新形勢下加強檔案管理工作的對策建議

朱巖福

摘 要：檔案作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的原始記錄。在經(jīng)濟發(fā)展、領導決策、科技進步、社會管理和民生服務等工作中起到積極推動作用。為此，如何加強和創(chuàng)新檔案管理工作顯得尤為重要。

關鍵詞：檔案管理 問題 對策建議

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0173-02

1 新形勢下檔案管理工作中存在的問題

檔案工作在當今社會具有重要地位，黨和國家的事業(yè)發(fā)展離不開檔案工作的配合?？茖W合理的檔案管理為領導決策、社會管理、企業(yè)經(jīng)營和民生服務等方面取到了一定的積極作用，但也存在不少問題，具體表現(xiàn)在：

（1）機構(gòu)設置無法滿足新時期檔案管理工作的需要。一是由于檔案行政管理機構(gòu)界別與執(zhí)法主體之間的不相適應，使得《檔案法》的職能不能很好的履行。二是檔案館網(wǎng)設置缺乏總體規(guī)劃?，F(xiàn)檔案室存在多樣化，其中有直屬檔案館，專業(yè)檔案館，部門檔案館等，另外很多企事業(yè)單位也有自己的檔案室。各級綜合檔案館室在搜集資料時容易產(chǎn)生障礙，是因為檔案資源流通和各種檔案館之間的關系在現(xiàn)存的檔案法里沒有明確的規(guī)定。這就導致檔案資源不能統(tǒng)籌管理和利用。

（2）檔案管理的體系設計不盡合理。在計劃經(jīng)濟時代建立的檔案室體系當前還一直沿用，其功能在當時的環(huán)境和條件下發(fā)揮了一定的作用，但隨著政府職能的改革和工作的創(chuàng)新，計劃經(jīng)濟時代建立的各項體系也逐漸顯現(xiàn)出不足的地方：一，各種資源沒有被充分利用，造成分散和浪費。長期以來，各個機關單位檔案里的設施配備仍然十分困乏落后，跟不上經(jīng)濟發(fā)展的速度，因資金的分散使用和辦公用房緊張，各個部門通用的檔案設施存在重復購置，檔案管理不能形成合力，導致資源的浪費使用，常常出現(xiàn)庫房與辦公室合用，久而久之檔案難免有破損，且得不到較好的專業(yè)保護。二，檔案管理方面的專業(yè)人員匱乏，檔案管理人員不僅要負責檔案管理，還要負責著日常的內(nèi)勤、信訪、打字和收發(fā)等工作，因此在管理檔案時的精力和時間也相對減少，檔案業(yè)務的管理水平勢必會有影響，再者，檔案管理工作需要心細、耐得住寂寞、能吃苦的人從事的一項工作，此項工作又不能在短時期內(nèi)體現(xiàn)工作成績，檔案從業(yè)人員往往不能精心工作。

（3）檔案信息公共享用的情況很差勁。當今情況，電子信息化管理建設是現(xiàn)在的發(fā)展趨勢，也是各個部門的檔案館還有機關檔案室重視的對象。每個單位的體系不一樣，所以實行的標準也會有很大的差異，信息化實行時間也各不相同，從而采用使用的系統(tǒng)架構(gòu)及技術(shù)標準，致使檔案信息應用系統(tǒng)存在隔閡，彼此間分享交流比較少，成為了一個個獨立體。與此同時在一定程度上影響了政府及文件檔案的公開和利用。一方面各單位信息文件都在自己的部門里面，第二年就歸檔保存入檔案盒，公共分享就受到保管時間的約束。另一方面機關檔案室只服務于自己機關，一般不對外提供信息，不允許對社會公開使用，種種情況都影響了檔案信息資源分享和使用。

2 新形勢下加強檔案管理工作的對策建議

（1）加強領導、提高認識，為檔案管理工作提供組織保障。檔案工作反映著各個歷史時期最珍貴的史料，是開展各項業(yè)務活動的具體真實的記錄。為促進和推動社會及經(jīng)濟的發(fā)展，做出了巨大貢獻?，F(xiàn)如今國家要求作為檔案管理部門，必須要加強各個部門之間的協(xié)調(diào)關系，增加工作效率，加強和加快建設檔案信息數(shù)據(jù)化程度。因為隨著人們法制觀念意識的轉(zhuǎn)變，對待檔案的閱讀量在逐年的增加，因此做好檔案工作宣傳工作是首要任務。利用宣傳的效果，引導進一步的創(chuàng)造依法治檔、規(guī)范管理的工作氛圍，提高廣大干部職工的檔案法制意識和檔案管理工作的重要性和緊迫感，進而進一步加強檔案管理的工作力度。二是要加強對檔案管理工作的組織領導。任何工作想要順利進行，首先要做好組織領導工作。在檔案管理工作中，要把各崗位職責細致分配，認真落實到每個人。定期進行檔案工作的系統(tǒng)檢查，仔細觀察，認真分析，有效的總結(jié)并發(fā)現(xiàn)問題，并及時找出方法，解決工作中存在的問題。三是要做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作。經(jīng)常和他們有效的溝通，給他們解決工作和生活中的難處，創(chuàng)造良好的環(huán)境，讓他們踏實的做好本職工作。做好檔案人員的思想思想工作，也給檔案管理工作創(chuàng)造一個穩(wěn)定的環(huán)境。

（2）轉(zhuǎn)變觀念，解放思想，為檔案管理工作創(chuàng)新奠定思想基礎。檔案館作為黨和國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)，不僅要收集、保管、利用檔案資源這三項基本功能，而且還具備保存人類文化遺產(chǎn)、維護歷史真實面貌、繁榮科研、發(fā)展經(jīng)濟、宣傳教育等社會功能，為此，檔案管理要改革創(chuàng)新必須要有新穎的創(chuàng)意，不斷的轉(zhuǎn)換思想來解放舊的觀念。首先，形成社會的檔案觀念。新時期下的檔案館要成為保管黨和國家重要檔案的基地，要成為愛國主義教育基地，因此要充分的認識和掌握檔案館的基本和社會功能。其次，要形成檔案的社會觀念。一是服務中心要有大局意識，檔案部門有非常豐富的檔案資源，要掌握并能利用其優(yōu)勢，能找出歷史和現(xiàn)實的關鍵結(jié)合點，在選擇上要貼合主題，這樣才能服務于大局，取得有效成果，為黨和政府提供有效豐富的資源，建立成為黨和政府決策和管理的“信息庫”、“智囊團”。二是加大開放的發(fā)展意識，擯棄舊的觀念，建立新的理念，并能完美的融合。加速檔案開發(fā)，加大可利用率，整理并發(fā)展檔案資源的整合，對舊觀念和壞習慣進行剔除和改善，同時設立公共查閱室、資料索取點和政府信息公開當面申請點，為人民群眾提供“一站式”的文件檔案和信息服務，使各種檔案資源合理流動，優(yōu)化配置，形成檔案工作整體合力和規(guī)模效應。最后要拓寬檔案工作的用途，能完美的融入到經(jīng)濟和社會發(fā)展的各個建設當中，與社會同步發(fā)展，不斷提升檔案工作的發(fā)展空間，為檔案管理、利用和服務上爭創(chuàng)效能。

（3）提高檔案人員的素質(zhì)，為檔案管理工作提供人才保障。一是要加強對檔案人員的針對性教育培訓。在檔案教育培訓過程中，針對檔案管理工作的需求和發(fā)展趨勢，分門別類，按需施教，注重實效，使培訓的內(nèi)容用到檔案管理工作的實際當中，使檔案工作人員進一步熟悉和掌握檔案整理歸檔工作流程的技巧，提升檔案管理工作效率。二是加強自身的學習，通過網(wǎng)絡等現(xiàn)代化的信息手段，認真搜集檔案管理方面有關知識，結(jié)合本單位檔案收集、整理歸檔情況和工作動態(tài)規(guī)律來指導檔案管理工作，與相關部門（科室）加強協(xié)調(diào)和溝通，及時將有關科室形成的檔案整理歸檔，移交綜合檔案室，實行集中管理，確保檔案種類、內(nèi)容真實完整。三是要加強對檔案人員繼續(xù)教育，通過學習進一步提升檔案管理人員的專業(yè)知識、檔案整理歸檔技巧和檔案管理水平，使檔案管理人員對本單位檔案數(shù)量、內(nèi)容、種類、史料價值等有一個全面的了解和掌握。檔案管理人員結(jié)合檔案工作實際，注重工作的方式方法，用創(chuàng)新的思維適應新時期檔案工作發(fā)展需要，同時，積極做好檔案信息資源開發(fā)利用工作，提高檔案利用率，更好地為部門領導、基層群眾服務，為經(jīng)濟發(fā)展和全面建成小康社會服務。endprint

（4）提高檔案室的設施質(zhì)量，改善檔案室的保管條件。對檔案進行妥善保存，保存良好的資料文件和檔案才能進行多次利用。檔案管理上的優(yōu)劣直接影響到檔案壽命的長短。比如，有條件的檔案室在對檔案進行保管時，要規(guī)范整齊，這樣不僅方便使用，也增加檔案資料的使用期限，反之，如果條件一般的檔案室，可能條件只是普通的收起來，這樣做會給檔案帶來傷害，只能減少檔案的使用壽命。所以，檔案室必須強硬執(zhí)行《檔案法》等的各種法律法規(guī)，按照要求完善檔案室的設備，加大投入，對保管條件進行合理有效的改善，嚴格遵守“十防”要求。改變檔案室雜亂差的現(xiàn)象，把檔案擺放的統(tǒng)一整齊規(guī)范。

（5）建立健全檔案資源收集體系。一，依法大范圍的進行資料收集。二，面向社會，利用不同的方式積極的進行檔案征集。三，整理檔案管理制度，制定電子檔歸檔制度并歸入檔案管理的基本內(nèi)容。四，充分的使用電子網(wǎng)絡技術(shù)，開拓網(wǎng)上空間，更有利于收集檔案。電子政務是當前傳送文件和信息重要平臺，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展和應用，很多部門都會上傳文件至網(wǎng)絡并加以保存，這無疑是為在網(wǎng)上收集檔案開辟了一條有利的途徑，所以，應配備專門的人員對各部門網(wǎng)頁進行瀏覽，并對有用的文件資料，檔案信息進行轉(zhuǎn)存，方便以后的使用。五，實行現(xiàn)場收集檔案的方法。在發(fā)生某些特定事情的現(xiàn)場，將事物的形態(tài)，事情發(fā)生的原因，經(jīng)過，結(jié)果，以及所涉及到的人物都記錄下來，收錄檔案。六，建設檔案收集保障體系。可以建議財政部在檔案征集這一項上增加部分資金的投入。這些資金將用在征集各種有利于社會的重要文獻，同時還可以設置專門的征集或者捐贈檔案的通道，以便于檔案的快速有效收集。

（6）強化檔案信息資源共享建設。網(wǎng)絡檔案項目的建設，將本地區(qū)網(wǎng)上檔案館項目建設進行快速全面的完善，加快電子文件歸檔和檔案館數(shù)字化方面的力度；在政務外網(wǎng)上要積極的利用一切文檔軟件，將文件、檔案等信息進行網(wǎng)上管理，將本地區(qū)的資料檔案和現(xiàn)行文件的信息資源，核心就是檔案信息資源建設，在此核心基礎上構(gòu)建本地區(qū)文件、檔案資源交換中心和資源查詢中心，從而將檔案資源的實現(xiàn)共享。

參考文獻

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