探究如何實現(xiàn)水利檔案管理現(xiàn)代化

林時通

摘 要：水利檔案管理工作是水利工程整個生命周期中各個專業(yè)技術(shù)部門工作的真實記錄，是全面記錄整個水利工程的有效方法，其對工程建設(shè)、工程質(zhì)量以及后期運營維護都具有非常重要的價值。憑借規(guī)范、詳細(xì)的記錄，使得水利檔案成為了全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。本文在分析水利檔案管理重要性的同時，例舉了“泉州市山美水庫管理處”對水利檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理方法，并進(jìn)行詳細(xì)分析研究，旨在能更好的進(jìn)行對水利檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：水利檔案；有效管理；現(xiàn)代化

水利檔案管理工作雖然不直接作用于水利工程的建設(shè)，卻能如實的反映水利工程建設(shè)管理、質(zhì)量檢測、維修養(yǎng)護的全過程，是水利工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù)，其對于水利工程的安全運行和發(fā)揮效益至關(guān)重要。建立水利工程檔案的管理在水利工程中占有重要的地位，應(yīng)該作為一項系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的長期工作進(jìn)行規(guī)范和重視。

一、水利檔案管理的重要性

1、我們可以借助翻閱、研究歷年來的水利檔案資料，通過對某特定流域內(nèi)歷年的雨情、水情、工情及所管轄工程的運行情況監(jiān)控做出詳細(xì)的評估，提前做好應(yīng)急預(yù)案，更科學(xué)的調(diào)度水利工程，切實提高應(yīng)急運行管理能力，降低意外情況的風(fēng)險。

2、水利檔案是全面鑒定水利工程質(zhì)量的重要憑證，從整個工程施工前期的準(zhǔn)備，到最后工程完工都全面記錄其中。能為水利工程的維修、更新和改造進(jìn)行詳細(xì)的記錄，提供可靠的依據(jù)。當(dāng)工程出現(xiàn)問題時，觀測漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊的資料，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。全面提高水利工程的防洪、排澇、抗旱和抗御臺風(fēng)等自然災(zāi)害方面的能力，有效的控制工程安全。

3、水利單位日常工作包括制定計劃、總結(jié)工作、行政執(zhí)法、水利工程建設(shè)等方面，水利檔案資料可以為日常工作的開展提供參考，把工作分派到個人，專人專項，切實做好自己所負(fù)責(zé)的范疇及其他日常工作，并一一記錄在案。

二、泉州市山美水庫管理處水利檔案管理的分析

泉州市山美水庫管理管理處檔案全宗其中包括五大類，下面筆者將對這五大類的編號方法進(jìn)行說明：

1、文書檔案，其中包括：黨群工作、行政人事、生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)供應(yīng)。采用年度——問題分類法。編號方法：目錄號，永久為1、長期為2、短期為3，把每年形成的案卷按永久、長期、短期分開。歸檔號——按年度、各自編順序號。安卷號——按保管期限分開承編歷年流水案卷號。

2、會計檔案，其中包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他。按憑證、帳簿、報表、其它材料分類。編號方法：按年度——定期不同保管期限分開編號。

3、聲像檔案，其中包括：照牌。按專題分卷，然后統(tǒng)一編順序號。

4、人事檔案，其中包括：全民工人、合同制工人、退休工人。分室管理按體制分全民工人、合同制工、退休工人分開，編號方法：按姓氏筆劃多少編號。

5、科技檔案（見表一），其中包括：生產(chǎn)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案。一級類目采用拼音字母標(biāo)識，二、三級類目采用數(shù)字標(biāo)識，分類號和案卷順序號組成檔號，用“——”符號連接。

泉州市山美水庫管理管理處，對水利檔案管理訂制了一套科學(xué)、健全的管理規(guī)范。例如生產(chǎn)檔案下：生產(chǎn)報表詳細(xì)記錄了月、年該水庫的運營情況。水庫調(diào)度運行記錄了大壩沉陷、位移觀察報表；永春縣水文測站逐日降雨量對照表等。機電運行記錄了事故（障礙）明細(xì)報表；設(shè)備評級明細(xì)表；運行記錄等。正是有了這一套科學(xué)、健全的管理規(guī)范才能使各部門協(xié)同工作，水庫管理處的日常工作、制定計劃、工作總結(jié)、運營報表、水利工程建設(shè)等方面才井井有條、得心應(yīng)手。這套科學(xué)、健全的管理規(guī)范值得借鑒和推廣。

三、水利檔案管理的普遍現(xiàn)狀

1、目前很多水利單位的水利檔案管理存在著很多弊端，首先就是水利檔案的管理責(zé)任制不明確，沒有專人負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理。每個人記錄的方法和習(xí)慣都不一樣，這就容易導(dǎo)致水利工程檔案管理出現(xiàn)問題和漏洞。即使檔案管理出現(xiàn)了問題，也很難找到直接的負(fù)責(zé)人。所以水利檔案的管理很容易就出現(xiàn)管理不善等問題。

2、水利工程檔案管理水平普遍低下，管理手段落后，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理，對水利信息管理認(rèn)識不足。目前我國的水利檔案管理普遍采用人工管理，多以紙質(zhì)檔案為主，在長期的保存過程中，就容易出現(xiàn)磨損、缺漏、紙質(zhì)破壞或者泛黃等各種問題。導(dǎo)致檔案失去其原本的意義和價值。并且是在水利工程建設(shè)完成以后，對形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工的分類和整理，在這一過程中，自身就很容易出現(xiàn)問題，對水利工程檔案造成一定損壞。面對信息化的管理接受能力上有限，缺乏拓展精神。

四、實現(xiàn)水利檔案管理現(xiàn)代化

1、重視人才培養(yǎng)，水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，明確水利工程檔案的管理責(zé)任制。有條件的水利單位派遣專業(yè)的人員負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，注重對檔案管理人員的繼續(xù)教育，定期組織人員進(jìn)行培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，成為合格的檔案管理人員，更好地為水利建設(shè)服務(wù)。

2、提高水利檔案科學(xué)化管理水平， 收集、歸檔、整編、保存是檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作，只有做好這些基礎(chǔ)工作，才能提高科技檔案的科學(xué)管理水平。

2.1實施科學(xué)的“流程控制”方法，對科技檔案進(jìn)行收集、整編。利用先進(jìn)的管理軟件將整個水利活動統(tǒng)籌起來，使檔案管理在設(shè)計過程之初就反映在設(shè)計文件和每一張設(shè)計圖紙上。

2.2采用科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)。檔案文件應(yīng)采用耐久性強的載體材料，保證文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。

2.3竣工工程圖必須加蓋竣工圖章，設(shè)計單位、施工單位等也必須加蓋其專用章再歸檔。

2.4優(yōu)化硬件設(shè)備，提升檔案庫房的保管環(huán)境。為提供先進(jìn)的檔案保管環(huán)境，應(yīng)注重加強檔案室硬件建設(shè)，配備必須的設(shè)備，延長庫房存放期，防止檔案過早老化，泛黃、變脆、發(fā)霉，確保檔案處在最佳環(huán)境而保證檔案不受損害。

3、對于檔案工作而言，服務(wù)是立業(yè)之本，檔案工作的重心已經(jīng)由重“保管”向“服務(wù)”方向轉(zhuǎn)變，所以在工作中只有提高檔案的服務(wù)意識，才能推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.1在服務(wù)的內(nèi)容和方式上，加快歸檔速度，提高歸檔率，及時準(zhǔn)確入庫，以最快、最好的檔案資料為使用者提供借閱，同時改變檢索工具不統(tǒng)一、不配套等的不足，充分利用圖檔管理系統(tǒng)，形成一個形式統(tǒng)一、內(nèi)容穩(wěn)定、功能齊全的檢索體系，以滿足不同使用者的要求。

3.2在服務(wù)機制上，檔案管理人員要告別“坐等上門”的舊習(xí)慣，提高主動服務(wù)性的理念，本著為使用者著想，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，現(xiàn)場咨詢、積極主動地參與科技人員有關(guān)活動，盡力保持科技檔案信息隨機供應(yīng)的態(tài)勢，為各項工作提供詳實的檔案信息。

4、提倡電子化存檔，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案最大的不便之處是保存的問題，因為紙質(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙張損壞、泛黃、紙質(zhì)粉化等問題，而且紙質(zhì)檔案室需要嚴(yán)加看管，防火、防潮這些問題都會直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，并且導(dǎo)致檔案價值和作用的減少。電子檔案可以更長久的保存，不會出現(xiàn)紙質(zhì)損壞、泛黃等問題損壞檔案的價值和作用。電子檔案保存更方便，查閱時也相對更容易，而且節(jié)約資源。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多元化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案管理有截然不同的方法，這就對檔案管理人員提成了更高的要求。

水利檔案管理應(yīng)做到細(xì)致化、全面化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，以改變目前水利檔案管理不重視、不科學(xué)的現(xiàn)狀。并通過對水利檔案的有效管理，最大化地實現(xiàn)水利檔案的真正價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙金鳳.淺議水利檔案的價值和意義[J].水利發(fā)展研究.2011（06）

[2]劉巖.大中型水利工程檔案信息化建設(shè)探討[J].治淮.2009（11）

[3]馬亞麗.水利檔案管理工作初探[J].山西水利.2009（03） [4].

[4]汪蘇.改進(jìn)基層水利檔案工作之我見[J].山東水利.2000（01）

[5]賈愛琴；王銀濤.淺談如何做好檔案的開發(fā)利用工作[J].黑龍江交通科技.2008（08）endprint

摘 要：水利檔案管理工作是水利工程整個生命周期中各個專業(yè)技術(shù)部門工作的真實記錄，是全面記錄整個水利工程的有效方法，其對工程建設(shè)、工程質(zhì)量以及后期運營維護都具有非常重要的價值。憑借規(guī)范、詳細(xì)的記錄，使得水利檔案成為了全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。本文在分析水利檔案管理重要性的同時，例舉了“泉州市山美水庫管理處”對水利檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理方法，并進(jìn)行詳細(xì)分析研究，旨在能更好的進(jìn)行對水利檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：水利檔案；有效管理；現(xiàn)代化

水利檔案管理工作雖然不直接作用于水利工程的建設(shè)，卻能如實的反映水利工程建設(shè)管理、質(zhì)量檢測、維修養(yǎng)護的全過程，是水利工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù)，其對于水利工程的安全運行和發(fā)揮效益至關(guān)重要。建立水利工程檔案的管理在水利工程中占有重要的地位，應(yīng)該作為一項系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的長期工作進(jìn)行規(guī)范和重視。

一、水利檔案管理的重要性

1、我們可以借助翻閱、研究歷年來的水利檔案資料，通過對某特定流域內(nèi)歷年的雨情、水情、工情及所管轄工程的運行情況監(jiān)控做出詳細(xì)的評估，提前做好應(yīng)急預(yù)案，更科學(xué)的調(diào)度水利工程，切實提高應(yīng)急運行管理能力，降低意外情況的風(fēng)險。

2、水利檔案是全面鑒定水利工程質(zhì)量的重要憑證，從整個工程施工前期的準(zhǔn)備，到最后工程完工都全面記錄其中。能為水利工程的維修、更新和改造進(jìn)行詳細(xì)的記錄，提供可靠的依據(jù)。當(dāng)工程出現(xiàn)問題時，觀測漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊的資料，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。全面提高水利工程的防洪、排澇、抗旱和抗御臺風(fēng)等自然災(zāi)害方面的能力，有效的控制工程安全。

3、水利單位日常工作包括制定計劃、總結(jié)工作、行政執(zhí)法、水利工程建設(shè)等方面，水利檔案資料可以為日常工作的開展提供參考，把工作分派到個人，專人專項，切實做好自己所負(fù)責(zé)的范疇及其他日常工作，并一一記錄在案。

二、泉州市山美水庫管理處水利檔案管理的分析

泉州市山美水庫管理管理處檔案全宗其中包括五大類，下面筆者將對這五大類的編號方法進(jìn)行說明：

1、文書檔案，其中包括：黨群工作、行政人事、生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)供應(yīng)。采用年度——問題分類法。編號方法：目錄號，永久為1、長期為2、短期為3，把每年形成的案卷按永久、長期、短期分開。歸檔號——按年度、各自編順序號。安卷號——按保管期限分開承編歷年流水案卷號。

2、會計檔案，其中包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他。按憑證、帳簿、報表、其它材料分類。編號方法：按年度——定期不同保管期限分開編號。

3、聲像檔案，其中包括：照牌。按專題分卷，然后統(tǒng)一編順序號。

4、人事檔案，其中包括：全民工人、合同制工人、退休工人。分室管理按體制分全民工人、合同制工、退休工人分開，編號方法：按姓氏筆劃多少編號。

5、科技檔案（見表一），其中包括：生產(chǎn)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案。一級類目采用拼音字母標(biāo)識，二、三級類目采用數(shù)字標(biāo)識，分類號和案卷順序號組成檔號，用“——”符號連接。

泉州市山美水庫管理管理處，對水利檔案管理訂制了一套科學(xué)、健全的管理規(guī)范。例如生產(chǎn)檔案下：生產(chǎn)報表詳細(xì)記錄了月、年該水庫的運營情況。水庫調(diào)度運行記錄了大壩沉陷、位移觀察報表；永春縣水文測站逐日降雨量對照表等。機電運行記錄了事故（障礙）明細(xì)報表；設(shè)備評級明細(xì)表；運行記錄等。正是有了這一套科學(xué)、健全的管理規(guī)范才能使各部門協(xié)同工作，水庫管理處的日常工作、制定計劃、工作總結(jié)、運營報表、水利工程建設(shè)等方面才井井有條、得心應(yīng)手。這套科學(xué)、健全的管理規(guī)范值得借鑒和推廣。

三、水利檔案管理的普遍現(xiàn)狀

1、目前很多水利單位的水利檔案管理存在著很多弊端，首先就是水利檔案的管理責(zé)任制不明確，沒有專人負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理。每個人記錄的方法和習(xí)慣都不一樣，這就容易導(dǎo)致水利工程檔案管理出現(xiàn)問題和漏洞。即使檔案管理出現(xiàn)了問題，也很難找到直接的負(fù)責(zé)人。所以水利檔案的管理很容易就出現(xiàn)管理不善等問題。

2、水利工程檔案管理水平普遍低下，管理手段落后，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理，對水利信息管理認(rèn)識不足。目前我國的水利檔案管理普遍采用人工管理，多以紙質(zhì)檔案為主，在長期的保存過程中，就容易出現(xiàn)磨損、缺漏、紙質(zhì)破壞或者泛黃等各種問題。導(dǎo)致檔案失去其原本的意義和價值。并且是在水利工程建設(shè)完成以后，對形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工的分類和整理，在這一過程中，自身就很容易出現(xiàn)問題，對水利工程檔案造成一定損壞。面對信息化的管理接受能力上有限，缺乏拓展精神。

四、實現(xiàn)水利檔案管理現(xiàn)代化

1、重視人才培養(yǎng)，水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，明確水利工程檔案的管理責(zé)任制。有條件的水利單位派遣專業(yè)的人員負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，注重對檔案管理人員的繼續(xù)教育，定期組織人員進(jìn)行培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，成為合格的檔案管理人員，更好地為水利建設(shè)服務(wù)。

2、提高水利檔案科學(xué)化管理水平， 收集、歸檔、整編、保存是檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作，只有做好這些基礎(chǔ)工作，才能提高科技檔案的科學(xué)管理水平。

2.1實施科學(xué)的“流程控制”方法，對科技檔案進(jìn)行收集、整編。利用先進(jìn)的管理軟件將整個水利活動統(tǒng)籌起來，使檔案管理在設(shè)計過程之初就反映在設(shè)計文件和每一張設(shè)計圖紙上。

2.2采用科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)。檔案文件應(yīng)采用耐久性強的載體材料，保證文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。

2.3竣工工程圖必須加蓋竣工圖章，設(shè)計單位、施工單位等也必須加蓋其專用章再歸檔。

2.4優(yōu)化硬件設(shè)備，提升檔案庫房的保管環(huán)境。為提供先進(jìn)的檔案保管環(huán)境，應(yīng)注重加強檔案室硬件建設(shè)，配備必須的設(shè)備，延長庫房存放期，防止檔案過早老化，泛黃、變脆、發(fā)霉，確保檔案處在最佳環(huán)境而保證檔案不受損害。

3、對于檔案工作而言，服務(wù)是立業(yè)之本，檔案工作的重心已經(jīng)由重“保管”向“服務(wù)”方向轉(zhuǎn)變，所以在工作中只有提高檔案的服務(wù)意識，才能推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.1在服務(wù)的內(nèi)容和方式上，加快歸檔速度，提高歸檔率，及時準(zhǔn)確入庫，以最快、最好的檔案資料為使用者提供借閱，同時改變檢索工具不統(tǒng)一、不配套等的不足，充分利用圖檔管理系統(tǒng)，形成一個形式統(tǒng)一、內(nèi)容穩(wěn)定、功能齊全的檢索體系，以滿足不同使用者的要求。

3.2在服務(wù)機制上，檔案管理人員要告別“坐等上門”的舊習(xí)慣，提高主動服務(wù)性的理念，本著為使用者著想，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，現(xiàn)場咨詢、積極主動地參與科技人員有關(guān)活動，盡力保持科技檔案信息隨機供應(yīng)的態(tài)勢，為各項工作提供詳實的檔案信息。

4、提倡電子化存檔，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案最大的不便之處是保存的問題，因為紙質(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙張損壞、泛黃、紙質(zhì)粉化等問題，而且紙質(zhì)檔案室需要嚴(yán)加看管，防火、防潮這些問題都會直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，并且導(dǎo)致檔案價值和作用的減少。電子檔案可以更長久的保存，不會出現(xiàn)紙質(zhì)損壞、泛黃等問題損壞檔案的價值和作用。電子檔案保存更方便，查閱時也相對更容易，而且節(jié)約資源。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多元化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案管理有截然不同的方法，這就對檔案管理人員提成了更高的要求。

水利檔案管理應(yīng)做到細(xì)致化、全面化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，以改變目前水利檔案管理不重視、不科學(xué)的現(xiàn)狀。并通過對水利檔案的有效管理，最大化地實現(xiàn)水利檔案的真正價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙金鳳.淺議水利檔案的價值和意義[J].水利發(fā)展研究.2011（06）

[2]劉巖.大中型水利工程檔案信息化建設(shè)探討[J].治淮.2009（11）

[3]馬亞麗.水利檔案管理工作初探[J].山西水利.2009（03） [4].

[4]汪蘇.改進(jìn)基層水利檔案工作之我見[J].山東水利.2000（01）

[5]賈愛琴；王銀濤.淺談如何做好檔案的開發(fā)利用工作[J].黑龍江交通科技.2008（08）endprint

摘 要：水利檔案管理工作是水利工程整個生命周期中各個專業(yè)技術(shù)部門工作的真實記錄，是全面記錄整個水利工程的有效方法，其對工程建設(shè)、工程質(zhì)量以及后期運營維護都具有非常重要的價值。憑借規(guī)范、詳細(xì)的記錄，使得水利檔案成為了全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。本文在分析水利檔案管理重要性的同時，例舉了“泉州市山美水庫管理處”對水利檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理方法，并進(jìn)行詳細(xì)分析研究，旨在能更好的進(jìn)行對水利檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：水利檔案；有效管理；現(xiàn)代化

水利檔案管理工作雖然不直接作用于水利工程的建設(shè)，卻能如實的反映水利工程建設(shè)管理、質(zhì)量檢測、維修養(yǎng)護的全過程，是水利工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù)，其對于水利工程的安全運行和發(fā)揮效益至關(guān)重要。建立水利工程檔案的管理在水利工程中占有重要的地位，應(yīng)該作為一項系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的長期工作進(jìn)行規(guī)范和重視。

一、水利檔案管理的重要性

1、我們可以借助翻閱、研究歷年來的水利檔案資料，通過對某特定流域內(nèi)歷年的雨情、水情、工情及所管轄工程的運行情況監(jiān)控做出詳細(xì)的評估，提前做好應(yīng)急預(yù)案，更科學(xué)的調(diào)度水利工程，切實提高應(yīng)急運行管理能力，降低意外情況的風(fēng)險。

2、水利檔案是全面鑒定水利工程質(zhì)量的重要憑證，從整個工程施工前期的準(zhǔn)備，到最后工程完工都全面記錄其中。能為水利工程的維修、更新和改造進(jìn)行詳細(xì)的記錄，提供可靠的依據(jù)。當(dāng)工程出現(xiàn)問題時，觀測漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊的資料，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。全面提高水利工程的防洪、排澇、抗旱和抗御臺風(fēng)等自然災(zāi)害方面的能力，有效的控制工程安全。

3、水利單位日常工作包括制定計劃、總結(jié)工作、行政執(zhí)法、水利工程建設(shè)等方面，水利檔案資料可以為日常工作的開展提供參考，把工作分派到個人，專人專項，切實做好自己所負(fù)責(zé)的范疇及其他日常工作，并一一記錄在案。

二、泉州市山美水庫管理處水利檔案管理的分析

泉州市山美水庫管理管理處檔案全宗其中包括五大類，下面筆者將對這五大類的編號方法進(jìn)行說明：

1、文書檔案，其中包括：黨群工作、行政人事、生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)供應(yīng)。采用年度——問題分類法。編號方法：目錄號，永久為1、長期為2、短期為3，把每年形成的案卷按永久、長期、短期分開。歸檔號——按年度、各自編順序號。安卷號——按保管期限分開承編歷年流水案卷號。

2、會計檔案，其中包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他。按憑證、帳簿、報表、其它材料分類。編號方法：按年度——定期不同保管期限分開編號。

3、聲像檔案，其中包括：照牌。按專題分卷，然后統(tǒng)一編順序號。

4、人事檔案，其中包括：全民工人、合同制工人、退休工人。分室管理按體制分全民工人、合同制工、退休工人分開，編號方法：按姓氏筆劃多少編號。

5、科技檔案（見表一），其中包括：生產(chǎn)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案。一級類目采用拼音字母標(biāo)識，二、三級類目采用數(shù)字標(biāo)識，分類號和案卷順序號組成檔號，用“——”符號連接。

泉州市山美水庫管理管理處，對水利檔案管理訂制了一套科學(xué)、健全的管理規(guī)范。例如生產(chǎn)檔案下：生產(chǎn)報表詳細(xì)記錄了月、年該水庫的運營情況。水庫調(diào)度運行記錄了大壩沉陷、位移觀察報表；永春縣水文測站逐日降雨量對照表等。機電運行記錄了事故（障礙）明細(xì)報表；設(shè)備評級明細(xì)表；運行記錄等。正是有了這一套科學(xué)、健全的管理規(guī)范才能使各部門協(xié)同工作，水庫管理處的日常工作、制定計劃、工作總結(jié)、運營報表、水利工程建設(shè)等方面才井井有條、得心應(yīng)手。這套科學(xué)、健全的管理規(guī)范值得借鑒和推廣。

三、水利檔案管理的普遍現(xiàn)狀

1、目前很多水利單位的水利檔案管理存在著很多弊端，首先就是水利檔案的管理責(zé)任制不明確，沒有專人負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理。每個人記錄的方法和習(xí)慣都不一樣，這就容易導(dǎo)致水利工程檔案管理出現(xiàn)問題和漏洞。即使檔案管理出現(xiàn)了問題，也很難找到直接的負(fù)責(zé)人。所以水利檔案的管理很容易就出現(xiàn)管理不善等問題。

2、水利工程檔案管理水平普遍低下，管理手段落后，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理，對水利信息管理認(rèn)識不足。目前我國的水利檔案管理普遍采用人工管理，多以紙質(zhì)檔案為主，在長期的保存過程中，就容易出現(xiàn)磨損、缺漏、紙質(zhì)破壞或者泛黃等各種問題。導(dǎo)致檔案失去其原本的意義和價值。并且是在水利工程建設(shè)完成以后，對形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工的分類和整理，在這一過程中，自身就很容易出現(xiàn)問題，對水利工程檔案造成一定損壞。面對信息化的管理接受能力上有限，缺乏拓展精神。

四、實現(xiàn)水利檔案管理現(xiàn)代化

1、重視人才培養(yǎng)，水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，明確水利工程檔案的管理責(zé)任制。有條件的水利單位派遣專業(yè)的人員負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，注重對檔案管理人員的繼續(xù)教育，定期組織人員進(jìn)行培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，成為合格的檔案管理人員，更好地為水利建設(shè)服務(wù)。

2、提高水利檔案科學(xué)化管理水平， 收集、歸檔、整編、保存是檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作，只有做好這些基礎(chǔ)工作，才能提高科技檔案的科學(xué)管理水平。

2.1實施科學(xué)的“流程控制”方法，對科技檔案進(jìn)行收集、整編。利用先進(jìn)的管理軟件將整個水利活動統(tǒng)籌起來，使檔案管理在設(shè)計過程之初就反映在設(shè)計文件和每一張設(shè)計圖紙上。

2.2采用科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)。檔案文件應(yīng)采用耐久性強的載體材料，保證文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。

2.3竣工工程圖必須加蓋竣工圖章，設(shè)計單位、施工單位等也必須加蓋其專用章再歸檔。

2.4優(yōu)化硬件設(shè)備，提升檔案庫房的保管環(huán)境。為提供先進(jìn)的檔案保管環(huán)境，應(yīng)注重加強檔案室硬件建設(shè)，配備必須的設(shè)備，延長庫房存放期，防止檔案過早老化，泛黃、變脆、發(fā)霉，確保檔案處在最佳環(huán)境而保證檔案不受損害。

3、對于檔案工作而言，服務(wù)是立業(yè)之本，檔案工作的重心已經(jīng)由重“保管”向“服務(wù)”方向轉(zhuǎn)變，所以在工作中只有提高檔案的服務(wù)意識，才能推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.1在服務(wù)的內(nèi)容和方式上，加快歸檔速度，提高歸檔率，及時準(zhǔn)確入庫，以最快、最好的檔案資料為使用者提供借閱，同時改變檢索工具不統(tǒng)一、不配套等的不足，充分利用圖檔管理系統(tǒng)，形成一個形式統(tǒng)一、內(nèi)容穩(wěn)定、功能齊全的檢索體系，以滿足不同使用者的要求。

3.2在服務(wù)機制上，檔案管理人員要告別“坐等上門”的舊習(xí)慣，提高主動服務(wù)性的理念，本著為使用者著想，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，現(xiàn)場咨詢、積極主動地參與科技人員有關(guān)活動，盡力保持科技檔案信息隨機供應(yīng)的態(tài)勢，為各項工作提供詳實的檔案信息。

4、提倡電子化存檔，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案最大的不便之處是保存的問題，因為紙質(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙張損壞、泛黃、紙質(zhì)粉化等問題，而且紙質(zhì)檔案室需要嚴(yán)加看管，防火、防潮這些問題都會直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，并且導(dǎo)致檔案價值和作用的減少。電子檔案可以更長久的保存，不會出現(xiàn)紙質(zhì)損壞、泛黃等問題損壞檔案的價值和作用。電子檔案保存更方便，查閱時也相對更容易，而且節(jié)約資源。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多元化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案管理有截然不同的方法，這就對檔案管理人員提成了更高的要求。

水利檔案管理應(yīng)做到細(xì)致化、全面化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，以改變目前水利檔案管理不重視、不科學(xué)的現(xiàn)狀。并通過對水利檔案的有效管理，最大化地實現(xiàn)水利檔案的真正價值。

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