關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

劉穎

【摘要】通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)階段情況進(jìn)行分析，來(lái)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)進(jìn)行闡述，包含了檔案工作創(chuàng)新、人才管理和培養(yǎng)、網(wǎng)絡(luò)信息管理等等內(nèi)容，圍繞著如何更好的為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)而努力進(jìn)行論述。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；創(chuàng)新服務(wù)

檔案是作為記錄性的資料，具有原始性和真實(shí)性，檔案屬性分為一般屬性以及本質(zhì)屬性。社會(huì)信息化程度的不斷加速，以及信息資源的不斷膨脹，讓我們的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展都離不開(kāi)檔案信息資源。信息技術(shù)的不斷發(fā)展也讓檔案事業(yè)步入了數(shù)字化檔案管理時(shí)代。

一、檔案信息化的現(xiàn)狀分析

1.擋案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)的計(jì)算機(jī)型號(hào)、規(guī)格等等存在較大的差異性，并且相互之間使用的軟件不具備共通性，因此可移植性差，用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)也是功能不全，不能夠相互的調(diào)用，因此電腦的利用率非常低，僅僅是用來(lái)檢索和存儲(chǔ)檔案信息，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息管理，這樣不利于檔案信息事業(yè)的發(fā)展。

2.我國(guó)目前不存在可以進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不具備標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格，因此相互之間無(wú)法進(jìn)行信息共享，這樣不利于檔案信息資源的共享需求。

3.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理的基礎(chǔ)要求就是標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，相互之間只有建立在這兩點(diǎn)上，才能更具有共通性和交互性?？墒且?yàn)槲覈?guó)的歷史因素，檔案館的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)非常薄弱，檔案卷宗質(zhì)量不高，因此檔案著錄的細(xì)則相容性是一個(gè)很大的問(wèn)題，軟件移植性差、檔案自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，這些問(wèn)題都不是一個(gè)兩個(gè)檔案館的問(wèn)題，而是所有檔案館的弊病，因此制約了檔案信息電子化進(jìn)程。

4.檔案相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及工作程序都是以人工的角度來(lái)出發(fā)，沒(méi)有將計(jì)算機(jī)信息處理作為關(guān)鍵點(diǎn)，因此檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有著自己的標(biāo)準(zhǔn)，不能夠和計(jì)算機(jī)信息處理向契合。

5.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。檔案信息電子化要求檔案信息管理者具有較高的水平，這些水平的體現(xiàn)不光是在扎實(shí)的檔案管理知識(shí)上，還包括信息知識(shí)，計(jì)算機(jī)操作能力。目前檔案管理者的水平普遍較低，很多的人都不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，這樣無(wú)疑是一個(gè)重大的阻礙，要想提升檔案信息建設(shè)速度，就必須先解決這些問(wèn)題，提升檔案管理者的計(jì)算機(jī)能力，引入先進(jìn)技術(shù)人才。過(guò)去的文盲不能夠進(jìn)行檔案管理工作，現(xiàn)代的科盲也無(wú)法勝任信息化檔案管理工作，因此需要對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行培訓(xùn)，提升整體水平。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐

檔案部門(mén)目前正面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)、特別是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大潮與挑戰(zhàn)，以及高新技術(shù)的應(yīng)用與滲透，我國(guó)建立在過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上的和長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論與實(shí)踐方面就有許多不相適應(yīng)之處。檔案學(xué)研究作為科技知識(shí)的體現(xiàn)，作為活躍的生產(chǎn)力因素，自然應(yīng)勇于承擔(dān)知識(shí)先行的職責(zé)。應(yīng)采取吸收、引進(jìn)、消化、滲透、移植等手段，充實(shí)與強(qiáng)化檔案學(xué)科自身的內(nèi)涵，如合理運(yùn)用科學(xué)學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、成功學(xué)，協(xié)同學(xué)、運(yùn)籌學(xué)以及控制論、系統(tǒng)論等學(xué)科成果，解決檔案學(xué)科的自身建設(shè).解決檔案學(xué)理論的熱點(diǎn)、難點(diǎn)與焦點(diǎn)等新課題。又如，引進(jìn)先進(jìn)的科技理論與手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用等問(wèn)題；解決辦公室自動(dòng)化條件下文書(shū)、檔案一體化問(wèn)題；解決電子文件的收集、管理與利用問(wèn)題；解決檔案信息的計(jì)算機(jī)管理、聯(lián)網(wǎng)、進(jìn)人信息高速公路等問(wèn)題；同時(shí)也將解決電子文件條件下的檔案定義、全宗理論、原始憑證、法律憑證渚性質(zhì)等基本理論問(wèn)題。

三、檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案信息事業(yè)要想獲得較大的發(fā)展，需要以人才作為依托。專業(yè)人才的培訓(xùn)是為檔案事業(yè)的發(fā)展儲(chǔ)備人才資源，通過(guò)學(xué)術(shù)交流和培訓(xùn)來(lái)提升整體檔案管理者的綜合能力。首先，科學(xué)的快速發(fā)展，使得人才的需求更加的緊迫，要求高素質(zhì)人才加入到檔案管理的隊(duì)伍中來(lái)，這樣才能夠跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)要求我們通過(guò)有效的舉措來(lái)培養(yǎng)人才、引入人才。其次，適當(dāng)調(diào)整與改革人才培養(yǎng)的理念與模式。在學(xué)校教育中應(yīng)本著“厚基礎(chǔ)”、“寬口徑”的原則，強(qiáng)調(diào)素質(zhì)教育，而在在職培訓(xùn)中則應(yīng)強(qiáng)調(diào)提高技能，補(bǔ)充知識(shí)，更新知識(shí)的繼續(xù)教育。

四、健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為組織工作服務(wù)

1.是國(guó)家信息化和新時(shí)期組織工作的迫切需要。進(jìn)入九十年代以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。江總書(shū)記關(guān)于“四個(gè)現(xiàn)代化，哪一化也離不開(kāi)信息化”的重要指示，明確要求各地各部門(mén)要把信息化工作列入議事日程。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期組織工作的迫切需要，也是國(guó)家信息化工作的必然要求。

2.是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門(mén)之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足人員個(gè)體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

3.是合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化力、公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級(jí)組織部門(mén)都購(gòu)進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問(wèn)題。例如，軟件開(kāi)發(fā)不及時(shí)，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒(méi)有得到充分利用，信息資源沒(méi)有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化管理，需要以標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)作為支撐，這需要檔案信息管理體現(xiàn)現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，同時(shí)具有先進(jìn)的管理理念和思想，從固步自封的保管式工作模式進(jìn)入服務(wù)型工作模式，將檔案利用推向社會(huì)，利用信息檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的多元化利用，將國(guó)家機(jī)構(gòu)的服務(wù)延伸至社會(huì)，體現(xiàn)黨和國(guó)家的公仆性思想，將檔案管理工作進(jìn)行深化，讓其發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。