論商務(wù)談判禮儀

朱燕

摘 要： 商務(wù)談判禮儀是人在商務(wù)交往中的藝術(shù)，是商務(wù)工作的需要，有助于塑造良好的社會形象，是妥善處理各方面關(guān)系的需要。本文主要從商務(wù)談判禮儀的概念和在談判中的應(yīng)用兩方面進行闡述，旨在促使談判成功。

關(guān)鍵詞： 商務(wù)談判 談判禮儀 禮儀應(yīng)用

引言

隨著國內(nèi)貿(mào)易越來越國際化，商務(wù)談判越來越頻繁地發(fā)生，商務(wù)談判禮儀越來越重要。雖然遵守談判禮儀不是談判成功的必然條件，但是絕不能違背，因此，商務(wù)談判必須遵守談判禮儀。本文主要從商務(wù)談判禮儀的基本概念和應(yīng)用兩方面進行闡釋，基本概念由商務(wù)談判禮儀的意義和重要性兩方面組成。應(yīng)用由商務(wù)談判禮儀的過程、語言和儀容儀表的要求組成。

1.基本概念

1.1商務(wù)談判禮儀的意義

談判禮儀是人與人交往中必不可缺的，它的基本內(nèi)容有“約束自己，尊重他人”，商務(wù)談判的主要目的是讓對方在談判過程中沒有緊繃感，感受著對方的親切、平易近人和輕松自在，在談判過程中不要只想著自己的利益，也要為他人著想，越著急成功越容易馬失前蹄，達不到預(yù)期效果，所以，商務(wù)談判的精髓就是“己所不欲，勿施于人”。商務(wù)談判禮儀是能讓商務(wù)談判人員在商務(wù)活動中，樹立個人和組織的良好形象，搞好企業(yè)公共關(guān)系，溝通企業(yè)與相關(guān)方面的信息，贏得商務(wù)機會而遵守的表達尊敬之心的相關(guān)行為規(guī)范。

1.2商務(wù)談判禮儀的重要性

商務(wù)談判既是一門科學(xué)又是一門藝術(shù)，它是人際交往中學(xué)不完的知識。不僅需要掌握專業(yè)知識，還需要在平時生活中好好利用。禮儀是在平時生活中培養(yǎng)起來的，商務(wù)談判中不能表現(xiàn)出假情假意，一定要很真誠、有禮貌，才能成功。各行各業(yè)中都存在互爭互利、毫不相讓的現(xiàn)象，但是真正的較量應(yīng)該是文質(zhì)彬彬地進行。

1.2.1營造良好氛圍，拉近雙方距離。

一個企業(yè)如果能熱情周到、大方得體地接待客戶，為對方考慮，幫助對方解決困難，解決疑問，這樣客戶就會覺得你尊重他，就會感覺到你是有誠意的，樂意與你打交道。縮短雙方距離，讓對方能夠放松身心，愿意傾聽你所說的，需要在輕松愉悅的氣氛中進行，這樣雙方才能友好交談。

1.2.2塑造良好形象，推動交易成功。

在商務(wù)談判過程中，交易雙方可能并不了解對方背景，都是從個人形象觀察得知的，對方的舉止、儀容、談話都能表現(xiàn)出對方讓人可信的程度，在商務(wù)活動中，言談舉止能給對方留下深刻的印象。

1.2.3加深理解，促進友誼。

在商務(wù)談判中，雙方都要維護各自經(jīng)濟利益，發(fā)生沖突在所難免，但是沖突不是對抗，因此不可把企業(yè)的矛盾變成個人的攻擊，要把人與事區(qū)分開來。在商務(wù)談判中發(fā)生沖突也應(yīng)注意禮儀規(guī)范，然后通過理解和溝通，找出合理的解決方法，建立友誼，然后才能建立長期合作伙伴，就算最后交易不成功，但因你誠懇待人，禮貌有加，對方對你的印象也會良好，對日后尋找其他合作伙伴有很好的口碑效應(yīng)。因此，在談判過程中要始終非常注重禮儀，不能因偶爾的不悅做出沖動的事或出現(xiàn)言語上的不禮貌。

2.商務(wù)談判禮儀的應(yīng)用

商務(wù)談判是交易雙方為了各自目的進行的交談，最終目的是解決問題，達成共識，簽訂合同，影響商務(wù)談判成功的因素頗多，禮儀是其中必不可少的，不僅能體現(xiàn)自身修養(yǎng)，還能為自己的企業(yè)樹立良好形象，使對方受到影響。

2.1商務(wù)談判禮儀的程序

一般而言，商務(wù)談判禮儀主要涉及談判地點、談判座次、談判表現(xiàn)、簽字儀式等方面。

2.1.1談判準(zhǔn)備階段的禮儀。

談判時間的選擇：談判時間要經(jīng)過雙方商定而非一方私自決定，否則就是失禮、不尊重對方，要選擇對雙方都有利的時間。談判地點的選擇：地點最好爭取選擇在自己較熟悉的環(huán)境，若爭取不到，也應(yīng)選擇在雙方都不熟悉的中性場所，若要進行多次談判，地點應(yīng)一方?jīng)Q定一次，以示公平。談判人員的選擇：談判隊伍由主談判人員、主談判人員的助手、談判專家、其他談判人員和記錄人員組成。談判中所需的資料應(yīng)提前搜集，以便在談判過程中掌握主動權(quán)。

注重禮儀是必不可少的，第一印象往往會影響日后雙方的合作關(guān)系。比如：在接待室迎接對方；盡可能派人到機場或車站接；收下對方名片后應(yīng)看一看對方的姓名和職稱以示尊重；確認(rèn)談判人員和雙方談判代表的身份、職位等以便稱呼。談判前應(yīng)整理好自己的儀容儀表，穿著要整潔、正式、莊重；談判會場宜采用長方形或橢圓形談判桌。

在談判前，介紹自己時一定要簡潔、大方，不要流露出傲慢的感覺。介紹成員時，被介紹到的人應(yīng)起立或點頭做出禮貌的回應(yīng)，讓對方感受到你的真誠和嚴(yán)肅，在與對方交談的過程中，語氣一定要客氣，用雙手接遞物品。介紹完畢可以談一些對方感興趣的話題，慢慢進入談判，不要一下子進入正題。另外，在談判前應(yīng)摸清對方情況，對方講話要仔細(xì)傾聽、仔細(xì)觀察，偶爾做出回應(yīng)。這樣既可了解對方的意圖又可表現(xiàn)出尊重和禮貌。

在有些商務(wù)談判中饋贈禮品也是一種禮儀。在相互饋贈禮品方面，除表示友好、進一步增進友誼和今后長期合作愿望外，更主要是表現(xiàn)出對這次合作成功的喜悅和希望下次合作依然順利進行所做的促進。因此要針對不同人員選擇不同禮品，其寓意性是很微妙的，禮品的價值應(yīng)視洽談內(nèi)容和具體情況而定。

2.1.2正式談判階段的禮儀。

正式談判時，談判者尤其是主談判人員的臨場表現(xiàn)往往直接影響談判現(xiàn)場的氣氛。談判的人應(yīng)心平氣和，處變不驚，冷靜地處理事情，從本質(zhì)上講，應(yīng)以雙方互惠互利、互有所得、實現(xiàn)雙贏為目的。

首先雙方就本次談判的主要目的、要求和意圖等做出簡單的陳述。把事先準(zhǔn)備好的相關(guān)問題在合適時候提出并討論解決，對方回答時要認(rèn)真傾聽，不宜隨意打斷他人，但可適當(dāng)做出回應(yīng)，使氣氛不尷尬、冷場，提問后得到相應(yīng)的回答，應(yīng)向?qū)Ψ奖硎靖兄x，使整個過程輕松、快樂和禮貌。

談判時，語言的表達能充分體現(xiàn)和反映一個人的能力、修養(yǎng)和素質(zhì)，所以談判時所用的語氣要很準(zhǔn)確，一定要避免讓人誤會和不能理解的言語。懂得對方談判目標(biāo)和意圖后，為了達到雙方目的，進行討價還價是必須的，當(dāng)然在這過程中切忌因為情急而失禮。關(guān)鍵時刻一定要保持風(fēng)度，心平氣和地處理。做到人與事分開，避免人身攻擊和人格侮辱。談判可以不成功，但是禮儀不能丟失。做不成合作伙伴還可以做朋友，不應(yīng)該因為公事變成敵人。懂得禮貌，論證有力，條理清晰，表達周全、嚴(yán)密，談判前對可能出現(xiàn)的問題做好準(zhǔn)備，預(yù)期和設(shè)想可能的結(jié)果，達成一致也就是成功結(jié)束了儀式。這個時候可以談一些輕松自在的話題或者安排接下來的活動，以結(jié)束緊張的會議，也可以對剛才談話中的一些過失表示歉意。

談判溝通的五個技巧：（1）善于提問。通過提問，我們不僅獲得平時無法得到的信息，還能驗證以往的判斷率。應(yīng)用開放式問題了解對方所需，因為這類問題可以使對方自由地談?wù)摮龈髯运?。?）善于回應(yīng)。在對方提問時因認(rèn)真傾聽、細(xì)心觀察，摸清對方的真正意圖，做出婉轉(zhuǎn)的回應(yīng)。（3）善于傾聽。善于傾聽可獲得寶貴的信息，增加有利的談判籌碼。在談判中，我們要盡可能地讓對方多說，以達到了解對方的目的。（4）善于說服。說服力是談判要害所在，有了說服力就可以牽引對方的思維，讓對方覺得你是對的，無力反駁，也就達到了自方的目的。（5）適當(dāng)讓步。在哪些問題上做出讓步和承諾，達成協(xié)議。何時讓步及讓步幅度是具有高難度的技巧問題，讓對方覺得你方很好，對方也會適當(dāng)讓步。具體到每個案例都有不同的解決方案，需要企業(yè)家和談判者長時間的摸索。

2.1.3簽約階段的禮儀

商務(wù)談判的最后是簽字儀式。從禮儀上講，舉行簽字儀式時，一定要鄭重其事，認(rèn)認(rèn)真真，在舉行儀式時，位置的安排很重要。第一個就是并列式排列，這是雙方舉行簽約儀式時最常見的形式。它的基本方法是：簽字桌應(yīng)橫放對門，雙方出席儀式的全體人員在簽字桌的后方并排，雙方簽字的人居中面對大門，客方的人在右邊，主方的人員在左方。第二種是相對而坐。這兩種做法的簽約排列基本相同，主要區(qū)別在于將雙方參加簽約儀式的員工移至雙方簽字人后方。第三種是主席式，用于多方簽字儀式，其特點是：簽字的桌子依然橫著放在室內(nèi)，簽字席依舊擺放在桌后，放在正門的中間，但只放一張，而且不固定每個位置應(yīng)坐誰。在舉行儀式時，所有成員，包括簽字成員都背對著正門，然后面朝簽字席。在簽字時，各方人員應(yīng)該按照規(guī)定的先后次序走到簽字席簽字，然后回到自己原先的座位坐好。

如果不注重簽字儀式中的禮儀，就有可能使這次談判的功效全部丟失，則以前的努力都白費了。簽約場所應(yīng)該設(shè)置在嚴(yán)肅的地方，表現(xiàn)出己方對這次談判的重視程度，越是大方、淡雅的場所，越有可能使本次談判得到成功。在簽約前，應(yīng)該做好各項準(zhǔn)備工作。參加談判的全體人員應(yīng)該全部出席，如果有缺席的應(yīng)該事先和對方商量，然后雙方定奪。在雙方見面時，應(yīng)該互相握手表示致意，站的地方也要注意，不要弄錯。傳遞文件要有專業(yè)人員，雙方代表在準(zhǔn)備好的協(xié)議書上簽字，然后由助簽人員交換。在兩方都簽完字后，應(yīng)該同時起立交換合同，并且互相握手，祝賀合作成功。其他人員應(yīng)該拍手以示祝賀。簽約結(jié)束后，應(yīng)讓對方最高領(lǐng)導(dǎo)及賓客優(yōu)先退場以示尊重，稍后可以舉辦慶功宴祝賀雙方之間合作的成功。

2.2商務(wù)談判禮儀的儀容儀表

商界素以注重儀表、舉止規(guī)范著稱，出席商務(wù)談判這樣正式的場合，更要講究儀容的整潔、服飾的規(guī)范、言談舉止的文明得體。穿著隨意，既不尊重他人，又不尊重自己，還可能被認(rèn)為是忽視這次活動的表現(xiàn)。

2.2.1商務(wù)談判禮儀的儀容要求。

男性發(fā)型簡單大方，長短適中，干凈整齊，不留新潮、怪異的發(fā)型，亦不染發(fā)，最好不要燙發(fā)，不準(zhǔn)蓬頭亂發(fā)。面部保持干凈清爽，養(yǎng)成每天上班前必須剃須的習(xí)慣，不留胡子，不留大鬢角。手在商界被稱為“第二張名片”，談判時，握手問候、交換名片和遞送文件等都會將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈整齊是必要的。

女性的發(fā)型應(yīng)端莊大方、修剪得體，過肩的長發(fā)應(yīng)該用發(fā)夾、發(fā)箍加以固定，或盤成發(fā)鬢，選用的發(fā)夾、發(fā)箍不能過于花哨，以樸實素雅為佳。臉部應(yīng)化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協(xié)調(diào)，保持同一色系最佳?？蛇m當(dāng)使用清新香水，但香味不宜過于濃烈。手：除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油以美飾指甲，但應(yīng)用無色或淺色（淺紅、淺紫等）的指甲油，不宜涂抹彩色的指甲油。

談判前，不要吃大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳等食物，要保持牙齒清潔，牙齒上沒有食品的殘留物，口腔無異味。

2.2.2商務(wù)談判禮儀的服飾要求。

出席商務(wù)談判等正規(guī)場合應(yīng)穿傳統(tǒng)、莊重、高雅的服裝。

男性應(yīng)穿深色（藍(lán)、黑、灰、棕）的三件套或兩件套西裝；深藍(lán)色顯高雅、理性、穩(wěn)重；灰色比較中庸、平和，顯莊重、得體而氣度非凡；深藏青色比較大方、穩(wěn)重，是較常見的色調(diào)，比較適合黃皮膚的東方人。襯衫應(yīng)選白色（或與西裝同色系），打素色或者條紋領(lǐng)帶，配深色襪子和黑色皮鞋。首飾除結(jié)婚戒指外，其他一般不宜佩戴，可戴上一只較有品位的手表，既能掌控時間，又是一件不錯的首飾。在商務(wù)談判場所，男性不應(yīng)穿夾克衫、牛仔褲、T恤衫、旅游鞋、涼鞋等休閑服飾。

女性應(yīng)穿端莊、典雅的套裙。套裙的顏色以冷色調(diào)為主，如藏青、煙灰、暗紅、炭黑、雪青等，以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重和端莊。肉色的長筒襪或連褲絲襪和黑色中（高）跟鞋。適當(dāng)佩戴一兩件首飾或胸針、絲巾等。出席商務(wù)談判的女性切忌穿太緊、太透、太花、太露、太短和休閑裝或牛仔裝、運動裝，不宜佩戴過多首飾，否則將顯得沒有品位。

結(jié)語

商務(wù)談判過程就是雙方為了自己的利益斗智斗勇的過程。在談判前的準(zhǔn)備、正式談判和最后的簽約儀式等環(huán)節(jié)都要做好充分的工作，不能有任何失誤。除此之外，談判禮儀是談判各環(huán)節(jié)必須遵循的事項。如果在語言上學(xué)會善于提問、善于回應(yīng)、善于傾聽、善于說服和適當(dāng)讓步這五種語言技巧并把它們運用得淋漓盡致，將使談判更傾向于自己，更易實現(xiàn)自己的談判目標(biāo)。簽訂協(xié)議時盡可能獲取對自己有利的條件，目的是取得更多商機和利益；在儀容儀表方面注重簡單大方，不可花枝招展或過于休閑。儀容儀表往往是給對方的第一印象，第一印象會對商務(wù)談判產(chǎn)生一定的影響。了解基本商務(wù)談判禮儀，掌握好語言的運用和得體的商務(wù)禮儀是談判成功的保證。

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