數(shù)字時(shí)代學(xué)術(shù)期刊服務(wù)意識的轉(zhuǎn)型

林麗芳

（林麗芳，《福建行政學(xué)院學(xué)報(bào)》副編審）

數(shù)字出版作為一種新型出版將成為未來出版業(yè)發(fā)展的方向，但無論是紙質(zhì)出版還是數(shù)字出版，內(nèi)容質(zhì)量永遠(yuǎn)是第一位，作者永遠(yuǎn)是最重要的資源。在作者—編輯—讀者這個(gè)流程中，作者為滿足文化知識消費(fèi)的需要進(jìn)行創(chuàng)作探索，作者的思想、學(xué)識和風(fēng)格在一定程度上決定了刊物的質(zhì)量和價(jià)值，沒有作者的文稿，再現(xiàn)代化的出版方式都無法可持續(xù)發(fā)展。①數(shù)字出版時(shí)代，信息的傳遞方便、快捷，對優(yōu)質(zhì)稿源的爭奪突破了時(shí)間和地域的限制，使得對作者的爭奪變得更為直接和激烈?；诖?，本文將以投稿的自動(dòng)回復(fù)郵件為分析視角，運(yùn)用定量與定性相結(jié)合的方法，對我國學(xué)術(shù)期刊作者服務(wù)意識做一透視。

一、研究方法與數(shù)據(jù)來源

詞頻分析是源于情報(bào)學(xué)的一種定量分析法，詞頻的波動(dòng)與社會現(xiàn)象有著內(nèi)在的關(guān)系，一定的情報(bào)現(xiàn)象和社會現(xiàn)象會引起一定的詞頻波動(dòng)，②詞匯的詞頻能夠有效反映語義環(huán)境所隱含的信息。本文運(yùn)用自動(dòng)回復(fù)郵件的詞頻分析數(shù)字時(shí)代學(xué)術(shù)期刊的作者服務(wù)意識，其具體方法是：隨機(jī)收集85家2014年～2015年出版的CSSCI學(xué)術(shù)期刊和85家非核心學(xué)術(shù)期刊，用空文檔的形式向各期刊投稿，以收取自動(dòng)回復(fù)郵件。用“無回復(fù)”“有回復(fù)”“系統(tǒng)滿”等統(tǒng)計(jì)自動(dòng)回復(fù)郵件的情況，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，170家學(xué)術(shù)期刊中，自動(dòng)回復(fù)的有123家，提示“系統(tǒng)滿”的2家，無自動(dòng)回復(fù)的45家。本文將123家自動(dòng)回復(fù)郵件的內(nèi)容整理為一個(gè)樣本文檔，借助武漢大學(xué)沈陽教授開發(fā)的ROST CM內(nèi)容分析軟件，對樣本文檔進(jìn)行內(nèi)容分析，嘗試從研究對象的關(guān)系圖中，分析數(shù)字時(shí)代學(xué)術(shù)期刊的作者服務(wù)情況。

二、學(xué)術(shù)期刊自動(dòng)回復(fù)郵件的基本情況

將上述界定的樣本文檔導(dǎo)入分析軟件ROST CM，選擇“社會網(wǎng)絡(luò)和語義網(wǎng)絡(luò)分析”，點(diǎn)擊“快速分析”，得到自動(dòng)回復(fù)郵件內(nèi)容的詞頻分布情況，發(fā)現(xiàn)“稿件”“本刊”“編輯部”“學(xué)報(bào)”“收到”“聯(lián)系”“來稿”“郵箱”“您好”“處理”“審稿”“感謝”“周期”等是自動(dòng)回復(fù)郵件內(nèi)容中出現(xiàn)的高頻詞。最后，對樣本自動(dòng)回復(fù)郵件進(jìn)行進(jìn)一步的挖掘和分析，歸納出當(dāng)前學(xué)術(shù)期刊自動(dòng)回復(fù)郵件的基本情況。

1.少數(shù)學(xué)術(shù)期刊漠視自動(dòng)回復(fù)郵件的設(shè)置

從上述數(shù)據(jù)可知，雖然大部分的學(xué)術(shù)期刊已設(shè)置了自動(dòng)回復(fù)郵件，但170家學(xué)術(shù)期刊中仍有45家沒有設(shè)置自動(dòng)回復(fù)郵件。數(shù)字時(shí)代，期刊質(zhì)量的競爭歸根到底還是作者資源的競爭。盛大文學(xué)、中文在線、九九圖書公司、超星圖書館等都簽下了一大批在國內(nèi)外負(fù)有盛名的實(shí)力派學(xué)者、作家，為今后的內(nèi)容資源競爭儲備好“富礦”。③投稿郵箱沒有設(shè)置自動(dòng)回復(fù)郵件，作者投稿后得不到編輯部的任何信息，全然不知稿件是否成功投遞，作者與期刊編輯部之間的這種信息不對稱容易造成一稿多投。在抽樣調(diào)查的170家學(xué)術(shù)期刊中還有2家由于“郵箱容量滿”而“系統(tǒng)退信”。此類情形無法判斷是否設(shè)置自動(dòng)回復(fù)郵件，不過可以肯定，這類期刊編輯部很少管理投稿郵箱，“郵箱容量滿”而造成的稿件減少根本無法引起編輯的警覺或關(guān)注，在稿件無法成功投遞時(shí)，作者只能另辟蹊徑，這會直接造成優(yōu)質(zhì)稿源的流失。

2.相當(dāng)部分郵件的內(nèi)容體現(xiàn)期刊的強(qiáng)勢地位

自動(dòng)回復(fù)郵件的主要功能是告知作者稿件已收到或郵箱有變動(dòng)等，這從自動(dòng)回復(fù)郵件的高詞頻中可以得到體現(xiàn)。深入分析123份自動(dòng)回復(fù)郵件的其他功能，發(fā)現(xiàn)其“自我中心”現(xiàn)象嚴(yán)重。比如：部分郵件要求作者必須對稿件重新分類投稿，以便編輯部按相應(yīng)專業(yè)送審；部分郵件要求作者查閱該刊的編排格式，按該刊的體例規(guī)范排版，否則，不對稿件進(jìn)行進(jìn)一步的審閱。有份自動(dòng)回復(fù)郵件近1，000字，其“來稿須知”告訴作者，該刊所用的論文由14部分組成，包括題目、副標(biāo)題、作者姓名、作者單位、摘要、關(guān)鍵詞、題注、正文、附注、參考文獻(xiàn)、題目摘要關(guān)鍵詞等的英文、投稿日期、作者簡介、作者聯(lián)系方式，這14項(xiàng)內(nèi)容的字號和格式各不同，作者必須細(xì)對每項(xiàng)要求，按規(guī)定編排；而且還規(guī)定，如果稿件擬被錄物，還必須以電子版一樣的格式重寄一份紙質(zhì)版稿件。更有甚者，有些編輯部明確說明“本刊不接受稿件查詢”，字里行間明顯透出期刊的強(qiáng)勢地位，作者沒有任何自主空間。

3.大部分學(xué)術(shù)期刊的稿件審稿周期偏長

在123份自動(dòng)回復(fù)郵件中，有標(biāo)明稿件處理期限的僅48家。其中，審稿時(shí)間最長的為半年，有1家；審稿期限為4個(gè)月的1家；3個(gè)月的最多，有23家；2個(gè)月的位居其次，有13家；45天的1家；40天的1家；1個(gè)月的4家；20天的1家；半個(gè)月的2家；審稿期限最短的是一周，有1家。48家學(xué)術(shù)期刊的審稿平均日期為71.04天。《著作權(quán)法》第32條規(guī)定，“著作權(quán)人向報(bào)社、期刊社投稿的，自稿件發(fā)出之日起15日內(nèi)未收到報(bào)社通知決定刊登的，或者自稿件發(fā)出之日起30日內(nèi)未收到期刊社通知決定刊登的，可以將同一作品向其他報(bào)社、期刊社投稿。雙方另有約定的除外?！笨梢姡壳皩W(xué)術(shù)期刊的審稿時(shí)間明顯長于《著作權(quán)法》規(guī)定的時(shí)間。數(shù)字時(shí)代，信息瞬息萬變，漫長的審稿周期往往會損耗稿件的信息價(jià)值，挫傷作者的投稿熱情，容易產(chǎn)生一稿多投的尷尬局面。

4.部分期刊接受稿件的方式落伍

目前，大部分學(xué)術(shù)期刊是通過電子郵件的方式收稿，但仍有少數(shù)期刊只接受紙質(zhì)稿；或先接收電子稿，稿件擬采用時(shí)，再通知作者郵寄紙質(zhì)稿；或接收電子稿的同時(shí)，要求作者再寄上一份紙質(zhì)稿。在123份自動(dòng)回復(fù)中，有6家期刊明確規(guī)定只接受紙質(zhì)稿；有2家期刊先接收電子稿，稿件擬采用時(shí)，再通知作者郵寄紙質(zhì)稿；有5家接收電子稿的同時(shí)，要求作者再寄上一份紙質(zhì)稿?；ヂ?lián)網(wǎng)方便了人們的工作和生活，但是少數(shù)期刊接受稿件的方式與信息時(shí)代存在巨大的非同步性，這種傳統(tǒng)的投稿方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也可能造成稿件丟失，給作者帶來投稿的麻煩，阻礙了數(shù)字出版的正常發(fā)展。

三、超越權(quán)力：數(shù)字時(shí)代學(xué)術(shù)期刊服務(wù)意識的轉(zhuǎn)型

我國學(xué)術(shù)期刊大部分設(shè)置了自動(dòng)回復(fù)郵件，作者服務(wù)意識也逐漸增強(qiáng)，但仍有不少自動(dòng)回復(fù)郵件的內(nèi)容居“賣方市場”的口吻，甚至有“霸王條款”之嫌。我國出版實(shí)行的是審批制，刊號是稀缺資源，掌握了稀缺資源就意味著擁有“財(cái)富”。④但是，大多數(shù)學(xué)術(shù)期刊，特別是高校學(xué)報(bào)存在機(jī)構(gòu)建制不全、投入力度不足、人員配備不夠等現(xiàn)象，致使編輯工作任務(wù)繁重，在作者服務(wù)方面往往力不從心。在數(shù)字時(shí)代，編輯工作流程即將發(fā)生顛覆性的變革，在爭取得到主辦單位政策扶持的前提下，各期刊應(yīng)超越權(quán)力，加強(qiáng)服務(wù)意識，以適應(yīng)我國數(shù)字出版的發(fā)展形勢。

1.設(shè)置自動(dòng)回復(fù)郵件并及時(shí)下載稿件

數(shù)字出版下，學(xué)術(shù)期刊應(yīng)走出自主性較大的強(qiáng)勢地位，設(shè)置自動(dòng)回復(fù)郵件，同時(shí)還應(yīng)該及時(shí)下載稿件，以解決作者與期刊信息不對稱的問題。比如：當(dāng)筆者以抄送的形式同時(shí)將空白郵件投送多個(gè)郵箱后，第二天就收到《世界歷史》《近代史研究》的人工回復(fù)，反映沒有看到稿件，《近代史研究》還提醒勿一稿多投。可見，這些期刊能及時(shí)收發(fā)郵件，有效避免了“自動(dòng)回復(fù)郵件”形同虛設(shè)的現(xiàn)象。另外，在向《編輯學(xué)報(bào)》投稿時(shí)，很快就收到該期刊的人工回復(fù)，告知來稿不符合該刊的報(bào)道范圍，建議另投他刊。由此看出，該期刊能及時(shí)審讀稿件內(nèi)容，作者能及時(shí)了解稿件的審稿信息，避免漫長的審稿期。

2.增加自動(dòng)回復(fù)郵件的信息含量

在投稿中，作者處于被動(dòng)的弱勢地位，作者了解刊物的途徑一般是通過百度或中國知網(wǎng)等查閱，耗時(shí)較長，查閱到的信息也不完整。所以，應(yīng)多從作者的角度出發(fā)，增加自動(dòng)回復(fù)郵件的信息量，向作者傳遞更多的信息。比如《編輯之友》經(jīng)常更換自動(dòng)回復(fù)郵件的內(nèi)容，告知作者刊物的近期用稿方向，使作者投稿更有針對性。另外，為方便作者查閱咨詢，應(yīng)在自動(dòng)回復(fù)郵件中告知編輯部的電話。在123家自動(dòng)回復(fù)郵件中，有38家期刊留有電話號碼，其中《中國人口·資源與環(huán)境》《長春工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：高教版》《南方論刊》還留有具體的聯(lián)系人與手機(jī)號碼，為作者提供更細(xì)微和全面的服務(wù)。

3.采用分段式稿件錄用答復(fù)期限

目前，學(xué)術(shù)期刊普遍采用“三審制”，因?yàn)椤叭龑徶啤钡姆旨墝徸x能實(shí)現(xiàn)對稿件的客觀判斷和評價(jià)，在最大限度內(nèi)避免由于某級審稿者的知識不足或責(zé)任心不強(qiáng)或工作疏漏而導(dǎo)致的失誤。⑤另外，由于學(xué)術(shù)期刊稿件的專業(yè)性較強(qiáng)，各學(xué)科交叉現(xiàn)象經(jīng)常存在，編輯往往較難準(zhǔn)確評價(jià)和恰當(dāng)判斷稿件內(nèi)容，于是便請同行專家審讀稿件（目前通用的是“雙向匿名審稿制度”）。雙向匿名審稿中，有時(shí)專家的審稿時(shí)間較長，加上“三審制”的程序性，期刊很難做到30天內(nèi)答復(fù)作者終審結(jié)果。為此，建議采用分段式錄用答復(fù)期限，即將稿件的審稿情況分階段及時(shí)告訴作者。遺憾的是，在123份自動(dòng)回復(fù)郵件中，只有《河南社會科學(xué)》一家寫明“凡通過初審的稿件我們都會主動(dòng)聯(lián)系作者”。在數(shù)字出版時(shí)代，審稿期限的延長會使作者的利益受到制度性合法侵蝕，而分段式錄用答復(fù)期限能充分發(fā)揮編輯部的能動(dòng)作用，使作者及時(shí)了解審稿進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)作者和期刊的利益平衡。

4.告別紙質(zhì)投稿模式、完善在線投稿系統(tǒng)

學(xué)術(shù)期刊離真正意義上的數(shù)字化出版還存在一定的距離，但很多期刊早已實(shí)行無紙化辦公，作者投稿、專家審稿、對外聯(lián)絡(luò)等都借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。數(shù)字出版時(shí)代，學(xué)術(shù)期刊要轉(zhuǎn)變出版理念，克服強(qiáng)勢和優(yōu)越的辦刊心理，告別傳統(tǒng)的紙質(zhì)投稿模式，為作者提供方便、快捷的服務(wù)。完善的在線投稿系統(tǒng)集投稿、審稿、查詢、修改和定稿于一體，它方便作者，也能提高編輯部的工作效率和質(zhì)量，將成為作者未來投稿的平臺。但是，目前不少在線投稿系統(tǒng)也存在諸多問題。比如，用在線系統(tǒng)的方式投稿，投稿未成功時(shí)，詢問無人應(yīng)答；編輯部沒有及時(shí)更新審稿情況；系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)出故障，延誤稿件的審理等。建議開通在線投稿系統(tǒng)的同時(shí)，配合使用電子郵件和電話，以方便作者咨詢與查詢。目前，在24家開通在線投稿系統(tǒng)的期刊中，只有5家提供這方面的服務(wù)。為此，應(yīng)不斷完善和發(fā)展在線投稿系統(tǒng)，提高投稿的便捷性，實(shí)現(xiàn)作者與編輯之間的互動(dòng)交流，真正實(shí)現(xiàn)編輯流程的數(shù)字化。

注釋：

① 林麗芳.試論學(xué)術(shù)期刊編輯與作者、讀者之間的關(guān)系[J].福建行政學(xué)院福建經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（S1）：22.

② 中國人民大學(xué)“中國傳媒發(fā)展指數(shù)報(bào)告（CMDI）”課題組.跨界、整合與改制：社會視野下2011年中國傳媒業(yè)發(fā)展關(guān)鍵詞——基于傳媒業(yè)相關(guān)文本的詞頻分析[J].編輯之友，2012(6）：6.

③ 陳超英.傳統(tǒng)出版社向數(shù)字出版跨越的三條路徑[J].出版發(fā)行研究，2010（7）：60.

④ 賴一郎.從自動(dòng)回復(fù)郵件透視學(xué)術(shù)期刊應(yīng)對數(shù)字出版的心態(tài)與對策[J].編輯之友，2011（4）：44～45.

⑤ 全國出版專業(yè)職業(yè)資格考試辦公室.出版專業(yè)理論與實(shí)務(wù)[M].上海：上海辭書出版社，2003：93.