電力企業(yè)檔案管理中的文書檔案管理策略及運用

饒英

[摘要]檔案管理工作作為電力企業(yè)管理中的重要組成部分。是一個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展經(jīng)營的重要原始憑證。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)管理工作受到了越來越多人的重視，特別是電力企業(yè)文書檔案管理更是備受關(guān)注。如何加強電力企業(yè)文書檔案管理工作，成為當前電力企業(yè)管理者應(yīng)深刻思考的問題。本文主要通過對當前電力企業(yè)檔案管理工作中的文書檔案管理的基本要求進行分析，簡單闡述文書檔案管理的策略及運用。

[關(guān)鍵詞]電力企業(yè)；檔案管理；文書檔案管理

引言

檔案是一個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展經(jīng)營的重要原始憑證。文書檔案管理工作主要是把這些原始憑證進行良好保存，以備需要時進行查證。文書檔案產(chǎn)生于公務(wù)活動中，一般是由辦理完畢的文件轉(zhuǎn)化而形成。文書檔案具有參考性、信息儲存性以及憑證性等特征。隨著電力行業(yè)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案管理工作顯得尤為重要，為保證電力企業(yè)健康發(fā)展，必須加強電力企業(yè)文書檔案管理，從而為電力企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供良好的參考憑證。

一、當前我國電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀分析

相較于發(fā)達國家而言，我國經(jīng)濟發(fā)展較晚，我國企業(yè)管理模式還存在著許多的不足，特別是電力企業(yè)文書檔案管理問題諸多。管理模式的落后，成為制約我國電力企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要因素之一。

（一）未充分認識到文書檔案管理的重要性，管理意識淡薄

縱觀我國電力企業(yè)管理整體來看，大多數(shù)電力企業(yè)員工沒有認識到文書檔案管理的重要性，缺乏檔案管理意識，致使電力企業(yè)檔案管理混亂。檔案資料亂收亂放，造成企業(yè)檔案細聊丟失損壞，檔案資料不齊全，為查閱帶來了許多的不便。

（二）檔案管理人員整體素質(zhì)不夠高，缺乏責任性

由于電力企業(yè)管理者沒有充分認識到文書檔案管理的重要性，忽略了檔案管理工作，導致企業(yè)文書檔案管理人手不足。加之，一些文書檔案管理者學歷偏低，缺乏扎實的專業(yè)管理技能，拉低了我國電力企業(yè)文書檔案管理整體工作水平。文書檔案管理人員薪資水平不高，工作變化大，在一定程度上降低了文書檔案管理人員工作積極性，缺乏工作責任性，嚴重制約了我國電力企業(yè)文書檔案管理水平的提高。

（三）缺乏健全的文書檔案管理體制，大大降低了檔案利用率

盡管一些電力企業(yè)建立了文書檔案管理部門，但文書管理體制混亂，許多管理未進行明細規(guī)定，電力企業(yè)檔案管理人員在進行文書檔案的收集、保管、保密以及借閱工作時，沒有完善的管理制度可以參靠。加大了文書檔案資料丟失損壞的可能性。加之，企業(yè)為對文書檔案作用缺乏宣傳力度，大大降低了檔案資料的利用率。

（四）檔案信息管理技術(shù)水平落后

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展完善，為企業(yè)管理提供了極大了便利。但在當前我電力企業(yè)文書檔案管理工作中，并未充分利用當前信息化技術(shù)。一方面是因為企業(yè)沒有認識到檔案信息化管理技術(shù)的重要性，信息化投資建設(shè)少。另一方面則是因為我國在檔案信息化管理方面缺乏相關(guān)的管理制度，未充分應(yīng)用專業(yè)的信息化管理人才進行管理，信息化管理設(shè)施利用率低，信息技術(shù)缺乏，嚴重影響我國電力企業(yè)文書檔案信息化管理的建設(shè)發(fā)展。

二、當前我國電力企業(yè)文書檔案管理原則分析

文書檔案管理是企業(yè)在一段時間里生產(chǎn)投資經(jīng)驗的原始憑證記錄，是企業(yè)管理的重要組成部分。我國文書檔案管理一般是由黨委辦公室、綜合辦公室或者行政辦公室進行管理。由于電力企業(yè)文書檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，因此，在管理過程中，管理人員必須要遵循文書檔案管理原則進行檔案管理工作。

（一）必須遵循電力企業(yè)文書檔案管理保密原則

我國文書檔案管理按其內(nèi)容可分為絕密文件、機密文件、秘密文件、以及內(nèi)部文件四類。企業(yè)的文書檔案也可根據(jù)自身內(nèi)容進行分類，但在一般電力企業(yè)檔案管理中，文書檔一般都屬于秘密文件和內(nèi)部文件。機密文件和絕密文件只是極少的一部分。文書檔案管理是企業(yè)在一段時間里生產(chǎn)投資經(jīng)驗的原始憑證記錄，對企業(yè)的生存發(fā)展有著重要的影響。因此，電力企業(yè)進行文書檔案管理工作時，必須加強管理人員保密意識，提高文書檔案管理人員信息防范意識以及檢查能力，充分運用當前先進的科學技術(shù)，不斷改革更新文書檔案管理手段。從而提供電力企業(yè)文書檔案管理工作水利，維護企業(yè)發(fā)展利益。

（二）必須堅持電力企業(yè)文書檔案管理標準化原則

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，文書雖然是電力企業(yè)文書檔案重要的基礎(chǔ)來源，但并非所有的文書都是以文書的檔案出現(xiàn)。為緊跟時代發(fā)展潮流，建立健全的電力企業(yè)文書檔案管理管理標準尤為重要。為了方便我國政府對各行企業(yè)檔案的管理，我國制定了《中華人民共和國檔案法》。因此，電力企業(yè)在文書檔案管理工作時，必須依照我國法律標準科學合理的進行管理工作，堅持文書檔案管理中的標準原則，合理的將電力企業(yè)文書檔案中的專業(yè)名詞、著錄、代號代碼、標引語言、制成材料、庫房建設(shè)以及文書檔案的收集方法、鑒定方法、統(tǒng)計方法等進行科學合理的分類。充分運用當前先進的信息化管理技術(shù)進行管理，以提高我國電力企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量，增加文書檔案的參考可靠性。

（三）必須堅持電力企業(yè)文書檔案管理信息化原則

科學技術(shù)的不斷發(fā)展，不但促進了我國經(jīng)濟的發(fā)展。同時還為我國各行企業(yè)管理提供了方便。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，文書形式也逐漸多樣化，逐漸演變成以下四類：紙質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、感光介文件以及電子文檔，促進了企業(yè)文書檔案管理模式的改革。計算機在各行經(jīng)濟中的普及發(fā)展，在一定程度上為企業(yè)信息管理提供了方便，減輕了企業(yè)文書檔案管理工作任務(wù)。逐漸取代了傳統(tǒng)的人力管理模式，成為企業(yè)文書檔案管理模式的主流，因此，企業(yè)應(yīng)不讀加強自身信息管理技術(shù)，充分應(yīng)用專業(yè)技術(shù)管理人才進行管理，從而使企業(yè)的文書檔案得到良好的保存與管理。

（四）充分利用電力企業(yè)文書檔案管理信息內(nèi)容

文書檔案不僅是電力企業(yè)管理的重要組成部分。在電力企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展中還起著重要的推動作用。首先，文書檔案是電力企業(yè)管理者發(fā)布經(jīng)濟投資決策、企業(yè)發(fā)展方向重要的公文記錄，對企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展起著重要的指導作用。其次，還是電力企業(yè)管理法律規(guī)章的記錄，在電力企業(yè)發(fā)展管理中起著重要的規(guī)范作用。再次，文書檔案在電力企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展中還起著重要的溝通作用。在電力企業(yè)管理上級與下級溝通工作中，一般常采用公文進行聯(lián)系，獲取企業(yè)相關(guān)管理問題，并針對問題進行解決處理，而文書檔案也成為維持電力企業(yè)管理秩序正常運行的重要保障。最后，文書檔案在電力企業(yè)管理中還起著重要的宣傳教育作用。當企業(yè)管理者和工作員工出現(xiàn)問題偏差使，文書檔案則擔當著重要的傳達作用，傳到一些健康的方針政策，啟發(fā)誘導員工確立正確的立場。在電力企業(yè)發(fā)展中，管理人員應(yīng)充分利用文書檔案作用，全面進行企業(yè)管理。

三、加強我國電力企業(yè)檔案管理中文書檔案管理的措施

（一）提高電力企業(yè)管理者文書檔案管理意識

提高我國電力企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量，必須使企業(yè)管理者充分認識到文書檔案管理工作的重要性，使企業(yè)領(lǐng)導人員重視檔案管理工作，提高企業(yè)管理者以及企業(yè)員工的檔案管理意識。改進企業(yè)檔案管理工作的的弊端，建立健全的文書檔案管理制度。從而提高我國企業(yè)文書檔案管理水平，促進企業(yè)發(fā)展。

（二）提升電力企業(yè)文書檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

文書檔案管理員水平?jīng)Q定著企業(yè)的檔案管理水平。要想提高電力企業(yè)檔案管理水平，必須加強文書檔案管理員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。鼓勵檔案管理員多參加專業(yè)培訓活動，提升自身專業(yè)素養(yǎng)?，F(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟競爭也日益激烈，為了使企業(yè)快速適應(yīng)新的發(fā)展環(huán)境，存進企業(yè)發(fā)展，電力企業(yè)必須不斷加強文書檔案管理人員的再教育工作，增強管理員工的工作積極性和工作責任心，為企業(yè)在激烈的競爭環(huán)境中謀求一席之地。

（三）加強建立健全的電力企業(yè)文書檔案管理制度

任何企業(yè)管理都離不開健全的規(guī)章管理制度，電力企業(yè)文書檔案管理工作也一樣。只有電力企業(yè)不斷加強建立健全的文書檔案制度，才能使文書檔案管理人員有章可遵、有法可依，才能有效規(guī)范文書檔案管理工作，提高管理質(zhì)量。

（四）提升電力企業(yè)文書檔案管理信息化管理技術(shù)

當今時代是一個電子化信息迅猛發(fā)展的時代，信息化管理已成為時代發(fā)展的主流。為了使企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展能夠順應(yīng)時代的潮流。電力企業(yè)應(yīng)不斷加強企業(yè)信息化建設(shè)，充分應(yīng)用專業(yè)的信息化管理人才，不斷進行管理模式的改革創(chuàng)新，充分利用當前先進的信息化管理技術(shù)進行文書檔案管理工作。從而有效提升電力企業(yè)文書檔案管理水平，存進電力企業(yè)的健康發(fā)展。

結(jié)束語

經(jīng)濟全球化的不斷發(fā)展，催生了我國行業(yè)的多樣性，經(jīng)濟市場競爭也越來越激烈。為了使企業(yè)能在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟，各企業(yè)必須不斷進行管理模式的改革創(chuàng)新。文書檔案管理作為企業(yè)管理中重要的組成部分，其管理內(nèi)容更是企業(yè)發(fā)展的重要參考憑證。因此，必須建立健全的檔案管理規(guī)范，堅持檔案管理原則，從而提高企業(yè)文書檔案管理質(zhì)量，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

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