檔案信息化管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性

梁藝能　曾海森

摘 要 計(jì)算機(jī)當(dāng)中的存儲(chǔ)器內(nèi)存非常大，同時(shí)它還有著超級(jí)強(qiáng)大的記憶功能。存儲(chǔ)器足夠大的內(nèi)存，是檔案信息化管理的有利條件。文章以檔案信息化管理中的計(jì)算機(jī)技術(shù)為研究對(duì)象，通過檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)、在檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)存在的問題以及在檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性三個(gè)方面對(duì)研究對(duì)象進(jìn)行探討和研究。

關(guān)鍵詞 檔案；信息化管理；計(jì)算機(jī)；技術(shù)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-7597（2014）06-0153-01

檔案的管理方式有很多種。倘若只是限制在書簡(jiǎn)類的一些存儲(chǔ)方法，不但要求要有很大的空間，同時(shí)還得明確的做好索引，盡管是這樣，我們要是想把一些檔案的材料調(diào)出來(lái)，還是要需要損耗很多的時(shí)間和精力。而計(jì)算機(jī)當(dāng)中有很多個(gè)存儲(chǔ)的單元，作用是對(duì)信息進(jìn)行記憶。計(jì)算機(jī)的內(nèi)部記憶功能，是其與其它方面計(jì)算工具的主要區(qū)別。因?yàn)橛?jì)算機(jī)有著對(duì)內(nèi)部信息進(jìn)行記憶的功能，在計(jì)算的時(shí)候就不需要經(jīng)常從外面來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行獲取，只是需要提前把數(shù)據(jù)信息輸進(jìn)內(nèi)部存儲(chǔ)的單元里面，計(jì)算的時(shí)候就可以從存儲(chǔ)的單元里面簡(jiǎn)單便捷的得到數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而提高計(jì)算的效率。

1 檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1）使用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的內(nèi)存足夠大。隨著人類日常的活動(dòng)項(xiàng)目逐漸的增加，會(huì)有很多行政方面的資料和文件在不斷的產(chǎn)生，之后檔案的管理數(shù)量也會(huì)不斷增加，而一般的光盤就能夠存上上億的信息數(shù)據(jù)，這就最大化的降低了檔案空間的利用，同時(shí)還可以減少對(duì)存儲(chǔ)成本的投入。

2）使用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以讓檔案的查找更加的簡(jiǎn)單、方便。因?yàn)榻┠陙?lái)檔案的使用率逐漸提高，各個(gè)企業(yè)管理部門急切的需要對(duì)各種信息做出決策，各個(gè)職能的部門也會(huì)經(jīng)常使用一些檔案來(lái)作為借鑒，這些需求就要求企業(yè)檔案管理的部門要更加及時(shí)、高效的提供出相關(guān)檔案的資料。要是利用以前的方法來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案查找的過程中浪費(fèi)更多的時(shí)間以及檔案查找的不準(zhǔn)確等現(xiàn)象經(jīng)常會(huì)發(fā)生。而在檔案信息化管理過程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以改善對(duì)檔案信息進(jìn)行深入加工的功能，達(dá)到對(duì)檔案信息深入開發(fā)的目的。

3）使用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案做出管理，能夠讓檔案在進(jìn)行修改，做出補(bǔ)充，復(fù)制以及傳輸?shù)确矫娓拥姆奖?。目前在檔案信息化管理過程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的方法已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛的應(yīng)用。檔案的儲(chǔ)存一般是由幾個(gè)部分組成，如設(shè)計(jì)圖紙，文字信息，照片以及錄像帶等等，而以往檔案管理方法的管理質(zhì)量往往會(huì)受到很多因素的影響，如天氣情況、自然災(zāi)害等，這些都給檔案的管理帶來(lái)很大的安全隱患。

2 在檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)存在的問題

在檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1）檔案在電子管理方面相對(duì)比較弱。其中主要體現(xiàn)兩大方面：軟件設(shè)施以及硬件設(shè)施。硬件是檔案在電子管理過程中要用的計(jì)算機(jī)設(shè)備。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于硬件設(shè)備的投入相對(duì)來(lái)說(shuō)比較大，這樣就造成了硬件設(shè)備不足。硬件設(shè)備不充足，會(huì)給紙質(zhì)檔案在歸納分析，加工處理以及相互轉(zhuǎn)化等方面帶來(lái)很大的影響，從而造成簡(jiǎn)單、快鍵以及高效率的電子化檔案管理工作沒有辦法進(jìn)行下去。而軟件是對(duì)檔案管理過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)所制定的一些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。如果標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范不能統(tǒng)一下來(lái)，就會(huì)加大檔案匯總和歸整的難度系數(shù)，對(duì)檔案的傳輸、查找和借鑒起到很大的限制作用。

2）一些檔案信息安全方面的問題逐漸的突出。伴隨世界信息化以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，讓電子檔案數(shù)據(jù)信息存在著很大的安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)中很多病毒的不斷入侵，檔案數(shù)據(jù)信息被損壞、修改、泄密等現(xiàn)象經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)。

3）企業(yè)或單位相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)急需要提高。要想成為一名優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員，不但要對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)理論以及使用的技巧進(jìn)行掌握，還要能夠熟練使用各種類型的辦公設(shè)備，同時(shí)還要有對(duì)檔案信息進(jìn)行再加工以及提煉等方面的能力，把一些有價(jià)值的檔案資料及時(shí)、并且有效的交到檔案使用人員的手里。這些都要求檔案管理的相關(guān)工作人員要具備很高的綜合素質(zhì)。

3 在檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性

在檔案信息化管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1）它是世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的必要途徑。伴隨世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程步伐的不斷加速，信息已經(jīng)是影響經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、社會(huì)不斷進(jìn)步以及企業(yè)能否生存的主要因素。所以，我們必須要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息化管理中的使用給予高度的重視，提高檔案信息化管理的建設(shè)速度，同時(shí)還要加快完成檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享。

2）它是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一大趨勢(shì)。企業(yè)檔案的管理屬于是一種基礎(chǔ)性的工作，在現(xiàn)代化的建設(shè)當(dāng)中有著極其重要的作用，同時(shí)它的地位也非常的高。在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以進(jìn)一步提高檔案信息化管理的建設(shè)速度，是檔案管理未來(lái)發(fā)展的一大趨勢(shì)。

3）它能夠有效的對(duì)工作效率進(jìn)行提高，同時(shí)還能對(duì)資源進(jìn)行節(jié)約利用。在以往的檔案管理工作過程中，一般情況下都是用人工來(lái)進(jìn)行資料收集、資料歸整、資料使用以及資料儲(chǔ)存等檔案管理工作，這個(gè)過程中會(huì)有大量人力、財(cái)力以及物力的損耗，而且工作的進(jìn)展速度還很慢，已經(jīng)沒用辦法與逐漸加快的工作以及生活節(jié)奏相適應(yīng)，更沒有辦法跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步。可是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的加入，不但進(jìn)一步提高了檔案的存儲(chǔ)數(shù)量以及檔案信息的使用效率，還能夠把檔案信息向?qū)嶋H的生產(chǎn)力方向來(lái)轉(zhuǎn)化，從而節(jié)約了很多資源。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在檔案信息化管理過程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的方法已經(jīng)在社會(huì)的很多領(lǐng)域中廣泛的使用，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的內(nèi)存非常的大，不但能夠容納大批量的檔案信息，還能夠節(jié)約檔案查找的時(shí)間，節(jié)約人力、物力以及財(cái)力方面的過多損耗，保存的時(shí)間更長(zhǎng)。目前該技術(shù)已經(jīng)是未來(lái)檔案管理的一大趨勢(shì)，因此我們一定要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用給予高度的重視。

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