芻議合同檔案管理工作中問題和改進措施

盧麗云

摘 要：合同對于一個企業(yè)來說是非常重要的，簽訂雙方需要在根據(jù)國家法律法規(guī)，在保證不觸犯國家法律法規(guī)，符合法律法規(guī)的情況下，雙方按照自愿、平等、公平等原則達成相同一致意見的協(xié)議，它是維護簽訂雙方的利益，也是維系市場秩序和社會關(guān)系的重要紐帶。而在目前我國企業(yè)的合同檔案管理工作中依然存在一些問題，在一定程度上影響了企業(yè)之間的關(guān)系，同樣對市場秩序和社會秩序的穩(wěn)定也造成危害。本文主要是簡述了合同檔案管理工作中的問題，并提出相應(yīng)的改進措施，以此保證合同檔案的有效性和公平性。

關(guān)鍵詞：合同檔案；管理工作；問題；改進措施

合同檔案主要是將合同履行的全過程和情況的全部文字資料進行記載。隨著市場經(jīng)濟的擴大，世界經(jīng)濟一體化，以及企業(yè)規(guī)模的擴大與發(fā)展，使合同的地位日益顯著，在經(jīng)濟中的活動地位也日漸重要。采取科學規(guī)范的合同檔案管理，可有效保障法人和單位的合法權(quán)益，需管理人員和領(lǐng)導人員重視合同檔案的重要性。但在合同檔案管理工作中依然存在一些問題，影響著合同檔案的規(guī)范化，需要我們倍加注意，并進行改進。

1.合同檔案建立的必然性

1.1 外部因素的影響。隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，世界大環(huán)境的變化，市場競爭力的日趨激烈等，都對企業(yè)發(fā)展造成影響，因此，企業(yè)管理者會順應(yīng)時代發(fā)展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強法制法律觀念，同時積極參與國際平臺，汲取他人之長處，遵循規(guī)則，改善自己不足，增加自身合同風險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護自己的利益，在生產(chǎn)經(jīng)營時會簽訂大量合同協(xié)議。大量合同文本需要保存，勢必產(chǎn)生合同檔案，因此，企業(yè)需建立完善科學的合同檔案管理體制。

1.2 內(nèi)部發(fā)展的需求。企業(yè)任何一部分的經(jīng)濟活動都需要通過合同進行記載和規(guī)范，當企業(yè)中出現(xiàn)任何一個問題，都需要通過合同檔案進行處理和解決。因此，企業(yè)內(nèi)部要想穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展，必須要建立合同檔案辦法。

2.企業(yè)合同檔案管理存在的問題

2.1 難以收集合同檔案資料。合同檔案管理工作中，難以收集合同檔案已經(jīng)是屢見不鮮的問題。在法人單位看來，不同職能的部門，所擬定和承辦的合同也不相同。在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復雜的環(huán)節(jié)。而且合同要想實效，需經(jīng)過所有責任方共同簽字才可以完成，因此具有較多的流程，較長的周期特點。在收集合同檔案時，會存在中途流失的現(xiàn)象，因此在收集合同檔案時，不利于開展部門工作收集合同檔案。

2.2 企業(yè)領(lǐng)導管理未重視合用檔案管理工作的重要性。部分公司和單位的領(lǐng)導人員和管理人員未重視合同檔案的管理工作，未制定合同檔案管理制度，未將合同檔案管理納入部門及個人崗位職責，未及時監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔情況，造成合同原件丟失，給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟損失，并且頻繁更換管理人員，使得合同檔案管理工作出現(xiàn)混亂情況。

2.3 合同檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。管理人員缺乏較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。在合同檔案管理工作中，部分管理人員缺乏較強的責任心及管理意識，業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)較低，缺少專業(yè)的管理理論；而且管理方法不會因地制宜，在一定程度上限制了合同檔案管理工作的發(fā)展。管理人員在收集檔案管理資料后，未及時歸納和整理，合同歸檔不及時，影響了合同檔案管理工作的順利實施。

2.4 合同檔案管理工作缺乏規(guī)范性。首先缺乏完整的合同內(nèi)容。部分合同承辦人缺乏完善的法律知識，缺少合同法的基本知識，使合同內(nèi)容不完整。其次合同格式不規(guī)范，影響了合同檔案質(zhì)量。再者合同管理缺乏規(guī)范性。在合同檔案管理工作中，管理人員按合同檔案管理相關(guān)制度，對合同檔案進行分類和歸納，使合同檔案條目不清，難于查詢。

3.合同檔案管理工作的改進措施

3.1 將合同檔案管理工作納入企業(yè)績效考核，保證合同完整、準確、及時歸檔。合同檔案管理員監(jiān)督指導合同形成部門和下屬單位進行合同歸檔工作。

3.2 重視合同檔案管理工作。企業(yè)領(lǐng)導需認識到合同檔案管理工作的重要性，認識到合同檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，制定合同檔案管理制度；企業(yè)需將合同檔案管理納入部門及個人崗位職責；管理人員要定期向領(lǐng)導者做匯報工作，使領(lǐng)導者知曉檔案管理工作中存在的問題，并積極處理。企業(yè)需由相對固定專人負責管理合同檔案，保證合同檔案的連續(xù)性。

3.3 配備能勝任的合同檔案管理員。在合同檔案管理工作中，可以由專人對合同檔案進行管理，同時制定嚴格的獎懲制度，若出現(xiàn)問題需給予必要的懲罰，以此改善管理人員合同檔案管理意識薄弱的問題。其次加強合同檔案管理人員培訓，以此增強管理人員的工作責任意識，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

3.4 增強合同檔案管理制度的規(guī)范性。企業(yè)需根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，制定符合企業(yè)的檔案管理制度，構(gòu)建完善的檔案管理制度，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理制度需明確合同文本格式、所包含附件清單及合同編號原則，以方便合同檔案的收集工作。

3.5 提高合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平。在企業(yè)合同管理工作中，可采用先進的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作進行在線管理，實現(xiàn)合同管理一體化，保證合同檔案信息齊全、準確，同時方便合理開發(fā)和利用合同檔案。

結(jié)語：在企業(yè)合同檔案管理工作中，為了保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展，需充分發(fā)揮出合同檔案的作用。針對合同檔案管理工作的問題，規(guī)范管理制度，合理實施網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，并提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，以此促進企業(yè)的發(fā)展。

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