如何更好的發(fā)揮辦公室職能

熊潔珍

摘 要：辦公室作為政府的參謀部門，它在政府的日常工作中起到承上啟下，協(xié)調(diào)管理的重要作用。辦公室工作的進(jìn)行情況，直接影響著該政府部門其余工作的正常開展。但是長期以來，因為辦公室不能夠準(zhǔn)確的定位和認(rèn)識自身的角色扮演，使得其不能夠很好的發(fā)揮自身的作用。本文根據(jù)長期以來的觀察，對如何更好的發(fā)揮辦公室職能進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：辦公室；信息；職能；督查

隨著我國經(jīng)濟體制由計劃經(jīng)濟體制向社會主義市場經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)化，政府部門中辦公室的職能也在發(fā)生著變化。面對日益變化的新環(huán)境，辦公室如何更好的適應(yīng)形勢發(fā)展的變化，如何在日益競爭的市場經(jīng)濟下生存，是我國政府面臨的重要問題。本文結(jié)合我國的具體情況，分析發(fā)現(xiàn)，辦公室要想生存，要想更好的發(fā)揮自身的作用，需要從以下幾方面入手：

1.明確定位，強化服務(wù)意識

辦公室是各部門協(xié)調(diào)的紐帶，也是聯(lián)結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和群眾的橋梁。辦公室人員要清楚自身的職責(zé)和辦公室的作用，這樣才能夠更好樹立服務(wù)意識，明確工作的重難點。辦公室是機關(guān)信息、服務(wù)、指揮中心，承擔(dān)著傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、對外交往和后勤服務(wù)等工作。辦公室必須重視自身服務(wù)業(yè)務(wù)，這樣才能使辦公室具強勁的生命力。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)集團的服務(wù)機構(gòu)，工作要圍繞領(lǐng)導(dǎo)意思開展。這要求辦公室人員掌握工作規(guī)律，變被動為主動，從而提高工作效率。做好主動服務(wù)，要制定計劃，合理安排，突出工作的重點。辦公室人員要發(fā)揮主動性，提供合理建議，如實反映情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供參考決策，有助于提高服務(wù)水平。辦公室人員要處理服務(wù)和參謀的關(guān)系，即辦公室人員要把服務(wù)工作和為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策相結(jié)合。辦公室是服務(wù)階層，要聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排，要擺正自己的位置，認(rèn)識到領(lǐng)導(dǎo)才是公司的決策階層，這樣才能做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。辦公室人員要學(xué)會領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要敢于提出意見，但是不能超越職權(quán)。辦公室還要搜集下層對領(lǐng)導(dǎo)的意見和建議，客觀地向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)情況，做好協(xié)調(diào)公司各部門的工作的職能。另外還要處理好堅持原則與變通處理的關(guān)系。辦公室要貫徹黨的路線方針政策，工作要按照規(guī)章制度進(jìn)行，堅持一定的處事原則。在堅持原則的基礎(chǔ)上，處理具體問題，要具體對待，從實際出發(fā)，做到協(xié)調(diào)公司上下層關(guān)系的工作。

2.重視調(diào)研研究，做好信息宣傳工作

重視調(diào)查研究，才能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，不斷增強服務(wù)意識。辦公室人員要全面反應(yīng)工作中的問題，打破傳統(tǒng)思維，采用調(diào)查研究的工作方法，為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀的工作。由于辦公室日常工作繁多，無法使工作人員有充足的精力進(jìn)行調(diào)研，這樣子無法提出切合實際的工作建議。作為辦公室人員應(yīng)該依據(jù)市場經(jīng)濟的發(fā)展情況，開展多渠道、全方位的調(diào)研，從而對工作中的重點和難點進(jìn)行調(diào)研，詳細(xì)和準(zhǔn)確地掌握真實的資料。辦公室人員還要以高度的責(zé)任心，做好各類信息的篩選和提煉，圍繞主題，貼近社會和工作思路，找出具有價值的信息。在分析出問題之后，要及時向領(lǐng)導(dǎo)做好反饋工作，掌握工作的主動權(quán)。做好對工作實情的把握，才能提高辦公室工作質(zhì)量，所以要做好調(diào)研工作，把調(diào)研工作列入日程。調(diào)研要做到視點新，研究新情況，解決新問題；調(diào)研要深入研究、集中精力，做到找出根源；還要做到拓展調(diào)研深度，努力做到廣泛了解問題，深度分析問題，提出有效的對策。

3.加強信息，抓好督查

領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)是信息，信息對于辦公室來說也是十分重要的，它是辦公室作為參謀的重要變現(xiàn)，因此，辦公室應(yīng)當(dāng)將其作為重要工作來抓。首先是理清上級領(lǐng)導(dǎo)的重要指示信息；其次是要掌握基層信息，重點反映群眾的熱點以及難點來進(jìn)行上報；再次要掌握本省的信息，掌握本級單位所要工作的信息；最后內(nèi)外結(jié)合，上報總結(jié)信息。辦公室在提高自身信息質(zhì)量的同事還要能夠緊緊把握住下面幾點：一、尋求領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的規(guī)律，抓住主要信息進(jìn)行反饋，將被動工作變成主動工作。二、提升綜合處理信息的能力，將辦公室由“收發(fā)室”向“加工廠”進(jìn)行轉(zhuǎn)變。三、將信息與實地調(diào)研進(jìn)行結(jié)合，將信息由“資料”向“方案”進(jìn)行轉(zhuǎn)變。四、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)長遠(yuǎn)發(fā)展，將信息由單渠道向多渠道轉(zhuǎn)變。在抓好上面的工作的同時，還要加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)出一支能夠熟悉辦公室上下行情，善于捕捉實時信息，能夠無私奉獻(xiàn)的骨干隊伍。督查作為一項制度，是對領(lǐng)導(dǎo)層的決策落實情況進(jìn)行督促和監(jiān)督。我國政府十分重視督查工作。國家領(lǐng)袖江澤民指出：政策的制定只是其中的一小部分，重要的工作是監(jiān)督執(zhí)行。按照江總書記的這一要求，監(jiān)督工作成為辦公室的重要任務(wù)之一。辦公室進(jìn)行監(jiān)督時應(yīng)當(dāng)做到以下幾點：一、適時對監(jiān)督工作放在首位；二、提醒所有工作人員要具備強的監(jiān)督意識，抓好落實監(jiān)督的日常工作；三、建立內(nèi)部監(jiān)督管理部門，制定專門的監(jiān)督人員；四、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，各級監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身情況設(shè)立專職人員管理此項事物；五、完善監(jiān)督制度，建立登記、跟蹤、通報和獎罰等相關(guān)基本制度。通過以上幾方面的完善，并進(jìn)一步與定期檢查、組織聯(lián)查等形式結(jié)合起來，使監(jiān)督工作落到實處，從而進(jìn)一步完善辦公室的監(jiān)督管理職能。

4.結(jié)語

辦公室工作繁多，復(fù)雜，面對這樣的情景，我們需要從全局出發(fā)，將本級機構(gòu)的基本工作作為重點，結(jié)合政府的三大職能，進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，努力做到以調(diào)研為中心，協(xié)調(diào)政府領(lǐng)導(dǎo)指示，監(jiān)督全體工作人員工作力度。只有這樣辦公室才能夠?qū)⒆陨淼墓ぷ髦攸c明確，將上下級的信息整合，從而真正發(fā)揮出辦公室作為“參謀”部門應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的重要作用。

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