新時(shí)期高校職能處辦公室建設(shè)淺析

郭方偉

摘 要：新時(shí)期下，高等院校無(wú)論從教學(xué)還是科研領(lǐng)域都獲得了極大的發(fā)展，進(jìn)而導(dǎo)致了高等院校職能處在功能與業(yè)務(wù)上發(fā)生了量變以及質(zhì)變，為了應(yīng)對(duì)高等院校職能處的巨大變革，職能處綜合辦公室的建設(shè)就變成了高等學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外業(yè)務(wù)工作的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：高等院校 辦公室建設(shè)

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2014）03（a）-0148-02

高等院校做為以科研教學(xué)為主體的大型事業(yè)單位，職能處室如：人事處、教務(wù)處、科技處等在學(xué)校發(fā)展的過(guò)程中起到了巨大的作用。職能處綜合辦公室做為職能處的辦公樞紐，肩負(fù)著組織、協(xié)調(diào)、保障等多功能為一體的工作任務(wù)，在職能處的工作中具有舉足輕重的地位。高校職能處辦公室（以下簡(jiǎn)稱辦公室）對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)整個(gè)職能處的運(yùn)轉(zhuǎn)與維護(hù)，對(duì)外負(fù)責(zé)整個(gè)職能處、與上級(jí)部門、兄弟部門、相關(guān)院系乃至外部組織之間的綜合聯(lián)絡(luò)與溝通。辦公室的存在代表了職能處的外部形象、維系了職能處正常業(yè)務(wù)工作。伴隨著高等院校的不斷發(fā)展，各種資源的不斷整合，職能處在高校中所面臨的任務(wù)與挑戰(zhàn)日益增強(qiáng)，在新的歷史時(shí)期，如何加強(qiáng)辦公室建設(shè)，如何讓辦公室工作與時(shí)俱進(jìn)不斷迎接新的挑戰(zhàn)，在原有的基礎(chǔ)上更大更好的發(fā)揮促進(jìn)作用，就成為了高等院校發(fā)展中亟待解決的問(wèn)題。

高等院校人員多、素質(zhì)高、規(guī)模大，以科研與教學(xué)為主體的業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍廣，涉及的上級(jí)主管部門、同級(jí)業(yè)務(wù)行政部門廣，構(gòu)成復(fù)雜。因而導(dǎo)致了高等院校部門齊全，各職能處之間的業(yè)務(wù)相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系、相互依存。職能處內(nèi)部也往往由于其自身業(yè)務(wù)的復(fù)雜性分割成在業(yè)務(wù)與職能上相對(duì)獨(dú)立的職能科室，在職能處內(nèi)部，各職能科室之間，各管理層次之間邊界模糊，存在著很多難以具體劃分職能范疇的工作，伴隨著高等院校在新時(shí)期的飛速發(fā)展，不可避免的產(chǎn)生了大量的新問(wèn)題，新情況，在短時(shí)間內(nèi)對(duì)職能處內(nèi)部進(jìn)行業(yè)務(wù)上的重新分割又遠(yuǎn)水解不了近渴，在這種情況下，辦公室因其由處長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)且沒有特定的職能范圍，就面臨著保證原有綜合協(xié)調(diào)、后勤保證職能的同時(shí)，不斷發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，解決新問(wèn)題，并最終促進(jìn)職能處良好運(yùn)行的工作任務(wù)。在新時(shí)期，高校職能處辦公室面臨的主要工作有以下幾點(diǎn)。

1 傳統(tǒng)意義上的綜合協(xié)調(diào)功能、后勤保證功能和信息發(fā)布功能

1.1 綜合協(xié)調(diào)功能

高等院校的職能處結(jié)構(gòu)往往因其職能而體現(xiàn)為密集分布式結(jié)構(gòu)，通常情況下，處長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)主管副處長(zhǎng)和辦公室，主管副處長(zhǎng)分別對(duì)應(yīng)相關(guān)的職能科室，職能科室負(fù)責(zé)處理與其職能相關(guān)的業(yè)務(wù)。其責(zé)權(quán)情況通常體現(xiàn)為職能科室分別向主管副處長(zhǎng)負(fù)責(zé)，主管副處長(zhǎng)向處長(zhǎng)負(fù)責(zé)。這就造成了處長(zhǎng)與職能科室之間存在一定程度的管理層級(jí)差異，就導(dǎo)致了部分信息流動(dòng)的不暢通。而辦公室做為由處長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，有業(yè)務(wù)也有能力成為部分流動(dòng)不暢通的信息的傳遞媒介，完善和促進(jìn)職能處內(nèi)的業(yè)務(wù)聯(lián)系與業(yè)務(wù)協(xié)作。在業(yè)務(wù)職能上，由于辦公室不擔(dān)負(fù)具體的職能業(yè)務(wù)工作，因而一些邊緣性工作可以經(jīng)由辦公室牽頭各職能科室協(xié)同處理，比如新的辦法和政策的制定往往牽涉、涉及到職能處內(nèi)部的各個(gè)職能科室的不同業(yè)務(wù)，各個(gè)職能科室因其自身業(yè)務(wù)工作的局限性往往缺乏全局意識(shí)而導(dǎo)致新決策和新辦法的傾向性嚴(yán)重。這就需要以處長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)，以辦公室為業(yè)務(wù)核心，全面聯(lián)合處內(nèi)各職能科室開展工作。

1.2 后勤保障功能

后勤保障做為辦公室的重要職能，往往并不被研究者重視，實(shí)際上，辦公室后勤保障并不僅僅局限于辦公用品的分發(fā)、辦公設(shè)備的日常維護(hù)，而是需要辦公室人員在充分了解處長(zhǎng)、副處長(zhǎng)、職能科室的意圖與業(yè)務(wù)活動(dòng)后所采取的準(zhǔn)備工作。這其中既包括物質(zhì)上的供應(yīng)與配給也包括在意圖與業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)行過(guò)程中所產(chǎn)生的與職能處外甚至校外人員的溝通與協(xié)調(diào)，在這中間，辦公室實(shí)際扮演了預(yù)言家、領(lǐng)先者、執(zhí)行者的角色。后勤保障的好與壞反應(yīng)了辦公室工作人員的業(yè)務(wù)工作能力以及個(gè)人行動(dòng)力和個(gè)人魅力也反映了辦公室工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和集體主義精神。后勤保障的好與壞也直接影響了辦公室工作人員與職能科室人員之間的溝通順暢程度，只有順暢的溝通渠道，才能使得辦公室人員在協(xié)調(diào)職能辦公室人員時(shí)做到游刃有余。

1.3 信息發(fā)布功能

任何管理合格的組織都需要只通過(guò)一個(gè)聲音說(shuō)話，組織內(nèi)部是允許并存在其它的聲音，但是合格的管理者會(huì)要求組織在對(duì)外發(fā)布消息時(shí)保持一個(gè)統(tǒng)一的聲音。辦公室做為職能處的對(duì)外發(fā)布部門和對(duì)外接收部門，需要在制度上和方法上保持與處長(zhǎng)的一致，同時(shí)又要了解和顧及到組織內(nèi)部其它主要領(lǐng)導(dǎo)和不同職能科室的聲音，同處長(zhǎng)溝通后確定組織的最終聲音，并準(zhǔn)確的接收外部信息，并將信息完整準(zhǔn)確的向處領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)的職能科室進(jìn)行傳達(dá)，傳達(dá)過(guò)程中要盡量避免“噪音”的出現(xiàn)。這就需要在職能處內(nèi)部，辦公室人員要了解處長(zhǎng)、副處長(zhǎng)乃至職能科室的相關(guān)工作進(jìn)度、流程和思路，完整全面的了解職能處的業(yè)務(wù)運(yùn)行態(tài)勢(shì)與進(jìn)程。信息的發(fā)布不僅代表了發(fā)布者本人的形象，也代表了職能處乃至整個(gè)高等學(xué)校的形象。從某種意義上而言，在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的教師或者學(xué)生或者其它社會(huì)人員眼中，辦公室人員的言行就代表了職能處乃至整個(gè)學(xué)校的形象。因而，如何提高辦公室人員禮貌待人的性格是提升職能處形象的重要辦法。同時(shí)，經(jīng)由職能處發(fā)出的書面文件或通知需要經(jīng)由辦公室人員審核并最終確定，以確保辦公室人員對(duì)其它職能科室的業(yè)務(wù)情況的了解，并進(jìn)一步確保職能處對(duì)外信息渠道的唯一性和準(zhǔn)確性。

2 新時(shí)期背景下辦公室面臨的新挑戰(zhàn)

（1）信息化的挑戰(zhàn)。

辦公室即掌握著處內(nèi)的協(xié)調(diào)工作，需要了解處內(nèi)其它職能科室的大致的業(yè)務(wù)運(yùn)行流程和方法，又需要在處長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)內(nèi)統(tǒng)一思想，對(duì)外統(tǒng)一口徑，這就使得辦公室與其它職能科室之間、主管副處長(zhǎng)之間、處長(zhǎng)之間保持通暢的信息雙向通道。需要辦公室人員積極主動(dòng)的與職能處內(nèi)其它人員接觸，了解他們的工作與想法思路，可以說(shuō)，辦公室人員是保證職能處內(nèi)信息流通暢通的保障，也勢(shì)必成為職能處內(nèi)信息化工作的樞紐。所謂信息化，從某種意義上說(shuō)，就是對(duì)數(shù)據(jù)的收集、對(duì)數(shù)據(jù)的保存和對(duì)數(shù)據(jù)的功能的深層次挖掘。一方面，職能處做為高等學(xué)校的信息化數(shù)據(jù)的輸入者和信息化數(shù)據(jù)的使用者，既有采集完善信息化數(shù)據(jù)的義務(wù)，也有使用信息化數(shù)據(jù)的需要。另一方面，信息化工作做為新興的工作任務(wù)很難確定由具體哪個(gè)職能科室來(lái)負(fù)責(zé)，職能科室往往從其自身的業(yè)務(wù)工作出發(fā)，而缺少對(duì)職能處信息化全局的考慮，這就需要辦公室人員在信息化進(jìn)程中，在處領(lǐng)導(dǎo)的指示下，牽手各職能科室，了解各職能科室的信息化需求，數(shù)據(jù)需求，與職能辦公室人員一起挖掘數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值，并思考所提供的數(shù)據(jù)在今后的工作中如何為處領(lǐng)導(dǎo)乃至校領(lǐng)導(dǎo)提供有力的決策支持。引領(lǐng)信息化的正確方向。信息化工作的涉及面廣、技術(shù)性強(qiáng)，在客觀上為辦公室人員提出了新的要求，帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

（2）職能科室業(yè)務(wù)日趨專業(yè)化的挑戰(zhàn)。

由于高等學(xué)校自身的業(yè)務(wù)存在復(fù)雜性和深入性，職能處的的業(yè)務(wù)日趨專業(yè)化，進(jìn)而帶來(lái)了職能科室業(yè)務(wù)的專業(yè)化演變，直接導(dǎo)致了某些職能科室的工作極為復(fù)雜，很難在短時(shí)間內(nèi)掌握。辦公室工作人員在協(xié)調(diào)處理各職能科室工作時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)不十分了解其它職能科室的運(yùn)行情況，進(jìn)而無(wú)法準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)處長(zhǎng)、主管副處長(zhǎng)意圖的情況的發(fā)生，從而在工作中引發(fā)這樣那樣的問(wèn)題，比如因?yàn)閷?duì)某職能科室的工作時(shí)間與強(qiáng)度估計(jì)不足，導(dǎo)致在制定計(jì)劃中產(chǎn)生了提前或者滯后。從而擾亂了職能處的整個(gè)運(yùn)行計(jì)劃。這種情況的產(chǎn)生一方面需要辦公室人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)與職能科室人員的接觸。另一方面也需要職能科室人員從工作角度出發(fā)，耐心的和辦公室人員溝通。在溝通上，不僅僅需要抓住職能科室的主要工作任務(wù)和工作流程，更應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注職能科室人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中存在的問(wèn)題、需要的資源以及外來(lái)辦公人員的反應(yīng)，并協(xié)助處領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職能科室人員進(jìn)行深入的考核與摸底。為更好的完成職能處的工作提供方便條件。

（3）機(jī)構(gòu)變革所引發(fā)的挑戰(zhàn)，伴隨著高等院?？蒲薪逃聵I(yè)的蓬勃發(fā)展，高等院校的行政職能機(jī)構(gòu)職能也不斷的進(jìn)行調(diào)整以適應(yīng)高等學(xué)校自身的求變求新，并不斷的接受內(nèi)外部環(huán)境的改變。職能處辦公室做為職能處的對(duì)外窗口和對(duì)內(nèi)樞紐，在其職能與工作范圍上不斷的向?qū)I(yè)性、綜合性兩個(gè)相對(duì)矛盾的方面發(fā)展。在業(yè)務(wù)上，具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)和辦公室逐步分離開來(lái)，由專門的職能科室從事專門的業(yè)務(wù)，職能處對(duì)常規(guī)業(yè)務(wù)的處理愈加規(guī)范而有條理。在固有業(yè)務(wù)完整理順的同時(shí)，新生業(yè)務(wù)的產(chǎn)生，則需要職能處辦公室在處長(zhǎng)和主管領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下不斷挖掘?qū)ζ洚a(chǎn)生效果的內(nèi)在影響因素，進(jìn)而將新業(yè)務(wù)進(jìn)行目標(biāo)分解，并為職能科室建立新的工作流程，或者通過(guò)新業(yè)務(wù)的實(shí)施，在人力物力重新整合的基礎(chǔ)上以新業(yè)務(wù)為目標(biāo)指向進(jìn)行機(jī)構(gòu)重組。這就導(dǎo)致了辦公室人員一方面需要從新業(yè)務(wù)中汲取有用的信息為主管領(lǐng)導(dǎo)提供決策幫助。另一方面要在一段時(shí)期內(nèi)基于原有的工作流程和組織結(jié)構(gòu)完成新業(yè)務(wù)的工作，以避免由于各職能科室在現(xiàn)有的流程組織基礎(chǔ)上結(jié)合不緊密、配合不默契所導(dǎo)致的職能處對(duì)于新業(yè)務(wù)的處理能力下降、效率降低。

綜上所述，由于高等學(xué)校行政職能工作相對(duì)其它事業(yè)單位復(fù)雜，且目標(biāo)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)種類繁多、涉及的部門廣泛、業(yè)務(wù)量大。高校的行政職能處為了更好的完成高等學(xué)校的行政職能工作，就必須以處領(lǐng)導(dǎo)為核心，以辦公室為牽引，帶動(dòng)并聯(lián)系職能辦公室人員有機(jī)整合業(yè)務(wù)力量，從而不斷的完善工作，迎接挑戰(zhàn)。這就要求高等學(xué)校職能處的工作人員不斷學(xué)習(xí)，不斷與處領(lǐng)導(dǎo)、處內(nèi)職能科室、外部兄弟單位、上級(jí)單位進(jìn)行深入而廣泛的接觸，了解處領(lǐng)導(dǎo)的意圖，分析職能科室的需求，清楚兄弟單位、上級(jí)單位的辦公策略和思想從而將職能處的業(yè)務(wù)工作做大做強(qiáng)。

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