淺析檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

王金玲

摘 要：檔案管理工作是政府工作的重要組成部分，它是基層基礎(chǔ)建設(shè)、規(guī)范管理的重要內(nèi)容之一。管理好、做好檔案是檔案管理工作人員必須履行的重要職責(zé)。然而，多數(shù)檔案管理人員更換頻繁，在管理上存在較多漏洞，如何改進(jìn)檔案管理工作中的不足，提出對(duì)策。本文總結(jié)了目前檔案管理中存在的問(wèn)題，并且提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1 檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此。一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的狀況，這樣會(huì)導(dǎo)致人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競(jìng)聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡(jiǎn)”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉(cāng)庫(kù)為一間，既無(wú)鐵門(mén)、鐵窗等基本設(shè)施，也無(wú)其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽(yáng)光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

3.人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來(lái)越多。

4.人事檔案材料制作不規(guī)范。干部檔案材料，須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開(kāi)規(guī)格的檔案材料以及對(duì)那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來(lái)，時(shí)常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無(wú)邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動(dòng)，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時(shí)也使得人事檔案案卷很不美觀。

5.人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

6.人事檔案利用工作水平較低。其作用尚未充分發(fā)揮出來(lái)。對(duì)人事檔案管理者來(lái)說(shuō)，無(wú)論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門(mén)來(lái)才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價(jià)值低，功能越來(lái)越弱化。

2 提高檔案管理工作效率的對(duì)策

1、調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性。檔案館長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，在實(shí)際的檔案館管理工作中，要激發(fā)員工對(duì)工作的積極性和熱情，保證工作按時(shí)完成。但在此同時(shí)，獎(jiǎng)罰要明確，堅(jiān)決制止徇私舞弊，為員工各盡其職才搭建一個(gè)公平、公正的舞臺(tái)。在此，物質(zhì)激勵(lì)對(duì)激發(fā)員工的積極性具有非常重要的作用。物質(zhì)激勵(lì)方式有多種，要根據(jù)每個(gè)崗位不同特點(diǎn)采取相應(yīng)的方式，才能達(dá)到最好的激勵(lì)效果。物質(zhì)激勵(lì)沒(méi)有絕對(duì)高低之分，在設(shè)計(jì)物質(zhì)激勵(lì)的過(guò)程中最重要的是要體現(xiàn)“公平”原則，以學(xué)院為發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃為導(dǎo)向，以每位員工創(chuàng)造的績(jī)效大小為依據(jù)，制定基于績(jī)效的物質(zhì)激勵(lì)體系，充分體現(xiàn)“多創(chuàng)造價(jià)值多得回報(bào)”的理念。

2、健全檔案管理制度。有效的制度是完善措施是做好一切工作的必要條件，更是做好檔案管理工作的必要保證。信息設(shè)備管理處從領(lǐng)導(dǎo)到員工就是依靠制度的建設(shè)，措施的完善來(lái)保障各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。如：（1） 規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合學(xué)校特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)學(xué)校檔案管理的需要。對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理。要擬定檔案管理工作的方針、政策法規(guī)和規(guī)章制度；嚴(yán)格要求在職人員；定期做好工作人員培訓(xùn)工作。（2） 規(guī)章制度要簡(jiǎn)明實(shí)用。必須具有可操作性以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。（3）堅(jiān)持制度約束性。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度是否能夠順利執(zhí)行，而職工是學(xué)校的主要構(gòu)成群體組成之一，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。（4）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者必須堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、改進(jìn)和完善檔案功能。嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)方針政策，以堅(jiān)持更好地為公眾服務(wù)，充分發(fā)揮檔案事業(yè)在建設(shè)和諧社會(huì)中的作用為宗旨，做到功能齊全，設(shè)施完善，經(jīng)濟(jì)實(shí)用，滿足檔案收集、整理、保管、利用等工作需要。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合學(xué)校對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4、采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，來(lái)提高檔案工作的效率和水平，以盡快的速度來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的學(xué)校也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，要引進(jìn)高等學(xué)科人才，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。