基于ERP系統(tǒng)的電力物資管理

程新明

(國網(wǎng)銅陵供電公司，安徽 銅陵 244000)

基于ERP系統(tǒng)的電力物資管理

程新明

(國網(wǎng)銅陵供電公司，安徽 銅陵 244000)

ERP系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的管理思想和工具，對電力物資管理的改革和創(chuàng)新都起了很大作用。隨著電力生產(chǎn)和電網(wǎng)建設(shè)的發(fā)展，特別是智能電網(wǎng)的推進(jìn)，ERP在電力物資管理中的地位和作用更加重要。文章從ERP系統(tǒng)在提高電力物資管理水平中的作用、電力物資管理的現(xiàn)狀、電力物資管理實(shí)施ERP系統(tǒng)應(yīng)注意的事項(xiàng)三個方面，對ERP系統(tǒng)中電力物資的管理進(jìn)行了相關(guān)探討。

ERP系統(tǒng);電力物資管理;供應(yīng)鏈

ERP是Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計(jì)劃)的簡稱，是一種先進(jìn)的企業(yè)管理理念。它將企業(yè)各個方面的資源充分調(diào)配和平衡，為企業(yè)提供多重解決方案。ERP的概念可以從三個層次來理解:一是面向供應(yīng)鏈的管理思想;二是綜合信息技術(shù)，以ERP管理思想為靈魂的軟件產(chǎn)品;三是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力、物力、財力、計(jì)算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。

在ERP系統(tǒng)中，由于物資管理關(guān)系著電力企業(yè)的計(jì)劃、組織、控制和實(shí)施等一系列管理行為，是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，物資管理模塊始終是ERP系統(tǒng)的核心環(huán)節(jié)。隨著電力生產(chǎn)和電網(wǎng)建設(shè)的發(fā)展，特別是智能電網(wǎng)的推進(jìn)，ERP系統(tǒng)能否在電力物資管理中成功實(shí)施，就愈發(fā)顯得重要。

一、ERP系統(tǒng)在提高電力物資管理水平中的作用

目前，我國電力企業(yè)的物資管理水平在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過程中不斷提高，物資管理的智能也不斷地得到強(qiáng)化，逐步實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程和管理流程的優(yōu)化。

1.管理流程優(yōu)化

作為集現(xiàn)代化的管理理念和先進(jìn)的管理軟件于一體的ERP系統(tǒng)，它的設(shè)計(jì)思路和設(shè)計(jì)方案乃至建立模塊都是經(jīng)過一系列的調(diào)研和不斷改進(jìn)而形成的。它在充分利用計(jì)算機(jī)信息處理能力的同時，又精簡了傳統(tǒng)管理流程冗繁的環(huán)節(jié)，促使企業(yè)摒棄不規(guī)范的運(yùn)作模式，簡化、統(tǒng)一工作程序，重組再造業(yè)務(wù)流程，使之更趨合理與有效。以物資采購環(huán)節(jié)常見的付款流程為例，原付款流程(如圖1所示)表明，當(dāng)采購部門的采購單、倉庫的進(jìn)貨驗(yàn)收單和供應(yīng)商的發(fā)票，三張單據(jù)必須驗(yàn)明一致后，財務(wù)部門才予以付款。財務(wù)部門要花費(fèi)大量的時間查對采購單、進(jìn)貨驗(yàn)收單和發(fā)票上多個數(shù)據(jù)是否相符。重新設(shè)計(jì)的ERP付款流程(如圖2所示)，由計(jì)算機(jī)將采購部、倉庫和財會部聯(lián)成網(wǎng)絡(luò)，采購部每發(fā)出一張采購單，就將其送入聯(lián)網(wǎng)的實(shí)時數(shù)據(jù)庫中，無須向財會部遞送采購單復(fù)印件。當(dāng)貨物到達(dá)倉庫后，由倉庫接收人員對照檢查貨單號和數(shù)據(jù)庫中的采購單號，相符后(同時經(jīng)貨物外觀質(zhì)量檢查無損壞)也送入數(shù)據(jù)庫。最后由計(jì)算機(jī)自動檢查采購記錄和驗(yàn)收記錄，自動生成付款單據(jù)。由此可見，實(shí)施新流程后，不僅減少了工作量，精簡了財務(wù)人員，還提高了準(zhǔn)確性。

圖1 原有付款流程

圖2 ERP付款流程

2.“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”為規(guī)范采購管理提供了保證

(1)“事前控制”。哪些物資必須首先制定總的采購計(jì)劃，哪些物資又必須經(jīng)過采購申請，這些工作流程都在ERP系統(tǒng)中設(shè)定并加以控制。采購部門的日常管理細(xì)化了，管理幅度加大了，避免了在傳統(tǒng)的采購工作中，采購數(shù)量有時憑采購人員的經(jīng)驗(yàn)或感覺突破安全庫存量的風(fēng)險。

(2)“事中監(jiān)督”。由于采購品種、采購價格和采購數(shù)量等采購信息數(shù)據(jù)都能在ERP系統(tǒng)內(nèi)直觀顯示出來，使整個采購過程在陽光下進(jìn)行，在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程下運(yùn)作，實(shí)施了對整個采購活動的全方位監(jiān)督與監(jiān)控。

(3)“事后分析”。在ERP實(shí)施過程中，所有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以實(shí)現(xiàn)全過程的共享，這有利于保證各種數(shù)據(jù)的一致性、及時性和真實(shí)性，也便于事后對工作中曾經(jīng)出現(xiàn)的問題或?qū)⒁l(fā)生的變化進(jìn)行分析。這是以往的采購管理方式無法做到的。

3.基礎(chǔ)信息共享

在實(shí)施ERP前，采購過程中詢價、報價的工作都是通過采購人員在電話或電話傳真中進(jìn)行的。ERP實(shí)施以后，所有的采購單據(jù)包括詢價單、報價單、訂貨單和發(fā)票數(shù)量都必須在系統(tǒng)中進(jìn)行。這樣做，最大的好處就是減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素，使業(yè)務(wù)的可追溯性增強(qiáng)了。以往的歷史數(shù)據(jù)資料保存困難，供應(yīng)商的信息會隨業(yè)務(wù)人員的變動而流失。實(shí)施ERP以后，任何時候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，都可隨時在系統(tǒng)中查詢到，還可以查出該筆業(yè)務(wù)已經(jīng)進(jìn)行或正在進(jìn)行的狀態(tài)，包括庫存接收的物資品種、物資數(shù)量、運(yùn)輸或儲存過程出現(xiàn)的差錯量或破損量以及已經(jīng)采購的退貨數(shù)量等，將因業(yè)務(wù)人員的調(diào)動對工作的影響盡可能地減少。

4.對網(wǎng)絡(luò)物資管理模式的形成和發(fā)展起了催化作用

隨著ERP系統(tǒng)的實(shí)施，國家電網(wǎng)朝智能化電網(wǎng)發(fā)展，電力企業(yè)將成為網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)鏈中的一個節(jié)點(diǎn)。電力物資的業(yè)務(wù)處理活動都將轉(zhuǎn)到網(wǎng)上進(jìn)行，如網(wǎng)上采購、電子合同、網(wǎng)上交易和網(wǎng)上結(jié)算等，而現(xiàn)行的物資管理模式已無法完成這些工作。要適應(yīng)ERP系統(tǒng)的發(fā)展需求，必須建立基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的業(yè)務(wù)協(xié)同的網(wǎng)絡(luò)物資信息平臺，做好電力企業(yè)運(yùn)營必需的物資、業(yè)務(wù)信息管理。這是ERP系統(tǒng)發(fā)展的必要基礎(chǔ)，支持ERP系統(tǒng)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)物資管理模式也應(yīng)運(yùn)而生。

二、電力物資管理實(shí)施ERP系統(tǒng)存在的問題

由于ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工程，影響電力物資管理實(shí)施ERP的因素也比較多，在實(shí)際應(yīng)用中難免出現(xiàn)各種新的問題。現(xiàn)存的主要問題有:

1.參與人員的認(rèn)識問題

ERP的投入是一個系統(tǒng)工程，它所貫徹的主要是管理思想。與其他固定資產(chǎn)設(shè)備的投入和產(chǎn)出比較，并不那么直觀和明了，投入不可能馬上得到回報，見到效益。因此，部分管理者和員工對這種管理模式的改變或多或少存在著觀望的心態(tài)。同時，ERP強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)資源的統(tǒng)一管理和共享，必須打破企業(yè)職能部門的條塊分割，改變企業(yè)原來的組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)內(nèi)部的體系會隨之相應(yīng)地作出調(diào)整和變化。這樣做，對原有的業(yè)務(wù)流程確實(shí)進(jìn)行了優(yōu)化，但幾乎也改變了所有人的工作方式，對于工作多年的同志就有些不適應(yīng)。比如采購部門在采購過程中詢價、報價的工作都是通過電話來完成的。實(shí)施ERP后，詢價單、定價單等單據(jù)都要在電腦中進(jìn)行。年齡偏大的同志往往對電腦知識比較缺乏，還得重新學(xué)習(xí)。如果流程重組的動作過大，程序過于復(fù)雜，員工上ERP的積極性就會大打折扣，時間長了難免會產(chǎn)生抵觸情緒。還有，流程重組會組掉一部分人的權(quán)利，這部分人也會對ERP產(chǎn)生一些不正確的想法，導(dǎo)致被動地接受系統(tǒng)的實(shí)施，難以調(diào)動積極性。

2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)問題

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)最基本也是最核心的因素。系統(tǒng)能否正確有效地實(shí)施必須要有準(zhǔn)確、及時和完備的數(shù)據(jù)作保證，而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量又依賴于物資編碼。目前，電力企業(yè)所使用的ERP系統(tǒng)中，主要的物資編碼方式有三種，即完全不賦意編碼法、完全賦意編碼法和部分賦意編碼法。

所謂完全不賦意編碼法，就是物資編碼只需按順序進(jìn)行編號。此方法雖然簡短，但編碼不表示任何意義，不具任何可讀性。在采購過程中，牽涉到申請、采購、收發(fā)和儲運(yùn)等環(huán)節(jié)時，必須通過要使用的物資名稱找到相應(yīng)物資編碼，才能進(jìn)行具體操作。如果與外部系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互時，就很難從該編碼中確定物資的類型。

所謂完全賦意編碼法，則是將物資編碼的總位數(shù)分成幾段，依次表示物資的若干特性，且一個物資編碼能將物資的特性都定義了。這種編碼雖然可讀性強(qiáng)，且保證物資的唯一性，但是這種方法會產(chǎn)生海量的物資編碼。對電力企業(yè)來說，由于物資品種繁多，規(guī)格復(fù)雜，數(shù)量巨大，通過這種方法獲得的物資編碼不僅長，而且數(shù)量也多，容易造成數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差，維護(hù)成本也高，甚至直接影響系統(tǒng)的穩(wěn)定。

至于部分賦意加名稱描述編碼法，就是在一定程度上綜合了以上兩種編碼方式的優(yōu)點(diǎn)，先通過部分賦意物資加流水號，然后對未賦意的物資特性通過物資描述來進(jìn)行物資編碼。這種編碼雖然同樣簡短，不影響發(fā)展擴(kuò)充，但是這個編碼也只是部分編碼段有含義，并要通過物資名稱來描述其他的一部分特性，還是沒有從根本上解決存在的問題。

因此，解決物資編碼與外部系統(tǒng)進(jìn)行接口數(shù)據(jù)同步識別和物資查詢復(fù)雜、業(yè)務(wù)操作困難等問題是要認(rèn)真探討的共性問題。

3.供應(yīng)商的管理問題

在ERP系統(tǒng)物資管理的模塊中，供應(yīng)商管理是核心環(huán)節(jié)之一。只有將供應(yīng)商管理好了，物資管理模塊中所包含的計(jì)劃、采購、庫存管理才有堅(jiān)固的重心，電力企業(yè)的生產(chǎn)，電網(wǎng)建設(shè)的發(fā)展才有可靠的保障。

前些日子，根據(jù)國家電網(wǎng)公司有關(guān)部門對30多類設(shè)備供應(yīng)商的產(chǎn)品展開質(zhì)量調(diào)查，發(fā)現(xiàn)有7000余起質(zhì)量問題，涉及的供應(yīng)商多達(dá)1000余家。有些問題是供應(yīng)商主觀方面的，如少數(shù)供應(yīng)商為追求利潤，降低成本，擅自違反合同約定，以次充好弄虛作假，以致原材料、組部件質(zhì)量不過關(guān)，這是供應(yīng)商本身的素質(zhì)問題，還有因出廠試驗(yàn)刪減試驗(yàn)項(xiàng)目、擅自更改檢測試驗(yàn)順序，留下了質(zhì)量隱患，以及因包裝不牢固、運(yùn)輸控制不好、現(xiàn)場安裝技術(shù)指導(dǎo)不到位，造成設(shè)備損壞，這是供應(yīng)商的責(zé)任心問題。另外一些問題則屬供應(yīng)商客觀方面的，如企業(yè)工藝控制問題，表現(xiàn)為質(zhì)量管理體系不健全、工藝文件不完善、工裝檢測試驗(yàn)設(shè)備老化;產(chǎn)品的設(shè)計(jì)校核問題，表現(xiàn)為電氣及機(jī)械設(shè)計(jì)不合理、強(qiáng)度不夠等狀況，這與供應(yīng)商的生產(chǎn)能力有關(guān)。

三、電力物資管理實(shí)施ERP系統(tǒng)應(yīng)注意的事項(xiàng)

1.注重管理觀念的轉(zhuǎn)變

首先，ERP的管理思想要落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)干部，特別是企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識ERP的實(shí)質(zhì)，教育全體參與人員:ERP的實(shí)施是一個非常龐大的系統(tǒng)工程，并不能立竿見影，它所貫徹的主要是管理思想，是企業(yè)管理中的一條紅線。它長期起作用、創(chuàng)效益，在不斷深化中向管理要效益。

其次，要搞好新舊平臺過渡，做好員工觀念的更新工作。所謂新舊平臺過渡，不僅指新、舊兩套系統(tǒng)的無縫過渡，更要防止企業(yè)混亂和消除員工的焦慮情緒。誠然，在ERP實(shí)施過程中，確實(shí)會對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，會觸及個別員工的切身利益。但是，隨著ERP實(shí)施的展開，通過組織培訓(xùn)和廣泛的溝通，是可以有效地消除員工的焦慮和抵觸情緒的。

第三，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。ERP既然是面向供應(yīng)鏈的管理思想，那就要了解什么是供應(yīng)鏈，供應(yīng)鏈環(huán)境下的庫存控制、采購管理和企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)，以及供應(yīng)鏈管理信息技術(shù)支撐體系等這些知識和內(nèi)容，這樣才不會被ERP理論或計(jì)算機(jī)技術(shù)所困惑，才能更好地運(yùn)用新的管理信息系統(tǒng)，達(dá)到實(shí)施ERP物資管理的目的。

2.確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確化

“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，這是ERP業(yè)內(nèi)的行話。正因?yàn)閿?shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中所處的絕對地位，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確化就顯得尤為重要，而數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否則與編碼工作和數(shù)據(jù)管理有著密不可分的關(guān)系。

(1)重視編碼工作。針對電力企業(yè)ERP系統(tǒng)常見物資編碼方式存在的主要問題，國網(wǎng)公司電力科學(xué)院在此問題的基礎(chǔ)上，嘗試用分類系統(tǒng)的方法來解決。它的特點(diǎn)是通過特征名和特征值來描述所屬類型的對象，并以此用來管理對象的批量。通過此方法，把相似的對象組分到一個類，就很容易使用和區(qū)分所需要的對象。國網(wǎng)公司電力科學(xué)院的有關(guān)人員在實(shí)踐中運(yùn)用分類系統(tǒng)，有效地解決了ERP實(shí)施過程中物資編碼的查詢和使用問題，提高了使用的效率。

(2)建立數(shù)據(jù)小組。建立數(shù)據(jù)小組的作用:一是確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍;二是建立數(shù)據(jù)模板;三是監(jiān)督數(shù)據(jù)質(zhì)量，避免垃圾數(shù)據(jù)的輸入，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的準(zhǔn)確性和完整性;最后是負(fù)責(zé)準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。

(3)共建供需雙贏的關(guān)系。針對國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)開展的質(zhì)量監(jiān)督工作中發(fā)現(xiàn)的問題，不久前國網(wǎng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在北京召開的“重質(zhì)量講誠信倡議活動”啟動大會上，提出了“共建質(zhì)量誠信體系實(shí)現(xiàn)供需雙方共贏”的口號。

供需雙贏關(guān)系是一種合作的關(guān)系，它強(qiáng)調(diào)在合作的企業(yè)與供應(yīng)商之間共同分享信息，通過合作和協(xié)商協(xié)調(diào)實(shí)現(xiàn)互利互惠的行為。

要和供應(yīng)商建立雙贏關(guān)系以及維護(hù)和保持雙贏關(guān)系，必須做到以下幾點(diǎn):

(1)信息交流與共享機(jī)制。電力企業(yè)和供應(yīng)商之間要經(jīng)常進(jìn)行有關(guān)成本質(zhì)量控制信息的交流和溝通，這樣做有助于減少投機(jī)行為。同時，電力企業(yè)應(yīng)和供應(yīng)商經(jīng)?；ピL，及時發(fā)現(xiàn)和解決各自在合作活動過程中出現(xiàn)的問題和困難，建立良好的合作氣氛。

(2)供應(yīng)商的激勵機(jī)制。要保持長期的雙贏關(guān)系，對供應(yīng)商的激勵是非常重要的。在激勵機(jī)制的設(shè)計(jì)上，要體現(xiàn)公平、一致的原則，使供應(yīng)商分享合作的成功，體會合作雙贏機(jī)制的好處。

(3)供應(yīng)商績效的評價。要實(shí)施供應(yīng)商的激勵機(jī)制，就必須對供應(yīng)商的業(yè)績進(jìn)行評價，促使供應(yīng)商不斷改進(jìn)。沒有合理的評價方法，就不可能對供應(yīng)商的合作效果進(jìn)行評價。目前，國家電網(wǎng)公司相關(guān)部門已制定了較為詳細(xì)的供應(yīng)商績效評價細(xì)則，建立了供應(yīng)商績效考核體系，對已經(jīng)中標(biāo)的供應(yīng)商的業(yè)績也進(jìn)行了較為全面的評價，并逐一記錄到供應(yīng)商信息庫中。哪些可能是戰(zhàn)略供應(yīng)商、優(yōu)選供應(yīng)商，哪些是一般供應(yīng)商，又有哪些屬監(jiān)控供應(yīng)商和黑名單供應(yīng)商，都能在供應(yīng)商信息庫中找到。為選優(yōu)、選強(qiáng)供應(yīng)商提供了全面、客觀的評分依據(jù)。

四、結(jié)束語

國家電網(wǎng)建設(shè)每年約有80%的資金用于物資投資。按國家電網(wǎng)公司的部署，到2020年，中國將全面建成統(tǒng)一的堅(jiān)強(qiáng)智能電網(wǎng)。按此要求電力物資管理還有許多工作要做。現(xiàn)行管理模式的改變、信息化建設(shè)工作的加強(qiáng)、統(tǒng)一的物資管理體系的建立以及物資集約化管理的推行都是艱巨的任務(wù)。因此，電力物資管理實(shí)施ERP將是一項(xiàng)長期性、持續(xù)性、建設(shè)性的工作，并為助力智能電網(wǎng)的建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

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［責(zé)任編輯:朱子］

Power M aterials M anagement Based on ERP System

CHENG Xin-ming
(State Grid Tongling Power Supply Company，Tongling 244000，China)

ERP system as an advanced management idea and tool plays a great role in the reform and innovation of the powermaterialsmanagement.With the development of power generation and power grid construction，especially the advance of smart grid，the position and role of ERP system aremore important in the powermaterialsmanagement.This article discusses the powermaterialsmanagement in ERP system，from three aspects including the role of ERP system in improving the level of the powermaterials management，the present situation of powermaterialsmanagement，the points for attention of carrying out ERP system for powermaterialsmanagement.

ERP system;powermaterialsmanagement;supply chain

F253.9

A

1672-9706(2014)02-0072-05

2014-05-09

程新明(1970-)，男，安徽太湖縣人，工程師。