信息化環(huán)境下檔案管理研究

余蔚中

摘 要：隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，促使檔案工作往信息化技術方向變革，增加了檔案在信息化環(huán)境下的管理難度。由淺入深地分析了信息化環(huán)境下檔案管理過程中存在的實際問題，首先，必須搞清信息化建設會給檔案管理工作帶來什么樣的問題；其次，從實際問題入手，尋求問題的關鍵；最后，根據(jù)問題的關鍵點，尋找到解決問題的辦法。對當今信息化檔案管理面臨的問題著重進行分析，為檔案信息化在管理方面的工作提供建設性意見。這樣才能使信息化檔案管理工作得到創(chuàng)新，取得突出成效。

關鍵詞：檔案管理；信息化環(huán)境；問題研究

中圖分類號：F49

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198（2014）09-0169-01

1 信息化檔案管理中存在的問題

（1）各個單元在收錄相同主題的信息時，因為收錄標準的不一樣，所以關于這一主題的信息數(shù)據(jù)不能夠集中到一起，導致信息數(shù)據(jù)的分散性。

（2）檔案信息的數(shù)據(jù)來源、架構和處理方式的多樣化，而異構性主要體現(xiàn)在：數(shù)據(jù)的轉換，這就使得儲存的檔案信息資源更為復雜，從而導致信息數(shù)據(jù)的異構。

（3）各收藏單元中同一主題的相關數(shù)據(jù)重復收錄，這就使得作為最終擁有這些信息資源的檔案館中存儲了太多重復的信息數(shù)據(jù)，這就是信息數(shù)據(jù)的重復性。

（4）在當今社會，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進程加快了檔案信息化，促使信息資源實現(xiàn)充分的共享。但是，事務的發(fā)展總是存在兩面性，網(wǎng)絡雖然能夠方便人們對檔案信息資源的使用，但同時也能夠被某些居心不良的人使用，借助網(wǎng)絡干一些違法的事情，使人們的生活受到傷害。所以，進行信息化檔案信息資源的安全管理，是十分重要的。這樣，不僅可以提高信息化檔案的管理效率，還能夠保障個人信息安全。

（5）檔案管理的滯后性要是從保存的目的和形成的過程兩個方面進行分析，它的主要特征表現(xiàn)在有失去時效性、有使用價值以及保存日后利用，這些特征所體現(xiàn)出的內涵雖然與現(xiàn)代信息技術的處理要求達到一致，但將這些滯后的檔案信息數(shù)據(jù)匯總起來，并不能很好地滿足公眾對檔案信息資源的需求。

2 加強檔案信息資源管理的途徑

（1）建立相應的規(guī)章制度，保證信息化檔案管理工作的正常有序進行。檔案部門收集信息的時候，需要根據(jù)信息表現(xiàn)的內容及時有效的調整檔案接收信息的范圍，同時對于一些和信息內容密切相關的文字資料、擁有很強潛在價值的信息都需要多加關注。要將檔案信息化建設中帶來的現(xiàn)代管理模式和創(chuàng)新思維充分中和到規(guī)章制度中，在原有檔案管理的基礎上進行突破和創(chuàng)新，逐步完善信息化環(huán)境下檔案管理的規(guī)章制度，充分保證信息化環(huán)境下檔案管理工作的有效進行和持續(xù)發(fā)展。

（2）完善基礎條件設施的建設。在基礎設施的建設上，除了配備完整的硬件設備——大型服務器、計算機、刻錄機、掃描儀、打印機、數(shù)碼相機等，同時還需要保障軟件設施的不斷更新、升級和完善，使信息化檔案服務條件得到充分的改善，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學化。完善的信息化檔案基礎設施是建設檔案信息化以及各項檔案應用系統(tǒng)的基礎和前提，若擁有完善基礎設施，才能夠有效的開展檔案管理工作，假如基礎設施不夠完善，將在一定程度上制約檔案信息化的進一步發(fā)展。

（3）加強檔案工作人員綜合素質的培養(yǎng)。建設檔案信息化的多元化，促使信息化條件下的電子檔案管理方法與傳統(tǒng)的紙質檔案管理方法在本質是截然不同的，這就導致管理人員跟不上信息化檔案管理工作的發(fā)展！在觀念上樹立“人才是第一資源”，只有不斷提高檔案管理人員的思想理論水平、檔案業(yè)務素質，改善檔案管理人員的知識結構，才能使得信息化檔案建設順利地開展。在實際過程中，開展信息化理論知識講座，培養(yǎng)擁有高素質、豐富理論知識的復合型人才；組織檔案管理人才前往擁有完善信息化檔案建設經(jīng)驗的機構進行實地考察，借鑒已完成信息化檔案建設的機構的經(jīng)驗，改善檔案管理人員的知識結構以及思維方式。保證檔案信息化建設的順利開展，滿足社會發(fā)展的需求。

（4）提高檔案信息化的安全性。網(wǎng)絡的安全性是檔案信息化建設過程中迫切需要解決的難題，促使相關部門建設網(wǎng)絡安全保障體系加強檔案管理的安全性，同時制定相應的法律法規(guī)。安全管理應該包括以下幾個內容：人員方面，在收集信息的審查過程中，工作人員必須仔細、認真；制定分層次的檔案管理制度，已經(jīng)收錄的信息內容根據(jù)其重要性設置不同管理級別，進行分層分級管理。

3 檔案信息化的創(chuàng)新點

完成信息化檔案建設后，信息化環(huán)境下的信息載體與傳統(tǒng)的信息載體相比，發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的紙質載體存儲的信息量少，占據(jù)的空間又大，并且不利于信息的檢索，而新的載體不僅能夠存儲大量的信息，只需要占據(jù)很小的空間，并且如果使用計算機對信息進行檢索，十分的快捷。

4 總結

雖然檔案信息化為檔案管理帶來一些問題，但不可否認，隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，檔案信息化的建設日趨完善，信息化檔案以互聯(lián)網(wǎng)為基礎大大提高了收集檔案信息的效率，還在確保效率的同時，保證了檔案的完整性和統(tǒng)一性，從根本上改變了檔案信息的存儲方式和檢索機制，在為用戶帶去更加方便快捷的操作體驗的同時，又降低成本，減少因為人為原因而導致檔案信息丟失的情況發(fā)生。

參考文獻

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