CARR工程檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究

洪霞

摘 要：該文主要介紹CARR工程項(xiàng)目的作為重點(diǎn)工程項(xiàng)目其自身的特點(diǎn)，就該工程項(xiàng)目檔案管理過程中存在的一些問題進(jìn)行了較為深入的探討，并提出了相應(yīng)的對(duì)策及建議，以期為今后的檔案管理工作提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：CARR工程 重點(diǎn)工程檔案 檔案管理

中圖分類號(hào)：TU712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）01（b）-0177-02

檔案既承載著歷史，同時(shí)也擔(dān)負(fù)著歷史傳承的重任。工程檔案是檔案的重要組成部分，而重點(diǎn)工程檔案更是其中的精華，它真實(shí)的記錄了項(xiàng)目從立項(xiàng)之初到竣工的整個(gè)過程，是各專業(yè)人員辛勤勞動(dòng)的成果，是集體智慧的結(jié)晶。它不僅完整的記錄了過去，更對(duì)現(xiàn)在乃至將來的工程項(xiàng)目開展具有極其重要的實(shí)用和借鑒價(jià)值。因此，對(duì)工程檔案的管理過程中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)是十分有必要的，且具有重要的意義。

1 重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)

重點(diǎn)工程檔案由于它自身性質(zhì)決定了它具有一些鮮明的特點(diǎn)。

1.1 實(shí)用性

重點(diǎn)工程檔案的實(shí)用性很強(qiáng)，它從客觀上真實(shí)的反映了一個(gè)工程在各階段的進(jìn)展情況。

1.2 整體性

它是從整個(gè)工程的角度出發(fā)，對(duì)其所進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行了全方位的記錄。

1.3 技術(shù)性

重點(diǎn)工程特別是國家下達(dá)的重點(diǎn)工程其技術(shù)含金量非常高，尤其在設(shè)計(jì)階段往往需要涉及國際或國內(nèi)的前沿領(lǐng)域，通過各種渠道獲取大量的技術(shù)信息，才能使該工程的設(shè)計(jì)得以順利進(jìn)行。以上幾個(gè)特點(diǎn)充分說明了在重點(diǎn)工程項(xiàng)目中檔案管理工作的重要性和必要性。

2 CARR工程項(xiàng)目背景

中國先進(jìn)研究堆（CARR）工程是由國家下達(dá)的大型核科學(xué)工程，是由反應(yīng)堆及其相關(guān)輔助系統(tǒng)和實(shí)驗(yàn)設(shè)施組成的重大工程項(xiàng)目，其具有技術(shù)先進(jìn)、專業(yè)性強(qiáng)、工程接口復(fù)雜、安全性能要求高、建設(shè)周期長、投資龐大等特點(diǎn)。該工程從項(xiàng)目準(zhǔn)備階段到初步設(shè)計(jì)階段、施工設(shè)計(jì)階段再到竣工、立卷歷經(jīng)了幾十年的辛苦歷程，其間產(chǎn)生了大量的且種類繁多的文件、圖紙、光盤等。對(duì)這些檔案的管理，也經(jīng)歷了一個(gè)從無序到有序、直到較為規(guī)范化的由量變到質(zhì)變的飛躍。在這個(gè)邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐的過程中產(chǎn)生了一些的經(jīng)驗(yàn)，將這些經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，會(huì)對(duì)今后工作開展具有很重要的借鑒意義。

3 CARR工程檔案管理存在的問題

雖然CARR工程的檔案在施工設(shè)計(jì)階段之后進(jìn)行了較好的管理，但由于前期沒有對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，所投入的人力、物力較為欠缺，因此導(dǎo)致后續(xù)的檔案管理工作由于這些問題的存在，而開展的并不順利。

3.1 各級(jí)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度偏低

CARR工程從可行性研究階段開始，上至各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下到各專業(yè)人員由于對(duì)檔案的價(jià)值及其作用的認(rèn)識(shí)不充分，因此，都沒有給檔案管理工作以足夠重視。不注重整個(gè)工程中過程文件材料的收集、整理和積累，具體表現(xiàn)出來的現(xiàn)象就是平時(shí)說起來的時(shí)候，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，但真正到了工作忙任務(wù)重的時(shí)候，檔案管理工作往往就流于形式了。

3.2 未能進(jìn)行有效的全過程管理

CARR工程建立伊始，并沒有配備相應(yīng)的檔案管理人員，導(dǎo)致前期檔案的質(zhì)量較差，這主要表現(xiàn)在檔案的連續(xù)性與關(guān)聯(lián)性兩個(gè)方面：一方面，工程前期檔案收集的不齊全，一些檔案并沒有得到有效的整理和保管，導(dǎo)致歸檔后影響了檔案與檔案之間的連續(xù)性，破壞了檔案內(nèi)部的邏輯關(guān)系。另一方面，工程檔案之間的關(guān)聯(lián)性也較差。主要表現(xiàn)在已有檔案之間關(guān)聯(lián)不緊密，存在裂縫。這些問題的存在，不僅為以后工程的開展帶來更為繁瑣的工作，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的高效管理，而且也使CARR工程在時(shí)間進(jìn)度上受到了一定的影響。

3.3 檔案人員的專業(yè)素質(zhì)較低

該部門的檔案人員雖多具有本科以上的學(xué)歷，但大都不是檔案、情報(bào)、圖書館等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的。因此，在整體上而言，存在著兩方面的問題：一，檔案的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)能力有待提高。由于不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)檔案方面的基礎(chǔ)知識(shí)和具體技能還沒能深入掌握，使得一些檔案在立卷過程中才發(fā)現(xiàn)問題，如合同的版本非原版、技術(shù)文件的質(zhì)保手續(xù)不齊全、未對(duì)技術(shù)文件的變更給予處理，以及一些初期檔案因金屬銹蝕或溫濕度的影響而受到損害等。二，檔案意識(shí)還沒有深入到位。由于自身的檔案意識(shí)不足，使得一些過程文件沒有得到較好的收集和整理。

3.4 電子檔案與紙質(zhì)檔案沒有形成——對(duì)應(yīng)的關(guān)系

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及，電子文件的歸檔也同樣受到了重視。由于電子文件自身的特點(diǎn)，即在運(yùn)行過程中必須有相應(yīng)的軟硬件的支持，離開了相應(yīng)軟硬件的支持，文件就無法獨(dú)立存在，更無法識(shí)別，從而導(dǎo)致電子文件的歸檔存在兩個(gè)較為關(guān)鍵的問題：一是，現(xiàn)有電子文件。盡管檔案人員已經(jīng)對(duì)現(xiàn)有的電子版文件進(jìn)行了收集和備份，但是一旦原有的軟硬件環(huán)境進(jìn)行了改變，就會(huì)直接影響到文件的保管和利用。二是，新產(chǎn)生的電子檔案。隨著科技的進(jìn)步，系統(tǒng)操作版本的不斷升級(jí)，使得新形成的文件很難在低版本的系統(tǒng)中讀取。因此，對(duì)電子檔案的歸檔還需要一個(gè)規(guī)范的可操作程序。

3.5 與工程檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度不夠細(xì)化

在CARR工程進(jìn)展過程中，雖然也制定了一下與檔案管理相關(guān)的規(guī)定，但由于不夠具體、完善，使得在項(xiàng)目進(jìn)展過程中存在一些問題，如設(shè)計(jì)人員調(diào)離后，這部分技術(shù)文件的設(shè)計(jì)輸入的收集、整理問題；原版文件的借閱問題；變更底圖的處理等。只有將現(xiàn)有的規(guī)章制度予以細(xì)化，才能更好保證工程檔案的完整性、成套性。

4 工程檔案管理的對(duì)策及建議

4.1 強(qiáng)化各級(jí)人員的檔案意識(shí)

根據(jù)各單位的實(shí)際情況，在工程進(jìn)展的各階段逐步強(qiáng)化各級(jí)人員的檔案意識(shí)，通過宣貫等方式，自上而下、自下而上的交流和溝通，使各級(jí)人員充分認(rèn)識(shí)并了解檔案和檔案管理工作的重要性。同時(shí)，根據(jù)自身的具體情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，按工程進(jìn)展的各階段或各個(gè)節(jié)點(diǎn)有步驟、有計(jì)劃的加以實(shí)施，使各類人員都能大致了解哪些資源是要納入檔案管理的，只有使檔案意識(shí)切實(shí)深入人心，才能夠有序高效的進(jìn)行檔案管理工作。endprint

4.2 堅(jiān)持全程參與、全過程控制的原則，以確保工程檔案的質(zhì)量

工程檔案的管理不僅只是涉及到設(shè)計(jì)施工過程中的檔案管理工作，還應(yīng)包括工程實(shí)施前的各項(xiàng)準(zhǔn)備活動(dòng)，具體到項(xiàng)目的可行性研究、地址的選擇、放射性因素的影響、環(huán)境評(píng)價(jià)報(bào)告等。要想保證工程檔案的質(zhì)量，就必須堅(jiān)持以下兩個(gè)原則：（1）全程參與原則。只有堅(jiān)持全程參與，從項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段開始就應(yīng)有檔案人員的介入，將工程檔案管理滲透到工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，注意維護(hù)檔案之間的邏輯聯(lián)系，這樣才能保證檔案收集、整理工作的時(shí)效性，保證工程檔案的連續(xù)性與關(guān)聯(lián)性，從而根本上保證工程檔案的質(zhì)量。（2）全過程控制原則。工程檔案是工程建設(shè)過程中各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)反映，是各階段活動(dòng)的直接產(chǎn)物。因此，為了保證工程檔案的原始性，就必須堅(jiān)持全程控制原則，將工程檔案的管理工作納入到工程建設(shè)過程中，納入到整個(gè)質(zhì)量管理的范圍內(nèi)，體現(xiàn)在各個(gè)活動(dòng)環(huán)節(jié)上，邊建設(shè)邊生成，形成一手資料，避免在事后人為地創(chuàng)造檔案。只有這樣，才能有效的保證工程檔案的原始性和準(zhǔn)確性。

4.3 有效提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案管理人員是工程檔案管理所必須的人才。各單位應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)和要求，對(duì)檔案人員進(jìn)行有效的管理。有條件的可以專門招聘有經(jīng)驗(yàn)的檔案人員，也可以對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。

這類培訓(xùn)也包括兩個(gè)方面：（1）對(duì)非檔案相關(guān)專業(yè)的檔案人員。主要包括檔案學(xué)的一些基礎(chǔ)理論知識(shí)，檔案工作的理論原則和技術(shù)工具等，讓其熟練掌握檔案的收集、鑒定、整理等的方法和技巧。（2）對(duì)是檔案相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的檔案人員，注意應(yīng)著重于能力的提高，通過運(yùn)用學(xué)習(xí)和掌握了的檔案專業(yè)和相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)，熟練地開展檔案工作。同時(shí)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行有效的開發(fā)。豐富的知識(shí)加上良好的技能，才是充分體現(xiàn)出檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和價(jià)值。

此外，檔案人員還應(yīng)熟悉并掌握相關(guān)的管理及法規(guī)知識(shí)等，還應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就該項(xiàng)目的項(xiàng)目背景、具體內(nèi)容、進(jìn)度計(jì)劃等向檔案人員進(jìn)行介紹，以便于檔案人員開展工作。

4.4 建立有效的電子文件歸檔制度

由于現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，電子文件將在各行各業(yè)中占據(jù)重要地位，因此為了對(duì)其進(jìn)行規(guī)范的管理，也為給以后電子檔案的順利移交奠定基礎(chǔ)，就應(yīng)該根據(jù)各單位的需要制定相應(yīng)的《電子文件管理辦法》，明確電子文件的從產(chǎn)生到歸檔所需使用的格式、標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、說明、保存條件等一系列要求，以便于檔案人員參照執(zhí)行。

4.5 對(duì)工程檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度予以細(xì)化

對(duì)工程檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行細(xì)化，使其做到切實(shí)可行。針對(duì)人員的流動(dòng)，在辦理調(diào)動(dòng)或離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化文件的交接手續(xù)；就原版文件的借閱等，則應(yīng)在借閱規(guī)定中明確原版文件不外借，想要查閱只能在資料室內(nèi)進(jìn)行；而對(duì)于變更底圖的處理，應(yīng)在設(shè)計(jì)文件的管理規(guī)定中明確變更的底圖應(yīng)隨變更登記表與整套底圖一并存放等。此外，還應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督、反饋機(jī)制，使檔案管理工作能夠從多渠道、多角度得以貫徹實(shí)施。只有完善了相應(yīng)的制度，才能使各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的檔案都能得到有效的管理，也只有這樣提高檔案管理工作的效率。

5 結(jié)語

經(jīng)歷了整個(gè)CARR工程從項(xiàng)目準(zhǔn)備到立卷的全過程的洗禮，終于對(duì)檔案管理工作有了較為全面的認(rèn)識(shí)和感知，對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行了較為深入的探討，并提出了相應(yīng)的對(duì)策及建議。在當(dāng)今不斷變化的社會(huì)環(huán)境中，要想使檔案管理工作得到有效的提升，就應(yīng)總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不斷完善檔案管理工作中的不足和缺失，以期在新的工程項(xiàng)目中使檔案管理工作做的更全面更高效。

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