我國高校研究生事務(wù)管理工作規(guī)范化芻議

徐春玲

摘 要：本文從規(guī)范化管理的概念入手，簡述規(guī)范化管理的必要性與重要性，針對當(dāng)前我國高校研究生事務(wù)管理工作的實際形勢，對研究生事務(wù)管理工作的規(guī)范化管理問題提出了自己的意見和建議，希望有利于提高工作效率和促進(jìn)該項工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化管理 研究生事務(wù)

中圖分類號：G643 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）03（a）-0128-02

1 規(guī)范化管理的概念

什么是管理？美國管理學(xué)家孔茨有一個經(jīng)典定義，他認(rèn)為，管理就是“通過他人來做好工作的職能。”這也就是說，管理是通過他人做好工作。做好工作是管理的目的，并且做好工作的活動主體不是自己，而是他人。何為規(guī)范化管理？簡單地說，就是通過建立、健全、完善、優(yōu)化一套公開透明、上下認(rèn)同、系統(tǒng)完整、行之有效的游戲規(guī)則來實施的管理[1]。

規(guī)范化管理有助于企業(yè)打造穩(wěn)定而有凝聚力的團隊[2]，同時能夠保障企業(yè)組織高效運行的同時，穩(wěn)定地推動企業(yè)組織創(chuàng)新力的提升[1]。中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院藥用植物研究所外事教育處處長張新國則從以下兩個方面表述了規(guī)范化管理[3]。

1.1 關(guān)于規(guī)范化管理的基本特征

管理的目的是創(chuàng)造規(guī)范行為，規(guī)范又是管理的產(chǎn)物，二者相輔相成。那么規(guī)范化管理又是管理高層次的產(chǎn)物。對此，不同的人會有不同的觀點和看法，根據(jù)張新國的理解，他認(rèn)為規(guī)范化與通常提到的管理質(zhì)的區(qū)別上，主要有以下的特征：

（1）要符合國家法律規(guī)定和大政方針。

（2）要能體現(xiàn)行為的前瞻意識和大局意識，經(jīng)得起歷史的檢驗。

（3）體現(xiàn)社會和諧和以人為本的理念。

（4）高度反映民主意識。

（5）相互制約和相互促進(jìn)。

1.2 關(guān)于規(guī)范化管理與政策法規(guī)、制度規(guī)定之間的關(guān)系

首先，規(guī)范化管理是依附于政策法規(guī)、制度的標(biāo)準(zhǔn)，并服務(wù)于政策法規(guī)、制度的實施與落實，同時又是規(guī)范化管理的重要體現(xiàn)，兩者相互依存。然而，規(guī)范化管理又是動態(tài)的，又需要與時俱進(jìn)、不斷加以完善，特別是要考慮傳統(tǒng)文化、觀念、風(fēng)俗、習(xí)慣等因素。只有真正認(rèn)識到管理講程序，程序不要流于形式，真正做到管理的程序服務(wù)于管理的目的，并能提高管理質(zhì)量與成效，才是規(guī)范化管理真正所在。

1.3 關(guān)于規(guī)范化管理的四個特征

規(guī)范化管理區(qū)別于標(biāo)準(zhǔn)化管理和制度化管理，它必須具備以下四個特征：

（1）系統(tǒng)性：執(zhí)行六大觀念，即整體統(tǒng)一、發(fā)展變化、普遍聯(lián)系、相互制衡、和諧有序與中正有矩。

（2）全員參與：每一位員工都參與單位規(guī)則的制定過程，確保他們能充分理解規(guī)則、認(rèn)同規(guī)則、支持規(guī)則。

（3）體系完備：要有一個完備的思想理論，來協(xié)調(diào)、整合單位管理的方法和技術(shù)。

（4）制度健全：單位組織運行的規(guī)章制度健全，完善激勵誘導(dǎo)機制。

2 規(guī)范化的必要性與緊迫性

2.1 從不規(guī)范化管理的弊端來看

張新國同時例舉了不規(guī)范化管理在基層單位的表現(xiàn)形式，主要有計劃性不強，不規(guī)范操作，政策法規(guī)觀念淡薄，制度不到位，錯位管理，分工不明確、責(zé)任不到位，調(diào)查了解情況不夠、作風(fēng)浮躁等七種現(xiàn)象。

從這些不足中我們可以看出加強規(guī)范性的必要性。

2.2 從研究生事務(wù)管理的現(xiàn)實需要來看

研究生事務(wù)管理主要是對研究生的非學(xué)術(shù)性事務(wù)和課外活動的計劃、組織和領(lǐng)導(dǎo)。研是研究生教育管理的有機組成部分，是影響研究生教育質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

人們習(xí)慣于更多的關(guān)注研究生的學(xué)術(shù)成長，對研究生事務(wù)管理不夠重視。研究生是我國高層次知識人才的培養(yǎng)對象，他們的成長除了提高學(xué)術(shù)修養(yǎng)，身心健康發(fā)展也是高校的培養(yǎng)目標(biāo)之一。隨著短期內(nèi)研究生規(guī)模的不斷擴大，以及研究生學(xué)位種類的增多，高校研究生事務(wù)管理模式的發(fā)展滯后于實際的工作需要，例如研究生中頻繁出現(xiàn)的負(fù)面案例或心理與安全問題等，有的還以悲劇收場。在研究生教育規(guī)模擴大，以及碩士生學(xué)制改革，研究生類別的增加，研究生所面臨的學(xué)業(yè)壓力、人際關(guān)系、婚戀家庭、經(jīng)濟困難、就業(yè)競爭、師生矛盾等多方面的壓力進(jìn)一步加大，因此出現(xiàn)了成長成才中的種種困惑，特別需要得到有效的指導(dǎo)，重新審視研究生事務(wù)管理工作，把握相關(guān)政策法規(guī)、分析工作面臨的形勢與問題、推進(jìn)改革、完善規(guī)范化研究生事務(wù)管理工作，對提高研究生教育質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實意義[4][5]。

3 針對研究生事務(wù)管理工作規(guī)范化的意見和建議

針對研究生事務(wù)管理工作，涉及到學(xué)生思想政治教育、心理、就業(yè)、資助、社會實踐等多個方面，也有一些相關(guān)的研究和探討，例如參考文獻(xiàn)的4和5；還有關(guān)于各部分工作介紹的書籍，例如關(guān)于輔導(dǎo)員的工作定位與工作技能培訓(xùn)規(guī)范、業(yè)務(wù)能力考核標(biāo)準(zhǔn)實務(wù)等已經(jīng)有正式出版的書籍，如魏成榮2008年由中國教育出版社出版的《高校輔導(dǎo)員工作技能培訓(xùn)規(guī)范與業(yè)務(wù)能力考核標(biāo)準(zhǔn)實務(wù)全書》一書；羅慧英在《試論輔導(dǎo)員工作規(guī)范化》一文中也提到了要將輔導(dǎo)員工作規(guī)范化，并分析了工作規(guī)范化的重要意義[6]。

下面我從具體參與工作的人員的角度對研究生事務(wù)管理工作的規(guī)范化提一點自己的建議。

3.1 規(guī)范工作內(nèi)容與流程

在一些文章中對研究生事務(wù)管理工作的概念中，研究生學(xué)術(shù)事務(wù)是沒有歸類到研究生事務(wù)管理工作中的，但是從教育部思想政治工作司組編2011年由中國人民大學(xué)出版社出版的《走進(jìn)美國高校學(xué)生事務(wù)管理》一書中可以看到，招生、學(xué)籍和學(xué)術(shù)指導(dǎo)等工作也是包含在事物管理工作中，因此，事務(wù)管理工作應(yīng)涵蓋研究生招生、學(xué)籍管理、培養(yǎng)過程、畢業(yè)過程中的管理工作，負(fù)責(zé)該部分工作內(nèi)容的工作人員也因納入事物管理工作的人員體系中。

對于工作流程，應(yīng)該程序化，一方面要明確責(zé)任和分工，涉及到的某個工作，要分為哪幾個步驟，每個步驟應(yīng)該由哪些人來完成哪些具體的工作，并如何交接等；另一方面就是每一個步驟中具體怎么去執(zhí)行，每個工作人員熟悉自己對應(yīng)的工作內(nèi)容，以研究生為本，科學(xué)有效的開展工作并認(rèn)真研究其內(nèi)在規(guī)律，參與流程的制定和優(yōu)化，認(rèn)真執(zhí)行工作的每個環(huán)節(jié)。

3.2 明確崗位設(shè)置與崗位職責(zé)

根據(jù)上述工作內(nèi)容與流程的需要，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，聽取與每一位相關(guān)工作人員的意見和建議，根據(jù)說面向的學(xué)生數(shù)量的不同，合理崗位設(shè)置，并明確每個崗位的工作職責(zé)范圍，并形成書面的材料，讓每一位新來的員工直接看崗位職責(zé)及具體工作的流程即可知道自己工作的內(nèi)容與職責(zé)以及如何正常開展工作。

3.3 加強工作監(jiān)督與培訓(xùn)

沒有嚴(yán)格的監(jiān)督保障機制，再好的工作流程與崗位規(guī)范也不會收到應(yīng)有的效果。工作監(jiān)督的首要內(nèi)容之一就是要考核工作人員能否準(zhǔn)確的闡述自己的工作職責(zé)；同時要建立合理的監(jiān)督機制，避免工作人員的瀆職或犯罪。加強培訓(xùn)或工作研究，是為了提高工作人員的基本素養(yǎng)和工作能力，集中解決工作中可能存在的問題，打造一支“優(yōu)化、合理、穩(wěn)定、高效、專業(yè)”的工作隊伍。

3.4 建立合理的評價與激勵機制

對于各項事物管理工作的具體部門和具體崗位，要嚴(yán)格年度評比、考核制度.細(xì)化工作績效評價指標(biāo)，逐步建立工作的有效監(jiān)督、評價機制，注意評價機制的公開性、公正性和公平性.使工作逐步走上規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的軌道.真正提高隊伍的工作效率。

同時，建立合理的崗位晉升與部門間流動機制，允許有發(fā)展愿望的工作人員今后走上教學(xué)、科研崗位或晉升到更高的管理崗位級別，解除其后顧之憂。

總之.由于高校傳統(tǒng)的管理體制與模式的存在與影響，實現(xiàn)研究生事務(wù)管理工作的規(guī)范化會有一定的困難.但隨著時代發(fā)展和高校教育體制改革的深入.這一工作必將日臻完善。

具體事務(wù)工作的細(xì)節(jié)會因不同時代、不同學(xué)校、不同部門要求的不同而不同或因有新的情況出現(xiàn)后某項工作的具體要求有發(fā)生了變化，因此具體到一個學(xué)校一個部門的工作具體工作規(guī)范的研究是需依據(jù)實際情況來具體分析的，并本著科學(xué)、高效、實用、分類、可持續(xù)的原則來明確具體事務(wù)管理工作的規(guī)范化模式。制度不到位可分以下情況：一是缺乏有效的規(guī)章制度和管理機制；二是有制度沒有得到嚴(yán)格地執(zhí)行；三是制度制定缺乏長遠(yuǎn)考慮和堅持政策的連貫性。

參考文獻(xiàn)

[1] 舒化魯.論企業(yè)創(chuàng)新與規(guī)范化管理的關(guān)系——從智豬博弈的視角[J].湖北經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報，2008（2）：18-21.

[2] 舒化魯.規(guī)范化管理助企業(yè)打造穩(wěn)定而有凝聚力的團隊[J].現(xiàn)代營銷：學(xué)苑版，2010（5）：22-23.

[3] 張新國，李夕貴.科學(xué)發(fā)展觀與規(guī)范化管理[J].全國商情：理論研究，2010（2）：49-50，46.

[4] 萬圓.高校研究生事務(wù)管理探析[J].知識經(jīng)濟，2010（18）：71.

[5] 武敏.新形勢下高校研究生事務(wù)管理模式探析[J].合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報：社會科學(xué)版，2009，23（5）：64-67.

[6] 羅慧英.試論輔導(dǎo)員工作規(guī)范化[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報，2006（增刊）：140-142.