論新時(shí)期如何做好檔案管理的信息化

杜貴芝，付進(jìn)學(xué)

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理——檔案需長(zhǎng)期保存，而且為提高存儲(chǔ)環(huán)境，還要避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。另外檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾的傳統(tǒng)檔案管理方式已不再適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展的速度不斷加快，人民的生活水平不斷提高，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)水平也在不斷的提高。信息化也逐漸成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使人們步入了一個(gè)信息化的時(shí)代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)逐漸成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代人們生活不可缺少的工具。所以做好檔案管理的信息化建設(shè)工作關(guān)系著企業(yè)的進(jìn)步，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；信息化

隨著時(shí)代的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高和人類辦公技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會(huì)的各項(xiàng)制度改革也隨之日益加深，檔案管理制度作為當(dāng)今信息化時(shí)代不可或缺的應(yīng)用技術(shù)，其改革必然也隨之不斷加深。面對(duì)世界和社會(huì)各界信息量越來越龐大與復(fù)雜的當(dāng)下，檔案管理工作信息化的理念更新與制度改革顯得尤為重要。檔案管理信息化工作理念應(yīng)如何更新，管理制度應(yīng)如何改革，才能更加高效的面對(duì)逐步趨于紛繁復(fù)雜的檔案種類和數(shù)量，更加適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者所面對(duì)的問題。

1 進(jìn)行檔案管理的內(nèi)涵

檔案管理也稱之為檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。所以對(duì)于檔案的管理工作無論是對(duì)國(guó)家還是對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。

2 新形勢(shì)下信息化的發(fā)展的必然趨勢(shì)

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。（智能化工具又稱信息化的生產(chǎn)工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。智能化生產(chǎn)工具與過去生產(chǎn)力中的生產(chǎn)工具不一樣的是，它不是一件孤立分散的東西，而是一個(gè)具有龐大規(guī)模的、自上而下的、有組織的信息網(wǎng)絡(luò)體系。這種網(wǎng)絡(luò)性生產(chǎn)工具將改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式、交往方式、生活方式、思維方式等，將使人類社會(huì)發(fā)生極其深刻的變化。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng)，中國(guó)信息化有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，縮小了與發(fā)達(dá)國(guó)家的距離。在我國(guó)，“十一五”期間，我國(guó)信息化應(yīng)用逐步深入，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益明顯提高。數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)醫(yī)療信息化、政務(wù)信息化和物流信息化市場(chǎng)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大。在各行業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，仍存在著突出的問題。在社會(huì)信息化、政務(wù)信息化與信息安全建設(shè)領(lǐng)域仍有不同程度的不足。相信隨著我國(guó)政策的支持和產(chǎn)業(yè)問題的解決，我國(guó)信息化將進(jìn)一步向著縱深方向發(fā)展?？梢娦畔⒒粌H代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會(huì)物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個(gè)人行為、組織決策和社會(huì)運(yùn)行趨于合理化的理想狀態(tài)。同時(shí)信息化也代表著一個(gè)國(guó)家的科學(xué)技術(shù)水平和人民的生活水平。

3 如何做好檔案管理的信息化工作

檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供相應(yīng)的利用服務(wù)。一方面，因?yàn)闄n案需要長(zhǎng)久保存，為提高其存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、腐蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，無論是國(guó)家還是企業(yè)，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)是在所難免的，而且因其無備份而又為每年不得不有的文檔損失而擔(dān)憂。另一方面，因?yàn)闄n案需反復(fù)被查閱，所以不可避免的存在原件受損或遺漏、丟失，從而給文檔的保管與利用帶來管理上的憂慮?？梢?，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)工作，是一種既節(jié)省人力，又減少紙張的浪費(fèi)保護(hù)環(huán)境，避免不必要的困憂的現(xiàn)代信息管理的手段。

要做好檔案管理的信息化工作首先要：加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如計(jì)算機(jī)的配備，在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行檔案的整理、收集、編制、檢索內(nèi)容、相關(guān)介紹等工作。也同時(shí)可以用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。做好檔案管理信息化工作的要求：

首先，要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

第二，要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都形成網(wǎng)絡(luò)化的工作模式，從而加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和利用。

第三，加強(qiáng)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫的相關(guān)建設(shè)：形成檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式的統(tǒng)一，逐步適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入與保存，便于有需要的工作人員隨時(shí)查、取。

最后，加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新出更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，所以，要通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。從多方面提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

在我國(guó)新形勢(shì)下，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案的開發(fā)和利用工作，進(jìn)行檔案管理的信息化理念的更新，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理的信息化不僅有利于為隨時(shí)查詢提供便利，同時(shí)也為檔案管理工作人員減少了很多不必要的勞動(dòng)力，增強(qiáng)檔案的永久儲(chǔ)存性。促進(jìn)我國(guó)政府和企業(yè)的檔案管理工作朝向更科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展。

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