企業(yè)的信息化檔案管理分析

吉海蓉

摘 要：隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，很多不同種類的中小型企業(yè)都開始不斷的出現(xiàn)。一些企業(yè)由于組織者的文化水平較低，沒有明確的檔案管理意識。企業(yè)中更沒有設(shè)置專業(yè)的部門來對檔案進(jìn)行管理，及時(shí)隨著信息化時(shí)代的到來，這些企業(yè)開始注重檔案的管理，但是由于各方面存在著缺陷，比如制度不完善，檔案管理人員的缺乏。這些都導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理十分落后，有些企業(yè)甚至不知道該如何管理檔案，這些問題都大大的影響了企業(yè)的現(xiàn)代化的進(jìn)程。本文主要針對中小型企業(yè)的檔案管理問題進(jìn)行分析，探討研究出如何將檔案管理與信息化時(shí)代接軌，對促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展有很大的幫助。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；企業(yè)

1 企業(yè)信息化檔案管理的含義

隨著21世紀(jì)的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到飛速的發(fā)展，這不僅推動了信息化時(shí)代的到來，也對且的檔案管理工作起到了非常深遠(yuǎn)的影響。在信息化的時(shí)代背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該充分運(yùn)用科學(xué)的管理手段，先進(jìn)的管理方法，對企業(yè)的經(jīng)營管理活動進(jìn)行高效率的調(diào)控，不斷增加企業(yè)的綜合實(shí)力，提升企業(yè)在行業(yè)中的競爭力。不僅如此，對于企業(yè)的檔案管理也要跟的上時(shí)代的步伐，企業(yè)要全面開展檔案的信息化管理工作。所謂企業(yè)信息化檔案管理，顧名思義就是通過網(wǎng)絡(luò)、信息化等手段對企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，提高檔案的運(yùn)作效率，達(dá)到企業(yè)檔案資料的共享，這大大提升了企業(yè)檔案管理的科學(xué)性和時(shí)效性，推動了企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理存在安全隱患

一個(gè)企業(yè)的檔案是這個(gè)企業(yè)的命脈，企業(yè)的所有資料都在檔案庫里，一旦檔案管理發(fā)生了問題，企業(yè)會受到致命的打擊。比如企業(yè)剛研發(fā)出的一項(xiàng)新的技術(shù)，檔案一旦泄露，被競爭對手拿到，企業(yè)將面臨著嚴(yán)重的打擊。再比如企業(yè)與其他公司簽訂的合同突然就不翼而飛了，這個(gè)時(shí)候企業(yè)將面臨著任人宰割的局面。檔案的安全問題存在于檔案管理的各個(gè)方面。確保檔案安全是檔案管理的責(zé)任使命，企業(yè)要想盡一切辦法盡到最大的努力改善檔案管理。

2.2 企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)不夠

雖然隨著信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)對檔案信息化管理給予了一定的重視，但是檔案管理人員的專業(yè)水平還是有待改觀的。大多數(shù)檔案管理人員僅僅是做了一些基礎(chǔ)的技術(shù)培訓(xùn)，沒有全面掌握好檔案的管理技巧和管理知識，也不具備熟練的操作能力，這些遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的需求。檔案管理涉及到企業(yè)的很多私密性的東西，必須要有專業(yè)的人士進(jìn)行管理。檔案管理人員不能進(jìn)滿足于一些基本的技能，還要跟的上時(shí)代的步伐，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，熟練的對相關(guān)的軟硬件進(jìn)行操作，努力提升自己的專業(yè)素質(zhì)。

2.3 企業(yè)檔案管理混亂

在企業(yè)信息化檔案管理還沒有實(shí)施之前，企業(yè)的檔案管理顯得是非的混亂，因?yàn)槠髽I(yè)每天都可能有大量的檔案形成，這些檔案只能經(jīng)由檔案管理者認(rèn)為的進(jìn)行歸檔，資料的繁復(fù)會使得檔案管理人員顯得力不從心。常常會發(fā)生檔案不見的情況，找一份檔案需花費(fèi)很長的時(shí)間，這些都嚴(yán)重影響了企業(yè)的運(yùn)作，降低了企業(yè)的工作效率。

3 企業(yè)信息化檔案管理的出現(xiàn)

隨著信息化時(shí)代的到來，企業(yè)檔案管理也朝著信息化的方向靠攏。一旦實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，以前那些檔案管理中出現(xiàn)的問便會迎刃而解。企業(yè)要抓住信息化時(shí)代帶來的機(jī)遇，發(fā)展檔案的信息化管理就必須遵循以下幾條。

3.1 加強(qiáng)檔案信息化管理的人才引進(jìn)

要想搞好企業(yè)的檔案信息化管理，就必須引進(jìn)管理人才。 大難信息化管理是一項(xiàng)特別復(fù)雜的工作，科學(xué)性很強(qiáng)，所以專業(yè)的管理人才才是檔案信息化管理的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)該加大投入力度，大力培養(yǎng)引進(jìn)檔案信息化管理人才。同時(shí)，檔案信息化管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)

提高自己的專業(yè)水平，適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。企業(yè)更應(yīng)該加大對技術(shù)方面的投資，努力建立一個(gè)屬于自己的檔案信息化管理的隊(duì)伍。

3.2 加強(qiáng)對檔案信息化的規(guī)范制定

所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓 ”。一套規(guī)范的檔案管理制度對促進(jìn)企業(yè)的檔案信息化管理是有很大的幫助的。只有在一定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制約下，才可以更好的建設(shè)檔案信息化管理。首先，企業(yè)要先建立一個(gè)檔案管理部門，提高檔案信息化管理人員對檔案管理的的責(zé)任意識，另外，企業(yè)還要建立一套完善的檔案信息化管理制度，保證大難管理是在一個(gè)有序合法的環(huán)境下執(zhí)行，企業(yè)必須要加大力度貫徹執(zhí)行該規(guī)范條例，使得檔案管理真正做到規(guī)范合理。推動檔案管理信息化的進(jìn)程，提高檔案信息化管理的科學(xué)性。

3.3 增強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新與質(zhì)量

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資源管理也變得越來越信息化。從一定程度上來說，它為檔案的信息資源提供了合理的保證。關(guān)于怎樣進(jìn)行檔案資源管理的問題，它是一個(gè)嚴(yán)峻的。復(fù)雜的工作。在進(jìn)行檔案資源的管理時(shí)，對檔案資源的了解是必要的。檔案部門要更加的重視檔案的管理，合理的分配好各種類型的檔案，只有這樣才能夠使得企業(yè)的信息服務(wù)上到另一個(gè)軌道，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的有效管理。要想很好的對檔案進(jìn)行管理，各個(gè)檔案部門必須利用一些先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)的方法，對各種檔案進(jìn)行分類。而且，每個(gè)部門都要有一個(gè)負(fù)責(zé)人，這樣萬一出了問題就可以得到及時(shí)的解決。

4 總結(jié)

總而言之，在這個(gè)信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)必須要合理的利用科學(xué)技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理方法，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，從而促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民生活水平的提高。

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