高校人事管理工作信息化建設(shè)探析

蘇子微

（西安郵電大學(xué) 人事處，陜西 西安710121）

隨著信息化的推進及現(xiàn)代信息計算機技術(shù)發(fā)展進步，信息技術(shù)已成為當(dāng)前最具發(fā)展?jié)摿Φ男屡d生產(chǎn)力。信息資源也成為國民經(jīng)濟發(fā)展的重要資源，我國國民經(jīng)濟發(fā)展“十二五”規(guī)劃中明確了信息化的發(fā)展思路以及方向，這表明推進信息化已成為我國經(jīng)濟和社會發(fā)展過程中的一項重要任務(wù)。作為國家信息化建設(shè)重要組成部分的高校人事管理信息化工作，同樣也對我國高等教育發(fā)展以及高校建設(shè)人才培養(yǎng)意義重大。高校人事管理是指高校管理人員在一定的人事政策原則下，運行調(diào)整學(xué)校的人事制度、協(xié)調(diào)整合學(xué)校的人事關(guān)系、處理參與學(xué)校的具體事務(wù)，對高校內(nèi)部的特定人群進行行為方式規(guī)范的管理活動。高校人事管理工作的具體內(nèi)容包括機構(gòu)設(shè)置、人員聘任、培養(yǎng)、考核、評優(yōu)、獎勵等，具有涉及面廣、信息量大、管理內(nèi)容多、時效性強、信息關(guān)聯(lián)度高的特點［1］，且各項信息必須準(zhǔn)確。因此，高校人事管理工作與高校資源配置及教職工的切身利益息息相關(guān)，人事工作質(zhì)量的好壞、管理效率的高低將直接影響到高校的運作。高校人事管理工作要涉及大量的部門機構(gòu)的人員錄用、編制、崗位、調(diào)動、工資等等信息，要不斷地進行數(shù)據(jù)的搜集、規(guī)整、儲存、查詢、統(tǒng)計、分析等工作，當(dāng)前信息社會飛速發(fā)展，高校人事管理的趨勢將是信息化［2］。

1 高校人事管理信息化現(xiàn)狀及存在問題

我國信息化建設(shè)從國家“九五”規(guī)劃起至今已取得的成績不可忽視，同時，存在的問題矛盾也很突出。目前我國高校人事管理信息化的現(xiàn)狀是：在高校內(nèi)部沒有一個統(tǒng)籌的信息管理機構(gòu)，各職能部門統(tǒng)一化集成化程度不高；信息化管理建設(shè)規(guī)范性差；高校管理層對人事管理信息化的重要性認(rèn)識不足；計算機信息化管理系統(tǒng)軟件開發(fā)較為落后，信息化管理人員處理信息能力不足，從而導(dǎo)致了數(shù)據(jù)混亂、時效性差、數(shù)據(jù)冗余、資源重復(fù)等問題［3］，信息的準(zhǔn)確性、及時性、高效性無法得到保證，信息及時上傳下達(dá)難以實現(xiàn)，使得高校人事工作效率低下，浪費資源。造成這種現(xiàn)狀的原因如下。

1.1 對人事管理信息化重要性認(rèn)識不足

目前，有部分高校管理者對人事管理信息化建設(shè)還缺乏全面的理解和深刻的認(rèn)識，根本原因是沒能結(jié)合本校實際情況及需求，往往帶有一定的盲目性。出現(xiàn)的情況有：認(rèn)為人事管理信息化只是單純的計算機應(yīng)用，因而只注意購置硬件設(shè)備，而忽視軟件應(yīng)用；認(rèn)為人事管理信息化只需配套設(shè)施建設(shè)完備，而忽略了專業(yè)操作人員的培養(yǎng)。實際上認(rèn)識管理信息化系統(tǒng)同時涉及了信息的收集、管理、整合、分析等一系列操作，需要培養(yǎng)專門的人才才能真正發(fā)揮該系統(tǒng)的作用。

1.2 人事管理信息化人才技術(shù)缺乏

人事管理信息化人才與相關(guān)技術(shù)的欠缺，嚴(yán)重制約了人事管理信息化的發(fā)展。由于信息化技術(shù)在我國還是一門嶄新的學(xué)科，從事人事管理工作的人員大部分對計算機技術(shù)十分生疏，對于先進技術(shù)手段的運用跟不上，不能充分發(fā)揮出人事管理信息化的優(yōu)越性。技術(shù)缺乏最突出的表現(xiàn)為人事基礎(chǔ)信息的多重建立，在高校人事管理各部門中均擁有各自的數(shù)據(jù)庫，這就造成了人力、設(shè)備資源的浪費［4］。因此，加快人事管理信息化人才培養(yǎng)，提高廣大人事工作者的信息化操作能力，增強信息化意識，從而改變傳統(tǒng)的信息建設(shè)、管理和信息交換的方式方法。

1.3 人事信息化建設(shè)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)欠缺

高校人事信息化建設(shè)作為國家信息化的一部分，要取得健康穩(wěn)步的發(fā)展，就必須加快國家信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，同時用法律、法規(guī)的形式來規(guī)范其管理應(yīng)用與創(chuàng)新。只有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的約束才能解決部門之間管理職責(zé)不清，分工不明等制約管理層決策的及時性和準(zhǔn)確性的問題，使人事管理信息化發(fā)展規(guī)范、科學(xué)。

2 高校人事管理信息化要求

高校人事管理工作的特點是繁瑣，重復(fù)化。計算機和信息技術(shù)日益發(fā)展成熟，此時對高校人事管理信息化的需求就更加迫切。因此必須加快高校人事管理信息化進程，提高人事管理的效率，一切為師生服務(wù)，在信息化建設(shè)工作中，以發(fā)展和強化高校人事管理工作為基礎(chǔ)，實現(xiàn)高校的全面快速發(fā)展。這就意味著將教師及高校管理需求納入到信息化建設(shè)的過程中來，切實使信息化成果能夠真正服務(wù)于廣大師生，為高校員工提供個性化的信息服務(wù)、一站式的辦事平臺。具體而言，高校人事管理系統(tǒng)信息化的意義大體可分為以下幾個方面。

2.1 規(guī)范精確

在信息化技術(shù)成熟并投入應(yīng)用之前，傳統(tǒng)的人事管理大多數(shù)是建立在手工操作基礎(chǔ)上的。實行人事管理信息化之后，以程序化電子化的管理方式，將人事工作者可以從繁雜機械的手工操作中解脫出來，這也正是一切從教職工實際要求出發(fā)的體現(xiàn)，并且在減輕了人事工作者的工作量的同時，使人事系統(tǒng)運作準(zhǔn)確性及規(guī)范化得到加強。

2.2 高效科學(xué)

人事管理信息化可以通過利用電子計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段將大量的人事機構(gòu)功能打包組合，實現(xiàn)以前手工工作無法實現(xiàn)或者實現(xiàn)成本較高的許多功能，使得人事管理工作更加高效和深入。極大地方便了信息的傳輸和使用，實現(xiàn)了人事資源共享，避免了重復(fù)冗余。運用一個高效的人事管理信息化系統(tǒng)能夠及時為高校管理者提供全面的信息，為及時了解人事動態(tài)和決策提供重要依據(jù)。它已成為當(dāng)前高校信息化建設(shè)重要的有機組成部分。

2.3 綠色環(huán)保

在當(dāng)今提倡環(huán)境保護資源節(jié)約的大背景下，高校進行人事管理信息化正是對這一倡議的積極響應(yīng)，人事管理信息化將以前手工操作必須通過的資料打印，文件上傳下達(dá)等一系列消耗資源時，以低碳的電子化方式進行，實現(xiàn)無紙化辦公及資料存儲［5］，這也在高校管理工作方面切實為環(huán)保節(jié)能做出貢獻(xiàn)。

3 人事管理信息化建設(shè)基本內(nèi)容

關(guān)于高校人事管理信息化的建設(shè)，首先需要依據(jù)國家規(guī)定的信息化標(biāo)準(zhǔn)，其次結(jié)合教育部關(guān)于高校信息化建設(shè)的具體要求，最終根據(jù)各個學(xué)校的實際情況來具體確定。其基本功能結(jié)構(gòu)及流程如圖1所示。

圖1 基本功能結(jié)構(gòu)及流程

3.1 校院級人事管理模塊

本模塊是高校校級部門和各學(xué)院人事專干的工作界面，用于基本的人事管理工作，例如本院職工的人事信息的查詢、人事變動情況的信息修改等；還可以向人事部門各職能科室上傳下達(dá)各種信息資料，如：職稱信息的變動、教職工崗位變化、人員管理、考核等情況［6］。同時也可以接受人事部門發(fā)送的各類資料和通知等。

3.2 用戶管理模塊

本模塊面向廣大職工用戶，使用賬號信息登錄方式，并根據(jù)不同用戶所要實現(xiàn)的不同功能設(shè)定不同的操作范圍及權(quán)限。按實際業(yè)務(wù)分工管理，以求做到權(quán)責(zé)分明、規(guī)范化、簡潔化的用戶數(shù)據(jù)資料管理。

3.3 師資管理模塊

本模塊提供給師資科工作人員及科研部門使用，主要用于各類人才培養(yǎng)、人才引進、基金資助信息、學(xué)科建設(shè)信息及科研信息管理。具體包括高校教師職務(wù)資格及聘任信息、學(xué)位、學(xué)歷信息、培訓(xùn)、進修信息，以及學(xué)科建設(shè)、科研人員經(jīng)費、設(shè)備采購、研究進度、資料信息等。

3.4 勞資管理模塊

本模塊包括高校職工日常工資獎金管理、離退休人員管理、社會保障管理、津貼福利管理等，是方便職工信息查詢的必要模塊［7］。

4 高校人事管理信息化發(fā)展建設(shè)策略建議

當(dāng)前我國的信息化發(fā)展已經(jīng)進入了新的時期，各項發(fā)展得到加強和改進，這為高校的信息化發(fā)展，特別是人事管理信息化發(fā)展提供了很好的基礎(chǔ)和借鑒。信息化工作必須以人為本，全心全意為全校師生提供優(yōu)質(zhì)便捷的信息服務(wù)。上文分析了高校人事管理信息化的優(yōu)勢及存在問題，在此基礎(chǔ)上可以看出，當(dāng)前緊要的任務(wù)是要明確信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，加強信息化人才隊伍和規(guī)章制度建設(shè)，緊密團結(jié)高校內(nèi)各部門的信息化建設(shè)力量，切實地履行信息化服務(wù)于學(xué)校總體發(fā)展戰(zhàn)略的職責(zé)。因此結(jié)合信息化發(fā)展的趨勢，針對上述存在問題及現(xiàn)狀分析，對高校人事管理信息化發(fā)展建設(shè)的策略建議如下。

4.1 增強對人事管理信息化重要性認(rèn)識

高校人事管理信息化不僅是人事信息管理的工具，更是規(guī)范人事管理工作的手段和方法，在提高人力資源的利用率和整體工作效率的基礎(chǔ)上，保證信息的準(zhǔn)確性與工作的環(huán)保性。高校管理建設(shè)應(yīng)遵循科學(xué)發(fā)展觀，以黨群路線思想為指導(dǎo)不斷轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識人事管理信息化的重要性，加強資金扶持，著力推進人事管理信息化技術(shù)與人才引進，以保障高校人事高效、準(zhǔn)確管理運行為基礎(chǔ)，為高校的建設(shè)、發(fā)展、教學(xué)和科研提供科學(xué)的保障。

4.2 加強信息化技術(shù)及人才引進

當(dāng)今高校人事管理必須跟上信息時代的步伐，這就要求從學(xué)校人事管理工作的實際需要出發(fā)，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與人事管理有機結(jié)合，建立一套高效、實用、可靠的人事管理信息系統(tǒng)，真正實現(xiàn)人事管理工作從低效繁瑣手工操作向高效率、高標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)保型“無紙化”辦公轉(zhuǎn)變。同時在建立系統(tǒng)的基礎(chǔ)上做好數(shù)據(jù)的及時更新和維護，力求不斷豐富信息數(shù)據(jù)庫［8］。再者需要不斷關(guān)注，及時更新技術(shù)加強人才引進，這樣才能提高人事信息化的技術(shù)能力、數(shù)據(jù)處理手段與信息資源開發(fā)能力，從而不斷完善、提高、發(fā)展成一套有價值的管理系統(tǒng)。

4.3 促進信息化發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)化

人事工作必需規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才能為高校人事管理信息化建設(shè)提供有力的保障。人事管理信息化建設(shè)要在適應(yīng)群眾具體需要與管理實際要求的基礎(chǔ)上將信息建設(shè)制度化、規(guī)范化。因此要求高校在人事信息化的過程中，結(jié)合自身需求與技術(shù)可行性，做到人事信息建設(shè)的分工協(xié)作，責(zé)任管理。人事管理的每一職能模塊要對自身工作中產(chǎn)生的信息及時維護負(fù)責(zé)。同時，要盡量避免數(shù)據(jù)重復(fù)建設(shè)，保證數(shù)據(jù)的一致性，提高輔助決策、咨詢的準(zhǔn)確性，而這一切都離不開制度的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)［9］。

高校在新時代的發(fā)展中，要堅持實事求是，從師生實際需要及高校管理實際要求出發(fā)，切實使信息化成果能夠真正服務(wù)于廣大師生，具體到高校人事信息化建設(shè)中就是要提高學(xué)校人事管理信息化的建設(shè)水平，提高效率、增強透明度。因此，加快高校人事管理的全面信息化建設(shè)對高校的人事管理工作乃至高校的整體建設(shè)具有十分重要的意義。

［1］Gary Dessler.人力資源管理（英文版）［M］.北京：清華大學(xué)出版社，2001：210－648.

［2］陳利紅.高職院校人事管理現(xiàn)狀及信息化建設(shè)探索［J］.遼寧師專學(xué)報：社會科學(xué)版，2013（3）：2－4.

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［4］樊偉.淺談高校檔案管理的信息化建設(shè)［J］.華章，2014（1）：3－5.

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