淺談企業(yè)檔案管理計算機網絡的建立

劉志娟

【摘 要】本文闡述了企業(yè)檔案管理計算機網絡建立的必要性和緊迫性，提出了建立企業(yè)檔案管理計算機網絡的基本構想，提出了在建庫建網工作中應注重的有關問題。

【關鍵詞】企業(yè)；檔案管理；計算機網絡

計算機技術和通信技術的迅速發(fā)展及密切結合，產生了計算機網絡。計算機網絡被視為現代信息社會的重要標志。網絡建立已成為國內外各行各業(yè)發(fā)展的一個熱點，以往企業(yè)檔案采用單機條目管理的模式已不能適應信息社會的需求，因而建立企業(yè)檔案管理計算機網絡，是擺在我們面前的一個重大而緊迫的課題。

1 企業(yè)檔案管理計算機網絡建立勢在必行

1.1 檔案單機條目管理，已難適應信息社會的要求

計算機應用于檔案管理以來，雖時間不長，但發(fā)展很快。不但省、市檔案館采用計算機進行管理，而且許多企業(yè)也采用單機計算機進行檔案管理，應用計算機進行檔案管理已進入了廣泛應用階段，改變了長期以來人寫手抄、翻本查閱的傳統管理方式，給檔案管理帶來了生機和活力。當前，大多數企業(yè)，其應用規(guī)模是單機應用狀態(tài)，其管理方式是條目管理，也就是說，將檔案資料錄入成條目信息后，輸入和存入單臺計算機，通過計算機代替人工查詢檢索、統計制表。單機條目管理，既不能輸入和存儲全文，也不能遠程傳送，已難適應信息社會網絡化的需要。

1.2 檔案資源建庫建網，是檔案現代化管理的必由之路

隨著掃描技術、光盤技術和網絡技術的發(fā)展，不僅可用鍵盤輸入條目信息，還可用掃描儀掃描輸入全文和圖紙（比如清華紫光掃描儀C1880配以清華紫光文字識別軟件。它能同時識別超大字符集<13051字>和超多種漢字字體<近百種>、并且將電子文檔的錯誤率降低到萬分之一以下的、能將復雜報紙雜志文檔經版面分析、識別、理解，最后自動精確重構為原式原樣的標準格式。）；不僅可儲存文字，還可利用光盤和服務器存儲圖紙；不僅可建立局域網，還可聯上互聯網。因而建立企業(yè)檔案光盤數據庫、建立企業(yè)檔案管理網絡，已具備了成熟的條件。充分利用這種條件，不失時機地建庫建網，使檔案管理從傳統管理的落后方式中解放出來，在單機條目管理的基礎上大大推進一步，這是實現檔案現代化管理的必由之路。

1.3 檔案信息上網，是信息共享的有效途徑

企業(yè)檔案信息資源非常豐富，是科技進步和知識經濟取之不盡的寶藏。以前檔案資料多半只局限于本企業(yè)和本行業(yè)利用，沒有充分發(fā)揮其作用。建網聯網后，檔案信息上網，在網上推介，在網上交流，可大范圍內實現信息共享，這是檔案提供利用最有效的途徑。

2 企業(yè)檔案計算機網絡建立的基本構想

2.1 網絡建立的基本目標

建立企業(yè)檔案光盤數據庫和檔案局域網，將檔案局域網聯入企業(yè)信息管理網和國際互聯網，實現檔案資源信息共享。企業(yè)檔案部門可參考這一近期的基本目標，制定切實可行的方案。技術、資金雄厚的企業(yè)可統一規(guī)劃，一步到位；資金不足的企業(yè)可采取統一規(guī)劃、分步實施的辦法，不斷擴大系統功能。

2.2 網絡建立的基本要求

⑴硬件配置起點要高。針對計算機等設備更新換代快的特點，對硬件的選擇要具有超前意識，在條件允許的情況下，盡量選擇存儲容量大、運算速度快的主機和性能先進的外部設備，以免網絡建起來設備就需要更新。

⑵軟件功能要強。檔案計算機網絡管理軟件包括：系統軟件和應用軟件。系統軟件普遍都是購買，應用軟件既可自行開發(fā)，也可直接購買。自行開發(fā)難度大、周期長、效率低，最好是購買。由于目前商品軟件五花八門、良莠兼有，因而在購置軟件時應選擇條件成熟、適用性強，擴展性好、功能齊全、安全可靠、標準化程度高、用戶界面友好的軟件。

⑶網絡體系要合理。企業(yè)檔案管理網絡建設要符合企業(yè)信息管理的總體規(guī)劃要求，要綜合考慮企業(yè)的原有基礎、當前需要和長遠發(fā)展，要根據本企業(yè)實際狀況來設計，使建立的網絡體系高效合理。既要防止貪大求全，又要避免拼湊對付。

2.3 網絡建立的基本構想

企業(yè)檔案計算機網絡應以服務器為中心，聯接以下幾個基本工作站和若干用戶終端，組成局域網，進而聯入外部網。這是企業(yè)檔案管理計算機網絡最基本的構架。

⑴文檔工作站。對外來文件掃描輸入、光盤和服務器存儲、數據轉換，可對庫進行增刪修改，具有自動設置各種表格、目錄、封面、備考表功能，可按組合、模糊等條件進行查詢?yōu)g覽及打印輸出。

⑵工程圖紙工作站。對掃描輸入的工程、設備圖紙進行消藍、去污處理，可對圖紙進行矢量化，可對庫進行增、刪、剪裁等編輯修改，可按組合、模糊等條件進行查詢?yōu)g覽及打印輸出。

⑶多媒體工作站?？蓪浵瘢ㄒ簦┐艓т浫爰罢掌瑨呙栎斎?、光盤存儲，可通過編輯、制作、輸出圖像、動畫、配音和字幕。

⑷文獻資料工作站?？蓪⒅匾目萍紙D書、科技情報文獻掃描輸入、光盤存儲、數據轉換，可實現分類檢索和模糊檢索及打印輸出。

3 企業(yè)檔案計算機網絡建立應注重的問題

（1）加強統籌規(guī)劃，制定標準規(guī)范。鑒于我國檔案現代化管理的落后狀況，國家檔案行政管理部門應組織權威性的專門機構來統籌規(guī)劃檔案網絡建立，制訂有關標準和規(guī)范，推廣優(yōu)秀軟件和成功經驗，防止各行其是，避免低水平重復開發(fā)。加強組織領導，促進交流協作，加快計算機網絡建立步伐。

（2）注重標引著錄，確保數據庫質量。檔案的標引著錄工作量大，技術性強，標準化程度高。如果輸入的數據不完全、不準確，將直接影響數據庫和網絡的質量，使數據難以共享。

（3）加強人才培訓，提高隊伍素質。檔案計算機網絡建設的成敗，關鍵取決于人才。有高素質的人才，才能建立高水平的網絡，因此，應注重檔案人才的培訓。一方面，要加強檔案業(yè)務培訓，提高專業(yè)知識水平，另一方面，要加強計算機網絡知識的培訓，不斷掌握新知識、新技術，盡快造就一批既懂檔案業(yè)務、又懂計算機技術的復合型人才，以適應檔案計算機網絡建設的需要。

（4）爭取領導重視，加大資金投入。當前，企業(yè)檔案管理計算機網絡建立關鍵不是技術問題，而是資金問題，因此，應將檔案現代化管理納入企業(yè)領導的議事日程和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，爭取企業(yè)領導的重視和支持，加大資金投入，網絡的建立才能得以實現。

當今世紀是信息時代，是網絡世界。抓住機遇，跟上時代的步伐，努力創(chuàng)造內外部條件，加快企業(yè)檔案管理計算機網絡建立的步伐，使檔案信息駛上信息高速公路，更好地為科技進步和經濟發(fā)展服務。

[責任編輯：薛俊歌]