企業(yè)檔案管理信息化研究

韓雪

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展必須的信息統(tǒng)計資源，運行良好的檔案管理信息化系統(tǒng)可以幫助且更好的適應社會的發(fā)展。本文就企業(yè)實施檔案管理信息化的優(yōu)勢方面和可施行的具體措施，來探討檔案管理信息化的具體作用，并對現(xiàn)今企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展前景中的問題進行相關例舉和對策分析。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理信息化；優(yōu)勢；漏洞與措施

隨著改革開放以來，我國的企業(yè)數(shù)量和種類愈來愈多，而在21世紀信息技術迅速發(fā)展的今天企業(yè)檔案管理的建設與研究對一個企業(yè)來說是非常重要的。企業(yè)的檔案信息是對企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展狀況的記錄，為企業(yè)未來的發(fā)展提供準確、可靠的信息儲備資源，在企業(yè)中發(fā)揮很好的作用，為公司開展適應社會發(fā)展的新方向。隨著檔案建設的逐步展開，人們漸漸開始意識到檔案管理的重要性，如何適應現(xiàn)代社會信息化的服務需要，特別是對于檔案信息管理部門，單純依靠過去的模式很難做到科學管理。有些公司已經(jīng)開始進行公司檔案網(wǎng)站與數(shù)字信息查詢的建立，讓檔案管理成為信息化建設的重要組成部分，也是計算機技術的新方向之一。

一、企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展優(yōu)勢

隨著全球信息化的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)的儲存和處理不斷向又快有準的方向發(fā)展。在黨的工作報告中明確提出了要將信息化作為我國面向新世紀的重要戰(zhàn)略舉措，必須要把信息化管理放在重要的位置，是繼工業(yè)化和現(xiàn)代化后一個很重要的發(fā)展方向。一下給出企業(yè)檔案信息化發(fā)展的幾大優(yōu)勢分析，具體說明信息化工程在企業(yè)內部檔案管理中的重要作用。

1.容量大、速度快.企業(yè)檔案信息化管理的最大特點就是電腦數(shù)據(jù)的處理有容量大、速度快的優(yōu)勢，傳統(tǒng)的檔案管理需要檔案管理人員編制相關目錄，再從目錄中查找具體信息存放位置，需要消耗大量人力資源和時間進行記錄和查詢，既費時又費力。

其次，計算機的大容量為信息載體的形式提供了很大的空間，隨著掃描技術、光盤技術、微縮技術的發(fā)展，信息儲存的數(shù)量和密度比傳統(tǒng)方式大大提高。它改變了過去以紙質文件為主的方式，附加相應的圖形、聲音、動畫、視頻等方式，讓電子文檔更方便工作的需要。

2.提高人力資本的利用率。如果企業(yè)采用先進的計算機檔案管理信息化技術，可以避免不必要的人員設置，精簡企業(yè)的人員配備，合理利用有限資源，提高辦公效率。把不必要的人員設置變成強化員工辦公的動力，提高人力資本的利用率，縮小成本。檔案管理內部進行數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)多次利用并提供信息共享，便于檔案的調閱。

二、企業(yè)檔案管理信息化方式

1.建立健全相關規(guī)章制度。企業(yè)應針對本公司在經(jīng)濟、文化、社會等多方面的作用來設計檔案管理信息化的具體規(guī)章制度，切實可行的制度方法是良好企業(yè)檔案管理的第一步。其次，要加強檔案利用的審批制度，不能所有人都能無條件的進入系統(tǒng)內部，為保證檔案內容的安全完整，必須對查閱條件進行相關設置，保證公司檔案的保密性。切實將公司檔案納入科學化的建設管理軌道，保證電子資源格式的統(tǒng)一規(guī)范，便于長期可讀。

2.建立良好的檔案服務體系。公司應對檔案管理員工強化信息服務意識，利用網(wǎng)絡等信息平臺，主動開發(fā)和維護公司檔案資源。同時，避免出現(xiàn)懈怠、被動的情緒，主動了解公司的生產(chǎn)經(jīng)營情況，了解不用員工對檔案信息的需求，主動提供檔案服務，注重檔案信息總結預測性，為公司長期科學發(fā)展提供相應的堅實后盾。

3.構建公司檔案信息數(shù)據(jù)庫。隨著社會數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化建設不斷深入，公司必須建立相關檔案數(shù)據(jù)庫，以方便公司數(shù)據(jù)的匯總、歸納和利用。同時，公司的信息很容易存在流失和盜用現(xiàn)象。

4.完善檔案管理信息化與整個企業(yè)管理信息化的對接。檔案管理信息化是企業(yè)管理信息化的一個重要組成部分，檔案管理信息化應該要適應企業(yè)管理信息化的需要，注重整體利用價值，避免孤立設計實施。要重視企業(yè)綜合效率，向企業(yè)未來發(fā)展有利方向方面建立，在滿足基本檔案管理信息化需要的同時，顧大局，重發(fā)展，保持為企業(yè)服務的核心，實現(xiàn)檔案管理信息化與整個企業(yè)管理信息化的對接。

三、企業(yè)檔案管理信息化漏洞分析與對策

1.忽視檔案管理人員培訓教育。檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，這對于檔案管理人員的素食有很大的要求。面對社會日新月異的今天，要想滿足企業(yè)的發(fā)展需要，必須要加強相關檔案工作人員的培訓工作，以滿足社會的需要。由于現(xiàn)代檔案管理的核心是計算機信息化的處理和應用，所以為保證電子時代公司經(jīng)濟業(yè)務能被完整詳細的記錄，檔案工作人員必須要學會利用現(xiàn)代化的檔案管理手段，了解計算機的電子文件歸檔和管理，否則不論是對檔案管理，還是對整個公司的發(fā)展都是沒有任何幫助的。在熟練進行電子設備操作的同時，要懂得信息維護工作的開展，學習檔案管理的開拓創(chuàng)新意識，提高業(yè)務素質，把檔案管理信息化變成促進公司綜合發(fā)展的新平臺。

2.公司檔案管理信息化投入與產(chǎn)出性價比不高，盲目性大。有些公司應于過度重視企業(yè)的檔案信息化進程而忽視了資金消耗和產(chǎn)出價值的對比，認為只要投入檔案管理信息化建設就一定是對企業(yè)有利的，因而出現(xiàn)了很多盲目建設企業(yè)檔案管理信息化的現(xiàn)象。檔案管理信息化是要求公司在發(fā)展到一定階段后，在大量的檔案信息無法及時做出整理的情況下，引進檔案管理信息化項目，用計算機的優(yōu)勢來處理公司大量檔案的管理工作。

3.忽視檔案信息的安全保障工作。很多企業(yè)建立檔案管理信息化的目的就是為了能夠更好的利用檔案信息進行業(yè)務處理，但是企業(yè)管理者在重視檔案管理利用的同時很可能忽視了檔案信息的保密工作。檔案的信息安全包括檔案信息儲存實體的安全和檔案利用流轉過程中的安全，前者的安全大多數(shù)企業(yè)都能很好的控制，比如通過設置相關歸規(guī)制度，但是如何在信息流轉的過程中控制檔案的保密工作，這是每個公司都要考慮的問題，以確保檔案信息的穩(wěn)定性和安全性。

總體來說，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)發(fā)展過程中壯大自我的一把利劍，把握好建立與否和建立過程中的易疏忽點，定能為企業(yè)發(fā)展爭取最大的利益。

參考文獻：

[1]周建芝. 淺議企業(yè)檔案管理信息化[J].山西科技.2006年第5期.

[2]馬艷靖. 企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展方向[J].卷宗.2013年第7期.

[3]李小玲. 論企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)勢[J].中國管理信息化.2012年第16期.