企業(yè)檔案管理體制改革分析

索建東

摘要：本文從客觀實(shí)際出發(fā)，結(jié)合我國(guó)企業(yè)檔案管理體制改革的歷程及特點(diǎn)，分析了企業(yè)檔案管理體制的發(fā)展規(guī)律，較為深入地探討了現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)檔案管理體制改革存在的重點(diǎn)問(wèn)題，并充分聯(lián)系客觀實(shí)際，詳盡地列舉出相應(yīng)的解決策略及改革發(fā)展思路，希望能為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展之路掃清障礙，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的騰飛。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案管理 體制改革

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)決策者制定企業(yè)未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略的前提與基礎(chǔ)，能為企業(yè)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的優(yōu)化合理配置提供條件。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理、加強(qiáng)管理體制改革是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是企業(yè)走上健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展之路的切實(shí)需求。如何加快企業(yè)檔案管理改革步伐，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)各項(xiàng)工作，充分發(fā)揮出管理體制改革的重要性與必要性成為當(dāng)前各企業(yè)及相關(guān)管理部門(mén)探討的熱門(mén)話題。

1 我國(guó)企業(yè)檔案管理體制的發(fā)展規(guī)律

1.1 由分散管理與混亂管理向綜合化、科學(xué)化管理方向轉(zhuǎn)變。我國(guó)建國(guó)初期，由于經(jīng)濟(jì)還處在建設(shè)階段，各企業(yè)對(duì)檔案的管理意識(shí)較為薄弱，專業(yè)的管理人員較少，企業(yè)在檔案管理過(guò)程中僅僅將其規(guī)整到一起存放，還未養(yǎng)成分門(mén)別類收納管理的習(xí)慣，使得當(dāng)時(shí)的企業(yè)檔案雜亂無(wú)章，為查找工作帶來(lái)較大麻煩。文革后期，各企業(yè)已經(jīng)逐漸具備檔案管理的意識(shí)，也積極引進(jìn)了一批較為專業(yè)的檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管，做好檔案的整合工作，使得企業(yè)的檔案管理體制逐漸向綜合化方向發(fā)展。上世紀(jì)九十年代末期，我國(guó)大部分企業(yè)為了迎合時(shí)代的發(fā)展需求，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理突顯出較為明顯的信息化特征，走上了科學(xué)化的管理之路。

1.2 由單一制管理向多元化管理方向轉(zhuǎn)變。隨著我國(guó)有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型，企業(yè)檔案管理也逐漸由單一制向多元化方向發(fā)展。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我國(guó)的企業(yè)主要以國(guó)有企業(yè)形式為主，民營(yíng)企業(yè)較少，基本上無(wú)跨國(guó)企業(yè)，發(fā)展形式單一。自從中國(guó)進(jìn)入改革開(kāi)放時(shí)期，經(jīng)濟(jì)、政治、軍事、文化等各方面都實(shí)現(xiàn)了騰飛，經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型帶動(dòng)了中小企業(yè)的發(fā)展，國(guó)家的企業(yè)形式也日益多元化。中國(guó)加入WTO后，更是吸引了大批外資企業(yè)前來(lái)投資，建立起許多大型合資企業(yè)或跨國(guó)企業(yè)，極大程度上帶動(dòng)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)步伐，為了盡可能做到與時(shí)俱進(jìn)，各企業(yè)對(duì)內(nèi)部檔案管理體制也進(jìn)行了一系列的改革，實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的單一制管理向多元化管理形式的轉(zhuǎn)變，為其后續(xù)發(fā)展掃清了障礙。

1.3 由行政管理體制向服務(wù)管理體制轉(zhuǎn)變。建國(guó)初期，國(guó)家經(jīng)濟(jì)形式較為動(dòng)蕩，為了進(jìn)一步加強(qiáng)管理，國(guó)家將各級(jí)政府部門(mén)融入企業(yè)管理中，承認(rèn)政府對(duì)企業(yè)的管理，方便其直接干預(yù)企業(yè)決策，確保各企業(yè)受黨中央的調(diào)配。改革開(kāi)放后，國(guó)家為了進(jìn)一步促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，將企業(yè)從政府部門(mén)的管理中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)政企分離，使企業(yè)自由發(fā)展，以此帶動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的騰飛。直到上世紀(jì)80年代后期的全國(guó)檔案工作會(huì)議上，提出檔案管理體制由行政管理向宏觀管理轉(zhuǎn)變的發(fā)展道路，進(jìn)一步推動(dòng)了我國(guó)企業(yè)檔案管理體制改革步伐，使其向服務(wù)管理體制邁向一大步。

2 現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)檔案管理體制改革存在的突出問(wèn)題

2.1 企業(yè)檔案管理效率低下。企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大提供了更多的就業(yè)崗位，參與企業(yè)運(yùn)作的人員也日益增長(zhǎng)，作為企業(yè)發(fā)展的“無(wú)形資產(chǎn)”，企業(yè)檔案管理工作被提上日程，成為當(dāng)前各企業(yè)獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的隱性財(cái)富。但是現(xiàn)階段我國(guó)大部分企業(yè)還未做好檔案管理體制改革的準(zhǔn)備，管理過(guò)程中存在效率低下等問(wèn)題，大大制約了其競(jìng)爭(zhēng)力的提升，對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展造成了較大的阻礙。

2.2 管理人員的綜合素質(zhì)水平良莠不齊。管理人員作為企業(yè)檔案管理的主力軍，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起管理體制改革的重任，為進(jìn)一步提升管理效率、增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是當(dāng)前我國(guó)大部分企業(yè)檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理技能與先進(jìn)的管理理念，部分企業(yè)為了節(jié)省資金，低薪聘請(qǐng)無(wú)任何檔案管理經(jīng)驗(yàn)與計(jì)算機(jī)操作能力的編外人士從事管理工作，難以從根本上提升管理工作的效率與質(zhì)量，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的優(yōu)化合理配置。

2.3 企業(yè)檔案管理體制不夠健全完善。部分企業(yè)存在檔案管理體制不夠健全完善的問(wèn)題，主要是因?yàn)闆Q策者思想觀念沒(méi)有得到轉(zhuǎn)變，認(rèn)為檔案管理是企業(yè)管理中可有可無(wú)的一個(gè)部分，不會(huì)對(duì)其正常運(yùn)行造成阻礙，于是在日常管理中疏于檔案維護(hù)、分類、整合工作，依舊沿用老舊的傳統(tǒng)管理制度，忽視了檔案管理的重要性與必要性。

2.4 企業(yè)檔案管理環(huán)境較差。檔案管理與企業(yè)內(nèi)部其他部門(mén)管理一樣，只有營(yíng)造出和諧有序的管理環(huán)境，才能發(fā)揮出最佳的管理效果?，F(xiàn)階段部分企業(yè)內(nèi)部檔案管理環(huán)境較差，使得檔案多次出現(xiàn)遺失、殘缺、混雜等情況，為管理者帶來(lái)了較大的管理難度，也讓企業(yè)損失了部分無(wú)形資產(chǎn)，不僅不利于員工福利的保障，也不利于企業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

3 進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體制改革的思路

3.1 依照國(guó)家相關(guān)法律完善檔案管理體制。政府部門(mén)可以出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)，將檔案管理合并到法律范疇中，讓企業(yè)決策者深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理體制改革的重要性與必要性，使其樹(shù)立起正確積極的檔案管理意識(shí)。政府部門(mén)出臺(tái)管理法規(guī)后，必然會(huì)對(duì)各企業(yè)起到較強(qiáng)的威懾作用，使其積極主動(dòng)地投身于檔案管理工作中，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)管理，使其逐漸步入正軌，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.2 堅(jiān)實(shí)信息一體化的檔案管理模式。企業(yè)要想全面發(fā)展就必須要建立起完善的信息管理體系，實(shí)現(xiàn)員工檔案、商業(yè)情報(bào)與各項(xiàng)資料的一體化模式，將企業(yè)內(nèi)部所有的有用信息資源進(jìn)行篩選、分類、整合、匯總，將其構(gòu)建成一體化的信息中心，實(shí)現(xiàn)信息接收、應(yīng)用、管理等內(nèi)容的規(guī)范化與合理化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)信息資源的優(yōu)化合理配置，使其利用這些“無(wú)形的資產(chǎn)”增加市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)籌碼，擴(kuò)大行業(yè)內(nèi)的影響力，以獲得經(jīng)濟(jì)效益最大化。

3.3 在檔案管理中融入新技術(shù)。時(shí)代正處在不斷變化發(fā)展中，企業(yè)的發(fā)展必須以時(shí)代為基礎(chǔ)，迎合時(shí)代的需求，利用時(shí)代提供的便利，加強(qiáng)自身的建設(shè)轉(zhuǎn)型。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及為企業(yè)提升檔案管理效率提供了條件。企業(yè)在檔案管理體制改革過(guò)程中，應(yīng)該將計(jì)算機(jī)引進(jìn)管理中，利用其方便、快捷、精準(zhǔn)等優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的質(zhì)量，減輕管理人員的工作量，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，最大程度上避免檔案遺失、不全、疏漏等現(xiàn)象的發(fā)生，降低無(wú)形資產(chǎn)的流失率，為企業(yè)的快速發(fā)展做好鋪墊。

3.4 進(jìn)一步提升管理人員的管理技能與綜合素養(yǎng)。管理人員作為檔案管理的主力軍，應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)起較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)與自我約束意識(shí)，積極提升自身的管理水平，積累下豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)道德建設(shè)與法制建設(shè)，樹(shù)立正確的人生觀與價(jià)值觀，充分發(fā)揮出自身的主觀能動(dòng)性，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是企業(yè)管理中的重點(diǎn)內(nèi)容，能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的優(yōu)化合理配置，大大節(jié)省不必要的資金流失與浪費(fèi)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化創(chuàng)造條件。時(shí)代的發(fā)展為各企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了生機(jī)與活力，寬松的經(jīng)濟(jì)形式使得我國(guó)的各大中小型企業(yè)如雨后春筍一般出現(xiàn)在市場(chǎng)上，成為了國(guó)家經(jīng)濟(jì)騰飛的關(guān)鍵?，F(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)檔案管理體制改革中還存在管理效率低下、管理人員綜合素質(zhì)水平良莠不齊、管理環(huán)境較差等問(wèn)題，大大阻礙了企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，不利于其提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)此，企業(yè)與政府部門(mén)要聯(lián)起手來(lái)，落實(shí)檔案管理體制改革工作，以企業(yè)的騰飛帶動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)實(shí)力的增強(qiáng)，為經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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