廣西GY 貿(mào)易有限公司固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制研究

□（廣西財經(jīng)學(xué)院會計與審計學(xué)院 廣西南寧530003）

廣西GY貿(mào)易有限公司成立于2007年3月26日，是專業(yè)研發(fā)和應(yīng)用LNG（液化天然氣）項目的公司，其固定資產(chǎn)占企業(yè)總資產(chǎn)的70%左右。加強(qiáng)固定資產(chǎn)的管理能夠使企業(yè)經(jīng)營活動正常有序進(jìn)行，同時促使企業(yè)固定資產(chǎn)的保值與增值，有效降低經(jīng)營成本，提高企業(yè)的經(jīng)營效益，減少資產(chǎn)的浪費。因此加強(qiáng)固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制管理對于企業(yè)有著重要的意義。由于廣西GY貿(mào)易有限公司旗下子公司眾多，子公司的性質(zhì)不同，對于固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制措施差異較大。本文結(jié)合廣西GY貿(mào)易有限公司的CY檢測中心的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制情況，提出其固定資產(chǎn)內(nèi)部控制改進(jìn)措施。

一、CY檢測中心的固定資產(chǎn)管理及其內(nèi)部控制

（一）CY檢測中心的固定資產(chǎn)管理

CY檢測中心項目建設(shè)規(guī)模為年檢液化氣體汽車罐車190臺，低溫液體汽車罐車100臺，日檢測能力為8車/日，并配備開展安全閥、呼吸閥質(zhì)量檢驗校驗業(yè)務(wù)；改造裝修一棟二層樓房作為檢測中心辦公用房，改造面積795平方米；新建車間一座，建筑面積1 124平方米；檢測車間一座，建筑面積750平方米；新建和改造裝修建筑總面積2 669平方米。該中心的固定資產(chǎn)價值1 380萬元，其中房屋及建筑物821萬元；通用設(shè)備209萬元；專用設(shè)備265萬元；自用固定資產(chǎn)83萬元。

CY檢測中心采用的是固定資產(chǎn)使用部門、固定資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門的三級固定資產(chǎn)管理架構(gòu)，根據(jù)CY檢測中心固定資產(chǎn)的現(xiàn)行管理制度，固定資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)管理流程主要包括：固定資產(chǎn)確認(rèn)和分類子流程、固定資產(chǎn)取得和驗收子流程、固定資產(chǎn)日常管理和維護(hù)子流程、固定資產(chǎn)清查和盤點子流程、固定資產(chǎn)折舊和減值準(zhǔn)備計提子流程、固定資產(chǎn)處置和轉(zhuǎn)移子流程。

CY檢測中心根據(jù)自身特點建立的固定資產(chǎn)的專門管理制度，不但從財務(wù)管理制度中專門規(guī)定固定資產(chǎn)的相關(guān)管理條款，還建立了《固定資產(chǎn)管理制度》、《更新改造管理制度》等制度。固定資產(chǎn)的申請和采購實行歸口管理，分級授權(quán)審批，資產(chǎn)管理與賬務(wù)管理分別由設(shè)備管理部、財務(wù)部進(jìn)行管理，定期采用多種手段對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，貫徹盤點及資產(chǎn)報批制度，防止資產(chǎn)流失。CY檢測中心根據(jù)固定資產(chǎn)購置、使用、處置各階段具體業(yè)務(wù)的不同，制定了內(nèi)部控制制度。

（二）CY檢測中心固定資產(chǎn)內(nèi)部控制基本要素及主要內(nèi)容

CY檢測中心建立和實施內(nèi)部控制制度時，考慮了以下基本要素：內(nèi)部環(huán)境控制、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控五要素。

1.內(nèi)部環(huán)境控制方面。CY檢測中心通過完善資產(chǎn)管理部門，制定職權(quán)職責(zé)分工，形成由公司管理層提名組建，并由財務(wù)部等各相關(guān)部門組成的完整、有效的經(jīng)營管理架構(gòu)，符合公司戰(zhàn)略發(fā)展和內(nèi)部控制的管理需要。

2.風(fēng)險評估方面。CY檢測中心建立的固定資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)管理流程主要包括：固定資產(chǎn)確認(rèn)和分類子流程、固定資產(chǎn)取得和驗收子流程、固定資產(chǎn)日常管理和維護(hù)子流程、固定資產(chǎn)清查和盤點子流程、固定資產(chǎn)折舊和減值準(zhǔn)備計提子流程、固定資產(chǎn)處置和轉(zhuǎn)移子流程。

3.控制活動方面。CY檢測中心建立的內(nèi)控體系基本涵蓋了經(jīng)營活動各環(huán)節(jié)。根據(jù)固定資產(chǎn)管理流程，其內(nèi)部控制內(nèi)容可分為購置、使用、處置三個階段，各階段包含不同的具體業(yè)務(wù)活動。具體而言可細(xì)分為：預(yù)算控制、購置控制、使用和轉(zhuǎn)移、折舊、盤點控制和處置控制。

4.信息與溝通方面。CY檢測中心通過日常溝通機(jī)制及定期會議，收集整理內(nèi)外部信息。

5.內(nèi)部監(jiān)控方面。CY檢測中心形成依托資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部等多部門的監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督審查，規(guī)范內(nèi)部監(jiān)控的程序、方法和要求。

二、CY檢測中心固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問題

（一）控制環(huán)境方面存在的問題

1.對控制環(huán)境不重視。CY檢測中心的中高層管理者和員工對于固定資產(chǎn)管理主要是應(yīng)付審計和評估，對企業(yè)內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識不夠。公司在實際執(zhí)行中往往忽略了內(nèi)部控制，一般都會回避或不重視資產(chǎn)管理問題，對資產(chǎn)的內(nèi)部控制流程流于形式。

2.現(xiàn)有的資產(chǎn)管理人員素質(zhì)不適應(yīng)內(nèi)部控制的要求。CY檢測中心的大部分資產(chǎn)管理人員都是非專業(yè)人員，對于資產(chǎn)管理的操作時常出現(xiàn)錯誤，包括違反相關(guān)政策、數(shù)據(jù)記錄錯誤或是數(shù)據(jù)庫操作錯誤。資產(chǎn)管理人員認(rèn)為資產(chǎn)管理只要不出現(xiàn)重大錯誤即可。

（二）風(fēng)險評估方面存在的問題

1.缺乏適當(dāng)審批程序，出現(xiàn)合規(guī)風(fēng)險。CY檢測中心部分固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)存在越權(quán)審批的問題，出現(xiàn)因資產(chǎn)處理不當(dāng)引起資產(chǎn)損失的現(xiàn)象。CY檢測中心目前的一套審批流程中，整個流程較長，且不同部門審批人員崗位不同，當(dāng)個別部門流程機(jī)制不完善的時候，容易出現(xiàn)一些監(jiān)控的死角，造成資產(chǎn)流失。

2.對固定資產(chǎn)存在處置不當(dāng)?shù)膯栴}，出現(xiàn)經(jīng)營風(fēng)險。在 CY檢測中心的日常管理當(dāng)中，存在對資產(chǎn)使用處置不當(dāng)?shù)那闆r。存在使用價值的設(shè)備有時會被當(dāng)成無用的設(shè)備而報廢，同時其他部門又要購置新的設(shè)備，在這個過程中，還有一些設(shè)備沒有被充分的利用，卻因為沒有一個很好的控制流程而被當(dāng)作報廢設(shè)備銷毀了。

3.缺乏必要的會計及稅收專業(yè)知識，出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。CY檢測中心部門的資產(chǎn)管理人員對于相應(yīng)會計政策和稅收政策并不熟悉，比如在報廢的時候資產(chǎn)的減值是否要補(bǔ)稅，在資產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移的時候稅率的確定等方面把握不準(zhǔn)確。

（三）控制措施方面存在問題

按照固定資產(chǎn)的管理規(guī)定，固定資產(chǎn)的報廢、處置必須由CY檢測中心的資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門同意后按照公司制度進(jìn)行處理。如果涉及對外出售或變賣固定資產(chǎn)的，則必須由專門資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)對資產(chǎn)進(jìn)行評估后才能處理。但實際上CY檢測中心涉及范圍比較分散，實物變動較大，個別部門對固定資產(chǎn)的報廢、處置上存在未按規(guī)定程序辦理報批的情況。存在一些資產(chǎn)未經(jīng)批準(zhǔn)就隨意報廢，造成公司資產(chǎn)流失，還有一些資產(chǎn)混淆在其他已審批的資產(chǎn)中進(jìn)行報廢等現(xiàn)象。

（四）信息溝通方面存在的問題

CY檢測中心建立了一系列的信息平臺來管理存放共享資產(chǎn)信息，但這些平臺很多沒有關(guān)聯(lián)，造成系統(tǒng)重復(fù)，數(shù)據(jù)不匹配、數(shù)據(jù)不同步更新等問題，并沒有全面的固定的資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理，這樣的信息管理系統(tǒng)會影響固定資產(chǎn)更新決策的正確性。

（五）內(nèi)部監(jiān)督存在的問題

CY檢測中心的內(nèi)部控制自我評估是一項全面檢查評價企業(yè)內(nèi)部控制實施情況的手段，但是在實際操作過程中并沒有發(fā)揮其真正的效用。由于評估人員存在評估范圍廣、工作量大、時間要求緊等局限性，實地檢查評估并未被深入到各個執(zhí)行部門去進(jìn)行，不能真正發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控設(shè)計和內(nèi)控執(zhí)行的缺陷和實質(zhì)性漏洞。內(nèi)部監(jiān)督存在應(yīng)付現(xiàn)象。

三、完善固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的改進(jìn)建議

（一）完善內(nèi)部控制環(huán)境

1.加強(qiáng)對內(nèi)部控制的重視。CY檢測中心內(nèi)部控制環(huán)境的決定性因素是管理者的素質(zhì)。CY檢測中心的固定資產(chǎn)占全部資產(chǎn)比重很大，良好的固定資產(chǎn)管理可以達(dá)到節(jié)省成本和增加利潤的控制目標(biāo)。只有各個層次的管理者真正重視資產(chǎn)管理，認(rèn)識到資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制的重要性，才能自覺帶頭執(zhí)行內(nèi)控制度。

2.制定完善的人力資源政策。結(jié)合現(xiàn)有人力資源管理存在的問題，應(yīng)加強(qiáng)對內(nèi)控執(zhí)行人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的培訓(xùn)，組建專門資產(chǎn)管理團(tuán)隊，尤其是對關(guān)鍵崗位必須指派專業(yè)人員進(jìn)行，以保證固定資產(chǎn)內(nèi)控制度真正落實。制作出一套針對公司資產(chǎn)管理的完整的培訓(xùn)材料，提供給資產(chǎn)管理及內(nèi)部客戶學(xué)習(xí)。

（二）完善風(fēng)險管理體系

由于CY檢測中心對風(fēng)險的重視程度不夠，應(yīng)在固定資產(chǎn)投資、日常管理、資產(chǎn)處置各環(huán)節(jié)增加風(fēng)險管理措施，建立風(fēng)險判定機(jī)制，做到對風(fēng)險的全方位控制，做到事前準(zhǔn)備、事中控制、事后追責(zé)的全過程管理。同時應(yīng)建立統(tǒng)一的風(fēng)險管理體系，明確風(fēng)險責(zé)任人，以加強(qiáng)對風(fēng)險控制的組織領(lǐng)導(dǎo)，提高經(jīng)營管理水平。風(fēng)險責(zé)任人對風(fēng)險失誤直接負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)具體風(fēng)險管理工作。風(fēng)險業(yè)務(wù)的最高決策權(quán)屬于風(fēng)險管理委員會。同時，風(fēng)險管理委員會負(fù)責(zé)審查、批準(zhǔn)企業(yè)的風(fēng)險管理工作方案。

（三）規(guī)范控制活動

1.規(guī)范資產(chǎn)管理流程。CY檢測中心在現(xiàn)有資產(chǎn)管理流程中對公司的領(lǐng)導(dǎo)在審批中的權(quán)力及義務(wù)做出明確規(guī)定，比如審批時間、審批范圍。應(yīng)在現(xiàn)有流程中加入校驗的環(huán)節(jié)，比如資產(chǎn)報廢流程，最終報廢的失誤必須清點，并與提交審批的數(shù)據(jù)比對一致后才能報廢。同時建立固定資產(chǎn)的投資預(yù)算、交付使用、定期盤點以及處置與轉(zhuǎn)移等控制措施。

2.明確固定資產(chǎn)購買的審批權(quán)限。根據(jù) CY檢測中心的組織結(jié)構(gòu)特點，購買固定資產(chǎn)的審批順序依次為使用部門、資產(chǎn)管理部門、上級資產(chǎn)管理部門、上級使用部門、資產(chǎn)管理總部。將事項審批與財務(wù)預(yù)算嚴(yán)格匹配。未制定預(yù)算則不做資產(chǎn)投資。

3.建立健全固定資產(chǎn)的交付使用驗收管理制度。對于外購材料設(shè)備，必須與供應(yīng)商約定送貨時間、方式、地點。固定資產(chǎn)送達(dá)交貨地點，應(yīng)請相關(guān)部門進(jìn)行到貨驗收。包括對設(shè)備資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格等進(jìn)行核對，各相關(guān)專業(yè)人員負(fù)責(zé)配合驗收完成。設(shè)計技術(shù)難度高、程式精密的設(shè)備，必須經(jīng)過專業(yè)項目技術(shù)人員確認(rèn)方能收貨簽字驗收。同時，對于承包商的質(zhì)量合格證書等進(jìn)行查驗，大型設(shè)備應(yīng)進(jìn)行測試。

4.應(yīng)當(dāng)建立固定資產(chǎn)清查制度。定期對固定資產(chǎn)盤查可以有效保護(hù)資產(chǎn)。應(yīng)定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點清查，通過固定資產(chǎn)的清查盤點，可以實現(xiàn)賬面與資產(chǎn)記錄一致，保證資產(chǎn)的盤活利用。盤點應(yīng)由財務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。

（四）完善信息溝通體系

CY檢測中心根據(jù)現(xiàn)存的信息溝通現(xiàn)狀建立符合公司獨特情況的信息溝通體系，指定具體的部門業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員專門負(fù)責(zé)信息溝通體系的建設(shè)。同時應(yīng)加大宣傳，使全體員工明確內(nèi)控相關(guān)信息的收集、處理和傳遞程序。應(yīng)通過完善現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，促進(jìn)信息集成與共享，同時通過信息系統(tǒng)，建立反舞弊機(jī)制，重在預(yù)防和規(guī)范程序，也可設(shè)立舉報專線。

（五）完善內(nèi)部監(jiān)督措施

1.設(shè)置內(nèi)部審計部門。內(nèi)部審計是強(qiáng)化內(nèi)部控制的一項基本措施，內(nèi)部審計部門工作的職責(zé)包括核查財務(wù)賬目、評價復(fù)核內(nèi)部控制制度以及公司各控制活動運行的效率，最后向最高管理部門提出報告，以保證內(nèi)部控制制度更加完善嚴(yán)密。

2.建立內(nèi)部控制自我評價機(jī)制。由內(nèi)部審計人員與資產(chǎn)管理人員、財務(wù)人員及相關(guān)使用部門組成一個小組，對資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的恰當(dāng)性和有效性進(jìn)行評價。管理人員在內(nèi)部審計人員的協(xié)助下，根據(jù)評價的結(jié)果，通過集體討論來提出改進(jìn)建議并出具報告。固定資產(chǎn)管理相關(guān)的人員，特別是投資、采購、庫房、使用、報廢等環(huán)節(jié)的工作人員必須到場參與討論并形成結(jié)論。自我評價報告主要對風(fēng)險環(huán)節(jié)進(jìn)行具體陳述，把執(zhí)行的情況還原，加以分析，提出問題，提出改進(jìn)方案，并且制定下一步的行動計劃。

3.建立評價和獎懲機(jī)制。通過建立評價和獎懲機(jī)制，對固定資產(chǎn)管理的質(zhì)量進(jìn)行考核，有罰有獎，建立長效監(jiān)督機(jī)制，從而為更好實現(xiàn)各項控制活動服務(wù)。