探究物資企業(yè)合同履行情況的常態(tài)化管理

黑龍江省大慶油田物資公司采油設(shè)備分公司 周敏

合同管理包括合同簽訂、合同履行、合同承付等環(huán)節(jié)。在以往的工作中，合同管理的重心偏向于合同簽訂，因?yàn)闊o(wú)論從選商、選型，還是到定價(jià)、訂立合同條款，都是非常重要的，但實(shí)現(xiàn)對(duì)一份合同有效的、全面的管理，僅僅如此，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。合同簽訂僅僅是一個(gè)開(kāi)始，如何有效地履行合同，跟蹤合同的履行狀態(tài)，使企業(yè)的利益得到最大化，就需要實(shí)現(xiàn)對(duì)合同履行情況的常態(tài)化管理。

1 合同履行情況的常態(tài)化管理理念的提出及其必要性

絕大多數(shù)的物資企業(yè)，特別是一些國(guó)有企業(yè)，都存在這樣的情況，合同簽訂前投入大量精力，合同簽訂后就完事大吉，而合同是否履行，履行情況如何，對(duì)于歷年未完結(jié)的合同尚有多少未完成，是否需要繼續(xù)履行這一類(lèi)的情況在管理上相對(duì)欠缺，對(duì)于企業(yè)合同的履行狀態(tài)也不夠明確。而這種狀態(tài)對(duì)于物資企業(yè)而言，不僅導(dǎo)致了大量資金、人力的浪費(fèi)，對(duì)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，也起到了阻礙作用。

合同履行情況的常態(tài)化管理，即對(duì)于已簽訂的合同在其履行過(guò)程中，給予有效的跟蹤監(jiān)督，定期(通常為一個(gè)月)了解合同的履行進(jìn)度，并根據(jù)進(jìn)度情況隨時(shí)制定相關(guān)的管理措施。

合同履行情況的常態(tài)化管理這一理念的提出，有助于物資企業(yè)在最短的時(shí)間內(nèi)以最高效的方式完成合同的履行，其最終目的是為企業(yè)縮短業(yè)務(wù)周期、加快資金回轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益。

2 實(shí)現(xiàn)合同履行情況的常態(tài)化管理的策略

2.1 根據(jù)合同的完成情況進(jìn)行合同狀態(tài)分類(lèi)

對(duì)合同進(jìn)行歸類(lèi)可以更加清晰而直觀(guān)地劃歸合同，可對(duì)后續(xù)的工作起到關(guān)鍵性的作用。

根據(jù)合同的完成情況可將合同分為四種狀態(tài):履行完畢合同，繼續(xù)履行合同，不再履行、需做解除的合同，不再履行、質(zhì)保金未付的合同。

(1)履行完畢合同，即該合同物資在履行期限內(nèi)全部驗(yàn)收完畢。此類(lèi)合同可在后續(xù)的工作中逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)于供應(yīng)商的承付。通過(guò)對(duì)履行完畢合同的統(tǒng)計(jì)可了解企業(yè)合同執(zhí)行完成率。

(2)繼續(xù)履行合同，即該合同部分履行，尚有部分物資未到貨驗(yàn)收。通過(guò)與供應(yīng)商、用料單位溝通，確定此合同仍繼續(xù)履行，此類(lèi)合同是實(shí)現(xiàn)合同履行情況的常態(tài)化管理的重要考查部分。在定期的清查過(guò)程中，予以關(guān)注，針對(duì)具體原因采取相應(yīng)措施，從而加快合同的履行速度。

(3)不再履行的合同，根據(jù)質(zhì)保金是否承付，可分為以下兩類(lèi):不再履行、需做解除的合同，不再履行、質(zhì)保金未付的合同。從系統(tǒng)中提取相關(guān)合同的質(zhì)保金信息，如質(zhì)保金是否承付、何時(shí)承付等相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)一步細(xì)化合同狀態(tài)是否需要做解除。質(zhì)保金未到期的合同，在后期的清理過(guò)程中對(duì)質(zhì)保金承付情況予以關(guān)注。質(zhì)保金已承付完畢、需要解除的合同，聯(lián)系供應(yīng)商作相關(guān)的解除事宜。

2.2 實(shí)現(xiàn)合同履行情況的數(shù)據(jù)表單化

2.2.1 建立歷年合同履行情況總表、明細(xì)表

按照合同狀態(tài)不同，將合同按不同年度分別建立履行情況總表、明細(xì)表。具體內(nèi)容如表1所示:

表1

通過(guò)數(shù)據(jù)表的方式，可以對(duì)企業(yè)合同履行情況進(jìn)行量化分析。以2013年數(shù)據(jù)為例，該企業(yè)2013年共簽訂合同1591份，截止統(tǒng)計(jì)日期，履行完畢合同1283份，占合同總比例的80.64%，繼續(xù)履行合同157份，占總合同比例的9.87%，不再履行、需做解除的合同33份，占總合同比例21.02%，不再履行、質(zhì)保金未付合同118份，占總合同比例7.42%。

在合同履行情況明細(xì)表中，可以看到1591份合同的履行情況具體可了解的內(nèi)容，如表2所示:

表2

在具體落實(shí)情況中，填寫(xiě)調(diào)查得來(lái)的有關(guān)該合同的履行信息。如經(jīng)過(guò)調(diào)查表明，繼續(xù)履行的合同，尚有幾項(xiàng)物資未履行，預(yù)計(jì)何時(shí)可完成，對(duì)于不繼續(xù)履行的合同，也會(huì)標(biāo)明無(wú)法履行的具體原因。下面根據(jù)對(duì)不履行合同的調(diào)查，可將其原因歸類(lèi)為以下幾方面:

(1)計(jì)劃上報(bào)與實(shí)際需要不符，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行；(2)用料單位資金不夠、超預(yù)算，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行；(3)計(jì)劃報(bào)完后，實(shí)際生產(chǎn)中不再需要此項(xiàng)物資，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行。

2.2.2 建立用料單位、供應(yīng)商的合同執(zhí)行率排名表

根據(jù)用料單位、供應(yīng)商的合同簽訂情況，統(tǒng)計(jì)其合同履行的履行比率，并進(jìn)行排名，針對(duì)排名情況定期對(duì)用料單位及供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于排名靠后的供應(yīng)商在季度、年度考核中予以考量，合同履行力度不高的供應(yīng)商可視情況減少其業(yè)務(wù)量，或做降級(jí)處理。以此為依據(jù)，督促供應(yīng)商積極參與到合同的履行過(guò)程中，從而加快合同履行速度。具體內(nèi)容如表3所示:

表3

2.2.3 建立合同交貨期內(nèi)供應(yīng)商供貨情況排名表

交貨期內(nèi)供貨情況排名表是統(tǒng)計(jì)在截止交貨期內(nèi)，供應(yīng)商簽訂合同的交貨情況，以供應(yīng)商在交貨期內(nèi)所應(yīng)交貨的金額與簽訂的合同總額進(jìn)行比較，測(cè)定其交貨比率，見(jiàn)表4。

表4

事實(shí)上，在物資企業(yè)中，交貨期內(nèi)供貨情況并不好，根據(jù)以上排名表，可以通過(guò)調(diào)查得到供應(yīng)商無(wú)法在交貨期內(nèi)供貨的原因主要有以下幾方面:

(1)由于用料單位庫(kù)存有限，無(wú)法存放大量物資，因此，只有在需要用料的時(shí)候，才要求供應(yīng)商送貨，否則不予接收；(2)供應(yīng)商已經(jīng)按期供貨，但用料單位遲遲不做驗(yàn)收，導(dǎo)致很多上半年交貨的，要等到下半年才能驗(yàn)收；(3)用料單位對(duì)收到的物資需要報(bào)檢，待報(bào)檢合格后方可驗(yàn)收，因此拖延了系統(tǒng)中上傳驗(yàn)收的時(shí)間；(4)用料單位對(duì)收到的物資使用一段時(shí)間后，確保質(zhì)量不存在問(wèn)題，才予以驗(yàn)收。

由此可以看出，由于種種原因?qū)е鹿?yīng)商與用料單位雙方對(duì)于按期交貨的履行都不嚴(yán)格，除了實(shí)際客觀(guān)因素外，也與雙方在思想上對(duì)合同的法律性、嚴(yán)肅性意識(shí)不足有關(guān)。考察供應(yīng)商能否按交貨期供貨，一方面是加大合同嚴(yán)肅性的要求；另一方面，也可考察該供應(yīng)商的供貨能力，為評(píng)定供應(yīng)商以及企業(yè)選拔更為優(yōu)秀的供應(yīng)商做數(shù)據(jù)參考。

3 結(jié)語(yǔ)

合同履行情況的常態(tài)化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，對(duì)物資企業(yè)的合同管理工作在以下幾方面進(jìn)行改善:(1)通過(guò)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行排名，激發(fā)供應(yīng)商積極性，加快結(jié)算進(jìn)度；(2)定期對(duì)用料單位發(fā)布結(jié)算情況，加強(qiáng)了溝通，形成良好互動(dòng)；(3)提煉有效數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考；(4)縮短業(yè)務(wù)周期、加快資金周轉(zhuǎn)速度、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

實(shí)現(xiàn)合同履行情況的常態(tài)化管理完善了物資企業(yè)的合同管理工作，使用料單位、供應(yīng)商積極配合合同的履行，實(shí)現(xiàn)了物資企業(yè)與用料單位、供應(yīng)商三方面在合同管理上的一致性，使合同管理工作實(shí)現(xiàn)了閉環(huán)。

[1]魏杰,王波.企業(yè)文化創(chuàng)新的成功之路[J].管理世界,2001(2).