高校軟件資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀分析及對策研究

杜學(xué)韜 萬映明 曹暉

摘 要：隨著高校教育信息化的逐步深入，軟件已成為高校的一項重要資產(chǎn)，它們對高校的發(fā)展發(fā)揮了重要作用。但對于軟件資產(chǎn)的管理，高校普遍存在著制度缺失，理念陳舊，管理滯后等問題。文章闡述了高校軟件資產(chǎn)的管理現(xiàn)狀及存在問題，并根據(jù)軟件資產(chǎn)的主要特征，提出了對軟件資產(chǎn)分類管理的措施。

關(guān)鍵詞：高校 軟件資產(chǎn) 現(xiàn)狀分析 對策研究

中圖分類號：F626.5，G647 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2014）04-165-02

一、概述

教育信息化的不斷推進，使軟件越來越多地融入到教育事業(yè)中來，許多高校都相應(yīng)地建立了校園網(wǎng)系統(tǒng)、多媒體教學(xué)系統(tǒng)、教學(xué)管理信息平臺等，軟件得到了廣泛應(yīng)用，使完善軟件資產(chǎn)管理的必要性日益凸顯。由于軟件資產(chǎn)不具有實物形態(tài)，不是入門通過觸覺就能直接接觸到或感受到的，這就產(chǎn)生了許多問題，比如，軟件資產(chǎn)如何更加合理入賬；再如，沒有實體的軟件如何張貼設(shè)備編號；還有，軟件資產(chǎn)報廢如何操作等等。由此可見，軟件資產(chǎn)的管理一直比較薄弱，因此必須了解軟件資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀，分析其中存在問題的原因，進而在風(fēng)險防范上提出針對性的對策和措施。

二、高校軟件資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

目前，軟件資產(chǎn)已成為高校資產(chǎn)的重要組成部分，但與硬件資產(chǎn)相比，軟件資產(chǎn)因其特征不同，讓資產(chǎn)管理人員感覺難以操作，在現(xiàn)有的軟件資產(chǎn)管理中普遍存在以下“四難”：

1.對軟件資產(chǎn)定義難。一談到高校的資產(chǎn)管理，傳統(tǒng)上更多的是涉及到有形資產(chǎn)的實物管理。物資管理部門或人員往往會有這樣一個困惑——什么是軟件資產(chǎn)？由于對軟件資產(chǎn)的認(rèn)識不夠，所以往往也容易忽視管理；另一種情況就是很多人誤認(rèn)為軟件資產(chǎn)的價值集中在軟件的介質(zhì)（一般為光盤或磁盤）上，往往一套價值數(shù)十萬的軟件，其保存的介質(zhì)只有幾元錢，容易使管理者或使用者忽略了軟件本身，從而忽視了軟件資產(chǎn)管理的重要性。

2.軟件資產(chǎn)入賬難。授權(quán)類軟件資產(chǎn)也被稱為數(shù)字版軟件，首先是用戶購買了軟件的授權(quán)碼，一般授權(quán)碼的時效性（使用次數(shù)或使用時間）都是有限的，由于此類軟件使用期限短（一般為1年），過期后就需要購買新的授權(quán)碼，所以往往會出現(xiàn)同一個軟件上出現(xiàn)多個設(shè)備編號，造成管理不便。其次是商品軟件入賬時，容易將“升級許可證”與“使用許可證”混淆，“升級許可證”指軟件在原有基礎(chǔ)上對其版本或功能進行調(diào)整，所以軟件還是原來那套，如果沒有區(qū)分將導(dǎo)致升級的許可證作為新增資產(chǎn)入賬。

3.軟件資產(chǎn)報廢難。軟件安裝于服務(wù)器等設(shè)備中，并且兩者都作為固定資產(chǎn)入賬，由于軟件與服務(wù)器的報廢年限不一樣（一般來說，軟件報廢年限10年，服務(wù)器報廢年限7年），那么當(dāng)服務(wù)器報廢時，軟件并未過期，但常常會因隨依附設(shè)備的報廢而報廢，從而導(dǎo)致軟件資產(chǎn)的流失。

另一種情況是部分軟件因沒有及時升級或已達不到使用要求，由于軟件無形的特征，容易讓人忽略其存在，未能及時報廢，所以長期擱置在服務(wù)器或其他硬件設(shè)備中，占用了大量的存儲空間，浪費了有限的資源。

4.軟件資產(chǎn)登記信息難。不少軟件資產(chǎn)的檔案都存在缺失、信息登記不全等問題。有些軟件資產(chǎn)登記的信息只有名稱和價格，而名稱往往也比較籠統(tǒng)，這樣的情況還不在少數(shù)，軟件本身是以編輯的程序形式出現(xiàn)的，它是無形的。而作為邏輯實體存儲在光盤或磁盤這些具有相同外形的存儲介質(zhì)又很難反映出其資產(chǎn)真實情況，如果缺失了軟件的檔案，不但難以了解軟件的基本信息，而且也對今后軟件資產(chǎn)的審計或報廢產(chǎn)生了不必要的麻煩。

三、軟件資產(chǎn)管理難的原因分析

1.對軟件資產(chǎn)定義不明確。一直以來，高校資產(chǎn)管理部門對設(shè)備、家具類等傳統(tǒng)意義上的實物資產(chǎn)管理較為熟悉，但對軟件資產(chǎn)的管理一直比較生疏，資產(chǎn)管理人員在思想上對軟件本身的理解就較為模糊，普遍認(rèn)為軟件和資產(chǎn)之間沒什么關(guān)系。而在高校資產(chǎn)管理的相關(guān)規(guī)范性文件中，也很難找出關(guān)于軟件資產(chǎn)的定義與解釋，所以我們必須先理清楚什么是軟件資產(chǎn)，然后再談如何管理。

2.由于軟件自身的特點造成難管理。相對于硬件，軟件有著截然不同的特點：（1）軟件是一種邏輯的實體，由程序語言所組成，是無形的、抽象的；（2）軟件是開發(fā)人員智力勞動的產(chǎn)物，成本較高，價格也不容易確定，但軟件一經(jīng)報廢，幾乎無殘值；（3）軟件不會像硬件那樣磨損，但會因使用功能降低而退化，并且受到計算機病毒的威脅與影響；（4）軟件在使用過程中需要不斷維護，并且可根據(jù)需要進行升級；（5）軟件是高科技發(fā)展的結(jié)果，具有獨創(chuàng)性，受著作權(quán)法保護；（6）軟件無法獨立工作，必須通過與硬件結(jié)合來使用，并依賴于計算機系統(tǒng)；（7）軟件可保存在光盤、磁盤等物理介質(zhì)中，容易復(fù)制與拷貝。正是由于這些特點給軟件資產(chǎn)的管理帶來了難度。

3.用管理硬件的方法管理軟件資產(chǎn)已不適用。在硬件入賬時，設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、價格、出廠機號等信息可以方便、直觀地登記到賬冊上，而軟件入賬時，由于軟件看不見實物，往往憑一張發(fā)票上所反映的內(nèi)容進行入賬，容易遺漏許多信息，所以經(jīng)?？梢钥吹竭@樣一種現(xiàn)象：賬冊上只登記了軟件的名稱、價格，而且名稱都叫“計算機軟件”，時間一長，就給今后的資產(chǎn)清查、報廢銷賬帶來了一系列麻煩。

此外，根據(jù)固定資產(chǎn)管理辦法，入賬后的固定資產(chǎn)都需張貼設(shè)備編號，這點對于軟件資產(chǎn)來說就不那么容易了。目前有不少軟件廠商只提供使用許可協(xié)議書，軟件需要自行從網(wǎng)絡(luò)下載，這樣就使張貼設(shè)備編號變得難以操作。

4.缺乏有效的制度與規(guī)范。與設(shè)備類資產(chǎn)管理相比較， 軟件類資產(chǎn)管理缺乏一套具有可操作性的管理辦法。同時，上級部門對軟件資產(chǎn)具體的分類標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化管理的描述都比較簡略，可操作性不強，并沒有一套詳細(xì)的“軟件資產(chǎn)的分類管理辦法”，所以，也造成了高校資產(chǎn)管理部門面對軟件資產(chǎn)管理無法可依、無規(guī)可循。

對于一些專業(yè)化工具軟件， 各部門可根據(jù)自己的需要自行購買或委托開發(fā)，由此存在許多重復(fù)購置和過高的維護成本，由于缺乏統(tǒng)一管理，軟件的日常維護，如版本更新、軟件登記、價值管理等工作就變得很不到位。

四、高校軟件資產(chǎn)管理的對策研究

針對高校軟件資產(chǎn)管理過程中存在的現(xiàn)狀，按照《中央行政事業(yè)單位軟件資產(chǎn)管理暫行辦法》（國管資[2011]280號）和《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》（財政部2006令第35號）等國家和部委文件精神，考慮軟件資產(chǎn)的特征，筆者提出如下對策建議：

1.明確什么是軟件資產(chǎn)。要管理好軟件資產(chǎn)，首先就要搞清楚什么是軟件資產(chǎn)，參照國務(wù)院機關(guān)事務(wù)管理局在2011年頒布的《中央行政事業(yè)單位軟件資產(chǎn)管理暫行辦法》（國管資[2011]280號）中對軟件資產(chǎn)的解釋，并結(jié)合高校資產(chǎn)管理的特點我們做了如下定義，即軟件資產(chǎn)是指以軟件介質(zhì)、授權(quán)文件、特定程序加文檔的集合體等形式存在的，單位價值在1000元以上（含1000元），且使用時間或授權(quán)期限在一年以上的同類資產(chǎn)。其中，軟件介質(zhì)包括各類光盤、硬盤、U盤或加密狗等；授權(quán)文件包括授權(quán)協(xié)議書或電子文檔中的序列號、激活碼等。

2.建立軟件資產(chǎn)的分類標(biāo)準(zhǔn)。按照《高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類與編碼》（第3版），計算機軟件總體分為系統(tǒng)軟件、支撐軟件、應(yīng)用軟件、測試軟件和其他軟件等類型，具體來說包括各類程序開發(fā)軟件、平臺操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、電子表格軟件、圖文處理軟件、專業(yè)專用軟件、應(yīng)用事務(wù)性軟件等。從上述分類中可以看出按軟件的使用功能分類十分復(fù)雜，對于我們管理來說并不方便，建議根據(jù)軟件配置方式將軟件分為商業(yè)成品類軟件、定制開發(fā)類軟件二大類。（1）商業(yè)成品類軟件，也可稱作為固定資產(chǎn)類軟件：此類軟件為開發(fā)完畢的成熟軟件，以系統(tǒng)軟件、工具軟件為主，市場價格明確，容易確定入賬金額，建議單位價值在1000元以上（含1000元），且使用時間在一年以上的大批同類軟件，按照國家相關(guān)規(guī)定，作為固定資產(chǎn)來進行核算與管理。（2）定制開發(fā)類軟件，也可稱作為非固定資產(chǎn)類軟件：此類軟件多為按照使用方的需求而量身定制的，所以價格不一且難以核算，考慮到此類軟件資產(chǎn)價值認(rèn)定和結(jié)算方面的復(fù)雜性，對該類軟件應(yīng)與第一類的商業(yè)成品軟件區(qū)別管理，由于定制開發(fā)此類軟件主要是人工服務(wù)，建議將此類軟件的費用作為服務(wù)費用支出。

3.建立商業(yè)成品類軟件的三階段管理。對于商業(yè)成品類軟件可參照設(shè)備類固定資產(chǎn)管理辦法實行，但鑒于軟件自身的特點，建議在軟件的配置、使用、處置三個階段有別于一般設(shè)備類固定資產(chǎn)的管理。

配置階段：首先，要注意在采購的硬件中是否包括預(yù)裝的軟件，采購合同中要列出所有獨立授權(quán)的軟件，同時要單獨列示服務(wù)費，以便將來正確計算軟件資產(chǎn)價值。其次，軟件資產(chǎn)保管的主要對象有兩個，介質(zhì)（光盤、硬盤、U盤或加密狗等）和許可授權(quán)文件，資產(chǎn)清單不僅記錄軟件許可，還記錄軟件的安裝、介質(zhì)的保存、軟件版本的變遷等一系列軟件的使用信息。在軟件資產(chǎn)清單中，軟件資產(chǎn)必須一一登記造冊，而且要定期進行檢查、核實。

使用階段：商業(yè)成品類軟件的許可期限一般在1年左右，在許可期結(jié)束時，應(yīng)停止使用，避免引起侵權(quán)，再次購買時需注意區(qū)分新許可和升級許可，購置新許可可以理解為購置了新的軟件資產(chǎn)，資產(chǎn)的數(shù)量增加了，而購置升級許可只是升級原有軟件的版本，軟件資產(chǎn)的數(shù)量并未增加，所以在入賬時應(yīng)以增值處理，并對軟件資產(chǎn)的型號或規(guī)格修改成最新版本，軟件在使用過程中的維保（咨詢服務(wù)）類費用納入服務(wù)費用支出。

處置階段：軟件資產(chǎn)是否應(yīng)該報廢不應(yīng)按使用年限來確定，而應(yīng)根據(jù)軟件是否能滿足業(yè)務(wù)需要來確定，一般以下列標(biāo)準(zhǔn)來界定固定資產(chǎn)類軟件的報廢條件：（1）版本陳舊已不再使用的；（2）達不到業(yè)務(wù)要求需要淘汰、刪除的；（3）已超過授權(quán)期限無法使用的。因此，對軟件報廢要區(qū)別于設(shè)備類固定資產(chǎn)來對待，建議可以設(shè)立一個軟件待報廢賬戶，將確定要報廢的軟件將其從原來的賬戶中劃撥進來，待報廢期限一到再進行申報。

4.明確開發(fā)類軟件的著作權(quán)歸屬。開發(fā)類軟件一般分自主開發(fā)與委托開發(fā)，由于開發(fā)類軟件會產(chǎn)生權(quán)屬問題，建議區(qū)別對待管理。對于自主開發(fā)的軟件，可以分為職務(wù)軟件和非職務(wù)軟件，職務(wù)軟件指凡在高校立項，由高校師生員工（包括離退休、退職、調(diào)出人員、學(xué)生以及臨時在單位工作的人員）利用高校的物質(zhì)技術(shù)條件等，并由高校承擔(dān)責(zé)任所完成的軟件。如果是高校師生員工完成的職務(wù)軟件作品，其著作權(quán)歸學(xué)校所有，完成人享有署名權(quán)，學(xué)校與完成人訂有合同、對著作權(quán)的歸屬做出約定的，從其約定。非職務(wù)軟件作品的著作權(quán)歸完成人個人所有，任何單位或個人不得侵犯。

與外單位合作或接受外單位委托，研究、設(shè)計公司完成的軟件，除著作權(quán)屬有明確規(guī)定外，如果是獨立完成的，著作權(quán)屬于高校；如果與外單位合作完成的，著作權(quán)歸高校與合作完成單位共同所有。對著作權(quán)的歸屬作出約定的，從其約定。

5.明確軟件的管理歸口，各司其職。由于軟件不同于硬件資產(chǎn)，使其在購置、監(jiān)管、核算等方面都需要各相關(guān)部門密切配合，所以建議按部門管理職能明確管理歸口，各相關(guān)部門應(yīng)各司其職對軟件資產(chǎn)的不同階段進行有效管理。

信息部門職責(zé)：一是作為軟件的技術(shù)管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌定制開發(fā)類軟件的技術(shù)可行性審批、驗收、升級、管理、維護等工作；二是與高?？蒲胁块T或法務(wù)部門一起對集團的軟件著作權(quán)進行管理，并代表高校統(tǒng)一對外處理有關(guān)軟件著作權(quán)事務(wù)。

設(shè)備管理和采購部門職責(zé)：一是負(fù)責(zé)商業(yè)成品類軟件的審批、采購、入賬登記和管理；二是組織商業(yè)成品類軟件的資產(chǎn)清查；三是建立商業(yè)成品類軟件的管理辦法。

使用部門職責(zé)：一是負(fù)責(zé)對開發(fā)類軟件的立項、可行性報告、申報；二是負(fù)責(zé)自行購置開發(fā)類軟件，但在組織采購時應(yīng)遵照國家相關(guān)法規(guī)及單位有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.明確軟件資產(chǎn)的歸檔內(nèi)容。軟件開發(fā)完畢并驗收通過后，還需建立一套軟件備查檔案，其中應(yīng)包括以下幾項：（1）名稱（軟件名稱）；（2）價格（開發(fā)所需費用）；（3）安裝環(huán)境（運行的軟、硬件環(huán)境）；（4）廠商（開發(fā)單位或開發(fā)者姓名）；（5）使用說明（安裝說明及使用手冊）；（6）版本號（注明更新情況，版權(quán)歸屬）；（7）載體形式（光盤、U盤、硬盤等）；（8）技術(shù)文檔（需求文檔、設(shè)計文檔、測試文檔等）；（9）其他資料（包括文檔清單和流轉(zhuǎn)清單等）。

五、結(jié)語

《2013年中國教育行業(yè)信息化建設(shè)與IT應(yīng)用趨勢研究報告》的相關(guān)數(shù)據(jù)表明，2012年中國教育行業(yè)IT投資總規(guī)模為442.2億元人民幣，同比增長率達到21.7%，其中軟件資產(chǎn)的增長顯而易見。因此，如何對軟件類資產(chǎn)進行長效管理已成為高校資產(chǎn)管理過程中亟待解決的問題。面對新形勢，這就要求高校的相關(guān)職能部門同心協(xié)力、開拓創(chuàng)新，根據(jù)軟件本身的特點，探索和研制一套適合軟件類資產(chǎn)的管理系統(tǒng)，制定具有時代特征的軟件類資產(chǎn)的管理辦法，真正做到“無形”軟件，“有形”管理。

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（責(zé)編：若佳）