論述高校數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

田紹敏

隨著高等教育的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化的快速推進(jìn)，檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化，是檔案工作中的一個(gè)新課題，它面臨一些不可回避的新問(wèn)題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生物，雖然還存在一些有待解決的問(wèn)題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開(kāi)發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；數(shù)字化

1 教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題

1.1 檔案數(shù)字化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的教學(xué)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索和閱讀，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。

1.2 電子檔案原件的真實(shí)性問(wèn)題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

1.3 電子檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題

用 網(wǎng)絡(luò) 的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問(wèn)題，帶來(lái)了極大的威脅。

1.4 電子檔案保管的長(zhǎng)久性問(wèn)題

隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入，好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問(wèn)題，遇到病毒問(wèn)題或其它方面的故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

1.5 檔案管理軟件的統(tǒng)一性問(wèn)題

計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展 ，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。

由于現(xiàn)代高等教育體制和教學(xué)改革，各高校都在致力于提升辦學(xué)水平，彼此之間存在著激烈的競(jìng)爭(zhēng)。各高校都在采取各種形式各種方法宣傳以期擴(kuò)大學(xué)校的知名度和影響力，紛紛興建校史館、編纂校史，強(qiáng)調(diào)檔案要為學(xué)校、學(xué)生和社會(huì)服務(wù)。為此，檔案館根據(jù)學(xué)校 發(fā)展 要求和社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)加強(qiáng)了收集整理和編研工作，使檔案館成為宣傳學(xué)校的窗口陣地；同時(shí)進(jìn)行信息化建設(shè)，用現(xiàn)代技術(shù)手段高效地完成傳統(tǒng)手工服務(wù)的方法難于應(yīng)付的大量的查詢服務(wù)工作，如黨政日常工作中檔案材料的查考、畢業(yè)生學(xué)籍證明、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、成績(jī)翻譯、人事檔案補(bǔ)充材料等，檔案服務(wù)的成效日益為高校所認(rèn)同；新的形勢(shì)對(duì)檔案人才也提出了要求，一是檔案館要增加編制，滿足檔案工作深入發(fā)展和檔案規(guī)模擴(kuò)大的需要，二是檔案館要加強(qiáng)人才培訓(xùn)和繼續(xù)教育，形成合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握最新專業(yè)技術(shù)和理念。

2 教學(xué)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1 便捷實(shí)現(xiàn)多種媒體信息存儲(chǔ)和傳遞

電子檔案可同時(shí)將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存， 并可借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)任意組合編輯，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性，豐富了檔案的內(nèi)容。

2.2 信息存儲(chǔ)容量大

電子檔案體積小但存儲(chǔ)容量大。一張CD-ROM光盤可存儲(chǔ)650 Mb，相當(dāng)于30萬(wàn)漢字的圖書1000冊(cè)、35萬(wàn)張A4打印紙上的文字信息或10萬(wàn)張圖形信息。

2.3 便捷實(shí)現(xiàn)檢索瀏覽

電子文獻(xiàn)由于具有全文數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)和相應(yīng)的按自身邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)、檢索軟件等技術(shù)，借助某些關(guān)鍵詞，能夠便捷的查找所需要的資料， 大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實(shí)體檔案的繁瑣。在教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，檔案管理人員還可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用；利用者亦可以足不出戶地遠(yuǎn)程訪問(wèn)檔案材料，網(wǎng)上下載檔案信息，或遠(yuǎn)距離、高速度的傳輸，真正實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。

2.4 提高了教學(xué)檔案的利用率

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案可被多人在不同地域同時(shí)訪問(wèn)、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時(shí)為不同的用戶服務(wù)，大大提高了檔案的利用率。

3 建議采取的對(duì)策

3.1 盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過(guò)招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛(ài)檔案事業(yè)；不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序，能夠開(kāi)發(fā)軟件。

3.2 建立健全維護(hù) 電子 文件真實(shí)和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。要通過(guò) 法律 形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來(lái)，使人們能夠自覺(jué)地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過(guò)立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

3.3 制定 科學(xué) 、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

3.4 研制開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢(shì)，采取有力措施，從工作重點(diǎn)和方式上來(lái)一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來(lái)一次大儲(chǔ)備，以勇敢地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

高校檔案工作的重要性早已在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中得到體現(xiàn)，在現(xiàn)實(shí)中，也逐漸被各高校所認(rèn)識(shí)和重視，很多高校檔案館的辦館條件得到改善，如新建獨(dú)立的館舍，更新設(shè)備，加大經(jīng)費(fèi)投入，注重檔案人才培養(yǎng)；檔案館應(yīng)充分利用收集指導(dǎo)、培訓(xùn)和展覽等各種途徑宣傳檔案意識(shí)，充分利用較好的辦館條件，扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校的管理建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。如此則高校的管理建設(shè)與檔案工作構(gòu)成良性循環(huán)，二者之間的關(guān)系越來(lái)越密切，相互促進(jìn)，最終達(dá)到提升高校辦學(xué)水平的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]張照余.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].中國(guó)檔案出版社.2001： 94-99

[2]《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部、國(guó)家檔案局令[2008]第27號(hào)）