淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理

呂康

電子、信息技術(shù)飛速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備種類日漸增多，精密度和智能化程度越來越高，已成為醫(yī)療、科研、教學(xué)、機(jī)構(gòu)、臨床學(xué)科工作最基本要素，在醫(yī)院應(yīng)用日趨廣泛，涉及臨床各個學(xué)科。醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的好壞直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和社會、經(jīng)濟(jì)效益的高低，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理是極其重要的。

1 做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要意義

醫(yī)療設(shè)備檔案是指醫(yī)療設(shè)備采購以及運行過程中形成的資料，主要有申購請示及批復(fù)、論證報告、企業(yè)三證復(fù)印件、購銷合同、發(fā)票復(fù)印件、設(shè)備裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告以及全套隨機(jī)技術(shù)資料等。

1.1 參謀作用 醫(yī)療設(shè)備檔案是做好預(yù)測服務(wù)的第一手資料，是效益分析的客觀依據(jù)，能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策提供及時、有效、精準(zhǔn)的信息支撐，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。

1.2 指導(dǎo)作用 醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備保養(yǎng)、檢修的必備條件，可以使維修人員降低對廠家的依賴，擺脫被動從屬地位，提高自主維修力度，準(zhǔn)確判斷并及時排除故障。設(shè)備維修人員更可通過故障規(guī)律分析，實現(xiàn)主動維修和預(yù)防性維修，提高設(shè)備使用效率，降低維修費用。

1.3 保障醫(yī)院合法權(quán)益 醫(yī)療設(shè)備檔案能夠為醫(yī)院維護(hù)合法權(quán)益提供必要的法律依據(jù)。如設(shè)備故障或由于設(shè)備問題引發(fā)醫(yī)療糾紛時，可根據(jù)設(shè)備的原始檔案與廠商協(xié)商解決。

2 目前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的主要問題

醫(yī)療設(shè)備檔案管理目前主要存有以下問題：

2.1全員檔案意識低，檔案利用率低 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對設(shè)備檔案管理重視不足，對設(shè)備檔案管理缺乏嚴(yán)格考核，同時受人員、經(jīng)費、設(shè)施等限制，檔案管理工作易受冷遇，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度欠完善 目前較多醫(yī)院未制定專門的設(shè)備檔案管理制度，無專職人員，使得醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員職責(zé)不明確，履職不到位。

2.3收集流程不規(guī)范，歸檔范圍欠明確 檔案人員普遍未參與設(shè)備采購申請、安裝和驗收過程，資料收集隨意性較大，容易造成有價值資料遺失、損壞，導(dǎo)致檔案無法及時立卷歸檔，嚴(yán)重影響醫(yī)療設(shè)備檔案的保存和利用。同時存在一定的保管期限不明確的問題。

2.4 設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高 目前醫(yī)院很少設(shè)置專職設(shè)備檔案管理員，普遍采用兼職，人員變動頻繁，缺少系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)，管理知識匱乏，專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平普遍較低，影響到醫(yī)療設(shè)備檔案的管理水平。

3 加強(qiáng)設(shè)備檔案管理的有效措施

3.1 建立健全設(shè)備檔案管理規(guī)章制度 根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實際，建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度，確保管理工作制度健全，有章可循，崗位職責(zé)明確，工作人員切實履職。切實加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，成立由分管院長直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，實行醫(yī)院、科室、職工的三級管理，定期召開會議，明確工作目標(biāo)和任務(wù)。將檔案管理列入醫(yī)院目標(biāo)管理，納入科室每月質(zhì)量績效考核。同時要深入開展檔案法律法規(guī)的宣傳，提升全員檔案意識，營造檔案工作的良好氛圍。

3.2 明確劃定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍 根據(jù)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理要求，1500元以上的醫(yī)療設(shè)備納入固定資產(chǎn)管理，10000元以上的醫(yī)療儀器設(shè)備建立醫(yī)療設(shè)備檔案。歸檔內(nèi)容由以下兩部分組成：

3.2.1 申請及采購過程所產(chǎn)生的文件 包括采購申請、論證表（記錄）、公開招投標(biāo)資料、購銷合同、商務(wù)談判記錄或協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財務(wù)檔案中）、裝箱單、貨物運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告、設(shè)備操作說明、全套隨機(jī)技術(shù)資料、企業(yè)三證復(fù)印件等。屬于上級衛(wèi)計委嚴(yán)格配置大型設(shè)備的，須要有衛(wèi)生資源配置許可有關(guān)資料。屬于進(jìn)口設(shè)備的，尤其是享受國家免稅政策的進(jìn)出口設(shè)備，除以上資料外，還需要有注冊許可證、機(jī)電設(shè)備進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單、外貿(mào)合同、質(zhì)保證書、發(fā)票憑證、商品檢驗報告等。屬于嚴(yán)格監(jiān)管特種設(shè)備的，還需要有政府部門出具的技術(shù)鑒定和使用許可。

3.2.2 設(shè)備使用過程中形成的資料 包括設(shè)備操作規(guī)程、使用情況記錄、維保記錄、設(shè)備檔案卡、每年的經(jīng)濟(jì)效益分析、使用率和完好率統(tǒng)計、醫(yī)療診斷陽性檢出率、報廢申請與審批記錄等。這些資料一般按年度歸檔。

3.3規(guī)范設(shè)備檔案收集流程，做好動態(tài)管理 醫(yī)療設(shè)備經(jīng)歷采購、安裝與調(diào)試、轉(zhuǎn)移、報廢等四個階段，設(shè)備檔案歸檔時間長，資料多，設(shè)備檔案管理員應(yīng)隨設(shè)備的變化，及時跟蹤收集相應(yīng)資料，嚴(yán)格把關(guān)，確保齊全。設(shè)備檔案管理人員一是要參與設(shè)備采購、安裝與驗收全過程，收集齊全資料后方可驗收。二是要嚴(yán)格借閱手續(xù)，設(shè)備安裝和調(diào)試時，如操作人員需參考操作手冊等，應(yīng)當(dāng)場編碼編頁，及時辦理借閱手續(xù)。三是要了解各部門、各階段設(shè)備資料形成規(guī)律，有目的地進(jìn)行收集。四是要將收集到的資料進(jìn)行整理、建檔，資料應(yīng)盡量齊全。

3.4 充分利用信息化技術(shù)，提高檔案利用率充分利用計算機(jī)管理系統(tǒng)和管理軟件，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案現(xiàn)代化管理，提高工作效率，確保工作質(zhì)量，同時更方便使用者查找、閱讀，節(jié)省成本，提高檔案利用率，同時更有力于提高檔案的保密程度。

3.5 提高檔案管理人員綜合素質(zhì) 將檔案人員培養(yǎng)作為醫(yī)院人才重要組成部分，積極開展技術(shù)培訓(xùn)，組織外出進(jìn)修、參觀學(xué)習(xí)，使其掌握檔案管理知識和新的科技管理手段，不斷提高業(yè)務(wù)水平。設(shè)備檔案管理人員還要加強(qiáng)設(shè)備專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和必要的網(wǎng)絡(luò)技能。

4 結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院檔案管理乃至醫(yī)院科學(xué)管理工作的重要組成部分，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案作用，有助于持續(xù)提高醫(yī)療技術(shù)水平，對醫(yī)院管理意義深遠(yuǎn)。醫(yī)院必須持續(xù)建立健全相應(yīng)工作規(guī)章制度，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理；檔案管理人員更要積極履職，細(xì)心工作，切實做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，使各種醫(yī)療設(shè)備效能得到充分發(fā)揮，產(chǎn)生良好的效益回報。

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