淺談新時(shí)期高職院校檔案管理人員的繼續(xù)教育

陳雪芬

【摘要】隨著我國(guó)高職院校不斷的改革與訊速發(fā)展，檔案管理人員繼續(xù)教育在高職院校的作用日益突顯。通過(guò)繼續(xù)教育，培養(yǎng)服務(wù)型、學(xué)習(xí)型和創(chuàng)新型人才，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)水平，更好地為高職院校做好檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理管理人員繼續(xù)教育

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271.6 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2014）06-0001-02

高職院校檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等對(duì)高職院校檔案管理的發(fā)展有著直接影響。隨著21世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)知識(shí)信息的需求日益增加，數(shù)字化、信息化充斥著社會(huì)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，及時(shí)更新檔案管理人員的知識(shí)與技能，進(jìn)行檔案管理繼續(xù)教育已經(jīng)勢(shì)在必行。

一、高職院校檔案管理人員現(xiàn)狀

在我國(guó),由于大多數(shù)高職院校成立時(shí)間較短，規(guī)模擴(kuò)大較快，其檔案管理工作無(wú)論是“軟件”, 還是“硬件”都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。整體而言，集中體現(xiàn)在：

(一) 檔案管理專(zhuān)業(yè)人才稀少。受早年計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，我國(guó)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才較少。高職院校檔案管理人員的來(lái)源主要是轉(zhuǎn)行的教師、行政人員或者是新分配的畢業(yè)生，他們?cè)趶氖聶n案管理工作前，多數(shù)人很少甚至沒(méi)有接觸過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)，主要靠工作中積累的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)來(lái)提升業(yè)務(wù)水平。這導(dǎo)致近年來(lái)，高職院校檔案管理人員業(yè)務(wù)和文化水平雖有普遍提高，但專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠系統(tǒng)、扎實(shí)，影響了檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，制約了高職院校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)高職院校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力提出了更高的要求。部分轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作的人員，所學(xué)專(zhuān)業(yè)與工作不對(duì)口。有的即使通過(guò)繼續(xù)教育崗位培訓(xùn)等學(xué)了一些檔案管理專(zhuān)業(yè)的相關(guān)知識(shí)，但隨著科技日新月異的發(fā)展，部分專(zhuān)業(yè)知識(shí)已經(jīng)陳舊，尤其是電子多媒體的出現(xiàn)，需要使用現(xiàn)代化的方法對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行管理、儲(chǔ)存。另外，高職院校檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，多數(shù)人安于現(xiàn)狀，缺乏銳意進(jìn)取、開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，工作效率不高。

（三）創(chuàng)新型檔案管理人才貧乏。新時(shí)期，高職院校的管理方式逐漸經(jīng)歷了從經(jīng)驗(yàn)性到科學(xué)性的發(fā)展變化，這對(duì)高職院校檔案的搜集、整理和編研工作產(chǎn)生了很大影響，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理觀念和手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展，因此，高職院校不能僅靠業(yè)務(wù)培訓(xùn)的一次性教育來(lái)培養(yǎng)檔案管理人員，大力發(fā)展檔案管理人員的繼續(xù)教育才是解決問(wèn)題的有效途徑。

二、高職院校檔案管理人員繼續(xù)教育的必要性

檔案繼續(xù)教育在我國(guó)發(fā)展已有近20年歷史，它主要是指“對(duì)檔案工作人員的知識(shí)、素質(zhì)、技能進(jìn)行補(bǔ)充、更新、拓寬和提高的高層次的追加教育，是我國(guó)檔案高等教育的重要組成部分，在檔案事業(yè)發(fā)展中有著重要的戰(zhàn)略?xún)r(jià)值”。[1]在科技發(fā)展突飛猛進(jìn)的今天，“繼續(xù)教育的重要戰(zhàn)略?xún)r(jià)值就在于能有效地縮小科技人員增長(zhǎng)與科技知識(shí)增長(zhǎng)之間的差距”。[2]因此，高職院校檔案管理人員的繼續(xù)教育是檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)的重要內(nèi)容，也是檔案管理可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。

（一）加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育是高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。高職院校檔案室存放的檔案主要由本校各部門(mén)在工作中形成的圖片、聲像、文字性材料等構(gòu)成。它是高職院校進(jìn)行校史研究、教學(xué)研究、科技研究的重要集中地，是學(xué)校管理工作中的重要環(huán)節(jié)。檔案管理人員則是高職院校檔案管理現(xiàn)代化的重要建設(shè)者和維護(hù)者，更是檔案信息資源的開(kāi)發(fā)者。21世紀(jì)高職院校檔案管理進(jìn)入了信息化、數(shù)字化發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理人員需要不斷參加繼續(xù)教育來(lái)及時(shí)的優(yōu)化、更新自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而為高職院校檔案管理事業(yè)新發(fā)展提供強(qiáng)有力知識(shí)保證。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育是高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的需要?！案咚刭|(zhì)的檔案工作人員是創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的內(nèi)在發(fā)展動(dòng)力, 是檔案信息價(jià)值的體現(xiàn)者與實(shí)現(xiàn)者。”[3]目前，高職院校檔案管理在思想觀念、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)等方面均存在著與新時(shí)期檔案管理要求不適應(yīng)的狀況，這極大地制約了高職院校檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新。加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，努力建設(shè)一支具有現(xiàn)代理念、現(xiàn)代知識(shí)、現(xiàn)代技能的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，是高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的需要。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育是提高高職院校檔案工作效率的需要。如今，大多數(shù)高職院校的一系列信息傳遞，主要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成。近年來(lái)，隨著高職院校的大力發(fā)展，規(guī)?？焖贁U(kuò)大，學(xué)校檔案管理數(shù)量增多，但是高職院校人事制度的改革和編制的縮減，使得龐大的工作量與管理人員數(shù)量形成了極大反差。對(duì)此，高職院校只能靠加大現(xiàn)代化設(shè)備投入力度，加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育來(lái)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，從而提高檔案管理人員的工作效率。

三、加強(qiáng)高職院校檔案管理人員繼續(xù)教育的措施

檔案管理人員繼續(xù)教育“既包括檔案人員自發(fā)利用平常工作時(shí)間進(jìn)行自我更新與自我完善，也包括有組織、有計(jì)劃的專(zhuān)業(yè)化學(xué)習(xí)與培訓(xùn)?！盵4]所以，加強(qiáng)高職院校檔案管理人員繼續(xù)教育應(yīng)注意以下幾方面：

（一）就國(guó)家而言，要加強(qiáng)檔案管理繼續(xù)教育的政策和法制建設(shè)?！叭魏我豁?xiàng)教育活動(dòng)的開(kāi)展都離不開(kāi)國(guó)家行政力量的支持與推動(dòng)，其中政策與立法則是根本的保證?！盵5]相關(guān)部門(mén)在制定政策法規(guī)的過(guò)程中，應(yīng)深入基層，并對(duì)我國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)的的特點(diǎn)、性質(zhì)、任務(wù)、類(lèi)型、規(guī)模及其不同層次的人員構(gòu)成進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，保證所制定出臺(tái)的政策法規(guī)符合檔案繼續(xù)教育的實(shí)際情況。同時(shí)，所制定“檔案繼續(xù)教育的政策法規(guī)，在有關(guān)職稱(chēng)評(píng)聘、崗位設(shè)置、經(jīng)費(fèi)調(diào)撥與使用上應(yīng)有詳細(xì)的條款，對(duì)繼續(xù)教育的師資、經(jīng)費(fèi)、時(shí)間、組織管理等應(yīng)有比較明確的規(guī)定?！盵6]

（二）就高職院校而言，必須要提高檔案管理人員參與繼續(xù)教育的積極性，進(jìn)而提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。具體而言：

1.領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。高職院校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展給予密切關(guān)注，使檔案管理人員意識(shí)到檔案工作的重要性。主要體現(xiàn)在：一是加強(qiáng)對(duì)檔案室建設(shè)的重視。要加大資金投入力度，改善學(xué)校檔案的“硬件”設(shè)施。二是加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的管理。安排業(yè)務(wù)素質(zhì)高、專(zhuān)業(yè)技術(shù)強(qiáng)的人員到檔案室工作，保證檔案管理的“軟件”實(shí)施。三是提高檔案管理人員的待遇。除了基本工作待遇外，實(shí)行激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員努力工作，把檔案管理工作作為自身事業(yè)去拼搏。

2.注重相關(guān)知識(shí)的應(yīng)用性和先進(jìn)性。檔案管理人員在繼續(xù)教育中所學(xué)的知識(shí)應(yīng)與工作實(shí)際需要和未來(lái)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)相結(jié)合。因此，高職院校在對(duì)其實(shí)施繼續(xù)教育時(shí)要緊密結(jié)合檔案學(xué)理論研究、檔案科學(xué)技術(shù)研究、檔案管理現(xiàn)代化、檔案法制建設(shè)、檔案基礎(chǔ)建設(shè)等檔案管理專(zhuān)業(yè)的工作實(shí)踐進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。并根據(jù)不同的崗位、不同層次的需求，訂立相應(yīng)的培養(yǎng)目標(biāo)和任務(wù)，按需施教，達(dá)到學(xué)以致用的目的。

3.注重教學(xué)過(guò)程中因材施教。由于各個(gè)高職院校檔案管理人員的水平參差不齊，因此，在實(shí)施繼續(xù)教育時(shí)的教學(xué)方法、學(xué)習(xí)內(nèi)容也應(yīng)因人而異。初次從事檔案管理工作的人員，旨在教授基礎(chǔ)知識(shí)、掌握檔案管理工作的基本技能；檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的員工，旨在根據(jù)當(dāng)下新形勢(shì)，補(bǔ)充一些新知識(shí)、新技術(shù)。

4.建立健全考核機(jī)制。在鼓勵(lì)學(xué)校檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)的同時(shí)，高職院校也應(yīng)為檔案管理人員積極營(yíng)造一個(gè)施展自身才華的工作氛圍。建立相應(yīng)的檔案管理工作考核機(jī)制，把實(shí)際工作情況與工資晉升、職稱(chēng)評(píng)聘等相掛鉤，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，在工作崗位上，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。

（三）就高職院校檔案管理人員自身而言，必須要注重專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和更新，確立終身教育的學(xué)習(xí)觀念，不斷學(xué)習(xí)、拓寬視野，及時(shí)了解與工作相關(guān)的行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用所學(xué)檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)自身工作。同時(shí)，檔案管理人員還需要有開(kāi)拓創(chuàng)新、銳意進(jìn)取的精神，保證高職院校檔案管理事業(yè)的發(fā)展活力。

四、小結(jié)

高職院校檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)實(shí)的突破，關(guān)鍵是人才培養(yǎng)問(wèn)題。新時(shí)期，檔案管理人員單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)、落后的管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)高職院校檔案管理發(fā)展的要求。加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，優(yōu)化其知識(shí)結(jié)構(gòu),提高其專(zhuān)業(yè)技能,對(duì)開(kāi)拓高職院校檔案管理工作新局面具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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