加強企業(yè)基層單位檔案管理工作

摘 要：隨著社會信息化時代的到來，信息管理越來越多樣化。作為原始信息憑證，基層單位檔案的存在有著重要的意義，企業(yè)檔案是企業(yè)在各項實踐活動中形成的真實可靠的原始依據(jù)，記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程。良好的企業(yè)基層檔案的管理規(guī)劃在維護企業(yè)健康發(fā)展的方面具有戰(zhàn)略意義，本文就如何加強企業(yè)基層檔案的管理工作，結合實際談一些見解。

關鍵詞：基層；檔案管理；規(guī)范

就企業(yè)而言，檔案可以說是一個企業(yè)的豐碑，記錄著一個企業(yè)的成長過程。檔案工作的好壞，直接或間接地影響著一個單位的工作質量、工作效率和服務質量。因此，如何做好基層檔案管理工作是當今管理者必須考慮的重大問題。

1 目前基層檔案管理分析

1.1 管理者管理意識不強

當今，許多的企業(yè)基層單位由于管理者管理意識不強，忽視了檔案的管理工作，即使有一些單位把檔案管理提到了日程上，但是在管理的時候，由于管理人員身兼數(shù)職、人事經常變動原因經常會出現(xiàn)檔案整理不及時、檔案質量不高、業(yè)務素質欠缺、服務標準降低等情況，從而造成企業(yè)單位檔案管理不到位。

1.2 管理體制不夠完善

隨著經濟改革的不斷深化，企業(yè)內部機構和單位的撤并、重組、遷址逐漸增多。在單位撤并的交接過程中，領導把主要精力都放在安全穩(wěn)定和平穩(wěn)交接上，對基礎的檔案移交工作重視不夠，沒有納入議事日程，沒有建立健全完善的檔案交接體制，加上個別人員對檔案的集中管理的意識不夠強，致使交接程序簡化，交接事項不清、交接手續(xù)不嚴而造成檔案信息丟失，為以后的檔案利用造成了很大的不便。

1.3 企業(yè)單位檔案管理的不規(guī)范

在檔案管理中，檔案管理者對基礎檔案管理的重要性和必要性沒有足夠的認識，對檔案管理不積極，僅僅是為了應付檢查、應付差事，對檔案的管理沒有建立嚴密有效的檔案管理制度、對信息的收集整理到保存沒有做到系統(tǒng)規(guī)范，甚至有些管理者把文件隨意丟放，沒有盡到一個管理者的責任。

1.4 提高檔案規(guī)劃質量，加強檔案信息化管理

隨著信息化時代的到來，許多基層單位檔案的管理體系并未創(chuàng)新，由于長期未更新檔案信息系統(tǒng)的版本，造成了目前企業(yè)的電子信息檔案管理混亂，加之單位在檔案的管理方面沒有制定相應的規(guī)定，許多檔案沒有進行合理的范圍劃分，導致了文件的保管的混亂，從而降低了檔案的管理質量。

1.5 檔案管理環(huán)境惡劣

為了檔案能夠完整的存放，檔案的存放環(huán)境是極為的重要，檔案室最好能保證良好的通風條件和干燥條件。除此之外，防止蛀蟲也是重中之重。在目前的檔案管理工作中，基層單位并未重視這些問題，檔案室的溫度和干燥度經常不達標，在防止蛀蟲方面，目前的企業(yè)單位多采用藥物殺蟲，這種方法雖然能抑止蛀蟲，但對管理人員的身體也造成了很大的傷害。

2 加強基層檔案管理工作的具體措施分析

2.1 優(yōu)化檔案管理制度，提高檔案管理者專業(yè)能力

為了能夠改變當前的檔案管理弊端，管理者積極了解當前的檔案管理現(xiàn)狀，積極與其他檔部門溝通討論，改革管理體系，制定相應的管理規(guī)章，其中主要分以下幾個方面。

（1）加強培養(yǎng)檔案管理者的責任心和職業(yè)道德素質，為企業(yè)樹立良好的形象，為檔案利用者提供更好的查詢服務，在檔案的管理中，管理者不但要堅持實事求是的思想，保證檔案的真實性，完整性。還應該具有保密意識，以確保檔案的政治安全。

（2）檔案的管理人員不僅要具備專業(yè)的理論知識，還應該熟悉檔案的管理工作，熟悉現(xiàn)代化信息技術，使傳統(tǒng)的檔案管理逐漸向現(xiàn)代信息化管理靠攏。此外，要注重提高工作人員的實踐能力，規(guī)范管理流程。

2.2 提高檔案管理者的綜合能力

檔案的管理好壞在很大程度上都是與管理者的能力直接掛鉤，所以檔案管理工作人員的綜合能力是十分重要的，這對檔案管理工作質量上的影響非常顯著，為了提高檔案材料的收集效率，檔案管理人員要具備幾下幾個方面的條件。

（1）檔案管理人員除了對檔案管理的理論知識的全面了解以外，檔案管理人員還必須了解其他各個學科的知識，如信息、分類、編輯等方面都要有一定的了解。當今社會，計算機的應用已經無處不在，計算機的存在為人類的工作和生活都帶來了極大的便利。檔案管理者不但要對傳統(tǒng)文化熟記于心，還要對計算機操作了如指掌，只有管理者不斷地學習新知識，并加以創(chuàng)新改革，才能更好地推動檔案管理的健康發(fā)展。

（2）企業(yè)應該鼓勵檔案管理人員多參加一些創(chuàng)新、直觀、生動的培訓課程。企業(yè)也可以定期的組織一些多媒體教學課程，為檔案管理人員提供與其他企業(yè)相互學習相互交流的平臺，以提高檔案管理人員的管理技術水平。

（3）企業(yè)應培養(yǎng)檔案管理人員的自學能力，培養(yǎng)檔案管理人員的管理能力，提高管理人員的責任心和社會感。

2.3 加強檢查力度，提高管理質量

（1）在檔案管理工作中，管理者應加強檢查的力度，實行年檢制度，把年度檢查結果同年終考評、先進評選結合起來，從而強化檔案管理的規(guī)范性。

（2）企業(yè)各基層單位間要聯(lián)合檢查，相互督促，主動匯報實施狀況。

（3）嚴格檢查，嚴格執(zhí)法，對于檢查發(fā)現(xiàn)的問題要立即通知單位，對于情節(jié)極為嚴重的情況應追究其法律責任。

（4）積極溝通。在檢查工作結束以后，應立即與檢查單位就檢查問題進行溝通討論，向有關領導和人員通報，積極整改。

2.4 充分使用當前信息化技術，合理管理

隨著信息化技術的提高，紙質檔案已逐步被電子信息所替代，電子檔案不但彌補了紙質檔案不易長期保存的缺點，還具有便于快速檢索和遠距離傳輸?shù)膬?yōu)點，提高了工作效率，節(jié)省了人力、物力、時間和空間，實現(xiàn)了具有現(xiàn)代特色和規(guī)律的辦公自動化科學管理與人工管理的有效結合。

2.5 普及檔案知識，提升檔案質量

檔案質量的提高與機關工作人員對檔案工作的認知程度、檔案知識密不可分，針對當前機關工作人員對檔案工作認知匱乏、知識欠缺問題需要做好以下兩點。

（1）充分認識檔案宣傳工作的重要性，加強領導，配足必要的宣傳設施設備，提高檔案宣傳工作的質量和效率。

（2）利用檔案宣傳展板、知識競賽、檔案知識揭掛、成立檔案QC小組方式進行檔案知識學習。

3 結束語

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化已經是當今發(fā)展的主題，作為原始的信息資源，我們應該充分認識到信息的重要性，檔案管理的重要性。只有充分的認識到當前檔案管理所存在的弊端，才能去更好的去管理，為檔案的保管與利用提供了強有力保證，讓“歷史的豐碑”古今可鑒。

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作者簡介

趙鳳云（1968-），女，河南鄭州人，大專，助理館員，基層檔案管理工作。