探討信息時(shí)代檔案管理發(fā)展新方向

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，我國(guó)的各個(gè)企事業(yè)單位在其日常辦公中的信息管理、物料管理以及財(cái)務(wù)管理等工作均實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化， 同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)也為檔案及資料的管理提供了便捷的手段。文章就檔案管理軟件的發(fā)展趨勢(shì)以及其必要性進(jìn)行闡述，并結(jié)合實(shí)例了解檔案管理軟件在實(shí)際中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；軟件；實(shí)例應(yīng)用；傳統(tǒng)管理

1 傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營(yíng)決策、問(wèn)題處理、信息交流、研究開(kāi)發(fā)等活動(dòng)的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來(lái)保管的，這樣就需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來(lái)進(jìn)行檔案的分類(lèi)存檔，過(guò)程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：

1.1 傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時(shí)效性

在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進(jìn)行繁瑣的登記。如果是在當(dāng)?shù)剡€好，但有時(shí)卻要去異地才能閱讀到，就時(shí)間上來(lái)說(shuō)這樣異地的奔波，不但浪費(fèi)了大量的時(shí)間，也同時(shí)耗去不少人力和財(cái)力，信息也沒(méi)有得到充分的共享，甚至還會(huì)影響到正常的使用，這樣就無(wú)法充分的體現(xiàn)文檔的價(jià)值，所以說(shuō)它缺乏時(shí)效性。

1.2 傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長(zhǎng)久保存

在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長(zhǎng)久保存，尤其在借閱過(guò)程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過(guò)程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無(wú)法修復(fù)的，這樣就會(huì)容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來(lái)，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會(huì)因?yàn)閾p壞而成為一種巨大的損失，無(wú)法彌補(bǔ)。所以說(shuō)紙質(zhì)文檔不利于長(zhǎng)久保存。

1.3 傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化

在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進(jìn)行詳細(xì)的登記，但是由于檔案的種類(lèi)形式的多樣，使其在整理歸類(lèi)上比較麻煩，不方便長(zhǎng)久的使用。而且在保管上有相當(dāng)復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來(lái)進(jìn)行分類(lèi)整理，還要進(jìn)行一定的維護(hù)，在還文檔時(shí)還要有一套流程來(lái)進(jìn)行登記?？偸窃谥貜?fù)著工作，卻效率很低。

1.4 檔案信息共享和在線(xiàn)服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)質(zhì)上是一種“死”檔案管理模式，檔案信息查找困難，信息不能共享，利用率及其低下。但是，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，文書(shū)檔案轉(zhuǎn)換成電子文本，并建立統(tǒng)一的電子文書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣一來(lái)，檔案管理由案卷級(jí)擴(kuò)展到文件級(jí)，由單一渠道擴(kuò)展為體系化，檔案目錄的外部特征轉(zhuǎn)換為內(nèi)部特征，綜合管理，極大的提升了檔案運(yùn)作水平，提高了工作效率。此外，有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案信息與載體分離管理利用，達(dá)到信息系統(tǒng)共聯(lián)，從而得出信息的縱向和橫向、歷史與現(xiàn)實(shí)之間的多方位、多層次的記錄，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案信息的在線(xiàn)服務(wù)和共享資源。

2 做好數(shù)字化環(huán)境下文書(shū)檔案管理的建議

2.1 規(guī)范體制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

要做好辦公自動(dòng)化、數(shù)字化環(huán)境下文書(shū)檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個(gè)方面著手，規(guī)范文檔管理體制，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。一是規(guī)范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門(mén)，檔案部門(mén)對(duì)文件的前期控制往往難以開(kāi)展，一不小心就成了“越權(quán)行為”。因此，必須從管理體制上進(jìn)行規(guī)范，在單位內(nèi)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，使二者同步發(fā)展。應(yīng)將檔案部門(mén)對(duì)文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個(gè)工作環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。

2.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

1.從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。

2.以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。

3.加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

2.3 制定相應(yīng)的檔案管理法律

檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程越來(lái)越快，也是未來(lái)檔案管理的大勢(shì)所趨，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理檔案，優(yōu)勢(shì)非常的明顯，相對(duì)于過(guò)去的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案有著巨大的發(fā)展?jié)摿?，相關(guān)的管理者應(yīng)該積極的解決相應(yīng)的制約因素，我們國(guó)家是依法治國(guó)的國(guó)家，任何事情都應(yīng)該按照相應(yīng)的法律規(guī)定予以執(zhí)行，對(duì)于未來(lái)的檔案管理也是如此，針對(duì)電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門(mén)應(yīng)該及時(shí)制定相應(yīng)的法律對(duì)這些行為進(jìn)行規(guī)范，只有通過(guò)法律規(guī)范了電子檔案的管理細(xì)節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對(duì)于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對(duì)應(yīng)的處罰條例，對(duì)這些違法人員進(jìn)行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅(jiān)決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。

3 總結(jié)

伴隨著科技的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)達(dá)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學(xué)管理，這也是每個(gè)文書(shū)檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公軟件自動(dòng)化、數(shù)字化是信息社會(huì)時(shí)代的重要標(biāo)志之一，為了更好的服務(wù)全人類(lèi)，文檔管理的現(xiàn)代化進(jìn)程將永不停止。

參考文獻(xiàn)

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[2]李志紅.適時(shí)新時(shí)期發(fā)展需要做好文書(shū)檔案管理工作[J].北方經(jīng)貿(mào)，2012（05）.

作者簡(jiǎn)介

郭飛峽（1979-），男，湖北省宜昌市秭歸縣社會(huì)保險(xiǎn)局企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)股股長(zhǎng)，助理館員。