完善特種設備檢驗檢測技術檔案管理對策探討

文/繆幼容

完善特種設備檢驗檢測技術檔案管理對策探討

文/繆幼容

特種設備檢驗檢測技術檔案不同于一般科技檔案的管理。針對有關特種設備檢驗檢測技術檔案管理的現(xiàn)狀，分析存在的困難和問題，闡述亟待完善有關檢驗檢測技術檔案管理的必要性，探討有關安全、合理、有效的檢驗檢測技術檔案管理模式，從而提出相應對策。

特種設備 檔案 管理提升

一、特種設備檢驗檢測技術檔案管理的現(xiàn)狀

特種設備，是指對人身和財產(chǎn)安全有較大危險性的鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道、電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設施、場（廠）內專用機動車輛，以及法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他特種設備。特種設備，一般分為承壓類設備和機電類設備。承壓類設備主要包括鍋爐、壓力容器、壓力管道等；機電類設備主要包括電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設施和場（廠）內專用機動車輛等。

特種設備檢驗檢測技術檔案，主要指檢驗檢測依據(jù)的規(guī)則或者標準、出具的檢驗報告（證書）及其原始記錄等技術文件。目前，常用的規(guī)則或者標準：承壓類設備作業(yè)指導書所涉及的有近200項，其檢驗項目復雜，檢驗報告種類繁多；機電類設備作業(yè)指導書所涉及的有20余項，其檢驗報告種類不多。機電類設備所涉及的技術文件，如TSG T7005－2012《電梯監(jiān)督檢驗和定期檢驗規(guī)則》（4種電梯類型）、TSG Q7016－2008《起重機械安裝改造重大維修監(jiān)督檢驗規(guī)則》和TSG Q7015－2008《起重機械定期檢驗規(guī)則》等，對特種設備檢驗檢測技術資料的歸檔內容及其保存期限等有些要求，而承壓類設備所涉及的技術文件中，提及技術檔案的相關要求卻甚少。

特種設備從生產(chǎn)至使用全過程，其安全監(jiān)督管理大多涉及檢驗檢測，而每個階段的檢驗檢測性質不同，主要有：產(chǎn)品制造的監(jiān)督檢驗、產(chǎn)品安裝的監(jiān)督檢驗、改造修理的監(jiān)督檢驗以及定期檢驗。如定期檢驗，其技術檔案的保存期限一般為5年。其余檢驗性質的，其檔案均為長期保存。目前，較為常用的歸檔方法：一是以檢驗設備分類歸檔，將與該臺設備相關的各年度所有檢驗種類的檢測資料按“一臺一檔”原則存放；二是以同一年度、同種設備、相同檢驗性質分類，根據(jù)其報告出具日期的順序，予以編號，按序存放。

各個特檢機構針對不同設備種類、檢驗性質和檢測內容，自行判斷并采取相應的檔案管理措施。由于對技術檔案的理解不盡相同，有關檔案管理模式多種多樣，極不統(tǒng)一，亟需完善。

二、特種設備檢驗檢測技術檔案管理面臨的困難和問題

近年來，需要檢驗檢測的特種設備量大面廣，檢驗檢測內容龐雜多樣。僅以電梯為例，上海的18層以上高樓數(shù)以萬計，超過美國東海岸的總數(shù)。隨著城市建設日新月異，特種設備數(shù)量高速遞升已成不可逆轉的趨勢。相應的檢驗檢測技術資料數(shù)量隨之猛增，檔案管理遇到以下瓶頸：

“一臺一檔”歸檔方式由來已久，該方法可以不用考慮特種設備檢驗性質及檢驗內容，僅根據(jù)相同設備存放即可?！耙慌_一檔”的歸檔方式，主要基于人工識別。隨著檢驗檢測技術文件數(shù)量激增，數(shù)萬臺設備的各種檢驗資料需要“對號入座”，即找到其原始檔案袋，一份一份地放置。不僅工作量大、耗時長，導致技術資料大量積壓，還影響當年檔案的查詢利用。特種設備檢驗檢測具有很強的時效性，檔案查詢主要趨于年度資料查詢，而單臺設備的歷年檢驗檔案一般得不到有效利用。巨大的人工歸檔量與少許的歷年檔案的查詢量之間的差距不下數(shù)萬倍。

以年度、設備、檢驗性質分類的檔案存放方法，既方便年度檔案的利用，又能提高歸檔效率，但需要與之同步的信息數(shù)據(jù)支撐。在以“一臺一檔”存放方式占主要地位的檔案管理模式下，檔案管理系統(tǒng)往往得不到合理開發(fā)和應用，從而制約檢驗檢測技術檔案管理的良性發(fā)展。

根據(jù)特種設備檢驗性質的不同，特種設備小到零部件，大到成套設備，凡屬于產(chǎn)品監(jiān)檢、安裝監(jiān)檢、改造修理監(jiān)檢的，均要求“長期存放”。由于設備的報廢信息缺失，有些設備即便報廢了，但其技術資料依舊被“長期保存”，檔案庫房壓力難以承受。

特種設備檢驗檢測信息化操作平臺雖已建立，并實現(xiàn)多方信息即時傳輸。然而，檢驗檢測技術檔案的管理軟件卻相對落后，多數(shù)檔案軟件僅有設備檔案編號查詢功能，且無法實現(xiàn)技術資料實時歸檔登記，故無法判斷檔案實體與電子數(shù)據(jù)是否一致，從而影響技術檔案的有效管理及其利用。

三、完善檢驗檢測技術檔案管理的基本對策

檢驗檢測技術檔案管理是一項系統(tǒng)工程，涉及法律法規(guī)、行政管理、信息化建設等多方面，筆者認為可以從以下幾個方面完善特種設備檢驗檢測技術檔案的管理工作。

《中華人民共和國特種設備安全法》已于2014年1月1日起施行，國家對特種設備的生產(chǎn)、經(jīng)營、使用，實施分類的、全過程的安全監(jiān)督管理。特種設備監(jiān)督檢驗、定期檢驗、型式試驗和無損檢測等檢驗結論，是特種設備安全監(jiān)督管理的主要技術依據(jù)。特種設備檢驗人員要依法從事相關檢驗檢測工作，客觀、公正、及時地出具檢驗檢測結果、鑒定結論，并妥善留存檢驗檢測中的各項記錄和技術資料。檢驗檢測技術檔案的管理需進一步規(guī)范和完善，要培養(yǎng)、配備適量人員從事特種設備技術檔案工作，明確其崗位職責，確保檢驗報告（證書）及其原始記錄等技術資料符合規(guī)定的儲存條件和保存時間，防止有關檢驗檢測結果的見證文件人為損壞、丟失、更改和失當處置。

特種設備生產(chǎn)至使用的各個環(huán)節(jié)受到法律保護與制約，義務方與責任方關系更加明確。對于特種設備檢驗檢測技術檔案管理而言，必須妥善保管檢驗檢測記錄及報告，便于社會對檢驗檢測技術檔案的共享和利用。因此，亟需相關單位制定管理規(guī)范，將特種設備技術檔案管理融入特種設備檢驗檢測工作的整體之中，實現(xiàn)統(tǒng)一長效管理。

①擬定本專業(yè)系統(tǒng)的技術檔案分類大綱，明確各類檢驗檢測技術檔案的歸檔方法、歸檔內容；編制科技檔案保管期限表，統(tǒng)一過期、作廢檔案銷毀辦法。

②強化制度管理，落實部門職責，依據(jù)科技檔案工作條例，制定特種設備檢驗檢測技術檔案歸檔流程，明確檢驗檢測技術檔案利用辦法。

按照有關特種設備動態(tài)監(jiān)督管理要求和《科學技術檔案工作條例》等規(guī)定，根據(jù)集中統(tǒng)一管理的基本原則，健全科學可靠的檢驗檢測數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檢驗檢測與安全監(jiān)察之間的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸和共享。堅持創(chuàng)新意識，開發(fā)技術檔案管理信息系統(tǒng)，確保特種設備檢驗檢測技術檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

①根據(jù)特種設備種類、檢驗性質等相關信息，歸納整理各種檢驗檢測數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)劃分標準，將有效數(shù)據(jù)集中在一個檔案系統(tǒng)中。制作特種設備檢驗檢測技術檔案數(shù)據(jù)模型，實現(xiàn)技術檔案實體與信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步一致。

②在特種設備檔案管理系統(tǒng)中，可以對特種設備檢驗檢測技術檔案的歸檔登記過程以及查詢利用過程進行實時記錄，做到檔案管理全程可控。

③對于已經(jīng)登記歸檔的數(shù)據(jù)和未歸檔數(shù)據(jù)，管理系統(tǒng)可以進行分類統(tǒng)計與分析，一方面可以檢閱歸檔工作的進程，另一方面可為檢驗部門的檔案移交提供建議，從而合理安排歸檔工作計劃。

④為檢驗檢測技術檔案管理的改進提供數(shù)據(jù)支撐，完善特種設備報廢數(shù)據(jù)的采集，確保特種設備技術檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

承前啟后，循序漸進，特種設備檢驗檢測技術檔案管理工作終將邁上新的臺階。

Technical archive of special equipment inspection and testing is different from the archive of general technology files.The report is aiming at the current status of special equipment inspection technical archive management,analyzing existing problems and difficulties,and explaining the necessity to improve inspection technical archive management promptly,exploring a secure,rational and effective inspection technical archive management model,and then proposes the corresponding countermeasures.

Special equipment;Archives;Management promote

（作者單位：上海市浦東新區(qū)特種設備監(jiān)督檢驗所）