化工技師院校檔案管理模式探析

尤永芝

摘 要：化工院校檔案管理應該以主動服務和協(xié)同共贏為思維，從協(xié)同管理思想指導下來解決檔案管理中的問題，以改進和提升高職院校檔案管理工作。本文將結合我單位特點，從檔案管理模式探索中提出必要的對策和建議。

關鍵詞：化工院校；檔案管理；問題；對策

從1985年《中共中央關于教育體制改革的決定》提出“積極發(fā)展高等職業(yè)技術院?！保?999年黨中央、國務院在《關于深化教育改革全面推進素質教育的決定》中首次提出“大力發(fā)展高等職業(yè)教育”以來，高職教育走過了 20 多年的發(fā)展歷程，形成了包括高職、高專和成人高校等多種形式的以培養(yǎng)應用型、技能型人才為主要目的的高等職業(yè)教育體系，其中尤以高等職業(yè)院校發(fā)展最為迅猛。河南化工技師學院建于1978年，地處七朝古都開封市，是河南省唯一一所省屬公辦國家級化工類職業(yè)技術院校，也是河南省培養(yǎng)中、高級化工技能專門人才的重要基地。結合我院檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀，以協(xié)同管理思想為指導，提出推進檔案工作與高職院校工作協(xié)同（深度融合）為主線的發(fā)展策略。

1 開展檔案管理工作的重要性

高職院校中的檔案主要來源于高職院校的各項工作中所產生的各種文字、圖片、表格、影像等各種不同形式的記錄，例如高職院校的常規(guī)管理、教學、教研活動、學生管理和學校綜合管理等。高職院校檔案是高職院校在從事各項教育工作和活動中所產生的各種文字、圖片、音像、表格等各種不同形式的材料和音頻。包括涉及高職院校的管理、教育教學、儀器設備、校園文化建設、教學研究等各種門類和載體的檔案，可以真實地記錄了高職院校發(fā)展的歷史面貌。高職院校檔案所記載的信息中所反映出一個高職院校真實的一面，對于高職院校而言是非常重要的信息來源。通過高職院校檔案管理，高職院校管理層可以為此做工作總結，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并相應的提出解決措施，對促進高職院校的長遠發(fā)展有著重要的作用。通過對檔案的分析，可以對高職院校教育教學工作等方面演變和改革情況有一個更加清晰的認識，為高職院校今后的發(fā)展提供借鑒和依據(jù)。

2 高職院校檔案工作存在的問題

多年來，盡管檔案主管部門積極推進各級各類檔案機構的規(guī)范化建設和達標升級，但許多高職院校檔案工作落后的狀況長期未得到根本改善，許多高職院校檔案工作中存在以下普遍問題。

2.1 高職院校檔案管理的服務意識較差和部門之間缺乏配合

高職院校進行檔案管理工作的目的是更好地為教學服務、學生管理、高職院校的發(fā)展建設。但是，高職院校的檔案管理卻經常忽視了這一目的，具體表現(xiàn)為：一是經常遺失一些材料和檔案，為老師和學生帶來很重要的麻煩；二是學生檔案材料內容不統(tǒng)一，規(guī)范性較差，檔案材料質量不高，利用率較低。學生材料主要是各系各輔導員管理，沒有統(tǒng)一的要求，大多數(shù)材料基本上是一些由個人填寫的判斷式材料為主（如畢業(yè)生登記表），全面反映個人各方面素質的客觀分析性材料較少；從而影響檔案材料的真實性、完整性，使檔案利用價值大大降低。在高職院校里，檔案管理部門往往會被邊緣化，高職院校各部門之間對檔案管理普遍缺乏配合意識。

2.2 “硬件”投入不足和“軟件”建設嚴重滯后

隨著國家對教育的大力支持，很多高職院校的條件設施有了明顯改善，但在硬件投入上相對較少，特別是“六防”（防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防高溫）設施不到位，檔案的服務能力低，效率低下，檔案的管理手段落后，制度建設不夠健全，也影響了高職院校檔案工作的發(fā)展。

2.3 檔案室檔案的存放存在“散”、“亂”現(xiàn)象

檔案的隨便存放和一些檔案并沒有采取相應的保密措施除學生學籍檔案和少數(shù)文件外，其他業(yè)務檔案的存放大多數(shù)分散在教務處、人事處、財務處、學工處、各系部及個人手中，沒有得到集中管理。

3 創(chuàng)新高職院校檔案工作的策略及措施

創(chuàng)新既是民族進步和國家興旺的動力，高職院校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應和服務于社會。以創(chuàng)新管理思想為指導，加強協(xié)同為主線，把檔案工作深度融合到高職院校的各項工作當中，才能促進高職院校檔案管理規(guī)范化和科學化水平。

3.1 加強高職院校各部門之間協(xié)同合作

加強高職院校各部門之間協(xié)同合作就是指檔案工作在高職院校各部門共同協(xié)作下，由檔案管理協(xié)調處理完成。一是加強檔案管理與學校各部門的文件管理工作相協(xié)同，讓檔案管理規(guī)范和標準融入文件管理有關環(huán)節(jié)過程之中（實現(xiàn)所謂的“前端控制”），同時進行有關工作流程的整合和優(yōu)化。二是讓檔案工作深度融入高職院校管理體制之中，與學院同步協(xié)調發(fā)展。三是做好主動服務，在揮檔案資料的參考價值和憑證價值的同時，通過做好檔案資料與其它部門對接，以確保檔案工作的正確無誤。

3.2 把檔案工作融合到高職院校工作各環(huán)節(jié)

為了使檔案工作更好的融入高職院校工作的各個環(huán)節(jié)，可以采取以下措施：一是要加強宣傳、舉辦展覽、座談會等形式捕捉本高職院校檔案工作的新亮點、新特點，使廣大師生認識到檔案的重要性；二是要運用各種先進的技術手段和網絡軟件利用，提高檔案工作的管理效率和服務水平；三是要加強領導，制定和完善各種檔案機制，必須做到有領導抓、有機構管、有專人做，真正做到議事有位置、計劃有內容、經費有保證、管理有措施、質量有提高；四是要把檔案工作納入高職院校發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃、納入學校管理制度和有關人員的崗位職責、納入校領導議事日程，檔案工作經費納入學校當年預算，確保“人、財、物”的到位，檔案部門參加學校重要計劃工作會議，參加學?？蒲姓n題、設計項目以及產品的評價、監(jiān)定會、參加學?；üこ炭⒐を炇展ぷ?、參加重大儀器設備開箱驗收工作。

3.3 加強檔案工作的協(xié)同管理

加強檔案工作的協(xié)同管理，就是要對檔案立卷歸檔工作（甚至包括公布利用環(huán)節(jié)）的流程、規(guī)范與文件管理工作有關流程進行規(guī)范整合和協(xié)同，對文件的起草、形成、審核、簽發(fā)、執(zhí)行、更改、歸檔過程進行控制。具體操作步驟如下：1.熟悉檔案管理的有關流程、規(guī)范，各部門（工作流程中有關）文件管理流程、規(guī)范；明確和熟悉檔案收檔范圍；2.分析現(xiàn)有工作程序、流程，按檔案業(yè)務規(guī)范和協(xié)同管理降本增率需要，將之合理地簡化、整合、增加、調整之后，建立針對文件管理與檔案工作協(xié)同管理的一套業(yè)務流程（工作程序、崗位職責要求）和共同遵守的規(guī)范（公文制發(fā)要符合歸檔規(guī)范），確保文、檔協(xié)同管理的工作機制程序化、制度化；3.根據(jù)高職院校根據(jù)自身特點制定具體流程（例如，收到上級文件登記手續(xù)完后即到歸檔手續(xù)；給各有關單位建立獲獎登記簿，獲獎材料紙質文件與電子文件同步歸檔等等）。

3.4 創(chuàng)新檔案管理工作機制

要創(chuàng)新檔案管理機制，就要打破呆板的檔案管理思路和陳舊的管理格局。檔案管理的最終目的是利用，因此，檔案管理工作者要“堅持以人為本，服務至上”為原則，為利用者提供優(yōu)質服務，這對檔案工作提出更高的要求，首先要加強自身建設，熟悉檔案業(yè)務，要有扎實的檔案專業(yè)知識，如檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、檔案縮微技術學等；其次要提高素質：一是提高政治素質，二是提高業(yè)務素質，三是提高能力素質。

參考文獻

[1] 雷艷玲，郭華梅.高職院校檔案管理模式探析[J]. 云南檔案. 2011（01）.

[2] 陳雪芬.論提高高職院校檔案管理人員的素質[J]. 大學教育. 2013（19）.