巧用Excel實現(xiàn)二級學(xué)院低值易耗品庫存高效管理

摘要：Microsoft Excel作為通用辦公軟件，其操作簡便，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計、金融等眾多領(lǐng)域，除具有表格制作方便、靈活、輸出數(shù)據(jù)美觀等優(yōu)點，還提供了強大的Excel函數(shù)、數(shù)據(jù)檢索、查詢、排序、篩選等功能，可以作為辦公管理和庫存管理的平臺，以提高使用者的工作效率和決策能力。通過應(yīng)用Excel函數(shù)實現(xiàn)二級學(xué)院實驗室低值易耗品庫存管理的實例，進(jìn)行研究與探討。

關(guān)鍵詞：Excel函數(shù) 二級庫存管理 低值易耗品 高效率

1 Excel實現(xiàn)二級庫存管理的可行性分析

由于資金實力、高額成本、技術(shù)和人才障礙等因素的限制，目前高校二級庫存統(tǒng)計工作絕大多數(shù)采用傳統(tǒng)手工模式處理庫存信息，雖繁瑣但很重要。從申購到使用，涉及的環(huán)節(jié)、部門較多，長期以來對這方面的管理重視不夠，要求不規(guī)范，管理模式相對滯后；品種多樣化、工作量大容易出錯，統(tǒng)計采購工作難以合理化、操作重復(fù)性、效率低下。而大多院校又會覺得性價比不高，而不愿花費專項資金購買相關(guān)信息軟件。即使有些企事業(yè)單位使用了庫存管理系統(tǒng)，由于管理理念缺陷，無法從本質(zhì)上滿足庫存管理的實際需求。因此，尋求一種性價比高、操作簡便的軟件解決這種現(xiàn)狀，將會是用戶樂意接受的。Excel軟件在報表統(tǒng)計中的應(yīng)用就是基于這種需求存在的。

Microsoft Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，是由Microsoft為Windows 操作系統(tǒng)的電腦而編寫和運行的一款試算表軟件。具有完美的圖形用戶界面，采用標(biāo)準(zhǔn)的Windows的窗口形式，由標(biāo)題欄、控制菜單、最大化按鈕、最小化按鈕、菜單欄等組成。

通過Excel函數(shù)應(yīng)用于二級庫存管理，實現(xiàn)物品采購入庫、使用出庫、庫存查詢操作。其特點是：層次分明，功能使用一目了然，查詢功能強大，界面設(shè)計精簡，操作方便簡單，出入庫記錄修改方便；硬件要求低，僅需office應(yīng)用軟件；報表包含信息量大，任何需要的信息都可以在一張表里找到，只要對一張表進(jìn)行編輯即可。且與一些專業(yè)信息軟件相比，易于上手，操作門檻低，只要學(xué)習(xí)過辦公自動化就能輕松掌握；避免了后期維護(hù)難度大，管理成本增加等問題；也便于審計部門進(jìn)行監(jiān)管，既合理利用了資源，又節(jié)約了辦學(xué)資金。

2 常用Excel函數(shù)簡介

Excel強大的數(shù)據(jù)處理功能和分析能力在現(xiàn)有的文字處理軟件中可以說是略勝一籌。為用戶提供了十一大類函數(shù)，包括財務(wù)函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、信息函數(shù)、日期與時間函數(shù)、邏輯函數(shù)、工程函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、文本函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)等，用戶可以利用這些函數(shù)進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)學(xué)計算、統(tǒng)計、財務(wù)分析等工作；對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、分類、篩選、統(tǒng)計、匯總、自動求和、求平均值、求最大最小值等；還可根據(jù)自己的需求自定義函數(shù)。所需數(shù)據(jù)、信息都可以通過工作表的形式進(jìn)行管理，以單元格為基本單位，符合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的要求，數(shù)據(jù)間的相互關(guān)系明確清晰。

2.1 DATEVALUE函數(shù)

用途：返回date_text所表示的日期的序列號。該函數(shù)的主要用途是將文字表示的日期轉(zhuǎn)換成一個序列號。

語法：DATEVALUE（date_text）

參數(shù)：Date_text是用Excel日期格式表示日期的文本。如果省略參數(shù)date_text中的年代，則函數(shù)DATEVALUE使用電腦系統(tǒng)內(nèi)部時鐘的當(dāng)前年代，且date_text中的時間信息將被忽略。

2.2 TEXT 函數(shù)

用途：將數(shù)值轉(zhuǎn)換為按指定數(shù)字格式表示的文本。

語法：TEXT（value，format_text）

參數(shù)：Value是數(shù)值、計算結(jié)果是數(shù)值的公式、或?qū)?shù)值單元格的引用；Format_text是所要選用的文本型數(shù)字格式，即“單元格格式”對話框“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中顯示的格式，它不能包含星號“*”。

2.3 SUMPRODUCT 函數(shù)

用途：在給定的幾組數(shù)組中，將數(shù)組間對應(yīng)的元素乘，并返回乘積之和。

語法：SUMPRODUCT（array1，array2，array3，...）

參數(shù)：Array1，array2，array3，...為2至30 個數(shù)組，其相應(yīng)元素需要進(jìn)行相乘并求和。

2.4 VLOOKUP函數(shù)

用途：在數(shù)據(jù)表的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回數(shù)據(jù)表當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。

語法：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_

num，range_lookup）

參數(shù)：Lookup_value代表需要查找的數(shù)值；Table_array代表需要在其中查找數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域；Col_index_num為在table_array區(qū)域中待返回的匹配值的列序號（當(dāng)Col_index_num為2時，返回table_array第2列中的數(shù)值，為3時，返回第3列的值……）；Range_lookup為一邏輯值，如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值；如果為FALSE，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。

3 Excel在二級庫存管理中的功能實現(xiàn)

二級學(xué)院實驗低值易耗品管理需求分為采購預(yù)算制定計劃、采購及庫存管理三個方面。根據(jù)此需求設(shè)計Excel表庫功能模塊主要有：實時統(tǒng)計功能、入庫功能、出庫功能、最低庫存量報警功能等。具體功能實現(xiàn)方法：

3.1 實物出入賬

建立物品實物出入賬工作表，以物品“總賬”為例。設(shè)計表樣如圖1，再利用sum函數(shù)，實現(xiàn)物品總賬每日實時結(jié)存?！敖Y(jié)存數(shù)量F4”值的公式為：SUM（實盤統(tǒng)計！E3+D4，-E4）。其中E3為第一次實盤庫存.D4為購入物品數(shù)量，E4為支出數(shù)量。其它物品同理建立自己的實物出入賬工作表。

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圖1

3.2 庫存統(tǒng)計表

統(tǒng)計表主要實現(xiàn)功能：根據(jù)統(tǒng)計時間查詢各年度或各學(xué)期購入物品數(shù)量、支出數(shù)量及當(dāng)前庫存實時情況。如：只需在統(tǒng)計時間處，輸入2012-02-10至2012-07-30，即可自動顯示2012-2013學(xué)年第二學(xué)期所有物品購入總量、支出總量及學(xué)期末結(jié)存數(shù)量查詢。

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圖2

①單元格為某時間段總收入數(shù)量，輸入函數(shù)公式：SUMPRODUCT（（總賬！ $A$4： $A$10000>=DATEVALUE（TEXT（$I$1，"e-m-d"）））*（總賬！$A$4：$A$10000<=DATEVALUE（TEXT（$K$1，"e-m-d"）））*（總賬！$D$4：$D$10000））

其中： TEXT（$I$1，"e-m-d"）函數(shù)：將I1日期格式轉(zhuǎn)換成Datavalue函數(shù)所需引用的日期值；Datavalue函數(shù)將日期值從字符串轉(zhuǎn)化為序列數(shù)；總賬！$A$4：$A$10000>=DATEVALUE（TEXT（$I$1，"e-m-d"）函數(shù)：實現(xiàn)自動檢索工作表“總賬”A列大于等于I1單元格輸入的值；總賬！$A$4： $A$10000<=DATEVALUE（TEXT（$K$1，"e-m-d"）函數(shù)：實現(xiàn)自動檢索工作表“總賬”A列小于等于K1單元格輸入的值；總賬！$D$4：$D$10000函數(shù)：實現(xiàn)絕對引用D4至D10000單元格，Sumproduct函數(shù)返回相應(yīng)的數(shù)組或區(qū)域乘積的和，最終實現(xiàn)總輸入數(shù)量的計算。

同理，其它物品總收入數(shù)量，用Excel十字星下拉命令，執(zhí)行相同公式；并修改對應(yīng)工作表名稱即可實時將數(shù)據(jù)反饋到統(tǒng)計表中。

②E3單元格為總支出數(shù)量，輸入函數(shù)公式：SUMPRODUCT（（總賬！$A$4： $A$10000>=DATEVALUE（TEXT（$I$1，"e-m-d"）））*（總賬！$A$4：$A$10000<=DATEVALUE（TEXT（$K$1，"e-m-d"）））*（總賬！$E$4：$E$10000））

同理，以上總收入數(shù)量函數(shù)計算方法。

③F3單元格為現(xiàn)結(jié)存數(shù)量，輸入函數(shù)公式=VLOOKUP（$K$1，總賬！A：H，6，1） 同理，向下復(fù)制到F列，并修改對應(yīng)工作表名稱即可獲取所有物品實時結(jié)存數(shù)量。

3.3 庫存報警

根據(jù)各物品每學(xué)期使用數(shù)量設(shè)置最低庫存量，以便及時提出購置申請，進(jìn)行采購。具體實現(xiàn)方法：選中現(xiàn)結(jié)存數(shù)量單元格，打開條件格式-新建規(guī)則-選擇規(guī)則類型：只為包含以下內(nèi)容的單元格設(shè)置格式，設(shè)置最低庫存值，并設(shè)置為紅色字體。

3.4 超級鏈接

為了快速訪問另一個工作表上的相關(guān)信息，可以在工作表單元格中插入超鏈接。將A列品名，對應(yīng)鏈接至相對應(yīng)的實物出入賬工作表，再將每個實物出入賬表利用超鏈接返回統(tǒng)計表主頁，實現(xiàn)完美切換及操作需求。操作實現(xiàn)：選中A3單元格文本，右鍵選中超鏈接，在“本文檔中的位置中”，選定需要鏈接的工作表即可。A列其它品名超級鏈接與此同理。

3.5 安全性

考慮使用過程中，被誤刪、篡改，影響數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。將對整個工作薄中使用Excel函數(shù)的單元格進(jìn)行鎖定。具體實現(xiàn)方法：選擇允許修改的單元格區(qū)域，然后按CTRL+1 或右鍵打開設(shè)置單元格格式，在保護(hù)中取消“鎖定”前面的勾。再選擇工具-保護(hù)-保護(hù)工作表，設(shè)定保護(hù)密碼，在下面的復(fù)選框中選擇第二個（未被鎖定的單元格），選擇確定即可。

4 結(jié)語

實踐證明，利用Eexcel函數(shù)建立二級庫存管理系統(tǒng)以來，管理員擺脫了繁重的手工登記管理方式，實時統(tǒng)計功能避免了某種物品囤積過多，占用資金；或庫存不足影響實驗教學(xué)進(jìn)度等現(xiàn)象。滿足了二級庫存的高效率管理。但也存在不足之處：本系統(tǒng)建立僅考慮在單機(jī)環(huán)境下操作，二級庫存管理系統(tǒng)在全院統(tǒng)一使用情況下，還需進(jìn)一步開發(fā)網(wǎng)絡(luò)運行模塊。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

王敏，女，四川人，本科，實驗員，研究方向：計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)。