往來帳款的快速查錯方法探析

劉興毅

摘 要：往來明細帳核算是在會計實務(wù)中一個比較棘手的問題。一個有往來業(yè)務(wù)的會計主體，每個會計期末的往來帳款總帳與其明細分類帳的余額必須相等，否則本期記帳就出現(xiàn)了錯誤。往來帳款總帳登記、匯總、核算出錯很容易被查找出來，但是明細分類帳出錯，查找就很難了。往來明細帳款的記帳錯誤大約出自于兩方面：一是記帳錯誤，包括本期發(fā)生額人帳金額錯誤、借貸方向記反以及出具往來明細帳款期末余額表時抄寫錯誤致使帳表金額不等；二是計算錯誤，包括每個明細帳戶本期余額計算出錯、往來明細帳期末余額表匯總計算出錯。發(fā)生差錯的原因是多方面的，如何查找呢？在實踐中本人總結(jié)了兩種快速、準(zhǔn)確查找往來明細帳核算錯誤的獨特方法：一是大丁字帳戶法，二是往來明細帳期末余額表法。

關(guān)鍵詞：往來賬款；快速查錯；方法

1.引言

在市場競爭激烈的今天，客戶往來對賬工作的十分重要，買方市場是多數(shù)企業(yè)所面臨的市場局面。為了促進銷售穩(wěn)定增長、拓寬銷售渠道、擴大市場份額，企業(yè)一般會采取給予客戶一定賬期及信用額度的賒銷銷售方式，這樣也就產(chǎn)生了應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款是企業(yè)極其重要的流動資產(chǎn)，也是極其容易產(chǎn)生拖欠、呆壞賬的資產(chǎn)。

往來賬是兩個具有資金往來關(guān)系單位之間的會計賬目，表示兩個單位之間債權(quán)債務(wù)的大小，一般涉及的會計科目有應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款和其他應(yīng)付款等。往來帳就相當(dāng)于要清楚的知道自己倉庫有多少貨，兜里有多少錢一樣重要。管好了應(yīng)賬，該收的錢才能及時收回來；管好了應(yīng)付，該付的錢才能及時付出去，以免影響客戶關(guān)系，維護自己的利益。正因為涉及到兩個單位之間債權(quán)債務(wù)關(guān)系的大小，所以，往來賬的管理查錯工作非常重要。

2.企業(yè)往來對賬存在的問題分析

（1）在大多數(shù)企業(yè)里，在與客戶、供應(yīng)商收發(fā)貨過程中經(jīng)常出現(xiàn)對方已發(fā)貨記帳或者未做收貨記帳，我方貨未收到記帳或者已發(fā)貨記帳。解決這類問題一定要由相關(guān)業(yè)務(wù)人員做好貨物收發(fā)的跟蹤工作，及時取得對方的入庫單或者出庫單，并跟蹤自己公司的貨物收發(fā)情況。做到發(fā)貨及時收到對方入庫憑證，收貨提醒已方相關(guān)部門及時驗收入庫，出現(xiàn)問題及時處理。

（2）銷售或者采購發(fā)票問題經(jīng)常出現(xiàn)，就是開具發(fā)票所依據(jù)的貨物未對其及時入庫或者出現(xiàn)貨物價格出現(xiàn)爭議，有退貨情況未及時處理。造成發(fā)票被扣押，當(dāng)月不能及時進帳付款。影響雙方合作。解決這類問題的辦法只有在相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生前就簽訂明確的合同，合同管理工作責(zé)任到人，做到及時收發(fā)貨，收付款，開具發(fā)票時先與客戶核對收發(fā)貨及價格情況。

（3）往來帳要定期核對，往來賬要管理好，就得及時進行核對，每個單位根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小，應(yīng)按月份、季度、半年度、年度定期與客戶進行對賬，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時溝通，查找原因，保證雙方賬目余額一致。但在實際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些單位平時不對賬，或者很少對賬，有的到年底才對一次賬，更有甚者到年底因為單據(jù)不齊，特別是外地客戶貨發(fā)出去了有沒有收到?jīng)]有人跟蹤，或者客戶有沒有及時入庫沒有追蹤，不得已急于結(jié)賬而草草了事，往來賬的余額為逐年滾動而成，越滾越對不清，結(jié)果等查賬的時候因?qū)Σ簧腺~而不能取得往來函證，延遲了查賬的進度，給單位造成了不良的影響。

3.往來帳款的快速查錯方法探析

3.1大丁字帳戶法

大丁字帳戶法是按照記帳憑證先后順序?qū)⑼鶃韼た钏斜驹掳l(fā)生額歸集到一個大丁字帳戶下，然后將所有往來明細分類帳逐本逐頁翻開，逐筆劃去大丁字帳戶中與帳本中憑證編號、記帳金額以及借貸方向均相同的金額來查找錯誤的一種方法。這種方法，首先建立一個大丁字帳戶一，所謂“大丁字帳戶”即指這個丁字帳戶能夠容下本月所有往來明細發(fā)生額。帳戶建好以后，依照會計記帳憑證順序，逐筆登記往來帳戶的明細金額。將本期所有往來發(fā)生額記入大丁字帳戶后，與往來明細帳帳本逐本逐頁逐筆核對。如果大丁字帳戶記錄與往來明細帳不相符，那么就應(yīng)找到相應(yīng)憑證查個究竟。每個明細戶頭本期每筆往來明細核對準(zhǔn)確后，再復(fù)核其期末余額計算是否正確，如果有誤應(yīng)及時更正。往來明細帳與大丁字帳核對完后，最后回頭檢查大丁字帳戶中還是否剩有未劃紅線的數(shù)字。如果發(fā)現(xiàn)，就應(yīng)找到具體憑證看是否是記帳時漏掉了此筆發(fā)生額。

整個帳戶與帳本的核對過程完成，多記妥漏記、錯記以及期末余額計算錯誤全都找出來，本期往來帳款的總帳與其明細分類帳就應(yīng)該相符了。大丁字帳戶法的優(yōu)點是：容易找出錯誤。本期所有往來發(fā)生額均在大丁字帳戶下體現(xiàn)，一目了然。如果當(dāng)月僅是一筆借貸方向記反的錯誤，只要過目一下丁字帳戶中的數(shù)字，問題就解決了；如果是多記或少記以及錯記的錯誤，會在丁字帳戶與帳本核對中一一檢查出來，能夠節(jié)省時間。依據(jù)記帳憑證登記丁字帳戶所花時間短，只記憑證編號及發(fā)生金額就可，不用登記也不用查看具體的明細科目；翻閱帳本核對也快，只有當(dāng)期有發(fā)生才需核對，比逐張翻閱憑證、逐筆核對其明細帳戶省時、省力。

3.2往來明細帳期末余額表法

往來明細帳期末余額表法是在上期往來明細帳期末余額表上依記帳憑證順序?qū)⑺斜酒谕鶃砻骷毎l(fā)生額填制到相應(yīng)的明細帳戶上，然后計算各往來明細帳戶的期末余額，并與本期往來明細帳期末余額進行核對，以使總帳與明細分類帳相符的一種查找錯誤的方法。這種方法是在表中將上期余額加上本期發(fā)生額計算的結(jié)果與本期往來明細帳期末余額表中的金額一一核對，尋找錯誤原因。

準(zhǔn)備一張上期往來明細帳期末余額表和本期錯誤的本期往來明細帳期末余額表，然后依照憑證順序，在上期余額表中，逐筆登記本期發(fā)生額的往來明細金額。一直登記到本期最后一張憑證的最后一筆往來發(fā)生額為止。本期所有發(fā)生額記人上期余額表中后，計算每個明細帳戶的本期余額，最后與本期出具有誤的往來明細帳期末余額表的每個明細帳戶逐個核對其金額是否相等。如果不等，說明本期記帳有錯，具體翻閱到對應(yīng)憑證更正錯誤。

往來明細帳期末余額表的優(yōu)點是：簡單易行。只要在上期余額表中將本期發(fā)生額相加相減計算其余額，再與本期余額表核對就行。準(zhǔn)確無誤。不論是發(fā)生額錯記、多記、漏記、借貸方記反，還是期末往來明細余額計算錯誤、明細帳戶張冠李戴，通過此法均可非常準(zhǔn)確地全部查出。比大丁字帳戶法更能節(jié)省時間，達到事半功倍的效果。

4.總結(jié)

客戶往來對賬是應(yīng)收賬款管理鏈條中重要一環(huán)，其工作質(zhì)量的好壞、效率的高低，直接影響著公司應(yīng)收賬款的管理水平及資產(chǎn)的安全完整。為了防范因賒銷而產(chǎn)生的應(yīng)收賬款風(fēng)險，廠家與客戶之間定期的往來賬目核對就成為一項極其重要的工作，。客戶往來對賬工作是確認廠商之間債權(quán)債務(wù)關(guān)系、防范舞弊、及時發(fā)現(xiàn)差錯、厘清債權(quán)債的重要方式，采用正確的方法對企業(yè)間往來賬款進行快速查錯，對保證應(yīng)收款項管理工作質(zhì)量的好快具有重要意義，也體現(xiàn)著公司的管理水平和資產(chǎn)的完整情況。（作者單位：鹽城市市區(qū)防洪工程管理處）

參考文獻：

[1] 李琳春.關(guān)于解決“往來帳款”核算混亂的途徑和方法探究.《管理觀察》.2009年34期

[2] 杜國營，李霞.試論往來帳款的清理在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中的重要性.《科技信息》.2012年13期

[3] 陳亞平.關(guān)于婦幼保健院往來賬款管理的思考.《中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計》.2013年1期

[4] 曲秀云.探析建筑企業(yè)往來賬款項管理中存在的問題及對策.《現(xiàn)代經(jīng)濟信息》.2014年17期

[5] 路靜.淺析加強醫(yī)院往來賬款的內(nèi)部控制管理.《中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計》.2013年4期

[6] 徐明升淺談高校往來賬款的有效《現(xiàn)代商業(yè)》-2011年35期