加強(qiáng)農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案卷檔案管理之我見

摘 要：農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法是代表國家行使行政管理權(quán)，履行法律法規(guī)賦予的職責(zé)，依法治農(nóng)的重要手段。而農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法卷案檔案是執(zhí)法工作的主要內(nèi)容，是農(nóng)業(yè)檔案的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)；行政執(zhí)法；案卷

農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案卷既是記錄行政機(jī)關(guān)依法履職、查處違法案件的資料匯編，也是體現(xiàn)行政機(jī)關(guān)法治理念、執(zhí)法水平的文書憑證。根據(jù)筆者工作體會(huì)，淺談幾點(diǎn)關(guān)于農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案卷檔案的認(rèn)識。

1 農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案卷檔案的內(nèi)涵及特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案卷是指農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法活動(dòng)中形成的，經(jīng)過分類整理、按序排列、統(tǒng)一編號、立卷歸檔的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像以及相對人違法事實(shí)等各種形式載體的文字材料，包括事實(shí)整理、程序記錄、證據(jù)材料和法律文書等。

1、客觀性：即必須是基于違法事實(shí)、執(zhí)法程序、裁量基準(zhǔn)和處罰執(zhí)行等相關(guān)要素的真實(shí)記錄，一般是農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法活動(dòng)的結(jié)果，記載了執(zhí)法活動(dòng)全過程的真實(shí)情況。

2、獨(dú)立性：應(yīng)遵循一案一卷、一卷一宗或一卷多宗原則，同類不同案的案件資料不能混裝同卷。一個(gè)獨(dú)立的執(zhí)法活動(dòng)，如在農(nóng)藥市場假冒偽劣農(nóng)藥案件查處中，從立案到處罰決定形成一套完整的檔案，主要包括立案、調(diào)查取證、檢測化驗(yàn)、送達(dá)處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復(fù)議等全過程，直到結(jié)案形成的檔案是個(gè)整體。

3、專業(yè)性：農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案，如植物檢疫、動(dòng)物檢疫、農(nóng)機(jī)監(jiān)理、農(nóng)資管理等，它們活動(dòng)的范圍空間、對象目標(biāo)等都有明顯不同，表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性，因此在檔案的內(nèi)容、形成過程及適用的法律法規(guī)上各不相同，反映出一定的專業(yè)特點(diǎn)。

2 當(dāng)前農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案卷存在的問題

眾所周知，農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案數(shù)量大，成分雜，在推進(jìn)行政執(zhí)法案卷的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范建設(shè)的進(jìn)程中，筆者發(fā)現(xiàn)，部分案卷資料及其立卷、合成過程中的存有不規(guī)范。

1、案卷名稱不固定。案卷名稱是行政執(zhí)法案卷的定性問題，諸多農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案卷通常是“案由”與“當(dāng)事人”分兩格處理，且前后不分。正確的表述應(yīng)當(dāng)是“某單位某案”。但有的執(zhí)法案卷主體資格有問題，實(shí)施處罰主體身份不清。行政執(zhí)法中存在著行政處罰主體不適格，處罰不成立，以及執(zhí)法人員忽視亮明身份、出示證件等環(huán)節(jié)，導(dǎo)致執(zhí)法主體不清等問題。

2、立案程序不規(guī)范。有些農(nóng)業(yè)執(zhí)法部門普遍將“農(nóng)業(yè)違法行為立案審批表”減化為“立案登記表”，忽略了“審批”法律程序。部分案卷中的“立案審批表”、“案件調(diào)查終結(jié)審批表”、“結(jié)案報(bào)告”中無法制部門審核意見。個(gè)別案卷人為縮短了“立案”與“處罰”的“時(shí)間差”。

3、執(zhí)法文書不統(tǒng)一。有的單位沒有按“一案一卷、一卷一檔”的規(guī)定及時(shí)歸檔；個(gè)別單位的執(zhí)法案件沒有形成卷宗；有的單位案卷裝訂不規(guī)范，沒有案卷目錄和編碼；有部分農(nóng)業(yè)部門未按行政執(zhí)法案卷制作規(guī)范執(zhí)行，且標(biāo)示行政執(zhí)法機(jī)關(guān)具體行政行為的法律文書用印不統(tǒng)一，案卷中的處罰告知事項(xiàng)中多數(shù)存在權(quán)利告知不規(guī)范問題。

3 規(guī)范行政執(zhí)法案卷檔案的幾點(diǎn)建議

在實(shí)踐中，由于制作不統(tǒng)一，往往存在程序顛倒、事實(shí)錯(cuò)誤、記錄不全等問題，在依法行政要求越來越高的情況下，如何規(guī)范行政執(zhí)法案卷的制作，是一個(gè)亟待研究和解決的問題。筆者認(rèn)為，作為行政處理載體的行政執(zhí)法案卷，其主要功能和首要目標(biāo)是要實(shí)事求是，能夠反映行政執(zhí)法活動(dòng)的來龍去脈。因此行政執(zhí)法案卷檔案制作規(guī)范的價(jià)值目標(biāo)是指導(dǎo)和貫穿行政執(zhí)法案卷制作的根本依據(jù)，是評判案卷制作具體要求是否適當(dāng)?shù)母緲?biāo)準(zhǔn)，應(yīng)遵循依法、規(guī)范、科學(xué)的原則規(guī)范化設(shè)計(jì)、法制化辦案、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔。

1.卷宗設(shè)計(jì)要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。封面設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)有所涉案件名稱、立案時(shí)間、執(zhí)法單位、執(zhí)法時(shí)間、執(zhí)法人員、行政處罰決定與執(zhí)行，以及案卷號、歸檔號和保管期限等相關(guān)記錄。案卷名稱應(yīng)明示“某單位某案”，執(zhí)法單位應(yīng)完整標(biāo)示執(zhí)法機(jī)構(gòu)全稱，注明“行政處罰案卷”。內(nèi)應(yīng)備有“卷內(nèi)備考表”設(shè)計(jì)，并有完整記錄。因此，各單位要提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全符合本單位的錯(cuò)案責(zé)任追究制度，健全案件評查長效機(jī)制，使執(zhí)法人員知曉辦錯(cuò)案要受到責(zé)任追究。

2.目錄編排要邏輯科學(xué)。目錄是通觀行政執(zhí)法案卷的索引，應(yīng)當(dāng)具有科學(xué)性、邏輯性和有序性。編排應(yīng)將“行政處罰決定書”、“立案審批表”依次排列于卷首，余以執(zhí)法過程的時(shí)間性、遵循一定的邏輯規(guī)范依序排列。目錄文件名稱與卷內(nèi)文件名稱應(yīng)當(dāng)保持統(tǒng)一。同時(shí)，要加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，建立完善監(jiān)督機(jī)制，把執(zhí)法案卷納入考核內(nèi)容，強(qiáng)化內(nèi)部辦案監(jiān)督機(jī)制，明確辦案人員責(zé)任，提高案件辦理質(zhì)量。

3.辦案過程要依法規(guī)范。一份相對完整的行政執(zhí)法案卷，應(yīng)當(dāng)是由受理、立案、調(diào)查、取證、審查、復(fù)核、討論、決定、告知、送達(dá)、執(zhí)行等相關(guān)程序行為組成的資料憑證和執(zhí)法文書的邏輯性處理。一般地講，除反映行政機(jī)關(guān)具體行政行為的“行政處罰決定書”應(yīng)當(dāng)列于卷首外，其余執(zhí)法過程各階段的程序性資料，應(yīng)當(dāng)有序排列。因此，各執(zhí)法單位要組織好執(zhí)法人員的培訓(xùn)工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)法律知識，使其熟悉掌握相關(guān)法律知識、執(zhí)法程序、案卷制作標(biāo)準(zhǔn)及方法，努力提高行政執(zhí)法文書的制作運(yùn)用能力；要及時(shí)修訂和完善相關(guān)執(zhí)法文書，進(jìn)一步規(guī)范執(zhí)法行為，提高執(zhí)法水平和辦案質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王霞.淺談農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案管理（J）.農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2008（07）

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作者簡介

智月娟（1976-），女，江蘇大豐人，本科，助理檔案員，研究方向：行政執(zhí)法檔案管理、檔案數(shù)字化。