醫(yī)院OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

鄭宏偉

【摘 要】 辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是目前醫(yī)院日常工作的主要工具之一，它將醫(yī)院的人員、業(yè)務(wù)流程、信息、組織機(jī)構(gòu)與辦公自動(dòng)化技術(shù)和設(shè)備集成為一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院的工作效率具有較大提高作用。因此，對(duì)醫(yī)院OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)具有一定必要性。

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院 辦公自動(dòng)化 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)即OA，是Office Automation的縮寫，是辦公信息處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高辦公效率和工作質(zhì)量的目的。

辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)在醫(yī)院應(yīng)用上主要以計(jì)算機(jī)輔助辦公為核心，包括了文件審批、日常工作管理等功能。系統(tǒng)的的特點(diǎn)是系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要符合醫(yī)院的自身工作特點(diǎn)和其行政結(jié)構(gòu)，以日常行政工作的審批和文件的查看為線索，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)辦公的目的，從而大大提高信息傳遞的文件處理的速度，在節(jié)省資源的同時(shí)提高工作效率。因此，當(dāng)前醫(yī)院在HIS系統(tǒng)不能完全滿足日常辦公需要的情況，本文研究了醫(yī)院OA系統(tǒng)，形成一個(gè)對(duì)HIS系統(tǒng)的有效必要補(bǔ)充。本系統(tǒng)針對(duì)醫(yī)院實(shí)際日常工作需要，在分析相關(guān)技術(shù)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)一個(gè)OA系統(tǒng)無疑對(duì)醫(yī)院具有以下重要性。

1 OA在醫(yī)院信息化建設(shè)中的重要性

OA是以通訊和協(xié)同操作、協(xié)調(diào)運(yùn)行為技術(shù)基礎(chǔ)，在這種機(jī)制下，日常行政事務(wù)，如會(huì)議管理、日程安排、手機(jī)短信通知、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)，收發(fā)文也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式向工作流自動(dòng)化方式進(jìn)行，OA在醫(yī)院信息化建設(shè)中的重要性表現(xiàn)為以下四個(gè)方面：（1）建立了醫(yī)院信息溝通和共享的渠道：醫(yī)院OA承擔(dān)了信息通道的責(zé)任，每個(gè)員工可以在此根據(jù)自己的權(quán)限，了解和自己相關(guān)的工作。如上級(jí)交代的事情、自己需要完成的事情、需要和別人合作的事情、或需交于別人完成的事情，也可以通過系統(tǒng)平臺(tái)了解醫(yī)院最近一段發(fā)布的各種信息或通知。（2）規(guī)范了醫(yī)院辦公的整體流程：醫(yī)院OA以工作流為辦公機(jī)制，每種辦公事項(xiàng)都有相應(yīng)的工作流程，同時(shí)各種文檔進(jìn)行規(guī)范化登記和處理，這種基于工作流約束的機(jī)制，帶來了規(guī)范化、制度化的管理的理念，可以最大化的減少工作中人為的錯(cuò)誤，無形而有效的提高醫(yī)院中管理水平。它通過規(guī)范化的工作方法帶來規(guī)范化的管理。醫(yī)院OA這種基于工作流的約束機(jī)制并不是一成不變的，它同時(shí)可以靈活的進(jìn)行配置，根據(jù)醫(yī)院具體需要進(jìn)行調(diào)整。（3）對(duì)醫(yī)院的公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行統(tǒng)一化管理：醫(yī)院OA規(guī)范了各級(jí)文件的收文和發(fā)文流程，并把文檔處理和文檔歸檔的聯(lián)系在一起，無須人工進(jìn)行復(fù)雜的文檔歸檔過程，處理過的文檔如需要?dú)w檔，可以自動(dòng)進(jìn)行歸檔過程。醫(yī)院OA系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的文件檢索功能，任何人只要分配了權(quán)限，便可以在醫(yī)院OA系統(tǒng)上方便的進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)檢索，獲取自己所需的資料。（4）提高工作效率：降低成本醫(yī)院辦公從手工到網(wǎng)絡(luò)、從文檔的人工處理到工作流的自動(dòng)化，最明顯的效果是提高了工作效率，節(jié)約辦公成本，最大化的利用醫(yī)院資源。系統(tǒng)針對(duì)個(gè)人和部門及全院都設(shè)計(jì)了不同的方便而快捷的信息傳遞機(jī)制，能讓用戶以最快速度知道自己要干什么，需要什么樣的資料及這些資料到哪里去尋找的信息，從而提高工作效率。

2 醫(yī)院OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

（1）加強(qiáng)需求了解醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的最終目的是為了方便醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展，因此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中必須要對(duì)各個(gè)崗位的需求深入了解，全面分析醫(yī)院工作流程，繪制流程圖，然后再進(jìn)行系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的規(guī)劃，設(shè)計(jì)人員要將實(shí)際工作流程圖轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)流程，并且要讓醫(yī)院工作者了解計(jì)算機(jī)工作流程，使他們?cè)诓僮髦心馨凑樟鞒踢M(jìn)行。（2）確定系統(tǒng)模式系統(tǒng)模式的選擇要與醫(yī)院內(nèi)部的管理流程一致，一般建議選擇B啟模式，它能將全部的應(yīng)用軟件都裝在服務(wù)器端，客戶端不需要安裝其他任何的程序，只要通過瀏覽器就能對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作。該模式不僅極大的降低了系統(tǒng)應(yīng)用成本，而且便于后期的維護(hù)，減少了后期維護(hù)工作量。（3）自動(dòng)化辦公系統(tǒng)主要模塊在醫(yī)院自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)中，模塊設(shè)置既要滿足工作需求，而且還需要考慮使用者的接受度，風(fēng)格應(yīng)以簡(jiǎn)潔、明了為主。根據(jù)醫(yī)院一般的工作需要，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的模塊設(shè)置可以包括如下兒個(gè)。①我的辦公桌：該模塊的主要功能是完成一些個(gè)人事務(wù)，例如個(gè)人的事物安排、個(gè)人郵件發(fā)送等。②公共事務(wù)：該模塊主要包含了一些醫(yī)院的公告、網(wǎng)絡(luò)新聞、醫(yī)院事物安排等，在該模塊中工作人員不僅能夠從局域網(wǎng)中了解醫(yī)院的政策和規(guī)章制度，而且各部門之問能形成有效的溝通，加強(qiáng)了醫(yī)院?jiǎn)柕呐浜?，提高了醫(yī)院的管理水平。 ③應(yīng)用系統(tǒng)：該模塊將醫(yī)院工作中常用的一些軟件整合起來，方便了網(wǎng)上辦公，吸納了醫(yī)院知識(shí)倉(cāng)庫(kù)、影像學(xué)傳輸系統(tǒng)等，方便醫(yī)院人員在網(wǎng)絡(luò)上尋找對(duì)自己有用的知識(shí)。④工作事物：該模塊是系統(tǒng)中最主要的模塊，能實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、工作情況查詢、工作監(jiān)控等，不僅員工本人能及時(shí)了解自己的工作進(jìn)度，而且方便了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院運(yùn)作情況全面了解。⑤資料查詢：該模塊主要是為了方便員工的工作和生活設(shè)置的，在上面能夠查到醫(yī)院的基本情況、藥物的基本情況以及相關(guān)的法律法規(guī)等。⑥網(wǎng)上交流：該模塊提供了一個(gè)有效的溝通平臺(tái)，醫(yī)院工作人員可以在這個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行溝通，也可以將部分資料傳上去，實(shí)現(xiàn)資源共享。⑦視頻點(diǎn)播：主要是一些關(guān)于醫(yī)院活動(dòng)和醫(yī)療活動(dòng)的視頻、錄像等，能讓員工觀察、學(xué)習(xí)。⑧系統(tǒng)設(shè)置：該模塊主要數(shù)據(jù)庫(kù)管理，實(shí)現(xiàn)文件備份和員工權(quán)限分配。（4）保證系統(tǒng)的擴(kuò)展性醫(yī)院處于不斷變化發(fā)展的過程中，而且各種自動(dòng)化技術(shù)也日新月異，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要不斷的更新和完善，但是更新完善需要再一次的投入，為了避免這些麻煩，在設(shè)計(jì)過程中要保證系統(tǒng)有良好的擴(kuò)展性，以后可進(jìn)行更深層次的開發(fā)，從而提高系統(tǒng)的先進(jìn)性，同時(shí)降低升級(jí)費(fèi)用。

3 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院OA系統(tǒng)的開發(fā)目的是通過使用本系統(tǒng)有利于信息交流和傳遞，使得管理有形，無形資產(chǎn)，初步實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，能有效的提高醫(yī)院內(nèi)部員工之間工作的協(xié)調(diào)性，節(jié)約工作成本，提高工作效率增強(qiáng)員工之間團(tuán)體意識(shí)，通過設(shè)置在日常工作所需的相應(yīng)功能模塊，才能為員工們提供一個(gè)方便、快捷、易用、實(shí)用的辦公信息管理平臺(tái)，但在實(shí)際運(yùn)用由于各醫(yī)院的實(shí)情況不同以及系統(tǒng)設(shè)計(jì)中存在一定的局限性和缺點(diǎn)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)計(jì)才能滿足需求。

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