淺談圖書(shū)分編工作流程的問(wèn)題與對(duì)策

祝詳麗

摘 要： 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，圖書(shū)館的書(shū)籍?dāng)?shù)量在逐年增加，體現(xiàn)了一所高等院校的綜合水平。然而，當(dāng)下圖書(shū)的分編流程亟待優(yōu)化，分編流程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)或者次序出現(xiàn)混亂，都會(huì)使圖書(shū)管理質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。對(duì)于圖書(shū)館的整體工作而言，圖書(shū)分編是必不可少的重要環(huán)節(jié)。針對(duì)圖書(shū)分編在圖書(shū)管理中的重要性，文章對(duì)圖書(shū)分編工作流程的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞： 圖書(shū)分編 工作流程 問(wèn)題 對(duì)策

一、圖書(shū)分編流程及其必要性

圖書(shū)分編工作是由一系列分編流程構(gòu)成的，大致順序是：驗(yàn)收—查副本—編類—給號(hào)—制片—圖書(shū)加工—審核—排公務(wù)片—移交—填月報(bào)表。由此可以看出，圖書(shū)編排過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)看似相互獨(dú)立，其實(shí)是相互關(guān)聯(lián)、缺一不可的，若是銜接不好則必定會(huì)影響工作進(jìn)度，而且各個(gè)環(huán)節(jié)之間順序不能顛倒，否則會(huì)發(fā)生順序的錯(cuò)亂。

圖書(shū)分編工作工序復(fù)雜、技術(shù)性強(qiáng)、工作量大，同時(shí)是多工種、多人協(xié)作的綜合性工作。有些圖書(shū)館分編工作不規(guī)范，館員崗位安排不當(dāng)，且沒(méi)有制定工作流程，經(jīng)常出現(xiàn)工作相互推諉、扯皮現(xiàn)象，各道工序的銜接出現(xiàn)混亂，經(jīng)常相互影響，失誤時(shí)有發(fā)生，工作中一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，由于責(zé)任不清，工作范圍及工作內(nèi)容不明確，等等，就會(huì)相互指責(zé)，相互推卸責(zé)任，極大地影響了工作效率和工作質(zhì)量。因此，圖書(shū)分辨工作流程優(yōu)化是圖書(shū)館管理信息化的必然趨勢(shì)，隨著圖書(shū)館管理越來(lái)越現(xiàn)代化，圖書(shū)館管理已經(jīng)逐步走向成熟。但是圖書(shū)分編工作作為圖書(shū)管理工作中的重要組成部分，其分編流程的最優(yōu)化是簡(jiǎn)化工作流程，節(jié)約勞動(dòng)力資源，進(jìn)一步推進(jìn)圖書(shū)館管理信息化的建設(shè)。

其次，圖書(shū)分辨工作流程優(yōu)化直接決定圖書(shū)管理整體水平。分編流程的最優(yōu)化能提高圖書(shū)使用效率，發(fā)揮圖書(shū)館應(yīng)有的作用，讓學(xué)生更快尋找所需資源。由此可見(jiàn)，工作人員必須發(fā)揮聰明才智，為分編工作流程最優(yōu)化提出見(jiàn)解，貢獻(xiàn)自己的一份力量。針對(duì)學(xué)校圖書(shū)館的不同情況，深入分析各道工序的具體工作內(nèi)容、職責(zé)范圍及其聯(lián)系，科學(xué)地組織人員，明確各道工序的具體工作內(nèi)容，使各工序職責(zé)分明，各工序間銜接有序，避免工作窩工和混亂現(xiàn)象的發(fā)生，對(duì)提高工作效率和工作質(zhì)量，更好地發(fā)揮學(xué)校圖書(shū)館的資源效益，提高圖書(shū)館的管理水平等各方面都是十分必要的。

二、傳統(tǒng)模式中的圖書(shū)館采編流程

傳統(tǒng)運(yùn)作中圖書(shū)館采編流程一般情況下可以分為：制訂相關(guān)計(jì)劃，合理分配人力、資金、設(shè)備等，如果將這些程序投入到實(shí)際工作中，按照所收藏的類型進(jìn)行采集并且分類，從而整合出一定的圖書(shū)館信息，例如：館藏圖書(shū)的數(shù)量、種類及存放地點(diǎn)等，那么在這一過(guò)程中，各種數(shù)據(jù)的采集相對(duì)分離，導(dǎo)致相同的數(shù)據(jù)被多次引用或者交叉使用，從而出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象，大大增加工作量，降低經(jīng)費(fèi)的使用價(jià)值；相同的數(shù)據(jù)如果因?yàn)槿藶樵蚨鵁o(wú)法整合，就加大了讀者全面讀取同一資源數(shù)據(jù)的難度。此外，各個(gè)協(xié)作流程都局限于各自的領(lǐng)域內(nèi)各自為政，互不干涉，圖書(shū)管理員只是關(guān)注各自所負(fù)責(zé)部分的局部利益，對(duì)于整體的分配安排是否合理不關(guān)心，嚴(yán)重缺乏團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。

三、當(dāng)前圖書(shū)館管理中存在的問(wèn)題

圖書(shū)館管理的目的是提高服務(wù)質(zhì)量，為讀者提供更好的閱讀服務(wù)。而就我國(guó)當(dāng)前的圖書(shū)館管理狀況來(lái)說(shuō)，由于館內(nèi)所配置的管理系統(tǒng)的種類很多，比如書(shū)籍保存管理系統(tǒng)，借閱管理系統(tǒng)等，這些同時(shí)存在的管理系統(tǒng)因種類過(guò)多，使得圖書(shū)館管理變得一片混亂，嚴(yán)重降低了圖書(shū)館管理質(zhì)量。我國(guó)境內(nèi)現(xiàn)有圖書(shū)館在管理工作中存在的主要問(wèn)題有：

1.圖書(shū)館內(nèi)部存在多個(gè)管理系統(tǒng)共存現(xiàn)象，這些系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行時(shí)容易發(fā)生交叉管理，不利于館內(nèi)資源的共享和利用。

2.在圖書(shū)分編上，由于不同圖書(shū)館都具有自己的、不同的圖書(shū)分類體系，因此當(dāng)圖書(shū)館進(jìn)行合并，統(tǒng)一之后的圖書(shū)館在圖書(shū)分類上會(huì)存在多個(gè)分類體系，這一現(xiàn)象同樣會(huì)阻礙圖書(shū)館分編工作的開(kāi)展。

3.圖書(shū)館合并之后，統(tǒng)一化下的圖書(shū)館在目錄檢索體系上也會(huì)出現(xiàn)做種目錄體系并存的問(wèn)題，這一問(wèn)題與前兩個(gè)問(wèn)題一樣，很可能造成圖書(shū)館內(nèi)部分管理工作發(fā)生交叉，使用目錄檢索時(shí)，相同的目錄在聯(lián)合總目錄中多次、重復(fù)出現(xiàn)，影響圖書(shū)館信息管理質(zhì)量。

四、確定合理工作流程的原則和條件

合理工作流程的確定與各館規(guī)模，每年進(jìn)書(shū)量，人員多少及是否實(shí)行計(jì)算機(jī)管理等密切相關(guān)，不能簡(jiǎn)單一概而論，要視各館具體情況而定，以下提出的一般原則及條件，僅供參考。

1.最佳性

在當(dāng)前條件下，分編工作的工序和操作過(guò)程及實(shí)施辦法是合理的，力求減少各工序間不必要的重復(fù)工作。

2.節(jié)奏性和均衡性

分編圖書(shū)時(shí)要掌握一定的節(jié)奏，注意各道工序的均衡，各工序加工圖書(shū)既不負(fù)擔(dān)過(guò)重，又無(wú)窩工現(xiàn)象，使工作人員勞逸結(jié)合。

3.直流性和緊湊型

確定工作流程盡可能走直線，盡量減少曲線和回線，各工序間銜接緊湊、有序，在加工圖書(shū)的移動(dòng)次數(shù)最少，傳遞方式適宜，減少勞動(dòng)消耗。例如，在加工圖書(shū)時(shí)采用分批方式，用樣本書(shū)和工作單在各工序間流動(dòng)，既減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，又減少在加工圖書(shū)的整體移動(dòng)次數(shù)，加快圖書(shū)加工的進(jìn)程。

4.工作效率和質(zhì)量

確定的工作流程以提高工作效率和質(zhì)量為目的。新制度的工作流程與以前相比，工作效率和質(zhì)量得到明顯提高。否則，其工作流程不合理。

5.各工序職責(zé)分明

各工序的具體工作內(nèi)容、職責(zé)范圍有明確界定，使工作人員有章可循，哪道工序出問(wèn)題由本工序及時(shí)解決，杜絕推諉、扯皮現(xiàn)象。

6.實(shí)踐檢驗(yàn)性

確定的工作流程應(yīng)經(jīng)得起實(shí)踐檢驗(yàn)。在實(shí)際工作中，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試行，提高了分編工作的效率和質(zhì)量，縮短了分編工作時(shí)間，得到了工作人員的認(rèn)可，實(shí)踐證明是合理的。否則，必須不斷改進(jìn)和提高。

五、實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館分編工作流程最優(yōu)化的措施

1.盡量進(jìn)行小批量作業(yè)endprint