高職院校檔案管理存在的問題與對策分析

劉萬財(cái)

摘 要： 高職院校檔案管理旨在為教學(xué)、管理及科研等方面提供信息服務(wù)，為院?？沙掷m(xù)發(fā)展打下根基。本文著重分析高職院校檔案管理工作當(dāng)前存在的主要問題，并在此基礎(chǔ)上有針對性地提出解決策略，以供檔案管理人員參考。

關(guān)鍵詞： 高職院校 檔案管理 分析 對策

1.引言

高職院校于教學(xué)、科研、管理及后勤服務(wù)等活動中形成的具備考察與研究價(jià)值的各種文件資料被視為檔案，對高職院校提高教學(xué)質(zhì)量、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)并推廣科研成果、提高管理水平等均具有重要意義。為強(qiáng)化高職院校檔案管理工作，提高管理的規(guī)范性及科學(xué)性，本文對我國高職院校檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行分析，并給出合理對策，闡述如下。

2.高職院校當(dāng)前檔案管理存在的主要問題

2.1高職院校對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。

回顧以往，我國高職院校長期以來缺乏對檔案管理的重視，校內(nèi)部分部門及領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理重在記錄與保管，只需將記錄與保管兩方面的工作管理到位即可。檔案工作發(fā)展缺乏更優(yōu)化的條件，例如：檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、管理人員的配置、經(jīng)濟(jì)投入及硬件建設(shè)等均有待繼續(xù)完善。此外，在高職院校的發(fā)展與國家經(jīng)濟(jì)的投入有限的共同影響下，高職院校僅能將資金著重投入到辦學(xué)與教學(xué)中，難以兼顧檔案管理。

2.2檔案管理工作隊(duì)伍有待建立并完善。

檔案管理工作具備政策性及業(yè)務(wù)性特點(diǎn)，對管理人員有一定的要求，但目前高職院校專職的檔案管理工作人員極其匱乏，導(dǎo)致檔案管理工作的專業(yè)結(jié)構(gòu)強(qiáng)度不夠，難以提高工作效率及管理水平。

2.3檔案管理制度有待完善。

現(xiàn)階段，檔案管理人員對相關(guān)法律法規(guī)、學(xué)習(xí)文件等的認(rèn)識度不高，尚未建立科學(xué)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮髁鞒?，從而助長了工作人員在管理中的隨意性。

2.4檔案檢索率有待提高。

高職院校檔案檢索有計(jì)算機(jī)與手工兩種方式，因高職院校檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，所以檢索方式多采用手工檢索。雖然檔案部門對傳統(tǒng)手工檢索工作做了諸多改進(jìn)，加之對檢索工具進(jìn)行了改良，但手工檢索中的弊端至今尚未徹底解決，耗時(shí)與效率低是其中最主要的問題[1]。

2.5檔案室硬件基礎(chǔ)尚未完善。

檔案室作為存放文件資料的硬件設(shè)施，室內(nèi)環(huán)境管理至關(guān)重要。據(jù)調(diào)查，我國少數(shù)高職院校至今尚未設(shè)立專用檔案室。部分高職院校檔案較多，但檔案室占地面積較小，檔案擺置方式有限，加之室內(nèi)空氣潮濕，極易導(dǎo)致檔案受潮，出現(xiàn)霉變與蟲蛀，為檔案的外觀整潔及信息的完整帶來影響。

2.6管理方式陳舊。

信息時(shí)代下的傳統(tǒng)手工管理方式已難以滿足對信息化管理的需求。雖然高職院校檔案管理已進(jìn)入了信息化模式，但是因經(jīng)費(fèi)不足與國家投入有限，少數(shù)高職院校用于檔案管理的信息設(shè)備并不齊全，致使檔案管理信息化程度不高，制約計(jì)算機(jī)管理功能的正常發(fā)揮，從而難以提高工作效率及管理水平。

3.應(yīng)對策略

3.1加強(qiáng)認(rèn)識。

高職院校檔案源自教學(xué)、管理、科研及后勤等活動產(chǎn)生的文件資料（聲像材料、文字與圖表），成為高職院校發(fā)展的歷史記錄，對其評估現(xiàn)狀及預(yù)測發(fā)展均具有重要意義。檔案具有應(yīng)用價(jià)值高的特點(diǎn)，如提高教學(xué)質(zhì)量、提高管理水平、推廣科研成果及總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)等方面的主要依據(jù)。因此提高檔案管理人員對管理工作重要性的認(rèn)識度是尤為重要的。

3.2管理面向制度化與科學(xué)化。

其一，管理制度需科學(xué)與合理；其二，簡要且具備實(shí)用性。管理人員必須嚴(yán)肅對待管理制度，合理執(zhí)行制度中的要點(diǎn)。

3.3建設(shè)與完善檔案管理隊(duì)伍，提高人員的綜合素質(zhì)。

管理人員既要積極學(xué)習(xí)并掌握各方面的檔案管理知識，又要樹立終身學(xué)習(xí)及技能實(shí)踐的觀念。為提高管理人員的綜合素質(zhì)，建議高職院校通過為管理人員開展培訓(xùn)、舉辦知識技能講座、學(xué)術(shù)交流等途徑，拓寬管理人員的知識面，便于提高檔案管理水平。高職院校為管理人員提供信息化技術(shù)教育，達(dá)到檔案分類、立卷并歸檔等環(huán)節(jié)均信息化管理的目的，滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求[2]。

3.4創(chuàng)新管理理念。

面對信息化時(shí)代的發(fā)展，為充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用水平，高職院校必須加強(qiáng)信息化平臺的構(gòu)建，尤其是加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)更新檔案信息迅速與便捷查閱的目的，利于確保檔案信息的有效性、準(zhǔn)確性[3]。為滿足管理人員對工作的自由發(fā)揮愿望，提倡高職院校從人性化角度積極推行開放式管理。

3.5提高管理人員的服務(wù)意識。

在檔案管理工作中，出發(fā)點(diǎn)與歸宿是管理人員明確自我價(jià)值并積極投入工作的主觀意識。對于高價(jià)檔案管理工作而言，管理人員必須以“工作即服務(wù)”為出發(fā)點(diǎn)執(zhí)行管理，且增強(qiáng)工作責(zé)任感及服務(wù)意識，在高職院校檔案管理工作中找到職業(yè)歸屬感，提高管理水平。

3.6充分利用信息化手段。

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著重要作用，具有實(shí)用性高、操作簡便且效果優(yōu)越的特點(diǎn)，利于提高檔案管理效率，為此，建議我國高職院校以信息手段管理為主，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾淼哪繕?biāo)。

4.結(jié)語

我國高職院校檔案管理必須著重于信息化管理并加以強(qiáng)化，力求檔案管理工作效率高且管理水平卓越，確保檔案信息的完整性，為高職院校教學(xué)、管理、科研及后勤活動等方面的發(fā)展提供有效依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇華.高職院校檔案管理存在的問題及對策研究[J].中國電子教育，2012，（4）：74.

[2]馮玉娟.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化研究[J].邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，（1）：94-96.

[3]胡紅，朱春瑜.談檔案管理的基礎(chǔ)工作與檔案管理的現(xiàn)代化[J].鎮(zhèn)江高專黨報(bào)，2012，（2）：40-42.