關(guān)于高職院校檔案管理信息化的可行性分析

李輝

【摘 要】高職院校檔案管理對(duì)于職業(yè)教育的發(fā)展，提升職業(yè)教育的辦學(xué)質(zhì)量，更好的服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著不容忽視的作用。在教育信息化日益發(fā)展的今天，如何結(jié)合高職院校的數(shù)字校園建設(shè)，高效開展檔案信息化管理，是每個(gè)職業(yè)院校必須面臨的問(wèn)題。檔案管理的信息化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字校園的重要保證，是未來(lái)高校檔案管理的重要發(fā)展方向。本文從目前高職院校的檔案管理現(xiàn)狀入手，分析檔案管理中存在的問(wèn)題，并探討有效的應(yīng)對(duì)措施，促進(jìn)我國(guó)高職教育更好更快的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；高職教育；教育信息化

1 高職院校檔案管理信息化的重要性

高職院校檔案管理是十分重要的一項(xiàng)工作。隨著高職院校在專業(yè)及內(nèi)涵建設(shè)方面的建設(shè)，高職院校的辦學(xué)質(zhì)量及辦學(xué)效果有了很大的提升。高職院校的檔案管理記錄著職業(yè)院校發(fā)展的每一個(gè)歷程，如何順應(yīng)教育信息化的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理是高職院校檔案管理工作人員所要思考的重要問(wèn)題。對(duì)于高職院校的檔案管理而言，應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)院教育信息化的發(fā)展形勢(shì)，充分發(fā)揮數(shù)字校園數(shù)據(jù)分析、校情決策的作用，完成檔案管理的信息化建設(shè)。為高職院校開展技能型教學(xué)服務(wù)提供便捷的檔案信息服務(wù)，確保高職院校檔案管理更好的服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)，促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)升級(jí)?？傊?，高職院校檔案管理信息化不僅僅是高職院校所面臨的現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題。同時(shí)也是我國(guó)現(xiàn)代檔案管理事業(yè)需要全面革新的發(fā)展趨勢(shì)。

2 高校檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 管理思想陳舊

教育信息化特別是數(shù)字校園的管理工作是對(duì)校園資源信息的整合管理，對(duì)于高職院校的辦學(xué)能力有很大的主導(dǎo)作用。因此，如何順應(yīng)教育信息化時(shí)代的發(fā)展，尋求更加便捷有效的檔案管理模式，是至關(guān)重要的。以往的檔案管理方式過(guò)于落后，無(wú)法將校園信息進(jìn)行全面的整合，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)快捷分配。檔案管理工作在高職院校的學(xué)校管理功能中并未充分發(fā)揮應(yīng)有的功效。所以高職院校檔案管理工作需要改革創(chuàng)新，需要更改為現(xiàn)代化的信息化管理模式。不過(guò)在高職院校檔案管理工作的實(shí)際開展中，有些學(xué)校并未對(duì)此投注足夠的重視。沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于高校發(fā)展的重要，還有一些相關(guān)的檔案管理工作者，管理思想陳舊，依然被過(guò)去傳統(tǒng)的工作模式所限制，無(wú)法看清現(xiàn)在工作的實(shí)際需求，對(duì)于工作創(chuàng)新缺乏意識(shí)，沒(méi)有向傳統(tǒng)挑戰(zhàn)的創(chuàng)新精神?？偟膩?lái)說(shuō)，高職院校的檔案管理人員，沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到工作的重要性，對(duì)于檔案信息化管理的意識(shí)更是欠缺，所以在工作中固守傳統(tǒng)，制約了高職院校檔案管理信息化建設(shè)。

2.2 信息化系統(tǒng)需要進(jìn)一步完善

而且現(xiàn)在很多高職院校因?yàn)榻逃畔⒒ㄔO(shè)經(jīng)費(fèi)有限，便盡量減少用于檔案管理信息化建設(shè)的資金開支，導(dǎo)致檔案管理工作依然停留在原有的狀態(tài)，沒(méi)有明顯的進(jìn)展，而檔案信息化建設(shè)也就處于紙上談兵的階段，缺少實(shí)際性的實(shí)施操作?，F(xiàn)在大部分檔案管理工作中仍然采取人工操控的情況，信息化建設(shè)在高職院校中沒(méi)有得到相關(guān)的政策支持，人員的信息化素養(yǎng)也無(wú)法滿足教育信息化建設(shè)的需求，所以檔案管理信息化建設(shè)的開展受到極大制約。就算是部分高校在檔案管理中配備了信息化的管理系統(tǒng)，不過(guò)由于學(xué)校普遍缺乏信息素養(yǎng)習(xí)慣，工作的實(shí)質(zhì)沒(méi)有得到改變，依然是人工管理，信息化系統(tǒng)并沒(méi)有真正得到充分的利用。

2.3 檔案管理工作人員信息素養(yǎng)有待

有些高職院校結(jié)合數(shù)字校園建設(shè)建成了檔案信息管理系統(tǒng)，不過(guò)并沒(méi)有盡其所用，主要原因在于專業(yè)軟件工作人員對(duì)于檔案管理工作的知識(shí)欠缺，導(dǎo)致軟件在實(shí)用性上存在缺陷。而專業(yè)檔案管理工作人員研發(fā)軟件又在技術(shù)上有所欠缺，就算勉強(qiáng)開發(fā)出以后，在功能上也遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到實(shí)際所需，無(wú)法在日常檔案管理工作中得以推廣使用?，F(xiàn)在，很多高職院校都已經(jīng)部署了符合校情的檔案管理信息系統(tǒng)，不過(guò)卻因?yàn)閷I(yè)人員不足導(dǎo)致在信息化管理過(guò)程中無(wú)法順利實(shí)施。這極大的制約了高職院校檔案管理信息化工作的開展。組建專業(yè)的信息化檔案管理隊(duì)伍，是高職院校面對(duì)的重要問(wèn)題。信息化的工作模式對(duì)于檔案信息化管理的工作人員提出了更高的要求，他們?cè)趽碛胁僮鳜F(xiàn)代化設(shè)備操作技能的同時(shí)還需要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)。

3 高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性和迫切性

教育信息化時(shí)代對(duì)檔案信息化管理有了更多的需求，因?yàn)閭鹘y(tǒng)觀念的束縛，高職院校對(duì)于檔案管理工作并未給予足夠的重視，對(duì)于檔案管理信息化工作的開展也沒(méi)有投注足夠的力度。因此傳統(tǒng)模式下的管理自然無(wú)法提供滿足現(xiàn)代人才培養(yǎng)管理需求的信息資源，同時(shí)由于缺乏完善體系以及信息技術(shù)的支撐。在高校其他工作對(duì)檔案信息有所需求時(shí)無(wú)法及時(shí)提供高質(zhì)量的相關(guān)信息。高校工作的開展也因此受到限制。所以加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)是人才培養(yǎng)的時(shí)代需求。確保高校管理工作順利開展的重要環(huán)節(jié)。

4 高職院校檔案建設(shè)信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)措施

4.1 重視高職院校檔案信息化管理的重要性

隨著我國(guó)對(duì)職業(yè)教育事業(yè)的大力推動(dòng)，以及更大的發(fā)展投入力度。我國(guó)高職人才培養(yǎng)受到了社會(huì)更多的關(guān)注，教學(xué)規(guī)模也在逐漸的擴(kuò)大，各項(xiàng)事業(yè)的全面開展以及辦公自動(dòng)化的實(shí)施，使高職院校內(nèi)部的檔案數(shù)量直線上升。同時(shí)檔案類別的繁多也為檔案管理工作帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的手工管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)狀的需求，加上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及讓高職院校打開了與外界社會(huì)交流的平臺(tái)，檔案管理工作的限制勢(shì)必會(huì)對(duì)教學(xué)人才的培養(yǎng)質(zhì)量帶來(lái)很大的制約。所以，高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)迫在眉睫，高職院校應(yīng)該對(duì)這一事項(xiàng)給予高度的重視，應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理對(duì)于學(xué)校發(fā)展的深遠(yuǎn)意義，建立完善的檔案信息化人才培養(yǎng)體制，促進(jìn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)工作全面開展。

4.2 加大高職院校檔案管理信息化的建設(shè)力度

對(duì)高職院校檔案信息化管理而言，資金投注是最基本的保障，只有在足夠資金的前提下才能確保信息系統(tǒng)的部署，為檔案信息化管理提供必要的軟硬件基礎(chǔ)。推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展。同時(shí)建立完善的相關(guān)管理制度，也是確保檔案管理信息化建設(shè)順利開展的重要因素。

4.3 做好高校檔案信息化的數(shù)據(jù)安全管理工作

現(xiàn)在，隨著教育信息化的普及，高校檔案信息有了更大的用武之地，但是同時(shí)也讓檔案信息的安全面臨更多挑戰(zhàn)。高校檔案信息的數(shù)據(jù)安全將成為信息化建設(shè)過(guò)程中十分關(guān)鍵的問(wèn)題。因?yàn)楦咝n案涉及到校園的內(nèi)部管理信息，一旦泄露，有可能對(duì)于整個(gè)學(xué)校會(huì)造成極大的影響，甚至?xí)箤W(xué)校蒙受利益損失，直接影響到高職院校的發(fā)展。所以，要針對(duì)檔案信息化管理中所存在安全問(wèn)題的性質(zhì)，深入分析，設(shè)計(jì)并完善檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)結(jié)合數(shù)據(jù)備份軟件的使用，遵循相關(guān)的信息安全規(guī)定，在確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全問(wèn)題。

5 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)受到了越來(lái)越多重視，同時(shí)也將是未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的方向。所以，我們不僅要意識(shí)到高校檔案信息化管理的必要性，也要深入思考做好相關(guān)的安全管理工作。對(duì)高校而言。檔案管理信息化建設(shè)的開展是影響高職院校發(fā)展生存的重要因素，一定要認(rèn)識(shí)到教育信息化的發(fā)展趨勢(shì)，尋求有效的應(yīng)對(duì)措施來(lái)確保檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

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[責(zé)任編輯：謝慶云]