淺談公路檔案管理的信息化建設

諸葛祥督　張玉冰

摘 要 檔案管理是一項復雜長期的工作，檔案管理工作需要，隨著社會的發(fā)展而不斷進步。近幾年國家相繼出臺了許多檔案管理的法律法規(guī)，公路檔案管理信息化建設不斷深入。在當今這個信息化技術快速發(fā)展和國家大力支持的環(huán)境下，公路檔案管理信息化建設面對新的發(fā)展機遇，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料有效的組織起來，做好公路檔案管理信息化的銜接工作。本文從介紹公路檔案管理特點出發(fā)，分析公路檔案管理信息化的必要性及公路檔案管理信息化的發(fā)展措施。

關鍵詞 公路檔案 管理 信息化建設

一、引言

公路檔案管理工作是公路管理部門的基礎性工作，是公路建設及后期養(yǎng)護的依據(jù)，是公路管理的指導性文件。隨著互聯(lián)網(wǎng)及信息化網(wǎng)絡的普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端逐步顯現(xiàn)，已經(jīng)不再適合當今公路檔案管理工作的要求。公路檔案種類多樣、記載繁雜、存儲長久，需要公路檔案管理人員花費巨大的人力物力去整理歸檔。由于人工的局限性，公路檔案管理工作出錯率較高，并且日后檢索檔案時工作量較大，故而公路檔案管理信息化建設勢在必行。

二、公路檔案管理特點

（一）公路檔案編制周期長

從幾十年前的人工施工到如今的現(xiàn)代化機械施工，公路建設始終需要公路施工現(xiàn)場檔案資料，公路建設的每一步都需要記錄在檔案上，檔案管理具有高度的連續(xù)性。從公路的立項到前期的勘察再到施工以及最后的竣工，在如此漫長的公路建設期間，公路建設的各項情況都需要形成檔案記錄在冊，一環(huán)緊扣一環(huán)，前一階段的建設工作的檔案為后一階段的施工建設提供了根本性的依據(jù)。由于公路建設的時間較長，以及記錄信息較為復雜，故而公路檔案編制周期較長，加工處理較為煩瑣。

（二）公路檔案具有相對獨立性

從公路的建設初期到公路的竣工，都有連貫的公路檔案進行記錄，這些公路檔案具有連續(xù)性和整體性。在公路竣工之后的驗收階段，質(zhì)量監(jiān)督部門會根據(jù)公路答案記錄信息對公路建設進行驗收，公路檔案是公路驗收階段的重要依據(jù)。

（三）公路檔案涉及范圍廣

一條公路從前期考察到最后的竣工，再到后期的驗收及養(yǎng)護階段，其中涉及地勢地形、橋梁、隧道、互通互交、路基路面等工程?？梢姽方ㄔO不是一般的工程建設，公路檔案記錄還會包含一些林業(yè)，水利，土地，文物，科研等有關文件資料，可見公路答案涉及面很廣。

三、公路檔案管理信息化的必要性

（一）傳統(tǒng)公路檔案管理信息化效率較低

從公路檔案的特點來看，公路檔案編制時間長且內(nèi)容復雜，傳統(tǒng)的公路檔案管理面對巨大的檔案管理任務，只是單純地依靠人力去分類歸檔，花費時間較長并且出錯率較大。在這傳統(tǒng)的公路答案使用紙質(zhì)資料較多，不但不利于長期保存，還增加了檢索的負擔。

（二）社會信息化發(fā)展的要求

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息化的普及，公路檔案管理工作必須要與現(xiàn)在的社會發(fā)展相適應。國家檔案局出臺了《全國檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要》，明確規(guī)定了，到2020年要實現(xiàn)信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，與全面建成小康社會相適應。檔案管理信息化進程是社會推動與國家支持的共同結果，我們需要將信息技術與檔案管理工作加以融合。再者，公路檔案信息化可以提高公路檔案管理的效率，降低公路檔案管理的成本，有利于檔案管理工作的開展。

四、公路檔案管理信息化的措施

（一）嚴格遵循信息化標準規(guī)范

在公路檔案管理信息化的發(fā)展進程中，需要在一開始貫徹執(zhí)行公路檔案管理信息化相關的法律法規(guī)以及標準規(guī)則，嚴格根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等規(guī)范標準，促進公路檔案管理信息化的有序進行。公路檔案不僅有公路建設過程的一系列細節(jié)記錄，還有各個主管部門下發(fā)的文件，以及相關單位的往來文書及會議紀要，這么多繁雜交叉的檔案記錄，如果沒有一個嚴格規(guī)范的管理標準，那么檔案管理信息化建設將無法快速實現(xiàn)。

（二）利用信息庫技術

公路檔案管理信息化要充分利用網(wǎng)絡技術和信息庫技術，拓寬信息的利用渠道，讓公路檔案形成一個數(shù)據(jù)庫，把繁多的公路檔案匯集在一起。在建立和完善各項行業(yè)的信息庫之后，更加便利于公路檔案的檢索和使用，促進公路檔案信息化工作的快速發(fā)展。

（三）加強信息技術運用

由傳統(tǒng)的檔案管理過渡到信息化檔案管理，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉化為信息化的答案，可以利用掃描技術將紙質(zhì)檔案處理成數(shù)字化檔案，既保證了檔案的真實性，又節(jié)省了大量的人力物力，可以實現(xiàn)檔案資源的共享。在實現(xiàn)公路檔案管理信息化的過程中要善于使用新興技術，保證檔案的真實性以及檔案資源的使用效率。

（四）注重檔案管理人才的培養(yǎng)

如今要實現(xiàn)公路檔案管理信息化，對公路檔案管理人員的要求也不斷提高，公路檔案管理人員不僅要具備檔案管理專業(yè)的相關知識，還要具備專業(yè)的信息化技術知識。公路檔案管理部門要健全用人制度和人才開發(fā)激勵機制，促進公路檔案管理人員不斷地提高自身素質(zhì)。

五、結語

公路檔案管理信息化建設是符合當今時代發(fā)展的一項重要工作，既有利于提高公路檔案管理的效率，又有利于提高公路檔案管理的現(xiàn)代化水平。就目前的情況來看，由傳統(tǒng)的檔案管理方式過渡到信息化的檔案管理方式很需要做出許多努力，做好傳統(tǒng)檔案管理到信息化檔案管理的過渡工作，保證公路檔案的真實性和安全性，做好網(wǎng)絡風險防范措施，讓公路檔案管理信息化工作有序進行。

（作者單位為平邑縣公路管理局）

[作者簡介：諸葛祥督（1982—），男，山東臨沂人，本科，工程師，統(tǒng)計師，信息系統(tǒng)項目管理師，研究方向：信息系統(tǒng)。]

參考文獻

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