某大型施工企業(yè)混凝土購銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題研究

高繼紅

摘要：通過剖析某個(gè)國內(nèi)大型施工單位的混凝土購銷業(yè)務(wù)的相關(guān)內(nèi)控制度，對流程控制和文件控制兩個(gè)問題進(jìn)行分析，可以管中窺豹從中探尋各施工單位存在的普遍內(nèi)控問題，對于完善和加強(qiáng)施工企業(yè)的內(nèi)控制度建設(shè)具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 流程控制 文件控制 舞弊

一、企業(yè)的基本情況介紹

此大型施工企業(yè)作為總承包商下屬各項(xiàng)目部的混凝土供應(yīng)主要是由自備混凝土攪拌站負(fù)責(zé)。項(xiàng)目部根據(jù)需要分別設(shè)置了建筑專業(yè)、物資部、混凝土公司、實(shí)驗(yàn)室、質(zhì)檢中心、經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部等部門，集中采購中心和審計(jì)部統(tǒng)一設(shè)置在公司總部。在項(xiàng)目部成立之初約定了混凝土原料主要由項(xiàng)目部自行采購，集中采購中心負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)和審核備案。建筑專業(yè)負(fù)責(zé)混凝土配合比和用量計(jì)劃申請；混凝土公司負(fù)責(zé)根據(jù)用量計(jì)劃申請和配合比提出具體需要原料量并負(fù)責(zé)混凝土的拌制，以及收發(fā)料登記；物資部根據(jù)用料計(jì)劃安排采購和運(yùn)輸；實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)到貨原料的檢驗(yàn)和成品混凝土的檢驗(yàn)，以及攪拌設(shè)備的檢測；質(zhì)檢中心負(fù)責(zé)不合格品的追蹤管理；經(jīng)營部負(fù)責(zé)審核建筑專業(yè)的配合比和用料申請，以及對業(yè)主和分包進(jìn)行結(jié)算；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)復(fù)核混凝土采購和結(jié)算結(jié)果，并進(jìn)行收付款；企業(yè)審計(jì)部負(fù)責(zé)采購各部門和環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動(dòng)和內(nèi)部控制進(jìn)行獨(dú)立監(jiān)督和評(píng)價(jià)。

二、該企業(yè)已有的混凝土購銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

（一）企業(yè)在采購方面制定了如下幾個(gè)制度

《項(xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》、《設(shè)備材料計(jì)劃管理流程》、《設(shè)備/材料開箱管理流程》、《物資采購合同執(zhí)行控制管理流程》、《采購合同進(jìn)度控制管理流程》、《采購管理程序》、《設(shè)備材料缺件缺陷管理流程》、《采購合同啟動(dòng)管理流程》、《采購結(jié)算管理流程》、《物資采購審計(jì)管理制度》、《工程分包和物資采購廉政協(xié)議書管理制度》、《供應(yīng)商管理程序》、《供方庫管理程序》、《國內(nèi)工程供方評(píng)價(jià)管理流程》。

（二）企業(yè)在銷售方面制定了如下幾個(gè)制度

《項(xiàng)目工程結(jié)算管理流程》、《工程分包結(jié)算管理流程》、《分包工程審計(jì)管理制度》、《分包工程結(jié)算審計(jì)工作程序》、《項(xiàng)目部混凝土核算管理辦法》。

三、該企業(yè)混凝土購銷業(yè)務(wù)內(nèi)控制度的問題分析

通過以上背景介紹，那么如此詳盡的內(nèi)控制度是否會(huì)存在問題，就讓我們通過對混凝土購銷業(yè)務(wù)分階段去一探究竟。

（一）采購業(yè)務(wù)

第一，先分析采購計(jì)劃的編制內(nèi)控規(guī)定。根據(jù)《項(xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》規(guī)定項(xiàng)目需求計(jì)劃及采購計(jì)劃管理流程執(zhí)行《設(shè)備材料計(jì)劃管理流程》，其詳細(xì)約定了材料計(jì)劃的提出流程。首先由使用部門提出材料需求計(jì)劃，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初步審核簽字，后具體到項(xiàng)目上，勞保用品由人資審核，措施類消耗性材料由工程部審核，安全防護(hù)用品由安監(jiān)部審核，圖紙?jiān)O(shè)計(jì)需用材料由經(jīng)營部審核。此項(xiàng)規(guī)定可保證材料計(jì)劃需求量的準(zhǔn)確性?；炷列栌糜?jì)劃由建筑專業(yè)技術(shù)員提出，經(jīng)建筑專業(yè)經(jīng)理初步審核簽字后，送交經(jīng)營部土建專工再次審核，經(jīng)營部審核后發(fā)混凝土公司再根據(jù)原料庫存情況計(jì)算相關(guān)原料增加需要量，后發(fā)物資部安排采購。除了流程控制外，在這個(gè)過程還會(huì)產(chǎn)生混凝土材料需求計(jì)劃表。表的填制內(nèi)容和格式都有統(tǒng)一的規(guī)定，需要詳細(xì)填寫物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、材質(zhì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量單位、工地名稱、機(jī)組、計(jì)劃類別、用料單位名稱、單項(xiàng)工程名稱、用途、圖紙卷冊、以及備注等。例如石子就需要詳細(xì)寫明規(guī)格尺寸，是大石、中石還是小石等。這個(gè)表格主要是用來控制采購材料的準(zhǔn)確性。如果混凝土采購計(jì)劃變更也需要履行相應(yīng)的手續(xù)，由項(xiàng)目部總工負(fù)責(zé)簽批，以保證采購計(jì)劃變更的嚴(yán)肅性。

第二，再看采購談判的內(nèi)控制度安排?！俄?xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》規(guī)定項(xiàng)目采購談判管理執(zhí)行《采購管理程序》，其適用于材料采購談判全過程管理，主要由項(xiàng)目物資部負(fù)責(zé)，執(zhí)行合格供應(yīng)商清單管理，招標(biāo)比價(jià)不少于3家，性價(jià)比最優(yōu)中標(biāo)，堅(jiān)持主渠道采購訂貨原則，并針對不同情況下的采購規(guī)定了不同的采購方式。例如本案例中水泥、砂石等價(jià)格相對穩(wěn)定，但需求頻繁的，可采用協(xié)議供貨的采購方式實(shí)施采購。一般協(xié)議期限為6個(gè)月。對以后的追加采購，需定漲跌幅和追加采購量。并對簽訂采購合同的范圍進(jìn)行了適當(dāng)授權(quán)。因其他原因造成的材料變更和代換同樣需要項(xiàng)目部總工審批。這個(gè)過程產(chǎn)生采購談判紀(jì)要、采購合同或訂單等文件?？梢钥闯鲈凇恫少徆芾沓绦颉分幸?guī)定了合同供應(yīng)商、采購方式、采購期限、采購變更管理、采購授權(quán)管理等內(nèi)容。在《項(xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》中將招標(biāo)談判采購文件的編制和開標(biāo)、評(píng)標(biāo)管理進(jìn)行了部門責(zé)任劃分，有利于分清責(zé)任，但應(yīng)注意不應(yīng)將采購人員同時(shí)列入招標(biāo)文件的編制和開評(píng)標(biāo)管理中去，即使需要也應(yīng)指定不同人員。

第三，再看采購執(zhí)行過程中的內(nèi)控制度?！俄?xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》規(guī)定項(xiàng)目采購合同執(zhí)行《物資采購合同執(zhí)行管理流程》，其規(guī)定由項(xiàng)目物資部負(fù)責(zé)采購合同執(zhí)行過程中問題收集和處理反饋工作。對于發(fā)生的合同變更需由變更部門提出變更流程，經(jīng)部門經(jīng)理同意后，報(bào)項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后實(shí)施。在這一過程中還涉及到《采購合同啟動(dòng)管理流程》、《采購合同進(jìn)度控制管理流程》、《設(shè)備材料缺件缺陷管理流程》。其中主要問題是采購合同啟動(dòng)會(huì)是否召開沒有明確規(guī)定，缺少操作性。比較好的是在《采購合同進(jìn)度控制管理流程》中對拖期風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分類，并要求供貨商按時(shí)提供月報(bào)，由物資部分析合同差異找出原因提出改正意見，有效控制生產(chǎn)進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。具體到混凝土原料就是需要按月提供計(jì)劃生產(chǎn)量和實(shí)際生產(chǎn)量的月報(bào)。由于《設(shè)備材料缺件缺陷管理流程》只負(fù)責(zé)材料到貨后的不合格品的規(guī)定，所以在《采購合同進(jìn)度控制管理流程》中應(yīng)補(bǔ)充關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量控制的措施，防止盲目追求進(jìn)度而忽略質(zhì)量的問題，也可減少材料到貨后發(fā)現(xiàn)不合格品產(chǎn)生的處理時(shí)間拖延問題。這一過程會(huì)產(chǎn)生進(jìn)度月報(bào)、偏離及風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告、缺件缺陷聯(lián)系單等文件。

第四，采購結(jié)算付款過程中的內(nèi)控制度。《項(xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》規(guī)定了項(xiàng)目采購結(jié)算及支付管理流程。此規(guī)定比較簡單，主要是簽字流程問題。而《采購結(jié)算管理流程》則比較詳細(xì)地規(guī)定了不同采購方式下的結(jié)算付款的控制要求。不管怎樣，采購結(jié)算均從資金策劃方案開始，由供貨商提供合同發(fā)票，倉庫驗(yàn)收簽字開具入庫單，提交物資部采購人員完成發(fā)票簽批和登記，后連帶入庫單送交財(cái)務(wù)部入賬。具體到項(xiàng)目部混凝土原料的到貨驗(yàn)收結(jié)算，一般是由混凝土公司倉管人員完成過磅收料，后將磅單及收料單發(fā)項(xiàng)目物資部登記。這其中就會(huì)存在一個(gè)問題，因?yàn)榛炷凉炯仁怯昧蠁挝挥质秦?fù)責(zé)收料單位，容易發(fā)生舞弊問題。因此這方面還需具體約定一下收料人員應(yīng)為物資部的倉管人員，不應(yīng)由混凝土倉管人員直接收料。這個(gè)過程產(chǎn)生收料單、發(fā)票、支付憑證等文件。endprint

第五，通過以上分析我們明顯發(fā)現(xiàn)采購過程缺少了開箱驗(yàn)收這一環(huán)節(jié)，雖然項(xiàng)目部制定了相關(guān)制度，但是并沒有整合到《項(xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》這個(gè)綱領(lǐng)文件內(nèi)。《設(shè)備/材料開箱管理流程》規(guī)定項(xiàng)目物資部負(fù)責(zé)組織開箱驗(yàn)收，并要求相關(guān)專業(yè)和質(zhì)檢專業(yè)參加開箱驗(yàn)收，如需復(fù)檢則需實(shí)驗(yàn)室參加。開箱期限最高為60天。涉及混凝土原料的主要是各種添加劑的開箱檢測和包裝日期的檢查，砂子含水量則需實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行檢測。完全達(dá)標(biāo)后出具開箱驗(yàn)收簽證單。由多部門參加開箱驗(yàn)收防止一個(gè)部門大包大辦而舞弊的問題。另外關(guān)于供方評(píng)價(jià)問題也未整合到《項(xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》內(nèi)。在這一企業(yè)中存在三個(gè)關(guān)于供方評(píng)價(jià)的制度文件，分別是《國內(nèi)工程供方評(píng)價(jià)管理流程》、《供方庫管理程序》和《供應(yīng)商管理程序》，這三個(gè)文件不可避免地存在交叉定義和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不一，以及評(píng)定等級(jí)不統(tǒng)一的問題。而且容易造成項(xiàng)目采購部門對供方評(píng)價(jià)的誤用。因此可根據(jù)情況將這三個(gè)文件整合為一個(gè)供方管理文件，統(tǒng)一評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和等級(jí)，防止套用混亂的問題。

最后，企業(yè)還針對職業(yè)和道德風(fēng)險(xiǎn)制定了《物資采購審計(jì)管理制度》和《工程分包和物資采購廉政協(xié)議書管理制度》，要求大額和重點(diǎn)采購必須經(jīng)過審計(jì)部的全過程審計(jì)，必須簽訂廉政協(xié)議書，加大對供方的管理。這兩項(xiàng)規(guī)定在內(nèi)控制度上是比較有效的規(guī)定，值得提倡。

（二）銷售業(yè)務(wù)

作為總承包商銷售混凝土主要是兩個(gè)方面，一方面通過成品混凝土的形式向業(yè)主辦理收款結(jié)算；另一方面通過供應(yīng)分包隊(duì)伍的形式向分包隊(duì)辦理扣款結(jié)算。在這兩方面企業(yè)制定了《項(xiàng)目工程結(jié)算管理流程》和《工程分包結(jié)算管理流程》兩個(gè)控制程序以及《分包工程審計(jì)管理制度》和《分包工程結(jié)算審計(jì)工作程序》兩個(gè)配套內(nèi)控制度。項(xiàng)目部針對自身特點(diǎn)制定了《項(xiàng)目部混凝土核算管理辦法》。

由于混凝土單價(jià)在總包合同內(nèi)已約定，因此在項(xiàng)目執(zhí)行過程中主要是對工程量的把握。對于成品混凝土而言由于比較直觀，可以直接通過測量工作進(jìn)行測定。所以主要控制重點(diǎn)是對分包隊(duì)伍結(jié)算扣款的計(jì)算。

對分包隊(duì)伍的結(jié)算付款規(guī)定由各專業(yè)提工程量清單，專業(yè)經(jīng)理審批后交工程部審批，后交經(jīng)營部專工復(fù)核，后項(xiàng)目部經(jīng)理審批，最后交由審計(jì)部審計(jì)同意后打印結(jié)算單原件交由財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。此過程如果存在混凝土扣款情況，還需要附帶混凝土公司的發(fā)料單和發(fā)料統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，作為混凝土扣款的依據(jù)?？劭顑r(jià)格由項(xiàng)目部通過《混凝土核算管理辦法》統(tǒng)一約定，減少隨意性，增加可預(yù)見性。在實(shí)際過程中由于發(fā)料也是由混凝土公司倉管人員負(fù)責(zé)，缺少監(jiān)督，容易造成舞弊。另外，由于未能規(guī)定最長扣款期限，這樣容易造成經(jīng)營部礙于情面遲遲不予扣款的問題。

四、完善該企業(yè)購銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的措施

（一）采購業(yè)務(wù)

通過仔細(xì)分析該企業(yè)關(guān)于購買業(yè)務(wù)方面的內(nèi)控管理制度，我們可以發(fā)現(xiàn)存在以下兩個(gè)方面的問題：一是人員崗位相互制約力度比較薄弱，存在一人負(fù)責(zé)全過程活動(dòng)的事情；二是規(guī)章制度存在漏洞，沒有形成整合體系，往往偏重一方面而忽略另一方面?！俄?xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》沒有起到統(tǒng)領(lǐng)其他各環(huán)節(jié)管理流程的作用。針對以上兩方面的問題，建議企業(yè)采取如下改進(jìn)措施：第一，重新梳理崗位職責(zé)分工，確保將不相容的崗位分別兩個(gè)不同部門的人或同一部門兩個(gè)人去做，這個(gè)可根據(jù)具體情況來確定。第二，整合各相關(guān)管理程序文件，體現(xiàn)量、質(zhì)、期同步原則，另外需要整合各個(gè)環(huán)節(jié)，突出各控制重點(diǎn)，并將相關(guān)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，形成易于操作又易于控制的文件，強(qiáng)化《項(xiàng)目現(xiàn)場采購管理規(guī)定》文件的綱領(lǐng)性作用。最后補(bǔ)充一點(diǎn)就是將各過程產(chǎn)生的控制文件形成格式，將需要注意的控制重點(diǎn)全部列明，正如材料采購需求計(jì)劃一樣，方便填寫，易于控制。

（二）銷售業(yè)務(wù)

該企業(yè)銷售業(yè)務(wù)方面也同樣存在著購買業(yè)務(wù)的兩個(gè)問題，也需要對相關(guān)文件進(jìn)行職責(zé)細(xì)化，例如將《項(xiàng)目部混凝土核算管理辦法》內(nèi)增加相關(guān)收發(fā)料人員控制程序，并規(guī)定供應(yīng)混凝土款扣回的時(shí)間間隔。另外項(xiàng)目部的內(nèi)控文件畢竟屬于內(nèi)部操作文件，對外不具有效力，因此還應(yīng)在與分包隊(duì)伍簽訂的分包合同內(nèi)對混凝土供應(yīng)和扣款做個(gè)詳細(xì)的約定，以便雙方遵守，防止漏扣、遲扣問題的發(fā)生。最后還應(yīng)像購買業(yè)務(wù)一樣對銷售業(yè)務(wù)也制定相應(yīng)的工程結(jié)算廉政協(xié)議，防止職務(wù)犯罪和道德風(fēng)險(xiǎn)。endprint