初探高職院校檔案管理的信息化建設(shè)

樊立梅

摘 要： 當(dāng)今社會(huì)逐漸趨于信息化、數(shù)字化，高職院校的檔案管理應(yīng)該跟上時(shí)代的腳步，不斷使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理的信息化水平，這是社會(huì)對(duì)高職院校檔案管理服務(wù)的要求。高職院校的檔案管理應(yīng)該規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)資源進(jìn)行高度整合，吸收更多信息化的專業(yè)人才，大力發(fā)展檔案管理工作。

關(guān)鍵詞： 高職院校 檔案管理 信息化水平

高職院校檔案管理工作不僅是高職院校進(jìn)行教育管理的一個(gè)重要的部分，而且是高職院校管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。高職院校的檔案管理是指高職院校從事招生教學(xué)科研管理等活動(dòng)，直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

一、高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的步伐跟不上時(shí)代變化。

目前，高職院校的檔案管理不夠現(xiàn)代化，它們的觀念落后于時(shí)代的發(fā)展。檔案管理作為高職院校信息資源的一個(gè)重要組成部分，檔案管理的工作需要與時(shí)代并進(jìn)。許多學(xué)校覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關(guān)輕重，并不需要在上面花費(fèi)人力物力。這是由于這些高職院校對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知還不夠徹底，對(duì)于檔案管理工作缺少系統(tǒng)認(rèn)知。更甚者，有的高職院校的檔案管理工作人員并不是擁有專業(yè)檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會(huì)上招聘的臨時(shí)工人或者兼職工人。

（二）檔案管理信息化缺少基礎(chǔ)建設(shè)，重視度不高。

作為一種服務(wù)于教學(xué)管理活動(dòng)、輔助教學(xué)管理活動(dòng)的工作，檔案管理由于在學(xué)校的發(fā)展歷程中并不直接起影響作用，并不是很受高職院校的重視。許多高職院校認(rèn)為購入幾臺(tái)電子設(shè)備，就算完成了檔案管理的信息化。這一點(diǎn)微薄的投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化必須要求整個(gè)學(xué)校的管理活動(dòng)，例如教學(xué)、科研等，全都進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、信息化管理，這樣檔案管理工作的信息化才能算大體完成。

（三）急需提高檔案管理人員的信息化管理素養(yǎng)

由于高職院校的大多數(shù)檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，他們?nèi)鄙贆n案管理工作的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，在工作中難免會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案的歸檔分類不準(zhǔn)確、歸檔資料不完整、查閱檔案的手續(xù)不完備等情況。

二、實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)認(rèn)知。

要不斷學(xué)習(xí)，提高認(rèn)知水平，不斷提高學(xué)校的教育管理能力水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化。由于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化對(duì)學(xué)校的教學(xué)、科研、管理都有著十分重大的意義，因此學(xué)校檔案管理工作方面的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作的信息化放在一個(gè)重要的位置，不斷強(qiáng)化下級(jí)工作人員對(duì)檔案管理工作信息化的認(rèn)識(shí)，使得檔案管理工作的信息化有計(jì)劃、有步驟、有階段地進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)檔案資料的二次開發(fā)、二次利用是檔案管理工作信息化的最終目標(biāo)，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高職院校應(yīng)該不斷開發(fā)促進(jìn)檔案管理工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展服務(wù)功能。

（二）對(duì)檔案資源實(shí)行整合，形成固定標(biāo)準(zhǔn)。

建立檔案管理的信息化需要一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，如果缺乏規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，則難以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。目前，大多數(shù)高職院校采用合辦院校、聯(lián)合發(fā)展的形式，造成不同的高職院校間的檔案管理方式、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)五花八門。因?yàn)槿狈y(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，造成對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、傳輸、接受、查閱的難度加大。所以，高職院校有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的建立，在原有資源的情況下進(jìn)一步進(jìn)行信息化改造，使檔案的一系列處理流程井然有序，不斷提高檔案管理工作的信息化程度。

（三）提高檔案管理信息化人員的素養(yǎng)。

對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)的人員，不僅需要具備檔案管理這一方面的專業(yè)知識(shí)，還需要掌握現(xiàn)代化技術(shù)，擁有計(jì)算機(jī)、信息數(shù)據(jù)等方面的知識(shí)儲(chǔ)備。要在現(xiàn)有的檔案管理人員的基礎(chǔ)上，根據(jù)目前檔案管理工作的信息化的要求，加強(qiáng)物力人力投入，配備相關(guān)現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備與技術(shù)指導(dǎo)人員，以完備的技術(shù)隊(duì)伍加快高職院校檔案管理信息化的工作進(jìn)程。

（四）增加對(duì)檔案管理工作信息化的投入。

無論什么工作，都離不開人力、物力的支持，況且高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)需要配備大量的現(xiàn)代技術(shù)硬件設(shè)施、軟件設(shè)備和技術(shù)人員，這些都需要大量的人力物力支持。并且檔案管理工作信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)時(shí)期、長(zhǎng)投入、收益晚的工程，這就需要高職院校對(duì)檔案管理工作進(jìn)行長(zhǎng)期的、持續(xù)的、龐大的人力、物力投入。

三、結(jié)語

高職院校檔案管理記錄著高職院校整個(gè)從建成到發(fā)展至今的歷史進(jìn)程，反映出高職學(xué)校教學(xué)、科研成果方面的成就。檔案可以真實(shí)全面地還原學(xué)校發(fā)展的歷史原貌。檔案管理工作是對(duì)高職院校進(jìn)行教育質(zhì)量和管理水平評(píng)價(jià)和估量的一項(xiàng)十分重要的根據(jù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化十分重要，我們要認(rèn)真對(duì)待，認(rèn)真實(shí)施。

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