.加強(qiáng)對大型精密貴重儀器設(shè)備及其檔案的管理

根據(jù)上級有關(guān)文件的精神，價(jià)值5萬元以上的設(shè)備必須由設(shè)備管理部門、使用部門共同開箱驗(yàn)收，同時(shí)需財(cái)、紀(jì)檢審多個(gè)部門的監(jiān)督管理。設(shè)備管理部門的檔案管理員和使用部門人員在開箱驗(yàn)收的同時(shí)，要將設(shè)備購置、驗(yàn)收等工作中的紙質(zhì)文件材料收集齊全，成套裝訂好，移交檔案部門集中統(tǒng)一管理，保證大型精密儀器設(shè)備檔案完整、及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。

總之，儀器設(shè)備檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)工作環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立，又相互聯(lián)系，每個(gè)環(huán)節(jié)的工作都要認(rèn)真做好，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，就可能前功盡棄。因此在檔案管理工作中，我們要做到細(xì)心、認(rèn)真、及時(shí)，以做好檔案工作，為教學(xué)科研提供強(qiáng)有力的保障。