加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的實(shí)踐意義分析

戴志艷

(中冶東方工程技術(shù)有限公司秦皇島研究設(shè)計(jì)院,河北秦皇 066004)

加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的實(shí)踐意義分析

戴志艷

(中冶東方工程技術(shù)有限公司秦皇島研究設(shè)計(jì)院,河北秦皇 066004)

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料,是企業(yè)發(fā)展軌跡的全面、真實(shí)記錄,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要評估依證和發(fā)展保障。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式,決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展,然而設(shè)計(jì)院的圖紙整編保存管理工作做的好多事,同時(shí)能促進(jìn)企業(yè)發(fā)展也能帶動工作進(jìn)度,對不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。對此我們將對加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的實(shí)踐意義進(jìn)行分析。

加強(qiáng) 企業(yè)科技 檔案管理

近年來，隨著企業(yè)的不斷壯大，特別是入世后市場競爭的日趨激烈，企業(yè)檔案管理的重要性便逐步顯現(xiàn)出來，企業(yè)檔案管理經(jīng)歷了由探索階段、規(guī)范化階段到現(xiàn)代化階段的發(fā)展過程，是人類活動的記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。利用檔案，能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，其作用的大小，價(jià)值的體現(xiàn)和地位的高低是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對企業(yè)檔案認(rèn)識的不斷深化而不斷提高的。所以新形勢下，檔案管理工作如何在企業(yè)“轉(zhuǎn)機(jī)制，抓管理，練內(nèi)力、增效益”的改革中更好地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。如何為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的決策和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供參考依據(jù)。是當(dāng)前需要深入思考的重要問題。

1 目前存在的問題

1.1 如何保存好設(shè)計(jì)院圖紙檔案

首先，要選擇正確的保管方法，由于圖紙檔案的制成材料比較特殊，且幅度較大，特別容易磨損破碎，不同于一般檔案材料保管方法，因此，應(yīng)該首先選擇正確的保管方法，折疊保管是一種比較好的方式，圖紙以其紙質(zhì)的特殊性，圖幅大小不一區(qū)別于別的紙質(zhì)檔案，管理人員應(yīng)該在管理的時(shí)候應(yīng)該特別注意，其實(shí)各大設(shè)計(jì)院檔案處的圖紙檔案都是折疊且用文件袋包裝的，分為項(xiàng)目-專業(yè)-卷冊，分別豎向放置，以便于隨時(shí)抽取看圖，圖紙也不易損壞。利于圖紙的保存，利于圖紙的調(diào)用。目前先進(jìn)的檔案管理應(yīng)當(dāng)是：將圖紙逐一掃描為電子版，并按照編碼要求存入計(jì)算機(jī)內(nèi)，使用查詢調(diào)用軟件，方便隨時(shí)遠(yuǎn)方調(diào)用和套用。因此企業(yè)管理人員應(yīng)該積極利用各種方式將圖紙檔案保存完整。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)重視欠缺

設(shè)計(jì)院的圖紙資源和其它資源一樣，用則得利，不用則廢，用好了發(fā)揮的作用就大，用不好則發(fā)揮不了作用。從目前設(shè)計(jì)院的圖紙資源利用情況看，管理和使用趨于相對規(guī)范，已基本進(jìn)入微機(jī)化管理，但還處于應(yīng)用計(jì)算機(jī)建立檔案數(shù)據(jù)庫、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題目錄等階段，有的還人工抄寫和人工檢索，檔案工作現(xiàn)代化管理發(fā)展滯后。

1.3 歸檔資料不全

目前企業(yè)檔案普遍存在材料收集不齊全的問題，具體表現(xiàn)在：索引編制不規(guī)范，內(nèi)容不全；管理性工具(查閱、借閱登記、利用效果反饋、檔案總登記簿等)未建立或建立不全，記載不全或無記載；編研材料內(nèi)容不完整，體例不規(guī)范或者根本就沒有編研；聲像檔案嚴(yán)重缺乏等。還有部分單位為了使用方便，將應(yīng)統(tǒng)一歸檔集中保管的檔案資料分散保管，或者利用檔案人員在借閱檔案后沒有及時(shí)歸還檔案部門，將檔案隨處亂放，造成頁面損毀、甚至丟失，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全，材料失散的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的完整與安全。并且立卷歸檔及時(shí)與否、質(zhì)量的優(yōu)劣取決于該單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識、重視程度。有的企業(yè)只注重重復(fù)和價(jià)值不大的文件資料作為立卷歸檔范圍，而對一些大項(xiàng)目特別是帶有高新技術(shù)含量的復(fù)雜性項(xiàng)目，缺項(xiàng)較多；有的人已經(jīng)調(diào)走資料卻還未歸留為已用，造成技術(shù)資料流失；還有的單位項(xiàng)目已經(jīng)結(jié)束，資料還未歸檔；再有的歸檔混亂將不同保管期限的資料混放在一起，這樣既不符合規(guī)范又影響查閱。

2 加強(qiáng)檔案建設(shè)

2.1 建立和完善設(shè)計(jì)院圖紙檔案工作

企業(yè)的檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)完善對設(shè)計(jì)院圖紙檔案管理工作，有利于維護(hù)企業(yè)的利益，和節(jié)約資源做到充分利用每一點(diǎn)。圍繞設(shè)計(jì)院圖紙檔案新事物必須做到積極開展設(shè)計(jì)院圖紙檔案建檔工作。有效管理、齊全完整，不流失、不散落。并且突出圖紙檔案建設(shè)重點(diǎn)。管理人員也要明確責(zé)任，規(guī)范管理。建立健全設(shè)計(jì)院圖紙檔案管理的法規(guī)、制度。企業(yè)將圖紙檔案的管理納入檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇，爭取早日建立起比較完備的圖紙檔案管理法規(guī)和制度。進(jìn)一步完善歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求等制度，因此加強(qiáng)設(shè)計(jì)院圖紙檔案資源建設(shè)。企業(yè)以保存完整圖紙為導(dǎo)向，積極調(diào)整館藏收集范圍，不斷整合各類圖紙檔案資源，真正做到充分利用每一份紙張。

2.2 加強(qiáng)檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

面對目前檔案部門知識老化，新技術(shù)知識貧乏的狀況，提高現(xiàn)有專職檔案人員的業(yè)務(wù)水平是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。要通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)使檔案人員具備一定專業(yè)知識和能力，以扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底、較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識，通過科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硎侄?，開發(fā)利用檔案信息，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案作用，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)。工作中不斷學(xué)習(xí)檔案法規(guī)、檔案工作的理論、操作規(guī)范以及檔案工作者的職業(yè)道德，從而提高對檔案工作的認(rèn)識，端正對檔案工作的態(tài)度，增強(qiáng)做好檔案工作的自信心和責(zé)任感。并且檔案部門在收集、整理、保存檔案的同時(shí)，要始終堅(jiān)持檔案工作為企業(yè)中心工作服務(wù)的原則，不斷研究開發(fā)利用保持檔案信息資源的新途徑。一是讓檔案在技術(shù)改造方面服好務(wù)。在檔案收集保存完好后，要注意充分利用好檔案信息資源，為企業(yè)技術(shù)改造服務(wù)。二是讓檔案在節(jié)能挖潛方面服好務(wù)。企業(yè)檔案資料是企業(yè)各項(xiàng)政治經(jīng)濟(jì)技術(shù)活動的經(jīng)驗(yàn)積累，充分利用好檔案資料必將收到事半功倍的效果。三是讓檔案為維護(hù)企業(yè)權(quán)益服好務(wù)。做到最好的利用和管理。

3 結(jié)語

總之，只有不斷強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的服務(wù)意識，增加服務(wù)的主動性，才能真正體現(xiàn)企業(yè)檔案存在的價(jià)值；企業(yè)檔案工作人員只有在企業(yè)向現(xiàn)代流通轉(zhuǎn)變的過程中，不斷調(diào)整自己的定位和服務(wù)方向，起到“雨中送傘，雪中送炭”的作用，才能使檔案工作為企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富，企業(yè)檔案工作才能更有生命力。

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