醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀以及創(chuàng)新舉措

摘 要：醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對(duì)提高醫(yī)院的綜合管理水平、技術(shù)進(jìn)步具有至關(guān)重要的作用。在時(shí)代發(fā)展的潮流中，不斷積極探索醫(yī)院檔案管理的制度措施，開拓創(chuàng)新性的檔案管理思路對(duì)醫(yī)院的檔案建設(shè)具有理論指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵字：檔案； 管理；創(chuàng)新；舉措

醫(yī)院檔案是醫(yī)院病歷過程、醫(yī)患關(guān)系、科研成果等方面的集成，是總結(jié)醫(yī)療技術(shù)的活資料。當(dāng)前，隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)決定性地位的確定，與民生密切相關(guān)的醫(yī)療事業(yè)開始走向市場化競爭，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革勢(shì)在必行。加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理制度，不斷積極適應(yīng)醫(yī)療市場化要求，開拓創(chuàng)新檔案管理的新舉措，對(duì)繁榮醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)、提高醫(yī)院管理水平有著強(qiáng)大的推動(dòng)力量。

1 檔案管理工作在醫(yī)院建設(shè)中重要作用

檔案管理制度是醫(yī)院建設(shè)中的資料庫，為醫(yī)院管理層決策提供科學(xué)、可行性的參考依據(jù)，能夠提高醫(yī)院高層決策的正確率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療技術(shù)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益共贏。醫(yī)院檔案的價(jià)值還體現(xiàn)在能夠?yàn)獒t(yī)院調(diào)整技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、推廣新的技術(shù)檔案等活動(dòng)提供扎實(shí)的研究基礎(chǔ)同時(shí)，為醫(yī)院的硬件設(shè)施建設(shè)完善與醫(yī)護(hù)服務(wù)水準(zhǔn)的提高保駕護(hù)航，使醫(yī)院在市場化的過程中平衡醫(yī)院利益與社會(huì)利益，推廣醫(yī)療技術(shù)研究成果，促進(jìn)醫(yī)療科研與醫(yī)院相關(guān)學(xué)術(shù)活動(dòng)的蓬勃開展。

2 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 缺乏檔案管理建設(shè)意識(shí)，檔案利用率低下

隨著醫(yī)療事業(yè)改革步伐的加快，我國目前檔案管理開始凸顯新的問題。醫(yī)院檔案管理的總體水平不高，醫(yī)院將精力主要集中在改善醫(yī)院硬件設(shè)施、提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益、推廣新技術(shù)等方面，反而認(rèn)為醫(yī)院的檔案管理是微不足道的?，F(xiàn)在醫(yī)院檔案管理往往因思想上的輕視，導(dǎo)致醫(yī)院檔案的完備性欠缺，檔案的利用率低下，難以體現(xiàn)信息參考價(jià)值。

2.2 缺乏科學(xué)的檔案管理措施，有待提高檔案完整度

醫(yī)院在發(fā)展的過程中，檔案的管理呈現(xiàn)層次化差異。大部分醫(yī)院仍然沒有符合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展需求的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，檔案歸檔編號(hào)不科學(xué)、缺乏卷內(nèi)明細(xì)，醫(yī)院檔案的管理常處于被動(dòng)的羅列整理資料的形式過程中，不利于檔案的完整和安全。另外，由于醫(yī)院檔案管理遺留的歷史問題以及缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，與醫(yī)療相關(guān)的病理切片、醫(yī)療檢察影像等資料不能及時(shí)歸檔。另一方面，醫(yī)院檔案的管理缺乏規(guī)范性措施，多頭齊管，且在醫(yī)院的目標(biāo)體系考核中，檔案管理未納入到考核內(nèi)容中，檔案難以發(fā)揮參考利用價(jià)值。

2.3 檔案管理現(xiàn)代化水平不高，技術(shù)陳舊、檢索效率低下

在醫(yī)院建設(shè)快速發(fā)展的過程中，新的檔案種類不斷涌現(xiàn)，檔案的數(shù)量激增，而之前陳舊、原始的檔案管理方法顯然不能滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理的需求，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。最明顯的是目前檔案檢索的效率不高，檔案管理的電子化、信息化水平低，不能借助于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)打造檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的再利用；在檔案檢索方式中，傳統(tǒng)的手工查找仍是主要方式，檔案管理人員需要編制大量的檢索工具，造成了大量工作的重復(fù)進(jìn)行、檔案管理工作難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人才，人才儲(chǔ)備不足

目前很多醫(yī)院都設(shè)置了檔案管理部門，但對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)、培養(yǎng)不足，缺乏高素質(zhì)、專業(yè)化強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。在信息化的時(shí)代，人才動(dòng)力的不足與檔案建設(shè)之間的矛盾日益突出，檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。在現(xiàn)行的醫(yī)院管理中，缺乏對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與再教育，檔案管理人員缺乏檔案管理的創(chuàng)新能力，缺乏與醫(yī)院建設(shè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案技術(shù)。

3 開展醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的舉措

3.1 更新檔案管理理念

醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)的重要方面，醫(yī)院需要轉(zhuǎn)變固有管理觀念，組建專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范與規(guī)則，最大效能的發(fā)揮檔案管理的效能。首先，轉(zhuǎn)變檔案管理的被動(dòng)觀念，積極參與檔案建設(shè)保證檔案的完整度，使檔案具有高度的參考價(jià)值；其次，醫(yī)院檔案管理者需要?jiǎng)?chuàng)新管理思維，創(chuàng)新檔案管理方式，樹立檔案雙重管理理念，在傳統(tǒng)的實(shí)物媒介存儲(chǔ)方式上擴(kuò)展到電子信息化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)實(shí)體與信息的互補(bǔ)，制定醫(yī)院行政公文的流轉(zhuǎn)程序，能夠熟練完成檔案的電子管理；同時(shí)能夠在醫(yī)院局域網(wǎng)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的共享，建立醫(yī)院檔案的資源數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)醫(yī)療交流與醫(yī)療技術(shù)進(jìn)步。

3.2 創(chuàng)新檔案管理方式

科技信息化促進(jìn)了檔案管理逐漸向電子化、信息化方向發(fā)展，檔案管理方式需要積極進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)電子檔案程序化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理。這就要求檔案管理人員不斷拓寬電子信息化領(lǐng)域的知識(shí)，將檔案信息化建設(shè)納入到醫(yī)院的整體規(guī)劃建設(shè)中。一方面，檔案管理人員需要結(jié)合具體的實(shí)踐要求制定檔案管理辦法，將檔案文件與電子檔案統(tǒng)一起來，避免信息的不對(duì)稱；制定嚴(yán)格規(guī)范檔案的收集整理、歸檔保密、利用銷毀等環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理的環(huán)節(jié)。另一方面，借助于現(xiàn)代科技技術(shù)，提高檔案利用率，例如可以使用條形碼作為檔案編號(hào)提高查找檔案的準(zhǔn)確率；注重電子信息化檔案的安全維護(hù)，及時(shí)更新查漏補(bǔ)缺，及時(shí)備份儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)電子檔案實(shí)體與電子存儲(chǔ)的雙重安全管理。另外，還需要構(gòu)建電子檔案的網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，建立分類醫(yī)療資源數(shù)據(jù)庫，設(shè)置瀏覽權(quán)限，在確保檔案數(shù)據(jù)安全的前提下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理。

3.3 注重轉(zhuǎn)變檔案管理的服務(wù)方式，提高檔案的利用率

新的行業(yè)不斷的發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)該努力提高自身的檔案學(xué)科專業(yè)知識(shí)、拓展知識(shí)，向復(fù)合型人才發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理將關(guān)注點(diǎn)定格在“管理”上，現(xiàn)代化的檔案管理模式需要將檔案管理從管理發(fā)展到服務(wù)層面。檔案管理需要運(yùn)用檔案資源為醫(yī)護(hù)人員、患者、學(xué)術(shù)建設(shè)等積極服務(wù)。檔案管理者可以采取有計(jì)劃、有程序的立案指導(dǎo)工作，積極主動(dòng)地開展檔案工作的歸檔與整理。檔案管理部門擔(dān)任起檔案整理與利用的橋梁，積極編制有價(jià)值的檔案信息檢索工具，提高檔案檢索的效率。加強(qiáng)醫(yī)院之間檔案室之間的交流，探討檔案管理的先進(jìn)模式不斷完善檔案管理制度。

3.4 建立專業(yè)的檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制

人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要主體，醫(yī)院檔案建設(shè)的發(fā)展離不開人才的推動(dòng)。第一，形成常規(guī)化的檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，了解檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，提高檔案管理的專業(yè)水平，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員理論轉(zhuǎn)換能力。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的拓展，熟練掌握電子檔案的常規(guī)操作，例如數(shù)據(jù)庫建設(shè)、局域網(wǎng)管理、光盤備份索引等技能。第二，專業(yè)人才的引進(jìn)與儲(chǔ)備是保證檔案管理連續(xù)性的條件。在人才培養(yǎng)的計(jì)劃中力求引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員，發(fā)揮專業(yè)才能，鼓勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理方法，形成專業(yè)、敬業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案管理人才的價(jià)值。第三，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性和創(chuàng)造性。增強(qiáng)人才的激勵(lì)機(jī)制，引進(jìn)競爭激勵(lì)制度，建立行之有效、科學(xué)的考核系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)；獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理突出貢獻(xiàn)的個(gè)人，激發(fā)人才個(gè)體創(chuàng)新的熱情，實(shí)現(xiàn)檔案管理人盡其責(zé)，最大限度地挖掘檔案管理的價(jià)值。

4 結(jié)語

醫(yī)院檔案管理看似普通，實(shí)則關(guān)系著醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展，需要不斷解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，提高檔案的利用率。這是積極促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的完善，實(shí)現(xiàn)檔案資源持續(xù)性利用，最終保證醫(yī)院建設(shè)多方位、全面持續(xù)發(fā)展的重要舉措。

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[2]淺談醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新；《中國實(shí)用醫(yī)藥》；2012年第7卷第13期 262-263頁，共2頁.

[3] 郭曉麗；醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與思索《企業(yè)家天地》 2012年06期.

作者簡介

吳鵬章（1972-），男，湖北應(yīng)城人，中專，職稱：中級(jí)，研究方向：醫(yī)院檔案管理。