文書檔案管理自動化的風(fēng)險與應(yīng)對研究

李名胤

射陽縣融媒體中心

一、文書檔案管理自動化的優(yōu)勢

與傳統(tǒng)的文書檔案管理模式相比自動化管理模式具有以下優(yōu)勢。

首先，在自動化管理模式下，文書檔案能夠長久穩(wěn)定的保存。在傳統(tǒng)的檔案管理過程當(dāng)中需要大量的人力對其信息進(jìn)行搜集、整理和歸檔，期間往往會因為人為的因素而出現(xiàn)一定的錯誤和漏洞。再加上對有些信息分類不明確導(dǎo)致后期相關(guān)人員在進(jìn)行檔案查詢的時候出現(xiàn)了一定的困難。而自動化管理可以將檔案信息進(jìn)行高效有序的儲存，不僅具有一定的穩(wěn)定性，而且查詢起來比較方便快捷。

其次，自動化管理可以有效實現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)管理模式受外界因素影響比較大，數(shù)據(jù)在存儲的過程當(dāng)中沒有一定的保障。而自動化管理它可以將信息數(shù)據(jù)化，并通過一定的網(wǎng)絡(luò)平臺隨時隨地實現(xiàn)數(shù)據(jù)分享，提高了工作的效率和質(zhì)量。

第三，自動化管理可以提高信息檢索效率。傳統(tǒng)管理模式需要的是人力操作來完成所有的工作環(huán)節(jié)。而自動化管理模式只需要以電腦為載體人為操作來對相關(guān)的信息進(jìn)行錄入、處理和歸檔就可以了，并且還可以實現(xiàn)檔案信息在線查詢，便于相關(guān)工作人員了解檔案管理的具體情況。既節(jié)省了時間，又節(jié)省了人力。

第四，自動化管理可以提高檔案保存的質(zhì)量。自動化管理可以將檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化保存，為了方便管理人員進(jìn)行檢查，在歸檔的時候還可以生成相應(yīng)的清單，以免檔案信息遺漏或缺失。大大提高了檔案保存的質(zhì)量。

二、文書檔案管理自動化存在的風(fēng)險

雖然文書檔案管理自動化與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比具有一定的優(yōu)勢，但其在實際的應(yīng)用過程當(dāng)中仍然存在著一定的風(fēng)險，這些風(fēng)險一般表現(xiàn)在以下兩個方面。

首先，文書檔案管理自動化所具有的技術(shù)風(fēng)險。文書檔案管理實現(xiàn)自動化管理之后，基本上不采用文字紙質(zhì)檔案，而采用的是電子數(shù)據(jù)檔案，不過這些數(shù)據(jù)信息還需要人工進(jìn)行錄入，但是有些責(zé)任心不強(qiáng)的工作人員在工作的過程當(dāng)中不按一定的規(guī)章制度和流程來進(jìn)行正確操作，輕者可能導(dǎo)致檔案信息錄入錯誤，嚴(yán)重者可能會導(dǎo)致文件丟失或者毀損。而且錄入的這些檔案數(shù)據(jù)不需要進(jìn)行簽名和蓋章，這樣就會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被一些有利可圖的人進(jìn)行修改，并且修改之后沒有留下任何痕跡，無法對其文書檔案的真?zhèn)涡赃M(jìn)行有效辨別[1]。目前雖然已經(jīng)開發(fā)出了相關(guān)的技術(shù)來保護(hù)電子文件以免其被別人篡改，但是還沒有得到大范圍使用。再加上目前文書檔案管理信息的傳輸都采用的是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這就使得信息在傳輸?shù)倪^程當(dāng)中隨時面臨著病毒和黑客的入侵，極有可能會導(dǎo)致個人隱私被泄露。所以文書檔案在管理的過程當(dāng)中，一定要注意其信息傳輸?shù)陌踩?，對重要信息不僅要進(jìn)行加密，而且還要進(jìn)行備份，對其軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行定期升級和檢查，以免出現(xiàn)意外情況而導(dǎo)致客戶信息泄露和丟失。再加上企業(yè)在文書檔案管理過程管理不完善，沒有有效實行身份驗證制度，缺乏完善的檔案保密機(jī)制，從而導(dǎo)致上傳的檔案信息出現(xiàn)一定的錯誤和漏洞。

其次，文書檔案管理自動化所具有的系統(tǒng)風(fēng)險。文書檔案在進(jìn)行自動化管理的過程當(dāng)中，工作人員不僅要具有一定的專業(yè)技術(shù)而且還要掌握一定的管理技術(shù)。但是目前有很多工作人員缺乏一定的專業(yè)知識和綜合素養(yǎng)，不重視檔案管理的重要性，依然采用的是傳統(tǒng)的方法來進(jìn)行文書檔案的自動化管理。從而對自動化管理技術(shù)的應(yīng)用并不能做到盡善盡美。目前還有很多企業(yè)在檔案管理過程當(dāng)中不重視電子檔案管理方法的應(yīng)用，對檔案的保存依然采用的是紙質(zhì)化保存，查閱起來不僅困難，而且費時費力。再加上有些企業(yè)在文書檔案自動化管理方面缺乏一定的資金投入，辦公設(shè)備跟自動化技術(shù)不能進(jìn)行有效匹配，從而導(dǎo)致文書檔案管理工作效率低下，大大阻礙了文書檔案管理自動化價值的發(fā)揮。

三、針對文書檔案管理自動化當(dāng)中出現(xiàn)的風(fēng)險制定的有效應(yīng)對策略

（一）對檔案管理機(jī)制進(jìn)行有效完善和優(yōu)化

要想讓文書檔案的自動化管理達(dá)到一定的效果，必須要對其電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化管理。文書檔案管理內(nèi)容不僅包括最先的起草文件而且還包括中途文件的運轉(zhuǎn)處理以及最終的歸檔等。這些內(nèi)容的完成都是在計算機(jī)上進(jìn)行處理的。而在檔案信息進(jìn)行處理的過程當(dāng)中，需要各部門之間進(jìn)行有效的信息互動，并對信息進(jìn)行有效共享。為了提高其工作效率和質(zhì)量，企業(yè)和單位在文書檔案管理過程當(dāng)中，一定要對其檔案管理機(jī)制進(jìn)行有效完善和優(yōu)化，讓整個檔案管理的過程更加規(guī)范化和科學(xué)化，從而確保保存的電子檔案數(shù)據(jù)信息能達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)化要求，大大提高文書檔案自動化管理的質(zhì)量。

（二）對文書檔案管理自動化的流程進(jìn)行有效規(guī)范

企業(yè)和單位一定要重視文書檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，并對每一個環(huán)節(jié)的內(nèi)容處理按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格要求。因為文件按照其產(chǎn)生的先后順序及其標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效整理之后才能稱之為檔案。所以文件在整理的過程當(dāng)中其電子格式都有一定的要求和規(guī)范，工作人員一定要按照相應(yīng)的流程來進(jìn)行操作，這樣才能促進(jìn)文書檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展。所以企業(yè)和單位在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中要制定相應(yīng)的制度對其管理流程進(jìn)行有效規(guī)范，針對工作人員對自動化的操作技術(shù)制定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。并且工作人員所采用的辦公室自動化軟件一方面要具有很強(qiáng)的兼容性，另外一方面還要具有很強(qiáng)的應(yīng)用性，保障其每個工作人員對文字信息的處理效果保持在同一個水平上。同時要針對企業(yè)文書檔案管理的需求，來制定有效的參考標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于提高電子檔案信息管理的穩(wěn)定性。

（三）有效提高文書檔案信息的安全性

文書檔案在自動化管理過程當(dāng)中，一定要確保信息的安全性，因為文書檔案大多涉及的都是客戶的一些隱私，一旦發(fā)生不安全事故就會導(dǎo)致客戶的隱私被泄露，進(jìn)而出現(xiàn)不可挽回的損失。所以為了保障自動化系統(tǒng)的安全性，技術(shù)人員一定要定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，采取有效的隔離措施以防信息被黑客和病毒入侵。隔離措施可以從以下兩個方面著手。其一，采用路由器的隔離措施?？梢詫ζ髽I(yè)系統(tǒng)內(nèi)所有的IP地址進(jìn)行有效屏蔽，然后再進(jìn)行放行，最后讓整個系統(tǒng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)再展開相應(yīng)的工作。其二，采用防火墻的隔離措施。在系統(tǒng)內(nèi)建立有效的防火墻。這樣不僅可以阻止來自于計算機(jī)的各種非法訪問，減少黑客的入侵，而且還可以將病毒拒之門外，有效隔離病毒的侵害[2]。

（四）提高管理人員的專業(yè)技能和管理水平

隨著科技的發(fā)展，自動化技術(shù)也在不斷的進(jìn)行優(yōu)化，其對數(shù)據(jù)信息的處理能力也在不斷的提升,這無疑對人才的要求也越來越高[3]。要想在文書檔案管理過程當(dāng)中將自動化技術(shù)的價值最大限度的發(fā)揮出來，必須要提高企業(yè)內(nèi)部人才的專業(yè)技能和管理水平，這樣才能提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。所以企業(yè)要定期對其內(nèi)部的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅重視其專業(yè)技能的培養(yǎng)也要重視其管理水平的提升，促進(jìn)管理人員在工作過程當(dāng)中發(fā)揮有效的協(xié)調(diào)作用和管理作用。除此之外，對工作人員也要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，促進(jìn)工作人員能夠按照企業(yè)的規(guī)章制度嚴(yán)格要求自己，按照相應(yīng)的操作流程和規(guī)范來進(jìn)行工作，從而全面提升文書檔案自動化管理工作的質(zhì)量和水平。

（五）對文書檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行完善和優(yōu)化

由于文書檔案的自動化管理存在一定的風(fēng)險，而這些風(fēng)險并不能達(dá)到百分之百的有效規(guī)避，所以為了有效避免人們在對檔案信息進(jìn)行閱覽的時候?qū)ζ溥M(jìn)行有意或者無意的修改，相關(guān)部門一定要制定相應(yīng)的法律法規(guī)來進(jìn)行規(guī)范和要求。一定要對檔案信息管理的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，讓每一個環(huán)節(jié)都能得到法律的保障。在檔案管理過程當(dāng)中一旦發(fā)現(xiàn)有人做違反法律法規(guī)的事情，一定要對其按照相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行處罰，加強(qiáng)人們對電子檔案法律法規(guī)的認(rèn)知，從而有效促進(jìn)文書檔案自動化管理工作的有效順利開展。

結(jié)語：由以上內(nèi)容可知，文書檔案管理自動化是目前社會發(fā)展的一種趨勢，它可以有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，在減少人力的同時也大大降低了企業(yè)的成本開支。不過隨著現(xiàn)代化科技技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理自動化也存在一定的風(fēng)險和弊端，所以相關(guān)企業(yè)和單位要對自動化管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善，從而有效降低其在技術(shù)和系統(tǒng)方面的風(fēng)險，大大提高文書檔案管理的水平，進(jìn)而促進(jìn)辦公自動化管理模式在文書檔案管理過程當(dāng)中發(fā)揮出更大的價值。