加強干部人事檔案管理工作的幾點思考

干部人事檔案是是歷史地、全面地了解干部和正確選用干部的基礎(chǔ)，是做好干部工作的必備條件之一。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，干部人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問題，干部人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)。新時期如何提高檔案管理水平，開發(fā)檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事工作服務(wù)，已成為一個嶄新的重要課題。

1 干部人事檔案管理的地位和作用

一是歷史依據(jù)和管理服務(wù)功能。人事檔案是個人歷史的真實記錄和個人本來面目的客觀反映，是做好干部人事工作不可缺少的基礎(chǔ)材料。在實際工作中對于年齡、工齡、學(xué)歷和待遇等問題，要堅持以檔案為基礎(chǔ)，以歷史資料為依據(jù)，對照政策，及時提供有價值的信息，并為正確解決問題提供第一手資料。在日常工作中，人事檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在為職工個人提供歷史公正的憑證，可以為職工干部出具歷次任職，學(xué)歷層次、社會關(guān)系、黨團(tuán)關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職稱、工資收入等憑證。

二是識人和用人依據(jù)。人事檔案是考察、了解員工的重要手段，人力資源管理不可缺少的依據(jù)。切實做好人事檔案管理工作，對部門人事制度改革過程中選拔聘任干部提供資料起到重要作用。人事部門借助人事檔案及其管理工作對有關(guān)人員的年齡狀況、學(xué)識水平、知識結(jié)構(gòu)、政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)工作能力和主要工作經(jīng)歷等，有一個合乎實際的了解和掌握，以達(dá)到知人善任和人盡其才。

三是人力資源開發(fā)載體。人力資源管理的各項職能都與人事檔案有著緊密的關(guān)系。部門可以通過對不同類型的人事檔案資料進(jìn)行研究分析，可以從中發(fā)現(xiàn)人才成長的某些特點和規(guī)律，對于發(fā)現(xiàn)人才、識別人才、培養(yǎng)人才和使用人才，都具有十分重要的意義；完善、有效的人事檔案對人力資源的開發(fā)具有很大的促進(jìn)作用，可以根據(jù)各種有價值的信息，及時發(fā)現(xiàn)新人，避免壓制人才，埋沒人才；有效的人事檔案管理可以使人力資源信息共享，促進(jìn)部門之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才積壓和“用非所學(xué)”的現(xiàn)象產(chǎn)生，并且為組織的發(fā)展合理地配置人力資源。

2 當(dāng)前干部人事檔案管理工作存在的主要問題

一是檔案管理意識淡薄。干部人事檔案工作是一項默默無聞的工作，也不容易取得明顯成績。因此，少數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案工作不夠重視，甚至存在著一些認(rèn)識誤區(qū)，在實際工作中存在一些突出問題，如有些單位管檔人員配備不到位，沒有按規(guī)定比例配備工作人員；投入不夠，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，保管條件比較落后；檔案人員隊伍不穩(wěn)定，變化比較大等。這些問題既影響了干部檔案管理人員的積極性，又影響了干部人事檔案管理的工作水平。

二是管理不夠完善。由于形成材料的部門對檔案管理工作認(rèn)識不夠等原因，檔案材料沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。如《干部履歷表》、學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表、甚至是入黨材料，都有缺失或不完備。由于時間過久，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集。

三是立卷不夠規(guī)范。隨著社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)活動中競爭機制的引入，人事檔案在就業(yè)和職位升遷方面的憑證參考作用越來越受到重視。這就要求人事檔案中每份材料的來源和內(nèi)容必須真實可靠，必須經(jīng)過組織嚴(yán)格的鑒別和認(rèn)真的審查核實。然而，在實際工作中卻發(fā)現(xiàn)不少問題，有的檔案材料填寫格式不規(guī)范，紙張不符合要求，有的存在內(nèi)容填寫前后不一、記載不實、審核不準(zhǔn)等問題，不利于檔案的保存和利用，也使干部人事檔案的真實性、動態(tài)性、完整性功能逐漸趨于弱化。

四是“人檔分離”增多。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動速度加快，流動方式更加靈活。各類人才“跳槽”頻繁，造成“人檔分離”現(xiàn)象越來越多。此外還有部分大、中專畢業(yè)生就業(yè)時，檔案沒有隨人走，學(xué)歷檔案和工作檔案分散保存。這不僅給人才引進(jìn)帶來了一定的風(fēng)險，也給組織人事部門的管理帶來了難度。

3 加強干部人事檔案管理工作幾點思考

一是強化檔案意識。一是領(lǐng)導(dǎo)重視要落到實處。各級黨委及其組織人事部門必須高度重視干部人事檔案管理工作，將其列入全年組織工作要點和重要議事日程。各單位均要明確一名檔案專干，由管檔部門加強對檔案專干的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實強化管檔單位和管檔人員的檔案意識，有效避免檔案工作“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。二是宣傳要深入人心。要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會關(guān)心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對人事檔案工作的知曉率。

二是把好兩道關(guān)口。一是要把好“入門關(guān)”。要對干部檔案缺少材料情況進(jìn)行集中清理，通過書面方式，責(zé)成材料形成單位將材料收集整理、經(jīng)單位審核后統(tǒng)一移交管檔單位，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響，保證干部檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。二是把好“更新關(guān)”。要建立檔案資料收集責(zé)任制，對負(fù)有提供資料責(zé)任的部門和人員作出歸檔內(nèi)容和時限的要求。同時，對在普遍性、階段性工作中形成的材料和特殊性材料，檔案人員主動與相關(guān)部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)?；煌涎?、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實際情況同步。

三是規(guī)范檔案管理。一是高標(biāo)準(zhǔn)完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全管理。安排專項經(jīng)費，配套建立干部人事檔案專用庫房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三室”分開，防火、防盜、防塵、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位；配備完善計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、碎紙機等辦公設(shè)備，提升辦公硬件需要和檔案管理環(huán)境。二是嚴(yán)要求加強制度建設(shè)，規(guī)范管理程序。制度是做好工作的前提和保證，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等制度，做到制度上墻，責(zé)任落實，規(guī)范檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，堅決做到做到“五不查”、“四不借”“三不轉(zhuǎn)”。特別是針對人才流動與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，人才不合理地流動，造成“人檔分離”越來越多的現(xiàn)象，要嚴(yán)格按照管理權(quán)限，對不在本單位的人員的檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的要及時轉(zhuǎn)遞，有效避免“人檔分離”情況的發(fā)生。

四是加快檔案信息化建設(shè)。一是做實基礎(chǔ)工作，加快檔案工作信息化建設(shè)步伐。在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案信息化，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等工作，保證干部檔案信息的實效性、真實性和正確性。二是創(chuàng)新技術(shù)和手段，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，探索新的方法，對檔案進(jìn)行合理、靈活地開發(fā)利用，充分挖掘信息作用，把“死”檔案變成“活”資源，有效服務(wù)社會。

作者簡介

馬士民（1983—），男，山東濱州人，職稱：助理館員，學(xué)歷：本科，主要研究方向：檔案管理。